Access數(shù)據(jù)庫案例教程 第2版 教學課件 劉麗 電子教案和習題解答 第1章 數(shù)據(jù)庫的基本概念

Access數(shù)據(jù)庫案例教程〔第2版〕第1章Access數(shù)據(jù)庫根本概念1.1數(shù)據(jù)庫基礎關系規(guī)范化基礎1.2

1.31.4Access數(shù)據(jù)庫操作Access關系數(shù)據(jù)庫概念本章內容導讀本章簡要介紹了關系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的根底知識，重點介紹了關系模型的特點和關系運算，最后概要地介紹了Access數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的根本概念，Access2021窗口的根本組成和數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)立。通過學習本章，讀者應掌握以下內容：

了解數(shù)據(jù)庫的相關概念；了解關系數(shù)據(jù)庫的根本概念；了解數(shù)據(jù)模型的根本特點以及標準化的概念；了解數(shù)據(jù)庫設計步驟、原那么和過程掌握Access2021的工作環(huán)境；理解Access的數(shù)據(jù)庫對象組成和特點；掌握Access2021的啟動、退出和幫助系統(tǒng)的使用。熟練掌握創(chuàng)立數(shù)據(jù)庫和創(chuàng)立庫的根本操作；1.1.1數(shù)據(jù)庫的根本概念〔1〕數(shù)據(jù)(data)：是對客觀事物特征所進行的一種抽象化、符號化的表示。通俗地講,但凡能被計算機接受，并能被計算機處理的數(shù)字、字符、圖形、聲音、圖像等統(tǒng)稱為數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)所反映的事物屬性是它的內容，而符號是它的形式?！?〕信息〔information〕：是客觀事物屬性的反映。它所反映的是關于某一客觀系統(tǒng)中某一事物的某一方面屬性或某一時刻的表現(xiàn)形式。通俗地講，信息是經過加工處理并對人類客觀行為產生影響的數(shù)據(jù)表現(xiàn)形式。也可以說，信息是有一定含義的，經過加工處理的，能夠提供決策性依據(jù)的數(shù)據(jù)。1、數(shù)據(jù)和信息1.1數(shù)據(jù)庫根底2、數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫〔database，DB〕是數(shù)據(jù)的集合。也就是說，數(shù)據(jù)庫是存儲在計算機系統(tǒng)中的存儲介質上，按一定的方式組織起來的相關數(shù)據(jù)的集合。數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)具有高度的共享性及獨立性。3、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)〔databasemanagementsystem，DBMS〕是操作和管理數(shù)據(jù)庫的軟件，是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理控制中心，一般有四大功能：數(shù)據(jù)定義功能、數(shù)據(jù)庫操作功能、控制和管理功能、建立和維護功能。4、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)〔databasesystem，DBS〕是以數(shù)據(jù)庫應用為根底的計算機系統(tǒng)。它是一個實際可行的，按照數(shù)據(jù)庫方式存儲、維護和管理數(shù)據(jù)的系統(tǒng)。通常由計算機硬件、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、相關軟件、人員〔數(shù)據(jù)庫管理分析員、應用程序員、用戶〕等組成，如下圖。5、數(shù)據(jù)庫應用系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫應用系統(tǒng)是一個復雜的系統(tǒng)，它由硬件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、編譯系統(tǒng)、用戶應用程序和數(shù)據(jù)庫組成。數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是3個不同的概念，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)在計算機中的地位如下圖。