干部人事檔案工作中存在的問題

一是嚴把材料收集關。對收集到的材料紙張規(guī)格、文字書寫等方面嚴格把關，要求歸檔的材料必須手續(xù)齊全，字跡清楚、對象明確，有承辦單位或個人署名，需由組織審查蓋章的，應有組織印章；對手續(xù)不完備的材料，不予歸檔。

二是確保檔案內(nèi)容真實。加大檔案材料真實性的審核力度，將“三齡一歷”作為審核的重點，嚴防出現(xiàn)假出生年月、假工齡、假學歷現(xiàn)象。

三是細化工作程序。在嚴格執(zhí)行“八項制度”的基礎上，結(jié)合實際，對檔案材料的收集、鑒別以及查、借閱的各項程序等重點環(huán)節(jié)，進行細化。并堅持整卷檔案不外借和原始材料不外借的原則，工作確需或轉(zhuǎn)遞時，由檔案管理人員具體負責。一、當前干部人事檔案管理工作存在的主要問題

1、檔案意識不強。

干部人事檔案\o"管理工作"工作是一項默默無聞的\o"銷售工作"工作，也不容易取得明顯成績。因此，少數(shù)部門領導對干部人事檔案\o"財務工作"工作不夠重視，甚至存在著一些認識誤區(qū)，在實際工作中存在一些突出問題，如有些單位管檔人員配備不到位，沒有按規(guī)定比例配備工作人員；投入不夠，基礎設施配套不到位，保管條件比較落后；檔案人員隊伍不穩(wěn)定，變化比較大等。這些問題既影響了干部人事檔案管理人員的積極性，又影響了干部人事檔案管理的工作水平。

2、管理不夠完善。

由于形成材料的部門對人事檔案管理工作認識不夠等原因，檔案材料沒有及時收集、轉(zhuǎn)遞和歸檔，造成檔案材料內(nèi)容不完整。如《干部履歷表》、學歷材料、專業(yè)技術職務評審表、甚至是入黨材料，都有缺失或不完備。由于時間過久，原單位已經(jīng)不存在或原管理檔案人員轉(zhuǎn)崗，導致相關材料難以收集。

3、立卷不夠規(guī)范。

隨著社會發(fā)展和\o"經(jīng)濟管理"經(jīng)濟活動中競爭機制的引入，人事檔案在就業(yè)和職位升遷方面的憑證參考作用越來越受到重視。這就要求人事檔案中每份材料的來源和內(nèi)容必須真實可靠，必須經(jīng)過組織嚴格的鑒別和認真的審查核實。然而，在實際工作中卻發(fā)現(xiàn)不少問題，有的檔案材料填寫格式不規(guī)范，紙張不符合要求，有的存在內(nèi)容填寫前后不一、記載不實、審核不準等問題，不利于檔案的保存和利用，也使干部人事檔案的真實性、動態(tài)性、完整性功能逐漸趨于弱化。

4、整檔工序繁雜。

按照干部人事檔案工作目標\o"清華領導力-管理"管理的要求，對收集歸檔的材料在一個月內(nèi)歸入干部檔案內(nèi)，每兩年裝訂歸檔一次。按照檔案整理標準，進檔的材料要做到分類準確、目錄清楚、裝訂整齊。由于每年都有新材料增加，檔案管理人員常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆開、裝訂等大量簡單的、重復性的勞動，使得檔案管理人員根本沒有時間和精力考慮開發(fā)案卷的內(nèi)在信息。

5、“人檔分離”增多。

隨著\o"銷售市場"市場\o"房地產(chǎn)經(jīng)濟"經(jīng)濟體制的建立和人才流動等外部環(huán)境的逐步寬松，人才流動速度加快，流動方式更加靈活。各類人才“跳槽”頻繁，造成“人檔分離”現(xiàn)象越來越多。此外還有部分大、中專畢業(yè)生就業(yè)時，檔案沒有隨人走，學歷檔案和工作檔案分散保存。這不僅給人才引進帶來了一定的風險，也給組織人事部門的管理帶來了難度。

二、加強干部人事檔案管理工作的幾點思考

1、強化檔案意識。

一是領導重視要落到實處。各級黨委及其組織人事部門必須高度重視干部人事檔案\o"管理"管理工作。要把它放在事關干部隊伍建設全局的高度來認識，將其列入全年組織工作要點和重要議事日程。加強檔案工作的組織領導，定期研究干部人事檔案工作，定期監(jiān)督、檢查與指導。各單位均要明確一名檔案專干，由管檔部門加強對檔案專干的業(yè)務培訓，切實強化管檔單位和管檔人員的檔案意識，有效避免檔案工作“說起來重要，抓起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的現(xiàn)象。

