公司資料檔案整理方案及公司員工檔案信息登記表

XX公司資料檔案整理方案為了公司資料方便查找，不遺失，特制定該方案。一、分類1.1檔案設(shè)置六個(gè)大類，即：文件檔案類、人事檔案類、會(huì)計(jì)檔案類、經(jīng)營(yíng)檔案類、工程檔案類、綜合檔案類。1.2根據(jù)職能活動(dòng)和檔案形成的特點(diǎn)，每個(gè)大類下設(shè)置若干個(gè)二級(jí)類目，不設(shè)置三級(jí)類目（詳見(jiàn)附表）。1.3錄音、錄像、照片、計(jì)算機(jī)軟盤和其它非紙質(zhì)載體形式的檔案，其形成和反映的內(nèi)容、作用與紙質(zhì)載體檔案有不可分割的聯(lián)系，不單獨(dú)設(shè)置類目，視其內(nèi)容特征同紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)分類編號(hào)。二、分類標(biāo)識(shí)方法2.1檔案標(biāo)識(shí)符號(hào)采用英文字母順序標(biāo)識(shí)一級(jí)類目（大類）；采用阿拉伯?dāng)?shù)字“雙位制”標(biāo)識(shí)二級(jí)類目（屬類）。2.2檔案排架和編號(hào)要反映六個(gè)基本大類，從實(shí)際出發(fā)，做到科學(xué)合理，經(jīng)濟(jì)實(shí)用，保證利用檔案的系統(tǒng)性、有效性。2.2.1文件檔案類（A）：分為外部文件類、內(nèi)部文件類兩類，一年度一屬類進(jìn)行排列，不區(qū)分保管期限特征（但同一屬類內(nèi)按照永久、長(zhǎng)期、短期順序排列），案卷順序號(hào)按大類流水編號(hào)，流水號(hào)編制到“999”時(shí)，重新從“12.2.2人事檔案類（B）：分為人事管理類、考試類、培訓(xùn)類三類，一年度一屬類進(jìn)行排列，不區(qū)分保管期限特征（但同一屬類內(nèi)按照永久、長(zhǎng)期、短期順序排列），案卷順序號(hào)按大類流水編號(hào)，流水號(hào)編制到“999”時(shí)，重新從“12.2.3會(huì)計(jì)檔案類（C）：原則上由財(cái)務(wù)部保管，如需有資料放到資料室的，按年度一屬類進(jìn)行排列。2.2.4經(jīng)營(yíng)檔案類（D）：分為招標(biāo)文件類、投標(biāo)文件類、合同協(xié)議書類、相關(guān)影像類四類，一年度一屬類進(jìn)行排列，不區(qū)分保管期限特征（但同一屬類內(nèi)按照永久、長(zhǎng)期、短期順序排列），案卷順序號(hào)按大類流水編號(hào)，流水號(hào)編制到“999”時(shí)，重新從“12.2.5工程檔案類（E）：工程竣工驗(yàn)收資料類，以工程類別分類歸檔，一個(gè)工程項(xiàng)目的所有資料歸為一類，不能拆分，其編制代號(hào)規(guī)則為：取類別拼音首字進(jìn)行編號(hào)。該檔案類全部屬永久保存。案卷順序號(hào)按大類流水編號(hào)，流水號(hào)編制到“999”時(shí)，重新從“12.2.6綜合檔案類（F）：統(tǒng)計(jì)報(bào)表類、審計(jì)報(bào)告類、資質(zhì)相關(guān)資料類、重合同守信用證件類、其它類五類，一年度一屬類進(jìn)行排列，不區(qū)分保管期限特征（但同一屬類內(nèi)按照永久、長(zhǎng)期、短期順序排列），案卷順序號(hào)按大類流水編號(hào)，流水號(hào)編制到“999”時(shí)，重新從“1三、歸檔案卷的質(zhì)量要求總的質(zhì)量要求：遵循文件材料的形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到以下幾點(diǎn)。1.歸檔文件必須齊全完整。凡是在職能活動(dòng)中形成的對(duì)今后有查考利用價(jià)值的文件材料，均應(yīng)收集歸檔。歸檔文件材料種類、份數(shù)及每份文件的頁(yè)數(shù)，均應(yīng)齊全完整。2.遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，層次分明。在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件和附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起，不得分開(kāi)；一個(gè)項(xiàng)目的材料，要把項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)束形成的材料組在一起，準(zhǔn)確地反映公司各面活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程，盡量做到一事一卷。3.