補充、數(shù)據(jù)處理所謂數(shù)據(jù)處理實際上就是利用計算機對各種類型的數(shù)據(jù)進行處理。它包括對數(shù)據(jù)的采集、整理、存儲、分類、排序、檢索、維護、加工、統(tǒng)計和傳輸?shù)纫幌盗胁僮鬟^程。數(shù)據(jù)處理的目的是從大量的、原始的數(shù)據(jù)中獲得我們所需要的資料并提取有用的數(shù)據(jù)成份，作為行為和決策的依據(jù)。隨著電子計算機軟件和硬件技術的開展，數(shù)據(jù)處理過程發(fā)生了劃時代的變革，而數(shù)據(jù)庫技術的開展，又使數(shù)據(jù)處理跨入了一個嶄新的階段。數(shù)據(jù)的管理技術的開展大致經歷了以下幾個階段:(1)人工管理方式(2)文件管理方式(3)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)管理方式(4)分布式數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)方式(5)面向對象數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)模型數(shù)據(jù)模型是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的核心，也是定義數(shù)據(jù)庫模型的根據(jù)，其好壞直接影響數(shù)據(jù)庫的性能。數(shù)據(jù)模型是指反映客觀事物及客觀事物間聯(lián)系的數(shù)據(jù)組織的結構和形式?？陀^事物是千變萬化的，各種客觀事物的數(shù)據(jù)模型也是千差萬別的，但也有共性。常用的數(shù)據(jù)模型有層次模型、網(wǎng)狀模型和關系模型3種。

1、層次模型層次模型〔hierarchicalmodel〕表示數(shù)據(jù)間的附屬關系結構，是一種以記錄某一事物的類型為根結點的有向樹結構。層次模型像一棵倒置的樹，根結點在上，層次最高；子結點在下，逐層排列。這種用樹形結構表示數(shù)據(jù)之間聯(lián)系的模型也稱為樹結構。層次模型的特點是僅有一個無雙親的根結點；根結點以外的子結點，向上僅有一個父結點，向下有假設干子結點。層次模型表示的是從根結點到子結點的一個結點對多個結點，或從子結點到父結點的多個結點對一個結點的數(shù)據(jù)間的聯(lián)系，如下圖。2、網(wǎng)狀模型網(wǎng)狀模型〔networkmodel〕是層次模型的擴展，表示多個附屬關系的層次結構，呈現(xiàn)一種交叉關系的網(wǎng)絡結構，如下圖。網(wǎng)狀模型是以記錄為結點的網(wǎng)絡結構，用網(wǎng)狀數(shù)據(jù)結構表示實體與實體之間的聯(lián)系。網(wǎng)狀模型的特點是，可以有一個以上的結點無雙親，至少有一個結點有多于一個的雙親。因此，層次模型是網(wǎng)狀模型的特殊形式，網(wǎng)狀模型可以表示較復雜的數(shù)據(jù)結構，即可以表示數(shù)據(jù)間的縱向關系與橫向關系。這種數(shù)據(jù)模型在概念上、結構上都比較復雜，操作上也有很多不便。3、關系模型關系模型〔relationalmodel〕是用二維表的形式表示實體和實體間聯(lián)系的數(shù)據(jù)模型。在二維表中每一列稱為字段，字段是最根本的單位不可再分，每一列數(shù)據(jù)項是同屬性的，各列的順序是任意的；每一行稱為記錄，由一個事物的諸多屬性項構成，記錄的順序可以是任意的。不允許有相同的字段名，也不允許有相同的記錄行。1、關系數(shù)據(jù)庫關系數(shù)據(jù)庫〔RelationDatabase〕是假設干個依照關系模型設計的數(shù)據(jù)表文件的集合。也就是說，關系數(shù)據(jù)庫是由假設干張完成關系模型設計的二維表組成的。一張二維表為一個數(shù)據(jù)表，數(shù)據(jù)表包含了數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)間的關系，其特征如下。1〕一個關系數(shù)據(jù)庫由假設干個數(shù)據(jù)表組成，數(shù)據(jù)表又由假設干個記錄組成，而每一個記錄是由假設干個以字段屬性加以分類的數(shù)據(jù)項組成的。2〕在關系數(shù)據(jù)庫中，每一個數(shù)據(jù)表都具有相對的獨立性，這一獨立性的唯一標志是數(shù)據(jù)表的名字，稱為表文件名。3〕在關系數(shù)據(jù)庫中，有些數(shù)據(jù)表之間是具有相關性的。數(shù)據(jù)表之間的這種相關性是依靠每一個獨立的數(shù)據(jù)表內部具有相同屬性的字段建立的。