二是宣傳要深入人心。要大力開展人事檔案\o"企業(yè)管理"管理工作的宣傳，努力營造全社會關心人事檔案，自覺支持人事檔案管理的良好氛圍，提高大家對人事檔案工作的知曉率?？山n案管理輪流參與\o"管理制度"制度。在保證專職管檔人員的情況下，在一個部門、單位內(nèi)部，每年由非檔案部門人員參與檔案的管理工作，了解檔案管理的法律法規(guī)及管理的運轉(zhuǎn)流程，增強對檔案工作的理解和支持。同時，可以聘請離退休老同志參與到對檔案的把關和核對工作中來，發(fā)揮他們對相關當事人和事件情況了解的作用。

2、把好兩道關口。

一是把好“入門關”。要對干部檔案缺少材料情況進行集中清理，通過書面方式，責成材料形成單位將材料收集整理、經(jīng)單位審核后統(tǒng)一移交管檔單位，盡量減少、避免歷史遺留問題的影響，保證干部檔案內(nèi)容真實、準確、規(guī)范、完整。

二是把好“更新關”。要建立檔案資料收集責任制，對負有提供資料責任的部門和人員作出歸檔內(nèi)容和時限的要求。同時，對在普遍性、階段性工作中形成的材料和特殊性材料，檔案人員主動與相關部門聯(lián)系、索要，做到收集整理經(jīng)常化，不拖延、不積壓，確保干部人事檔案材料完備，與實際情況同步。

3、簡化整檔工序。

一是要規(guī)范用紙。形成干部檔案材料的紙張與檔案規(guī)范用紙的規(guī)格不一致，致使有的材料印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。因此，要簡化整檔工序首先必須規(guī)范公文用紙，或統(tǒng)一調(diào)整干部檔案用紙的規(guī)格，使二者一致。

二是要改進檔案盒。在干部檔案整理過程中，需要反復的拆裝、剪裁，不僅增加了整檔人員的工作量，而且也不可避免地使檔案本身遭受了損害，不利于干部檔案的長久保存，還給提供利用帶來了不便。

因此，制作更適用干部檔案\o"財務管理"管理的檔案盒很有必要，如借鑒文件夾形式，檔案整理立卷時，不裁剪，也不裝訂，只需分類、編號、登記卷內(nèi)目錄，夾入檔案夾，增加新的材料時只需把材料插入相應類別中，需要利用檔案中某個材料也只要抽出需要部分，不必整本拿出，也有利于檔案保密，這樣既能提高干部檔案整理質(zhì)量，方便利用，便于保管、保密、延長檔案壽命，還能大大減少檔案整理繁瑣的工序，從而提高工作效率。

4、規(guī)范檔案管理。

一是高標準完善基礎設施，確保安全管理。安排專項經(jīng)費，配套建立干部人事檔案專用庫房，做到檔案室、閱檔室、辦公室“三室”分開，防火、防盜、防塵、防蛀、防潮、防霉“六防”措施到位；配備完善計算機、打印機、復印機、掃描儀、碎紙機等辦公設備，提升辦公硬件需要和檔案管理環(huán)境。

二是嚴要求加強\o"企業(yè)制度"制度建設，規(guī)范管理程序。\o"財務制度"制度是做好工作的前提和保證，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。建立健全干部檔案查（借）閱、收集、鑒別歸檔、檢查核對、保管保密、管理人員\o"經(jīng)理職責"職責、轉(zhuǎn)遞等制度，做到制度上墻，責任落實，規(guī)范檔案的查、借、用、轉(zhuǎn)等管理程序，堅決做到做到“五不查”、“四不借”“三不轉(zhuǎn)”，即：無《干部檔案查借閱呈\o"財務報表"報表》不查，非利用單位范圍的不查，非正式黨員干部不查，本人及親屬的檔案不查，審批手續(xù)不全不查；未經(jīng)領導批準不借，非特殊需要不借，手續(xù)不全不借，本人及親屬檔案不借；個人帶檔不轉(zhuǎn)，沒有調(diào)動通知不轉(zhuǎn)，接收單位不明不轉(zhuǎn)。特別是針對人才流動與檔案轉(zhuǎn)遞不同步，人才不合理地流動，造成“人檔分離”越來越多的現(xiàn)象，要嚴格按照管理權限，對不在本單位的人員的檔案必須妥善處理，該轉(zhuǎn)遞的要及時轉(zhuǎn)遞，有效避免“人檔分離”情況的發(fā)生。

