企業(yè)行政值班管理

《秘書基礎》日常事務1（一）值班的含義與分類

1、含義值班，是指單位為了保證辦公室正常的工作秩序，確保信息暢通，杜絕“空崗”、“脫崗”現象，在節(jié)假日、雙休日及正常下班后，安排專人負責處理有關事務的方式和制度。作為單位窗口的辦公室，通常要負責組織安排或參與值班工作。一般地來說，單位是實行兼職輪流的值班制度。值班工作2按照職責范圍，值班可分為：

2、分類

（1）綜合值班，即負責處理本單位各項事務的值班，如大中型單位的總值班室；（2）專項值班，即只負責處理某一項事務的值班，如單位內部各職能部門的值班。

3按照人員來分，值班可分為：（1）固定值班，即由專門人員負責的值班，如秘書機構的日常值班；（2）輪流值班，即由不同部門，不同職務的人員交替擔任的值班，如節(jié)假日值班。4按照時間特征分，值班可分為：（1）永久性值班，單位專門設立的值班室；（2）臨時性值班，針對某一項任務在某一段時內進行的值班。在較高層次的大型企業(yè)領導機關和某些專業(yè)部門，還設立專職人員組成的常設值班室，晝夜輪班值守。5（二）編制值班表平日需要有人值班的辦公室節(jié)假日值班辦公室62．值班表的內容（1）列出值班時限和具體值班時間。（2）按照要求填入值班人員姓名。（3）標明值班的地點。（4）標明負責人姓名或帶班人姓名。（5）有時須用簡明的文字標明值班的工作內容。（6）標明人員缺勤的備用方案或替班人員姓名。7某集團公司國慶放假值班表值班時間值班人員姓名值班地點值班電話帶班領導值班任務10月1日張××辦公室總經理1、接聽和處理電話，保證聯(lián)絡渠道暢通。2、接待和指引來訪人中。3、接收分發(fā)文電郵件和書報雜志。4、處理臨時發(fā)生的事情。5、注意安全，防火防盜。10月2日李××辦公室副總經理10月3日王××辦公室副總經理10月4日郭××辦公室行政辦主任注意事項1、值班時間：每天上午8天至下午5點30分2、做好值班記錄。3、值班人員不得缺席，確因病因事不能值班，請?zhí)崆奥?lián)系辦公室，以便及時調整人員。8總經理辦公室：陳總：“小王，‘五一’勞動節(jié)就要到了，集團準備放假三天，你去編制一份值班表，然后給我看看?！蓖觖悾骸昂玫?，陳總！”問題：假如你是王麗，你該如何編制這份值班表？

任務9

人文創(chuàng)新集團“五一”放假值班表值班日期值班人值班地點值班電話帶班領導帶班領導聯(lián)系方式5月1日鐘苗行政部8364566王凱138719968685月2日王麗行政部8364566金耀139727121215月3日張濟行政部8364566李皓1387199985610點擊添加標題（三）工作的內容、任務負責信息溝通和通訊聯(lián)絡負責公務接洽和來訪接待

處理突發(fā)事件確保安全做好值班記錄保持工作連續(xù)111、負責信息溝通和通訊聯(lián)絡接受并登記緊急文件收受并轉送電報12

2、負責公務接洽和來訪接待

13（１）外來人員登記表序號姓名性別單位乘坐車輛攜帶物品辦理事項進入時間出門時間備注14（２）來訪接待記錄表來訪人姓名來訪人單位接待時間年月日時分至年月日時分內容擬辦意見：領導意見：處理結果：值班人簽字：編號：值班人：153、處理突發(fā)事件確保安全（2）具體辦理。如立即向領導報告，接受領導指示，迅速部署工作；或就近組織人員搶救搶險；或依靠鄰近單位或部隊；或保護事故現場；或配合保衛(wèi)部門搞好工作。有時為將損失減小到最低程度，在領導人未批示前可采取臨時應急措施。16

4、做好值班記錄保持工作連續(xù)

值班記錄主要包括值班登記及值班日志。值班登記主要對外來的信函、電報、反映情況、外來的電話等，進行認真登記，讓接班人員保持工作的連續(xù)性。值班日志是將值班過程中接收的任務及完成情況、收到的各方面的信息及處理情況、備忘事項等，在有固定格式的本冊上記載下來，以便與其他值班人員交流和事后查考。17（３）值班日志年月日星期值班人：承辦事項：1、2、3、待辦事項：處理結果18

（四）值班工作的要求熱情服務，照章辦事

問明情況，做好記錄

重要情況，及時報告

完成工作，辦理交接

191．熱情服務，照章辦事值班人員不僅要為領導服務，為上級服務，為單位內部各部門和下級服務，為客戶服務。在服務中，對待每一項工作都要做到嚴肅認真，不能輕率處理每件事，不能放過收到的信息中的每個疑點，更不能越權辦事。2．問明情況，做好記錄無論什么時候接到的電話，不論事情大小，都要問明情況，如來電者姓名、單位、職務（職業(yè)）、來電時間、反映情況的內容等，并一一認真做好記錄。有條件的還可配備錄音電話。203．重要情況，及時報告所謂重要情況，是指突然發(fā)生的重大事件、重大災害、重大事故等，或者是需要上司立即知道（決策）、采取措施、親臨現場處理的問題。凡屬此類情況，值班人員要及時報告相關領導，并迅速按領導指示承辦。4．完成工作，辦理交接一些能在值班時間內處理好的事務，當班人員盡量處理完。上一班的值班人員應把值班情況、特別是重要情況待辦事項向下一班值班人員一一交代清楚，并按照規(guī)定的時間、程序做好交接工作，以保證值班事務的連續(xù)性。21（五）任務實施第二天，上班時把詳細情況匯報給領導記清值班處理事務方法在《值班日志》記清電話、賓客接洽情況記錄電話內容，接待客人，了解清楚客人身份、單位、來訪意圖，然后視事情緩急，靈活處理。天地公司高秘書接到保衛(wèi)電話后，他應該這么做

22案例分析據《中國青年報》4月30日報道，H省A市委近日向全市發(fā)出通報，對擅自離開工作崗位造成工作嚴重失職的原市政府副秘書長P，免去其市政府副秘書長、市政府辦公室黨組副書記、市政辦公室正處級督察員職務，調離市政府辦公室。23據了解，在防治某重大疫情的嚴峻形勢下，身為防治重大疫情指揮部綜合住處組負責人的P，卻撤離工作崗位長達5小時之久。4月26日下午，P主持召開了有關部門相關人員會議后，未按要求及時半會議情況反饋給指揮部，又應約與一個體老板等人在某大酒店吃晚飯，然后又到歌廳唱歌。在此時間內，市重大疫情指揮部多次電話與其聯(lián)系，都沒能聯(lián)系上。24思考與分析1、從工作職責角度分析其免職的原因。2、非常時期，秘書人員應該如何作為？25視頻欣賞（復習）秘書日常事務工作：接待工作、接打聽電話、辦公物品管理、印信管理、介紹信、值班室基本內容和基本要求等。26[知識目標]值班工作的內容、任務和要求[能力目標]能夠安排值班工作[教學重點]如何安排值班工作[教學方法]講解、討論、案例分析法任務四值班工作27任務導入

國慶節(jié)期間，公司將按照國務院的有關規(guī)定，放假7天。為了加強國慶期間公司的安全保衛(wèi)工作，公司安排了值班。10月6日，輪到辦公室高山秘書值班，到午夜時分，高秘書忽然接到保衛(wèi)的電話，說有一個自稱是張總親戚的陌生男子要找張總，說有急事要