卷內(nèi)文件的排列：卷內(nèi)文件材料應(yīng)保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；會(huì)議記錄依會(huì)議時(shí)間順序排列，會(huì)議文件要按文件的重要程序順序排列，重要的在前；一般工作形成的材料，結(jié)論性的文件在前，依據(jù)性的文件在后；招投標(biāo)及合同書資料按照時(shí)間先后順序排列；工程竣工驗(yàn)收資料按照工程類別進(jìn)行排列。4.區(qū)分不同價(jià)值：各類文件根據(jù)其不同的內(nèi)容都有不同的保存價(jià)值。組卷過(guò)程中盡量根據(jù)不同的保管期限分別組卷。文件數(shù)量很少或一件事密不可分的文件，可不必因價(jià)值不同而拆開(kāi)組卷。5.跨年度材料的處理：以落款日期為準(zhǔn)。6.具有長(zhǎng)期保存的案卷，卷內(nèi)文件首頁(yè)右上角蓋上“永久保存”字樣，復(fù)印一份連同原件一同歸檔。7.卷內(nèi)文件的編號(hào)：每一本案卷的卷內(nèi)文件序號(hào)自設(shè)流水號(hào)。每份文件內(nèi)有頁(yè)號(hào)的按原頁(yè)號(hào)，無(wú)頁(yè)號(hào)的用鉛筆編寫頁(yè)號(hào)，并在目錄中記上頁(yè)數(shù)。8.裝訂與裝盒：文件檔案類、人事檔案類、會(huì)計(jì)檔案類、經(jīng)營(yíng)檔案類、綜合檔案類等卷內(nèi)文件以“年度”裝訂成冊(cè)；工程檔案類以“每個(gè)工程項(xiàng)目”裝訂成冊(cè)。經(jīng)營(yíng)檔案類的中標(biāo)工程的招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書及合同協(xié)議書只是短暫的放在經(jīng)營(yíng)檔案類，等該工程開(kāi)工后都要?dú)w到工程檔案類。9.卷內(nèi)目錄的填寫：凡是組成的案卷，都應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄表的各項(xiàng)要填寫齊全。（1）序號(hào)：每?jī)?cè)流水號(hào)。（2）文號(hào)：填寫文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，合同可填寫合同號(hào)。（3）責(zé)任者：應(yīng)填寫文件形成的部門或以印章為準(zhǔn)。（4）標(biāo)題：填寫文件標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄，不要隨意更改和簡(jiǎn)化；沒(méi)有標(biāo)題或不能說(shuō)明文件內(nèi)容的標(biāo)題，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容自擬標(biāo)題，外加[]；會(huì)議記錄應(yīng)在卷內(nèi)目錄的文件標(biāo)題下寫明會(huì)議的主要內(nèi)容。合同、協(xié)議在此欄內(nèi)填寫合同內(nèi)容及對(duì)方單位。（5）日期：填寫文件形成的時(shí)間，填寫時(shí)可省略“年月日”，用“.”表示。沒(méi)有責(zé)任者、年月日的文件要考證清楚責(zé)任者和年月日。（6）備考表的填寫：每個(gè)案卷必須附有備考表。卷內(nèi)文件的情況說(shuō)明，都應(yīng)填在備考表內(nèi)，若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人姓名填上。（7）案卷封面的擬寫：每份案卷都應(yīng)根據(jù)卷內(nèi)文件內(nèi)容擬寫封面，主要包括案卷內(nèi)文件主題（文件中心內(nèi)容）、年代等。（8）歸檔照片、錄像片、錄音帶要寫清載體的攝制時(shí)間、地點(diǎn)、所反映事情的內(nèi)容，攝制人。照片要連同底片一起歸檔。（9）歸檔的電子文檔要附有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)應(yīng)填寫編號(hào)、套別、名稱、密級(jí)、保管期限和軟、硬平臺(tái)等。10.文件盒的填寫：需清楚填寫類目編號(hào)，年代，內(nèi)容等，并用鉛筆標(biāo)上保存期限。