1.1.3關系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)2．關系術語〔1〕關系名通常，將一個沒有重復行、重復列的二維表看成一個關系，每一個關系都有一個關系名。如表1-1“學生表〞和表1-2“學生選課表〞就代表兩個關系，“學生表〞及“學生選課表〞為各自的關系名?？梢?，一個關系就是一張二維表，每個關系有一個關系名?！?〕元組二維表的每一行在關系中稱為元組。在Access2021中，一個元組對應表中的一個記錄?！?〕屬性二維表的每一列在關系中稱為屬性，每個屬性都有一個屬性名，屬性值那么是各個元組屬性的取值。在Access2021中，一個屬性對應表中的一個字段，屬性名對應字段名，屬性值對應于各個記錄的字段值?！?〕關鍵字1〕主關鍵字關系中能唯一區(qū)分、確定不同元組的屬性或屬性組合稱為該關系的主關鍵字。單個屬性組成的關鍵字稱為單關鍵字，多個屬性組合的關鍵字稱為組合關鍵字。需要強調的是，主關鍵字的屬性值不能取“空值〞，因為無法唯一區(qū)分、確定元組。2〕候選關鍵字關系中能夠成為關鍵字的屬性或屬性組合可能不是唯一的。凡在關系中能夠唯一區(qū)分、確定不同元組的屬性或屬性組合都稱為候選關鍵字。3〕外部關鍵字關系中某個屬性或屬性組合并非關鍵字，但卻是另一個關系的主關鍵字，稱此屬性或屬性組合為本關系的外部關鍵字。關系之間的聯(lián)系是通過外部關鍵字實現(xiàn)的。4．關系的完整性約束關系完整性是為保證數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的正確性和兼容性對關系模型提出的某種約束條件或規(guī)那么。完整性通常包括實體完整性、參照完整性和域完整性，其中實體完整性和參照完整性是關系模型必須滿足的完整性約束條件。實體完整性是指關系的主關鍵字不能取“空值〞。參照完整性是定義建立關系之間聯(lián)系的主關鍵字與外部關鍵字引用的約束條件。例如，“選課表〞關系中課程號的值只能取“課程表〞關系中已存在課程號的值。域完整性主要包括字段有效性約束和記錄有效性約束。實體完整性和參照完整性適用于任何關系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，主要是對關系的主關鍵字和外部關鍵字取值必須做出有效的約束。域完整性那么是根據(jù)應用環(huán)境的要求和實際的需要，對某一具體應用所涉及的數(shù)據(jù)提出約束性條件。這一約束機制一般不應由應用程序提供，而應由關系模型提供定義并檢驗〔如屬性的類型、寬度等〕，進一步保證所輸入的數(shù)據(jù)合理有效。。3．關系模式對關系的描述稱為關系模式，其格式為：關系名〔屬性名1，屬性名2，……，屬性名n〕關系既可以用二維表格描述，也可以用數(shù)學形式的關系模式來描述。一個關系模式對應一個關系的數(shù)據(jù)結構，也就是表的數(shù)據(jù)結構，如：表名〔字段名1，字段名2，……字段名n〕1.1.4關系運算一個n目關系是多個元組的集合。n是關系模式中屬性的個數(shù)，稱為關系的目數(shù)?？砂殃P系看成一個集合。關系代數(shù)是一種過程化的抽象的查詢語言。它包括一個運算集合，這些運算以一個或兩個關系為輸入，產生一個新的關系作為結果。關系代數(shù)的運算可以分為兩類：一類是傳統(tǒng)的集合運算，另一類是專門的關系運算。傳統(tǒng)的集合運算，如并、差、交、廣義笛卡兒積，這類運算將關系看成元組的集合，運算時從行的角度進行。專門的關系運算，如選擇、投影、連接、除，這類運算不僅涉及行，而且涉及列。關系代數(shù)用到的運算符如下。集合運算符：∪〔并〕、∩〔交〕、－〔差〕、×〔廣義笛卡兒積〕專門的關系運算符：〔選擇〕、П〔投影〕、〔連接〕、÷〔除〕。算術運算符θ＝{＞，≥，＜，≤，＝，≠}。邏輯運算符：邏輯“與〞〔and〕運算符∧、邏輯“或〞〔or〕運算符∨和邏輯“非〞〔not〕運算符。進行并、差、交集合運算的兩個關系必須具有相同的關系模式，即結構相同。設有兩個關系R和S具有相同的關系模式，如表1-2和表1-3所示?！?〕并運算兩個相同結構關系的并是由屬于這兩個關系的元組〔記錄〕組成的集合。即R與S的所有關系合并，再刪去重復的元組，組成一個關系，稱為R與S的并，記為R∪S，如表1-4所示?！?〕差運算屬于R而不屬于S的元組組成的集合，即從R中去掉S中也有的元組，組成一個關系，稱為R與S的差，記為R－S，如表1-5所示。〔3〕交運算求既屬于R又屬于S的元組組成的集合，即從R中和S中取相同的元組，組成一個關系，稱為R與S的交，記為R∩S，如表1-6所示。1.傳統(tǒng)的集合運算2.專門的關系運算在關系數(shù)據(jù)庫中查詢用戶所需數(shù)據(jù)時，需要對關系進行一定的關系運算。關系運算主要有選擇、投影和連接3種?！?〕選擇從關系中找出滿足條件的記錄。