如何操作辦公中的電子表格的說明

如何操作辦公中的電子表格的闡明2【內(nèi)容引見】 首先引見了辦公中電子表格設計的根本知識，包括實踐辦公中電子表格的主要類型以及制造軟件選取的根本原那么，電子表格制造中的主要術語，電子表格處置的通用操作；然后分別經(jīng)過“競賽日程安排表〞和“報名登記表〞為例，分別引見了利用Word制造簡單規(guī)那么表格和復雜不規(guī)那么表格的方法；最后，經(jīng)過“報名信息匯總表〞為例，講解了利用Excel制造電子表格的完好操作流程，包括：文件操作、內(nèi)容錄入、格式編排、頁面設置、打印預覽、打印操作等。3【主要知識點】

辦公常用電子表格的類型電子表格制造的軟件選取電子表格操作的主要術語電子表格的通用操作規(guī)那么文字表格的制造復雜文字表格的制造利用Excel制造表格4電子表格制造的根本知識一、電子表格類型劃分和制造軟件選取1．規(guī)那么的文字表格用Word中的“插入表格〞方法或者直接利用Excel填表完成。2．單元格懸殊的復雜文字表格，利用Word的“繪制表格〞方法制造。3．外形雖然很不規(guī)那么，但可明顯看出大的單元格是由小的單元格組合而成，適宜于用Excel制造，大的單元格可經(jīng)過選取單元格區(qū)域，然后“合并居中〞來實現(xiàn)。4．包含大量數(shù)字并且需求進展公式、函數(shù)運算的表格最好運用Excel制造。5．數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表和數(shù)據(jù)庫表格適宜運用Excel制造51．表格的創(chuàng)建 Word中創(chuàng)建表格的方法有插入法、繪制法，Excel無所謂創(chuàng)建表格，由于其任務區(qū)域就是一個很大的表格。2．表格整體的縮放與挪動 對于Word，拖動其右下角的小方框可以像對窗口操作一樣實現(xiàn)表格整體的減少和放大，拖動左上角的黑色方框可以實現(xiàn)表格的整體挪動；而Excel中選定數(shù)據(jù)區(qū)域進展“剪切〞操作即可將其挪動到指定位置，整體調(diào)整單元格大小可以實現(xiàn)減少放大。

二、電子表格的常用術語和通用操作63．表格行高、列寬的調(diào)整與斜線表頭設置 表格行高、列寬的調(diào)整普統(tǒng)統(tǒng)過拖動行列之間的分割線即可實現(xiàn)，當然也可以經(jīng)過有關菜單項進展準確設置，還可以進展多行行高相等、多列列寬相等的操作。 在斜線表頭的設置方面，Word2000以后的各個版本都提供了斜線款式。Excel表格中普通不需求斜線表頭設置，假設需求，可利用“繪圖工具欄〞中的直線工具繪制。4．表格中單元格的拆分與合并 在Word中專門有“合并單元格〞和“拆分單元格〞的專門按鈕或命令。對于Excel，軟件的“格式〞工具欄上專門提供了一個“合并居中〞按鈕，可以使單元格合并同時使單元格文字在合并后的單元格中自動居中，假設合并錯誤還可以取消合并，但是Excel不能拆分單元格。7