附：檔案分類編號(hào)表一級(jí)類目名稱二級(jí)類目名稱基本范圍(除工程項(xiàng)目外，都按年度歸檔)保存期限文件檔案類（A）外部文件類(A01)水利局文件、住建局文件、市政府文件、工商局文件、統(tǒng)計(jì)局文件、工程方面文件、招投標(biāo)方面文件永久內(nèi)部文件類(A02)機(jī)要文件、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)告、通知、函、影像、磁盤資料永久人事檔案類（B）人事管理類(B01)局人事任免通知、內(nèi)部人事任免通知、職工人事檔案、勞動(dòng)合同、社保、醫(yī)保、公積金、招聘、聘用、聘任、職稱評(píng)定、獎(jiǎng)懲、離退休管理、企業(yè)涉外活動(dòng)等相關(guān)資料永久考試類(B02)各種類型考試文件及報(bào)名資料10年培訓(xùn)類(B03)各種外出培訓(xùn)和內(nèi)部培訓(xùn)相關(guān)資料和文件10年會(huì)計(jì)檔案類（C）帳本、帳簿、原始憑證等永久經(jīng)營(yíng)檔案類（D）招標(biāo)文件類(D01)分年度各種招標(biāo)文件5年投標(biāo)文件類(D02)分年度各種投標(biāo)文件5年合同協(xié)議書類(D03)分年度各種合同協(xié)議書永久相關(guān)影像資料(D04)分年度各種影像資料、磁盤永久工程檔案類（E）竣工驗(yàn)收資料(E01)工程竣工驗(yàn)收資料類、相關(guān)影像資料、圖紙永久綜合檔案類（F）統(tǒng)計(jì)報(bào)表(F01)分年度各種報(bào)表永久審計(jì)報(bào)告(F02)分年度審計(jì)報(bào)告永久資質(zhì)相關(guān)資料(F03)分事項(xiàng)資質(zhì)相關(guān)資料永久重合同守信用證件(F04)分年度重合同證件永久其它(F05)其它重要資料根據(jù)具體情況整理檔案資料人員安排為了公司檔案資料更快更好地整理好，安排人員如下：組長(zhǎng)：劉志祥副組長(zhǎng)：楊湘華、肖綠成員：余紅、貴娟娟、王珍、龍琳機(jī)動(dòng)人員：公司辦公樓未出差和未上工地人員從2月10日開(kāi)始，到2月29日整理完畢。要求每天打卡后到防汛樓2樓整理資料。肖綠和王珍負(fù)責(zé)手工和電腦登記；楊湘華和貴娟娟負(fù)責(zé)ABCF類、余紅和龍琳負(fù)責(zé)DE類。XXX有限公司員工檔案信息表(第一種)入職日期年月日員工編號(hào)人員編制公司部門崗位基本情況中文名英文名性別出生日期照片國(guó)籍民族出生地戶口所在血型身高體重政治面貌婚姻狀況健康狀況證件號(hào)碼檔案所在戶籍地址郵政編碼移動(dòng)電話居住地址郵政編碼教育情況畢業(yè)院校所學(xué)專業(yè)學(xué)歷證書證書編號(hào)畢業(yè)時(shí)間指導(dǎo)老師外語(yǔ)語(yǔ)種外語(yǔ)水平資格證書證書編號(hào)其他證書證書編號(hào)學(xué)習(xí)經(jīng)歷起止時(shí)間學(xué)校名稱所學(xué)專業(yè)擔(dān)任職務(wù)證明人及聯(lián)系方式工作經(jīng)歷起止時(shí)間公司名稱任職部門崗位名稱證明人及聯(lián)系方式培訓(xùn)經(jīng)歷起止時(shí)間培訓(xùn)內(nèi)容培訓(xùn)機(jī)構(gòu)證明文件證明人及聯(lián)系方式家庭情況稱謂姓名民族政治面貌出生日期學(xué)歷及所學(xué)專業(yè)工作單位及擔(dān)任職務(wù)聯(lián)系方式如有親屬在公司工作，請(qǐng)務(wù)必注明。主要社會(huì)關(guān)系關(guān)系姓名性別民族政治面貌出生日期學(xué)歷及所學(xué)專業(yè)工作單位及擔(dān)任職務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)情況榮譽(yù)名稱獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)間頒獎(jiǎng)單位獎(jiǎng)勵(lì)原因證明人聯(lián)系方式特長(zhǎng)特長(zhǎng)/愛(ài)好1、2、3、4、獲獎(jiǎng)/證書聯(lián)系方式緊急聯(lián)系人姓名與本人關(guān)系聯(lián)系地址移動(dòng)電話固定電話其他聯(lián)系方式本人電子郵箱MSN其他工資卡號(hào)（工商銀行卡）社?？ㄌ?hào)碼公積金號(hào)碼承諾本人保證所填內(nèi)容、提供材料是真實(shí)的，如發(fā)現(xiàn)虛假，愿承擔(dān)一切責(zé)任。簽名：日期：材料提供本人所提供的材料如下（復(fù)印件附《員工檔案信息表》后）：□身份證（護(hù)照）□畢業(yè)證書□學(xué)位證書□資格證書□戶口簿（復(fù)印件）□銀行卡復(fù)印件□入職體檢報(bào)告□英語(yǔ)證書□獲獎(jiǎng)證書□計(jì)算機(jī)證書□勞動(dòng)手冊(cè)□其他備注材料接收：材料核實(shí)：接收日期：核實(shí)日期：其他備注：備注人簽名：第二種XXXX有限公司員工檔案表姓名：電話：工號(hào)：部門：職務(wù)：QQ：姓名曾用名英文名性別年齡文化程度出生日期年月日身份證號(hào)籍貫婚姻身高/體重cm/kg現(xiàn)住址郵編戶籍所在地郵編緊急事故聯(lián)系人姓名聯(lián)系方式（地址、電話）與本人關(guān)系本人學(xué)歷起止時(shí)間學(xué)校專業(yè)年月—年月年