這是一種橫向的操作，它可以根據(jù)用戶的要求從關系中篩選出滿足一定條件的記錄，通過這種運算可以得到一個新的關系，但其中的元組是原關系的一個子集，但不影響關系的結構，如Access2021的FOR<條件>、WHILE<條件>等?！?〕投影從關系中選取假設干屬性組成新的關系。這是一種列的操作，它可以根據(jù)用戶的要求從關系中選出假設干個字段組成新的關系，字段的個數(shù)或順序往往不同，如Access2021的FIELDS<字段1，字段2，字段3，……>等?！?〕連接將兩個關系通過公共屬性名連接成一個新的關系。連接運算可以實現(xiàn)兩個關系的橫向合并，在新的關系中可以反映出原來關系之間的聯(lián)系。在連接運算中，按照字段值對應相等為條件進行的連接操作稱為等值連接，自然連接是去掉重復屬性的等值連接。1.1.5實體模型1、實體客觀存在并且可以相互區(qū)別的“事物〞稱為實體。實體可以是具體的，如一個學生、一本書、一名教師，也可以是抽象的，如一堂課、一場足球比賽。2．屬性描述實體的“特征〞稱為該實體的屬性。如學生有學號、姓名、性別、出生年月、入校時間總分等方面的屬性。屬性有“型〞和“值〞之分，型即為屬性名，值即為屬性的具體內容。例如，〔202134202105，趙雅娟，24，女，1992-7-8，2021-9-1，561〕。3．實體型具有相同屬性的實體必然具有共同的特征，所以，假設干個屬性的型所組成的集合可以表示一個實體的類型，簡稱實體型。一般用實體名和屬性名集合來表示。例如，學生〔學號，姓名，性別，出生年月，入校時間和總分〕就是一個實體型。5．實體間的聯(lián)系實體之間的對應關系稱為聯(lián)系，它反映現(xiàn)實世界事物之間的相互關聯(lián)。例如，學生和課程是兩個不同的實體，當學生選課時，兩者之間那么發(fā)生了關聯(lián)，建立了聯(lián)系—學生選擇課程，課程被學生選學。實體間聯(lián)系的種類是指一個實體型中可能出現(xiàn)和每一個實體與另一個實體型中多少個具體實體存在聯(lián)系?！?〕一對一聯(lián)系〔1:1〕實體集A中的一個實體至多與實體集B中的一個實體相對應；反之，實體集B中的一個實體至多對應于實體集A中的一個實體，那么稱實體集A與實體集B為一對一聯(lián)系，如電影院中觀眾與座位之間、乘車旅客與車票之間、病人與病床之間等?！?〕一對多聯(lián)系〔1:N〕實體集A中的一個實體與實體集B中的N〔N≥0〕個實體相對應；反之，實體集B中的一個實體至多與實體集A中的一個實體相對應，如學校與系、班級與學生、省與市等?！?〕多對多聯(lián)系〔M:N〕實體集A中的一個實體與實體集B中的N〔N≥0〕個實體相對應；反之，實體集B中的一個實體與實體集A中的M〔M≥0〕個實體相對應，如教師與學生、學生與課程、工廠與產品、商店與顧客等。4．實體集性質相同的同類實體的集合稱為實體集，如所有學生、所有課程。信息世界是現(xiàn)實世界在人們頭腦中的反映，是對客觀事物及其聯(lián)系的一種抽象描述，一般采用實體-聯(lián)系方法〔E-R方法〕表示。這種實體-聯(lián)系方法就成為稱為E-R方法，該方法使用圖形方式描述實體之間的聯(lián)系，根本圖形元素如圖1-9所示。P15現(xiàn)在有如下關系：學生〔學號、姓名、專業(yè)、性別、出生日期〕；課程〔編號、名稱、學時數(shù)〕；學生、課程是實體；學生、課程的集合就是實體集；對于每個學生實體用屬性組合〔學號、姓名、性別、出生日期〕來描述，那么屬性組合〔202103011，趙萍，女，91/10/03〕表示在學生實體集中的一個具體學生；每個學生有惟一的學號，因此學生實體中的學號可以作為實體標識符；用E-R方法描述學校教學管理中學生選課系統(tǒng)的E-R圖如下圖。*補充：E-R模型圖其中由于一個學生可以選修多門課程，一門課程可以有多個學生選修，因此聯(lián)系“選修〞是一個多對多的關系。編號課程號學時數(shù)課程選課學生姓名專業(yè)學號圖2學生選課系統(tǒng)E-R圖實體圖1E-R圖形元素實體屬性實體間的聯(lián)系圖形連線1.2關系標準化根底關系數(shù)據(jù)庫中的關系必須滿足一定的標準化要求，對于不同的標準化程度可用范式來衡量。范式是符合某一種級別的關系模式的集合，是衡量關系模式標準化程度的標準，到達的關系才是標準化的。目前主要有6種范式：第一范式、第二范式、第三范式、BCNF范式、第四范式和第五范式。滿足最低要求的叫第一范式，簡稱為1NF。在第一范式根底上進一步滿足一些要求的為第二范式，簡稱為2NF。其余以此類推。顯然各種范式之間存在下面聯(lián)系：1NF2NF3NFBCNF4NF5NF通常把某一關系模式R為第n范式簡記為R∈nNF。在這些范式中，最重要的是3NF和BCNF，它們是進行標準化的主要目標。一個低一級范式的關系模式，通過模式分解可以轉換為假設干個高一級范式的關系模式的集合，這個過程稱為標準化。