5、加快檔案信息化建設。

一是做實基礎工作，加快檔案工作\o"信息管理"信息化建設步伐。在檔案日常工作方面盡量實行微機化操作，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代化設備，將文字、圖片等資料變成數(shù)據(jù)資料，使干部檔案信息化，建立起完善的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，利用干部檔案日常管理軟件進行檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統(tǒng)計等工作，保證干部檔案信息的實效性、真實性和正確性。

二是創(chuàng)新技術和手段加強人事檔案管理，提高利用效率。在注重保密的前提下，利用信息化技術，探索新的方法，對檔案進行合理、靈活地開發(fā)利用，充分挖掘信息作用，把“死”檔案變成“活”資源，有效服務社會。

新時期新形勢下，落實科學\o"發(fā)展戰(zhàn)略"發(fā)展觀，做好干部人事檔案管理工作，促進社會和諧，要求我們的政府干部不但要掌握現(xiàn)代管理技能，成為有\(zhòng)o"領導能力"能力、有魄力、有執(zhí)行力、有影響力的領導者，更應深刻認識和把握社會、經(jīng)濟發(fā)展的現(xiàn)狀及趨勢，成為具有\(zhòng)o"戰(zhàn)略"戰(zhàn)略管理能力的領導者。特別是當前中國經(jīng)濟與社會正經(jīng)歷著轉(zhuǎn)型的陣痛，\o"風險管理"風險與機遇從未如此同時深刻地影響著\o"中國企業(yè)"中國，中國政府面臨著極為嚴峻的競爭和挑戰(zhàn)。作為首都政府決策咨詢中心的北京清華工業(yè)開發(fā)研究院，緊扣時代脈搏，面向廣大政府干部培訓的迫切需要推出執(zhí)政能力再造高級干部培訓研修班。二、人事檔案管理目前存在的主要問題及原因近幾年來，由于機構編制和用人制度的改革，單位管檔人員變動頻繁，出現(xiàn)了忽視人事檔案管理現(xiàn)象，影響了干部管理工作，從調(diào)查中我們發(fā)現(xiàn)目前主要存在以下問題：1、硬件設施解決落實差。對干部檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀、個別單位的檔案夾都被蟲蛀多處小孔，影響檔案的美觀整潔、完整，有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。2、材料收集不便，缺損嚴重。由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位機構改革，管理體制發(fā)生了變化，實行了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府和主管部門的雙重管理，推行人員競爭上崗后，部分人員變動了工作崗位，檔案沒有及時轉(zhuǎn)遞，干部檔案材料收集整理歸檔不及時。有個別單位從97年干部檔案下放到主管局管后，一直未按全國統(tǒng)一標準整理，材料多年未歸檔，造成檔案材料不齊不全。在這次調(diào)研中，我們在抽查的841份檔案中，發(fā)現(xiàn)有438人差檔案材料，占抽查總數(shù)的50%以上。其中：差入黨材料的208人，占24.7%；差學歷材料的99人，占11.8%；差履歷表的38人，占4.5%；差年度考核表的93人，占11%。在2003年新錄用的60名國家公務員中，有55名黨員，就有52人檔案中沒有入黨材料，占94.5%。據(jù)統(tǒng)計，我縣檔案材料不齊不全，特別是入黨材料、年度考核、工資變動材料差缺率幾乎達40%以上。3、管檔人員業(yè)務不熟、檔案管理制度執(zhí)行差。近幾年管檔人員工作變動頻繁，新手占70%，加之各級管檔部門沒有組織專業(yè)知識培訓，業(yè)務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，難以適應干部檔案管理工作。個別管理人員在接、轉(zhuǎn)調(diào)出、轉(zhuǎn)入、工資、退休時需要查檔案時不嚴格履行手續(xù)按規(guī)定辦事，部門與管檔單位協(xié)調(diào)不夠，各做各的，需要用檔案時，為了各自方便，不到管檔單位查閱檔案，叫本人自己提，造成在接轉(zhuǎn)檔案時不密封，借出半月、1月甚至有長達10個月不歸還的，個別人鉆空子，抽取個人檔案材料造假、銷毀、涂改等，為自己謀利，嚴重影響了檔案的真實性。三、我縣人事檔案管理的對策與思考1、提高認識，加強領導。干部檔案是做好干部工作的基本條件之一，借助干部檔案了解干部在各個時期的表現(xiàn)，歷史地全面看待干部檔案，把干部檔案管好、用好是一項很重要的工作，國家在1990年制訂了《干部檔案工作條例》，中組部發(fā)了[1988]5號、[1996]55號、[1998]13號文件，對加強干部檔案管理制訂了一系列法規(guī)政策，體現(xiàn)了對干部檔案工作的重視。