5．表格邊框與底紋背景的設置 表格設置邊框與底紋是為了使表格更加美觀，經(jīng)過軟件中的“邊框與底紋〞工具按鈕或相關菜單命令可以很容易地選擇設置。6．表格中單元格、行、列的編輯 有時表格需求進展單元格、行、列的添加或刪除等編輯操作，經(jīng)過工具按鈕、菜單命令、快捷菜單項很容易實現(xiàn)。需求留意的是，此處刪除與去除是有區(qū)別的，前者指刪除對象，表格中不再存在，而后者是去除內(nèi)容或者有選擇那么去除內(nèi)容、格式、公式等。7．表格單元格中文字的對齊方式設置 表格文字對齊方式包括程度和垂直兩個方向，“格式〞工具欄上的段落對齊按鈕只能設置程度方向，而垂直方向需求經(jīng)過選擇快捷菜單中的“文字對齊方式〞項來進展設置。普通垂直方向要設置為居中，程度方向根據(jù)情況需求進展靈敏設置。88．表格中的排序與公式計算 數(shù)據(jù)表格可以按照一個或多個關鍵數(shù)據(jù)進展升序或降序陳列；不僅可以按行排序，也可以按列排序；對于漢字，不僅可以按照“字典順序〞排序，也可以按照“姓氏筆畫〞排序。對于公式計算和數(shù)據(jù)處置普通利用Excel比較快捷、高效。9．表格與文本的轉換操作 在Word中根據(jù)需求，可以利用“表格〞菜單中的“轉換〞命令快速地按照指定要求進展表格與文本之間的轉換。10．拆分與合并表格 根據(jù)需求，有時候要進展表格的拆分和合并，這在Word的“表格〞菜單中有專門的“拆分表格〞命令，要合并時需求將兩個表格之間的空行或內(nèi)容刪除即可。9本節(jié)接著以前的實例，制造一份“青年歌手大獎賽〞的競賽日程安排表，效果如圖3-1所示?？梢钥闯觯且粋€5列7行的規(guī)那么文字表格，整個表格從總體上來看寬度大于高度，所以紙張方向應該設置為橫向打印。 按照上面的原那么，可以利用Word中的插入表格方法或者直接利用Excel的填表方法來制造該表。下面引見用Word插入表格法制造該競賽日程安排表，操作步驟如下： 〔1〕啟動Word，翻開一個空文檔。 〔2〕根據(jù)表格外形進展頁面設置：將紙張設置為B5，上下左右邊境均設置為“2.5厘米〞，紙張方向為“橫向〞，其他按默許設置即可。利用Word的插入法制造競賽日程安排表10

競賽日程安排表的制造效果11〔3〕制造標題。輸入文字“競賽日程安排表〞，設置字體為黑體、三號、加粗效果，并設置段落對齊方式為“居中〞，段后距“0.5行〞?！?〕插入表格。執(zhí)行“表格〞|“插入〞|“表格〞命令，在出現(xiàn)的如圖3-2所示對話框中設置“行數(shù)〞、“列數(shù)〞分別為7和5，其他設置為默許值，設置終了，單擊“確定〞按鈕，很快得到一個表格框架，效果如圖3-3所示。12“插入表格〞13插入表格的初始效果14〔5〕編排文字。首先按照與普通文檔中文字錄入一樣的方法，在各個單元格中輸入需求的文字；然后全選表格文字，設置段落對齊方式為“中部居中〞；接著再將表格表頭文字設置為四號、黑體、加粗效果，其他文字設置小四號，默許字體。文字編排終了后的表格在紙張上的頁面效果如下圖。15〔6〕對表格進展修飾。在圖中可以看到，表格在整張紙上大小不太適宜，表格有些高度不夠，這時可以將光標停在表格上任何位置，向下拖動表格右下角出現(xiàn)的“表格縮放控點〞使表格高度加大到順應頁面大小。圖中表格外邊框不太醒目，下面將其設置為粗線效果，操作方法為：在表格內(nèi)，單擊鼠標右鍵，從彈出的菜單中，選擇“邊框和底紋〞按鈕，在出現(xiàn)的對話框中，設置表格外框寬“11/2磅〞，經(jīng)過修飾后的表格最終效果如下圖。16輸完文字后的表格效果17對表格進展修飾后的最終效果18本節(jié)實例是制造“青年歌手大獎賽〞中運用的，用來記錄報名者個人信息的報名登記表，效果如下圖，是個外形不太規(guī)那么的表格。利用Word繪制法制造競賽報名登記表19“表格和邊框〞工具欄20本節(jié)利用Word的繪制表格法制造這個稍復雜的表格。操作步驟如下：1．制造表格標題 啟動Word，建立一個新文件。在文檔的前3行輸入的3行標題文字，并進展適當?shù)淖煮w和段落格式設置。闡明：假設開場沒有輸入標題而直接在紙張最上端就開場繪制表格?？稍诒砀裰圃焱瓿珊?，經(jīng)過拖動表格左上角的“表格挪動控點〞使之下移，再將表格標題補充上去。2．繪制表格 在標題行下面單擊要創(chuàng)建表格的位置，選擇“表格〞|“繪制表格〞命令，隨之出現(xiàn)如下圖的“表格和邊框〞工具欄，同時鼠標指針變?yōu)殂U筆狀?！氨砀窈瓦吙颞暪ぞ邫?1