1.2.2關系標準化如果關系模式R中每個屬性值都是一個不可分解的數(shù)據(jù)項，那么稱該關系模式滿足第一范式〔FirstNormalForm〕，簡稱1NF，記為R∈1NF。第一范式規(guī)定了一個關系中的屬性值必須是“原子〞的，它排斥了屬性值為元組、數(shù)組或某種復合數(shù)據(jù)的可能性，使得關系數(shù)據(jù)庫中所有關系的屬性值都是“最簡形式〞，這樣要求的意義在于可能做到起始結構簡單，為以后復雜情形討論帶來方便。一般而言，每一個關系模式都必須滿足第一范式，1NF是對關系模式的起碼要求。1、第一范式〔1NF〕1.2.1標準化的含義關系模式的標準化主要解決的問題是關系中數(shù)據(jù)冗余及由此產生的操作異常。當一個關系中的所有分量都是不可分的數(shù)據(jù)項時，就稱該關系是標準化的。2、第二范式〔2NF〕如果一個關系模式R∈1NF，且它的所有非主屬性都完全函數(shù)依賴于R的任一候選碼，那么R∈2NF。關系模式SLC出現(xiàn)上述問題的原因是DEPT，SLOC對碼的局部函數(shù)依賴。為了消除這些局部函數(shù)依賴，可以采用投影分解法，把SLC分解為兩個關系模式：SC〔SNO，CNO，GRADE〕SL〔SNO，DEPT，SLOC〕其中，SC的碼為〔SNO，CNO〕，SL的碼為SNO。3、第三范式〔3NF〕如果一個關系模式R∈2NF，且所有非主屬性都不傳遞函數(shù)依賴于任何候選碼，那么R∈3NF。關系模式SL出現(xiàn)上述問題的原因是SLOC傳遞函數(shù)依賴于SNO。為了消除該傳遞函數(shù)依賴，可以采用投影分解法，把SL分解為兩個關系模式：SD〔SNO，DEPT〕DL〔DEPT，SLOC〕其中，SD的碼為SNO，DL的碼為DEPT。4、BCNF范式關系模式R∈1NF，對任何非平凡的函數(shù)依賴X→Y〔YX〕，X均包含碼，那么R∈BCNF。BCNF是從1NF直接定義而成的，可以證明，如果R∈BCNF，那么R∈3NF。由BCNF的定義可以看到，每個BCNF的關系模式都具有如下3個性質。1〕所有非主屬性都完全函數(shù)依賴于每個候選碼。2〕所有主屬性都完全函數(shù)依賴于每個不包含它的候選碼。3〕沒有任何屬性完全函數(shù)依賴于非碼的任何一組屬性。如果關系模式R∈BCNF，由定義可知，R中不存在任何屬性傳遞函數(shù)依賴于或局部依賴于任何候選碼，所以必定有R∈3NF。但是，如果R∈3NF，R未必屬于BCNF。1.3Access關系數(shù)據(jù)庫概念Access是Office辦公套件中一個極為重要的組成局部。從20世紀90年代初期Access1.0誕生，到目前Access2021的廣泛使用。歷經屢次升級改版，其功能越來越強大，但操作反而更加簡單。尤其是Access與Office的高度集成，風格統(tǒng)一的操作界面使得許多初學者更容易掌握。Access2021目前已經是應用廣泛的中小型數(shù)據(jù)庫管理程序。Access2021與其他數(shù)據(jù)庫開發(fā)系統(tǒng)相比，其優(yōu)點是用戶不用編寫一行一行的代碼，就可以在很短的時間里開發(fā)出一個功能強大且相當專業(yè)的數(shù)據(jù)庫應用程序，并且這一過程是完全可視的，如果能給它加上一些簡短的VBA代碼，那么開發(fā)出的程序就更加功能完善。1.3.1Access2021的啟動和退出應用Access2021的第一步就是啟動Access2021，常用的啟動方式有下面幾種。從“開始〞菜單啟動Access2021。選擇“開始〞→“程序〞→“MicrosoftOffice〞“MicrosoftAccess2021〞命令，即可翻開Access2021窗口，如圖1-4所示。使用“運行〞命令啟動Access2021。選擇“開始〞→“運行〞命令，在彈出的“運行〞對話框中輸入命令“msaccess〞，單擊“確定〞按鈕即可。通過翻開已有的數(shù)據(jù)庫來啟動Access2021。在Windows資源管理器中，雙擊一個Access2021數(shù)據(jù)庫，即可啟動Access2021，如圖1-5所示。1、Access2021的啟動2、Access2021的退出Access2021的退出方式與MicrosoftOffice2021辦公套件中其他軟件的退出方法相同。要退出Access2021可選擇：〔1〕在菜單欄中選擇“文件〞→“退出〞命令；〔2〕單擊Access2021主窗口的“關閉〞按鈕；〔3〕單擊標題欄左側“控制菜單〞圖標，在下拉菜單中，單擊“關閉〞命令；〔4〕雙擊單擊主窗口標題欄左側“控制菜單〞圖標；〔5〕按快捷鍵Alt+F4。。1.3.2Access2021的工作環(huán)境Access2021用戶界面與之前版本相比發(fā)生了很多變化。功能區(qū)取代了以前版本中的菜單和工具欄。導航窗格取代并擴展了數(shù)據(jù)庫窗口的功能。