在這次調(diào)研中，通過我們對5個管檔單位的了解中得知，只要領導重視的單位，檔案就管得好，基本設施完善，有專用檔案庫房、鐵質(zhì)柜、空調(diào)等，領導落實，人員落實，檔案裝訂好。領導不夠重視的單位，檔案裝訂管理就差，不談設施，就連裝訂工具都沒有，材料不齊不全，多年未裝。為此，必須提高各級各部門對人事檔案管理工作的認識，切實加強對檔案管理工作的領導，人事檔案管理工作應由各級各部門主要領導親自負責抓總。2、將現(xiàn)行人事檔案管理權相對集中，推行人事代理制度。中組部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》（組通字[1991]3號）第六條規(guī)定，“干部檔案管理實行集中統(tǒng)一和分級負責的管理體制?？h以上（含縣）機關單位的干部檔案實行由縣委組織部集中管理，或由縣委組織部、縣人事局等單位相對集中管理，不具備保管條件或檔案很少的單位，其干部檔案由上一級單位管理?！睘榇?，應建立統(tǒng)一的政府所屬的人事檔案管理中心，以人事檔案管理機構的獨立性來確保人事檔案內(nèi)容的真實性。3、加強檔案工作的基礎建設。按照《干部檔案工作條例》第二十七條規(guī)定，干部檔案管理部門，要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜、庫房面積每千卷需20至25平方米，庫房內(nèi)應設置空調(diào)、去濕、滅火等設備，庫房防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施，庫房、閱檔室、辦公室三室分開，經(jīng)調(diào)查我縣20個管檔單位只有十分之一的單位基本達到要求。為此，應將人事檔案管理中心設置為不以贏利為目的的、經(jīng)費由政府財政補助的事業(yè)單位，改人事檔案付費托管為政府無條件保管，還人事檔案為國家所有的本來面目。4、加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，提高人事檔案管理人員素質(zhì)。《干部檔案工作條例》三十八條規(guī)定，各級組織人事部門要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。而我縣的實際情況是，20個管檔專兼職干部70%是新手，業(yè)務不熟。建議：（1）由組織部門，每2-3年組織培訓一次業(yè)務知識，使他們了解管理檔案的重要性，增強責任心。掌握如何收集、鑒別歸檔材料、整理、裝訂檔案的技術，知道如何把檔案管好。（2）配置專（兼）職人事檔案管理人員，落實管檔人員待遇。干部檔案管理的基本要求，就是外在形式的規(guī)范統(tǒng)一內(nèi)容的完整、真實、精煉、實用，要實現(xiàn)這個要求需要一支熱愛檔案工作，熟練檔案業(yè)務，安心本職工作，具有奉獻精神的檔案管理干部。為此，應參照檔案局對文書檔案管理人員的待遇標準，落實人事檔案管理人員應有的待遇。5、嚴格制度，推行責任追究制。為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作管理制度和責任追究制度，嚴格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，利用方便，提供準確，有效地制約造成干部檔案泄密、涂改等人為因素。對人事檔案管理中出現(xiàn)問題的，實行責任追究。（1）在查閱、借閱檔案時必須持單位證明，二人以上到管檔單位，經(jīng)領導批準方可查（借）閱。（2）部門協(xié)作，除特殊情況需查（借）閱干部檔案的外，其它任何需要檔案的單位，必須到管檔單位查（借）閱，不得為自身工作的方便，將個人檔案叫本人借閱到用檔單位一月半月，給個別人有機可乘，偽造、銷毀、涂改檔案等，不準隨意復印干部檔案材料。（3）轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入干部檔案必須密封，蓋好密封章方能轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入。各審查單位審查完后必須密封蓋章或再轉(zhuǎn)另一個單位。6、收集干部檔案材料是干部檔案工作的基礎。隨著政治經(jīng)濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業(yè)技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給干部檔案材料的收集帶來了新的要求。特別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位人員聘用制改革后，干部管理權限下放，事業(yè)單位人員工作崗位發(fā)生變化，檔案未隨著人員流動轉(zhuǎn)移等，也增大了收集材料的難度。建議：（1）管檔人員必須及時向有關部門采取電話或一年一次上門催收與檔案有關的各種材料。（2）各管委人事部門隨時收集材料及時交管檔部門，形成層層有人管，上下左右，縱橫相通的干部檔案材料收集網(wǎng)絡。（3）認真整理，保證干部檔案質(zhì)量。