《秘書基礎(chǔ)》課件-第十一章 日常事務(wù)3

第三節(jié)信件處理

處理信件的步驟分揀拆封分送閱看登記復(fù)信查對(duì)

寄發(fā)秘書部門將收到的郵件分揀成四種類型電報(bào)印刷品、包裹報(bào)紙、雜志秘書主要是處理辦理公務(wù)的電報(bào)、信函、通知類。私人信函、報(bào)紙雜志及包裹，只需準(zhǔn)確地分送有關(guān)部門或人員即可。

信函、通知

秘書不能拆開(kāi)寫明"親啟"或標(biāo)有"機(jī)密"記號(hào)的信件，除非被授予這種權(quán)力。如果被無(wú)意拆開(kāi)，應(yīng)立即封上信口，并在信封上注明“誤拆”，簽上拆信者的姓名，盡快地交給收信人。誤拆了怎么辦分送

重要電報(bào)和信件應(yīng)放在其他信件上面，以便收信人先行閱讀。閱看有些秘書受權(quán)替領(lǐng)導(dǎo)閱看信件，并注出信件的重點(diǎn)部分?！貢捎眉t筆或鉛筆畫出信件中重要句子，或在信末、頁(yè)邊空白處寫明要點(diǎn)。——秘書應(yīng)提供給領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信時(shí)必要的參考材料?！绻环庑判枰獛孜活I(lǐng)導(dǎo)閱辦，可按常規(guī)程序周轉(zhuǎn)，或是分送復(fù)印件。登記——重要信件必須登記，登記的項(xiàng)目有：收信日期和時(shí)間，發(fā)信日期、發(fā)信人姓名、單位和地址，內(nèi)容摘要，處理人、處理方式和日期。——一般咨詢性信件或通知之類，可不登記。復(fù)信——秘書按領(lǐng)導(dǎo)批示寫回信，或受權(quán)替領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信，內(nèi)容應(yīng)針對(duì)來(lái)信的要求，或是回答問(wèn)題，或是提供資料，或是聯(lián)系有關(guān)事項(xiàng)，均應(yīng)盡可能給予確切滿意的答復(fù)?！绮荒芙鉀Q，也要說(shuō)明理由，或提示解決問(wèn)題的其他途徑與方法。查對(duì)——復(fù)信寄發(fā)之前，必須認(rèn)真查對(duì)。寄發(fā)——在發(fā)信前，秘書應(yīng)注意正確地書寫或打印信封內(nèi)容?！睂懯叫殴{可用我國(guó)傳統(tǒng)的折疊法，收信人姓名顯露，一抽即見(jiàn)。——橫寫式信箋一般采用三折法或兩折法，注意折疊后的信箋應(yīng)比信封小。來(lái)信處理

某公司的秘書小王上班后，從傳達(dá)室取回當(dāng)日的各種信函、郵件。有一封標(biāo)注總經(jīng)理親啟字樣的信函，有一封反映下屬工廠管理混亂，財(cái)務(wù)不清的信函，但內(nèi)容較長(zhǎng)，條理不清，還有一封是舉報(bào)某部門經(jīng)理挪用公款的信函。請(qǐng)你利用學(xué)過(guò)的知識(shí)來(lái)處