Access2021中新增的Backstage視圖使您能夠訪問應用于整個數(shù)據(jù)庫的所有命令或來自“文件〞菜單的命令。下面我們來了解Access2021的工作界面。成功啟動Access2021后，就會進入Access2021工作首界面，Access2021以全新的用戶界面展現(xiàn)在用戶面前。與以前的版本相比，尤其是與Access2007之前的版本相比，Access2021的用戶界面發(fā)生了重大變化。Access2007中引入了兩個主要的用戶界面組件：功能區(qū)和導航窗格。而在Access2021中，不僅對功能區(qū)進行了多處更改，而且還新引入了第三個用戶界面組件MicrosoftOfficeBackstage視圖。Access2021用戶界面的三個主要組件是：〔1〕功能區(qū)：是一個包含多組命令且橫跨程序窗口頂部的帶狀選項卡區(qū)域?！?〕Backstage視圖：是功能區(qū)的“文件〞選項卡上顯示的命令集合。〔3〕導航窗格：是Access程序窗口左側的窗格，您可以在其中使用數(shù)據(jù)庫對象。導航窗格取代了Access2007之前版本中的數(shù)據(jù)庫窗口。這三個元素提供了供用戶創(chuàng)立和使用數(shù)據(jù)庫的環(huán)境。就是Access2021系統(tǒng)的主窗口，如圖1-7所示。通常Access2021窗口由五局部組成：選項卡按鈕組、功能區(qū)、導航窗格、狀態(tài)欄和數(shù)據(jù)庫窗口。其中，選項卡按鈕組在屏幕的最上方，功能區(qū)在選項卡按鈕組的下面，左邊是導航窗格，狀態(tài)欄在屏幕的最下方，狀態(tài)欄右上邊的空間那么是用來顯示數(shù)據(jù)庫窗口的。1、功能區(qū)功能區(qū)是菜單和工具欄的主要替代局部，并提供了Access2021中主要的命令界面，如圖1-7所示。功能區(qū)的主要優(yōu)勢之一是，它將通常需要使用菜單、工具欄、任務窗格和其他用戶界面組件才能顯示的任務或入口點集中在一個地方。這樣一來，您只需在一個位置查找命令，而不用四處查找命令。翻開數(shù)據(jù)庫時，功能區(qū)會顯示在Access主窗口的頂部，它在此處顯示了活動命令選項卡中的命令。功能區(qū)由一系列包含命令的命令選項卡組成。在Access2021中，主要的命令選項卡包括“文件〞、“開始〞、“創(chuàng)立〞、“外部數(shù)據(jù)〞和“數(shù)據(jù)庫工具〞。每個選項卡都包含多組相關命令。2、選項卡Access2021的功能區(qū)包括“文件〞、“開始〞、“創(chuàng)立〞、“外部數(shù)據(jù)〞和“數(shù)據(jù)庫工具〞等選項卡，此外，在對數(shù)據(jù)庫對象進行操作時，還將翻開上下文命令選項卡。(1)常用選項卡Access2021常用命令選項卡的功能如表1-11所示。(2)“文件〞選項卡“文件〞選項卡與其他選項卡的結構和布局有所不同，單擊“文件〞選項卡，翻開文件窗口，如圖1-8所示。窗口分左右兩個窗格，左窗格顯示與文件操作的相關按鈕，右窗格顯示執(zhí)行不同命令的結果，使用“文件〞選項卡中的命令可以實現(xiàn)創(chuàng)立、翻開、關閉、保存數(shù)據(jù)庫等操作?！?〕上下文命令選項卡除標準命令選項卡之外，Access2021還有上下文命令選項卡?？梢愿鶕?jù)上下文〔即進行操作的對象以及正在執(zhí)行的操作〕的不同，標準命令選項卡旁邊可能會出現(xiàn)一個或多個上下文命令選項卡。例如，翻開數(shù)據(jù)表視圖時，會出現(xiàn)“表格工具〞下的“字段〞或“表〞選項卡，如圖1-9所示。上下文命令選項卡可根據(jù)所選對象的狀態(tài)不同自動顯示或關閉，為用戶帶來極大的方便。圖1-9“上下文命令〞選項卡。導航窗格用于顯示數(shù)據(jù)庫的所有對象，在對數(shù)據(jù)庫進行操作時使用該窗格進行對象的切換。導航窗格取代了早期版本的Access中所用的數(shù)據(jù)庫窗口。例如，如果要在數(shù)據(jù)表視圖中將行添加到表，那么可以從導航窗格中翻開該表。導航窗格有折疊和展開兩種狀態(tài)，單擊導航窗格上方的按鈕和，可以折疊和展開導航窗格。在導航窗格中，右擊任何對象〔數(shù)據(jù)庫對象包括表、窗體、報表、頁、宏和模塊〕即可翻開快捷菜單，可以從中選擇需要的命令執(zhí)行相應的操作。