要按檔案工作有關規(guī)定，實行全國統(tǒng)一標準整理裝訂，管好干部檔案為合理流動人才服務，做到經(jīng)常檢查，室內(nèi)清潔衛(wèi)生、防火、防潮、防蛀、防塵。干部人事檔案是對干部個人履歷、思想品德、工作業(yè)績、獎勵與處分等信息的記載和反映，是歷史地、全面地了解干部、評價干部和正確選用干部的基礎，直接影響到干部工作的質(zhì)量、水平和效率。因此，在新時期如何進一步提高干部人事檔案管理水平，使檔案管理工作更好地為干部人事工作和社會主義現(xiàn)代化建設服務，已成為一個不容忽視、不可回避的問題。本文謹就檔案管理工作中存在的問題、對策及思考方面談談自己的觀點和看法。一、干部人事檔案工作中存在的突出問題（一）認識不夠到位，重視程度比較低。長期以來，相當一部分領導對人事檔案管理工作的認識都存在著一些誤區(qū)，認為人事檔案工作就是保管的事務性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行了。部分干部職工也對檔案工作不夠重視，認為此項工作只是人事檔案管理部門的事情，不積極配合做好個人信息更新、歸檔材料及時上報等工作。（二）管理不夠完善，遺留問題比較多。一是學歷材料和專業(yè)技術材料不完備。隨著社會的全面進步和發(fā)展，各級各部門對學歷、專業(yè)技術要求越來越高，很多干部通過各種方式（如函授、進修班、自考等）取得了相關學歷學位或?qū)I(yè)技術職稱，但沒有及時將材料送交人事檔案管理部門存檔，直接導致人事檔案中的學歷、專業(yè)技術職稱材料不齊備，甚至造成部分材料遺失無法補辦現(xiàn)象。二是入黨材料不完備。不少干部曾在多個單位工作，但入黨時所在的單位并沒有將他們的入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書等材料放入個人檔案。此外也存在發(fā)展的新黨員入黨材料不齊備就直接存檔的現(xiàn)象。三是任免考察材料、工資表不完備。有部分干部的任免考察材料因為沒有及時歸檔，造成現(xiàn)在無法查找；由于政策或其他原因，個別工資表中有空白年份，工資資料不齊全。（三）立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不夠高。一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規(guī)格不一。現(xiàn)行的公文材料大都是A4紙，履歷表、高等院校畢業(yè)生登記表、入黨志愿書等大部分是16開紙，如將A4紙剪裁為16開大小，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來麻煩。三是材料歸類不準確。存在不該歸檔的材料歸了檔，該歸檔的材料卻沒有及時歸檔現(xiàn)象。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表未蓋組織人事部門公章。另外，隨著時代的發(fā)展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足現(xiàn)行社會發(fā)展的需要。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個人工作能力、潛力、技術特長等方面的內(nèi)容少，這些都會直接影響到案卷質(zhì)量。（四）技術手段滯后，運行效率比較低。在整理檔案過程中，大多數(shù)單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，都是靠手工操作，費時、費力，效率低，與新形勢下整個社會的發(fā)展進步、現(xiàn)代化、信息化、科學化管理水平不相適應。二、干部人事檔案工作的對策及思考（一)強化管檔意識，提高地位作用。要進一步強化管檔意識，提高對干部人事檔案工作地位和作用的認識，堅決避免出現(xiàn)“說起來重要，抓起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的現(xiàn)象，還需要定期了解工作情況，積極研究并解決發(fā)現(xiàn)的問題，加強監(jiān)督、檢查與指導。同時，加強人事檔案工作隊伍建設，提高管理人員素質(zhì)及業(yè)務技能。每位干部職工也要積極配合，及時將個人最新相關材料上報人事檔案管理部門歸檔。（二）把好兩個關口，保證檔案質(zhì)量。首先要從材料來源入手把好“入門關”。在接收干部人事檔案時，要嚴格審核，該由原單位負責的材料要求原單位負責收集，盡量減少、避免歷史遺留問題的影響。在審核和鑒別歸檔材料時，要達到“完整、真實、精練、實用”的要求，避免形成新的遺留問題。其次要從日常工作入手把好“更新關”，著重掌握“四個規(guī)律”。一是時間規(guī)律。在一定的時間內(nèi)，一些部門會形成一定內(nèi)容的材料，如重要節(jié)日里表彰先進、年度考核形成的考核材料表格等，人事檔案管理人員要及時收集，防止時過境遷造成材料遺失和不全。二是變化規(guī)律。凡人事檔案記載的情況發(fā)生變化，就要相應形成反映變化過程的材料，如職務、職稱變動，必然形成職務