單擊導航窗體右上角的按鈕，彈出“瀏覽類別〞菜單，如圖1-10所示。選擇所需要的對象即可進行切換。3、Access2021導航窗格1.3.3Access的數(shù)據(jù)庫對象在Access2021中，一個數(shù)據(jù)庫包含的對象有表、查詢、窗體、報表、宏和模塊，其余的對象都存放在同一個數(shù)據(jù)庫文件〔.accdb〕中，而不像某些數(shù)據(jù)庫是分別存放于不同的文件中，這樣就方便了數(shù)據(jù)庫文件的管理。1、表表是數(shù)據(jù)庫中最根本的對象，沒有表也就沒有其他對象。從本質上來說，查詢是對表中數(shù)據(jù)的查詢，窗體和報表也是對表中數(shù)據(jù)的維護。一個數(shù)據(jù)庫中可能有多個表，表與表之間通常是有關系的，可以通過有相同內容的字段建立關聯(lián)。表及表之間的關系構成數(shù)據(jù)庫的核心。2、查詢查詢就是從一個或多個表〔或查詢〕中選擇一局部數(shù)據(jù)，將它們集中起來，形成一個全局性的集合，供用戶查看。查詢可以從表中查詢，也可以從另一個查詢〔子查詢〕的結果中再查詢。查詢作為數(shù)據(jù)庫的一個對象保存后，查詢就可以作為窗體、報表甚至另一個查詢的數(shù)據(jù)源。3、窗體窗體是用戶與數(shù)據(jù)庫交互的界面，是數(shù)據(jù)庫維護的一種最靈活的方式。窗體的數(shù)據(jù)源可以是表，也可以是查詢。與VisualBasic中的窗體一樣，Access中的窗體可以看做一個容器，在其中可以放置標簽、文本框、列表框等控件來顯示表〔或查詢〕中的數(shù)據(jù)。通常情況下，一個窗體中只顯示一條記錄的信息，但是用戶可以利用下面的移動按鈕和滾動條查看其他記錄。在窗體上，用戶可以對表〔或查詢〕中的數(shù)據(jù)進行修改、添加、刪除等操作。4、報表Access中的報表與現(xiàn)實中的報表相同，是一種按指定的樣式格式化的數(shù)據(jù)形式，可以瀏覽和打印。與窗體一樣，報表的數(shù)據(jù)源可以是一個或多個表，也可以是查詢。在Access中，不僅可以簡單地將一個或多個表〔或查詢〕中的數(shù)據(jù)組織成報表，還可以在報表中進行計算，如求和、求平均值等。5、宏宏是假設干個操作的組合，可用來簡化一些經常性的操作。如果將一系列操作設計為一個宏，那么在執(zhí)行這個宏時，其中定義的所有操作就會按照規(guī)定的順序依次執(zhí)行。在宏中可以執(zhí)行許多操作，如翻開表、SQL查詢等。當數(shù)據(jù)庫中有大量的工作需要處理時，使用宏是最好的選擇。宏可以單獨使用，也可以與窗體和報表配合使用。6、模塊在模塊中，用戶可以用VBA語言編寫函數(shù)過程或子程序。模塊可以與報表、窗體等對象結合使用，以建立完整的應用程序。一般情況下，用戶不需要創(chuàng)立模塊，除非需要編寫應用程序，完成宏所無法實現(xiàn)的復雜功能。7、Web數(shù)據(jù)庫在Access2021中，可以生成Web數(shù)據(jù)庫并將它們發(fā)布到SharePoint網(wǎng)站上。1.3.4Access2021的在線學習如果與網(wǎng)絡連接，初學者可以通過在線幫助功能獲取需要的信息。選擇“幫助〞→“MicrosoftOffice幫助〞命令，如圖1-11所示。在翻開的“Access幫助〞對話框中，會出現(xiàn)“搜索〞框，在“搜索〞文本框內輸入要搜索的主題，Access將通過Internet查找并列出OfficeOnline中的所有相關搜索結果。OfficeOnline提供了有關Office產品使用的全面資料，用戶可以在這里解決疑難問題，了解Access使用的高級技巧，獲得最新升級信息和程序設計方法等。例如要從OfficeOnline網(wǎng)頁上查詢Avg函數(shù)的幫助，通過以下兩個操作步驟即可完成?！?〕選擇“幫助〞→“MicrosoftOfficeOnline幫助〞命令，連接Internet的計算時機自動通過瀏覽器鏈接到OfficeOnline的主頁?！?〕在任務欄中的“搜索〞文本框內輸入“函數(shù)〞，然后單擊旁邊的“搜索〞按鈕，網(wǎng)頁中會列出搜索到的函數(shù)信息，如圖1-12所示。此時，用戶可從列表中單擊查詢自己需要的函數(shù)。

圖1-11搜索結果圖1-12MicrosoftOffice幫助1.4Access數(shù)據(jù)庫操作要創(chuàng)立Access數(shù)據(jù)庫，首先應根據(jù)用戶需求對數(shù)據(jù)庫應用系統(tǒng)進行分析和研究，全面規(guī)劃，然后再根據(jù)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的設計規(guī)劃創(chuàng)立數(shù)據(jù)庫。創(chuàng)立數(shù)據(jù)庫應遵循以下規(guī)那么?！?〕明確建立數(shù)據(jù)庫的目的。確定數(shù)據(jù)庫進行哪些數(shù)據(jù)的管理，有哪些需求和功能，再決定如何在數(shù)據(jù)庫中組織信息以節(jié)省資源，怎樣利用有限的資源發(fā)揮最大的效用?！?〕確定需要的數(shù)據(jù)表。在明確了建立數(shù)據(jù)庫的目的之后，即可著手設計數(shù)據(jù)庫中的每一個表?！?〕確定所需要的字段。確定在每個表中要保存哪些信息。在表中，每類信息稱做一個字段，在表中顯示為一列?！?〕確定關系。分析所有表，確定表中的數(shù)據(jù)和其他表中的數(shù)據(jù)有何關系。必要時，可在表中參加字段或創(chuàng)立新表來明確關系?！?〕改進設計。進一步分析設計，查找其中的錯誤創(chuàng)立表，在表中參加幾個實際數(shù)據(jù)記錄，看能否從表中得到想要的結果。需要時可調整設計?！?〕創(chuàng)立數(shù)據(jù)庫中的其他對象。例如，創(chuàng)立查詢、窗體、報表、頁、宏和模塊等對象。1.4.1創(chuàng)立數(shù)據(jù)庫Access2021數(shù)據(jù)庫中“表〞、“查詢〞、“窗體〞、“報表〞、“宏〞和“模塊〞這六個對象構成了數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫就是存放各個對象的容器，執(zhí)行數(shù)據(jù)倉庫的功能。因此在創(chuàng)立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)之前，最先是要創(chuàng)立一個數(shù)據(jù)庫。Access數(shù)據(jù)庫是以磁盤文件形式存在的，文件的擴展名為.accdb。Access提供了兩種創(chuàng)立數(shù)據(jù)庫的方法，一種是使用數(shù)據(jù)庫模板來完成數(shù)據(jù)庫創(chuàng)立，利用模板創(chuàng)立的數(shù)據(jù)庫包括建立相應的表、查詢、窗體、報表、宏和模塊等對象，從而完成的是一個完整的數(shù)據(jù)庫；另一種是直接創(chuàng)立一個空的數(shù)據(jù)庫，之后可根據(jù)需要添加相應的表、查詢、窗體、報表、宏和模塊等對象。1、利用模板創(chuàng)立數(shù)據(jù)庫為了方便用戶的使用，Access提供了一些標準的數(shù)據(jù)框架，又稱模板，如圖2-1所示。這些模板不一定完全符合用戶的實際需求，但在向導的幫助下，對這些模板稍加修改即可建立一個新的數(shù)據(jù)庫。另外，通過這些模板還可以學習如何組織構造一個數(shù)據(jù)庫。也可通過Office模板在線查找所需要的數(shù)據(jù)庫模板，如圖1-14所示。P19【例1-1】2、建立一個空數(shù)據(jù)庫啟動Access后，在Access窗口右側窗格中選擇“新建〞下的“空數(shù)據(jù)庫〞選項即可創(chuàng)立一個空數(shù)據(jù)庫。P21【例1-2】1.4.2翻開及關閉數(shù)據(jù)庫1、翻開數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫可以根據(jù)不同的用途以只讀、獨占及獨占只讀方式翻開。在對數(shù)據(jù)庫進行維護之前，必須先將數(shù)據(jù)庫翻開。翻開數(shù)據(jù)庫的方法是：啟動Access2021后，在“文件〞選項卡中單擊“最近所有文件〞選項，翻開的右側窗格中有最近所有數(shù)據(jù)庫文件，可根據(jù)需要選擇數(shù)據(jù)庫。P22【例1-3】以獨占方式翻開數(shù)據(jù)庫。P23【例1-4】2、數(shù)據(jù)庫的關閉數(shù)據(jù)庫使用完之后要及時將其關閉。關閉數(shù)據(jù)庫主要有以下幾種方法?！?〕單擊數(shù)據(jù)庫窗口右上角的“關閉〞按鈕?！?〕選擇“文件〞→“關閉〞命令。〔3〕單擊數(shù)據(jù)庫窗口左上角控制菜單按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“關閉〞命令?！?〕雙擊數(shù)據(jù)庫窗口左上角控制菜單按鈕?！?〕按〈Ctrl+F4〉組合鍵，關閉數(shù)據(jù)庫窗口。3．快速訪問工具欄快速訪問工具欄是與功能區(qū)相鄰的工具欄，通過快速訪問工具欄，只需一次單擊即可訪問命令。默認命令集包括“保存〞、“撤消〞和“恢復〞，可以自定義快速訪問工具欄，將常用的其他命令包含在內。還可以修改該工具欄的位置，以及將其從默認的小尺寸更改為大尺寸。小尺寸工具欄顯示在功能區(qū)中命令選項卡的旁邊。切換為大尺寸后，該工具欄將顯示在功能區(qū)的下方，并展開到全寬。自定義快速訪問工具欄的方法：單擊工具欄最右側的下拉箭頭。在“自定義快速訪問工具欄〞下，單擊要添加的命令即告完成?；蛘?，如果命令未列出，那么單擊“其他命令〞，然后繼續(xù)本過程的下一步。在“Access選項〞對話框中，選擇要添加的一個或多個命令，然后單擊“添加〞。假設要刪除命令，請在右側的列表中突出顯示該命令，然后單擊“刪除〞。或者，在列表中雙擊該命令。完成后單擊“確定〞。補充：數(shù)據(jù)庫設計根底