拖動鉛筆狀鼠標使之在文檔上有角度地拉動，出現(xiàn)矩形表格框。然后按住鼠標左鍵，使之直線挪動，按照表格的外形要求在矩形內(nèi)繪制行、列框線，出現(xiàn)如下圖效果的表格框架。利用繪制法制造的表格框架223．合并與拆分單元格

選中上圖所示第1行、第1列所在的單元格，單擊“表格和邊框〞工具欄上的“拆分單元格〞按鈕，將其拆分為3行6列，用同樣方法將第3行、第2列所在的單元格拆分為1行3列；將第4行、第2列所在的單元格拆分為1行3列，此時效果如以下圖所示。 之后，再選中以下圖所示表格的前4行最后一列所在單元格，單擊“表格和邊框〞工具欄上的“合并單元格〞按鈕，將其合并成一個單元格。23單元格拆分后的表格框架244．表格中文字的編排

表格框架建好之后，就可以在單元格中輸入文字，文字的對齊方式默以為靠上左對齊，大多數(shù)情況下還需求進展設置。設置單元格文字對齊方式時，首先選中相應單元格，單擊“表格和邊框〞工具欄上的“單元格對齊方式〞按鈕右側的箭頭，從彈出的9種對齊方式中選擇需求的方式，使一切單元格文字設置為適宜的對齊方式。 文字編排完成后的表格效果如下圖。25單元格拆分后的表格框架265．調(diào)整表格的整體外形

為了使表格正好充溢整個紙張，可以經(jīng)過拖動表格右下角的“表格縮放控點〞將表格適當放大。然后，再根據(jù)表格大小的實踐需求，經(jīng)過拖動行與行之間的分隔線使得各個行的高度適宜，用同樣方法設置列的適宜寬度。 另外，表格的外框設置還需求設置為粗線效果。首先單擊表格左上角的“挪動表格〞控點，全選表格；然后單擊“表格和邊框〞工具欄上的“粗細〞按鈕將邊框線設置為1.5磅，單擊“表格和邊框〞工具欄上的“外部框線〞按鈕，將表格外框設置為粗線效果。至此，本表格全部完成，最終效果如下圖。27最后完成的“報名登記表〞表格效果28 我們接著上面實例，當參賽選手將填好的個人報名登記表交來之后，競賽組委會需求對報名人員的信息進展匯總處置，以便總體把握報名的總體情況，為此需求設計一份報名信息匯總表。本節(jié)就引見如何利用Excel軟件制造歌手大賽報名信息匯總表。 報名信息匯總表是一種非常規(guī)那么的二維表格。利用Excel來制造該表。 利用Excel制造該表有很多益處，例如：在Excel中，類似表格中內(nèi)容的輸入，有一定的方法技巧；輸入數(shù)據(jù)后還可以進展數(shù)據(jù)分析、匯總、統(tǒng)計以及檢索、挑選等操作。利用Excel制造報名信息匯總表29空白的報名信息匯總表效果30一、表格框架的建立操作時，首先啟動Excel，在出現(xiàn)的Book1任務中選擇Sheet1任務表雙擊，更名為“報名匯總表〞；然后激活該任務表，在A1單元格輸入“青年歌手大獎賽選手報名信息匯總表〞，對于A2～J2單元格，也按照圖3-13所示款式分別輸入對應表格標題文字；這樣表格的根本框架就建立終了。31未格式化的表格32二、表格格式的設置需求對表格框架進展格式設置，包括標題居中設置、表格中文字的字體格式和段落格式設置、表格邊框線的設置等。1．標題的跨列居中設置由于開場不好確定表格有多少列，所以普通都是先在A1輸入標題，待表格格列標題都輸入完成后，再進展標題跨列居中設置。本例中操作時，首先選取A1：J1單元格區(qū)域，然后單擊“格式〞工具欄上的“合并居中〞按鈕進展合并即可。332．單元格中文字格式的設置在表格單元格中輸入的文字，默許情況為左對齊〔數(shù)字默許效果為右對齊〕，12號宋體規(guī)范字。根據(jù)需求，需進一步設置。為醒目起見，首先將表格標題字體設置為黑體、20號字、加粗效果。表格主體中各個列標題文字，對齊方式設置為居中對齊，字號14，加粗效果，默許字體。343．表格邊框線的設置雖然從Excel表格中曾經(jīng)看到了有許多細細的線來分開各個單元格，其實這些只是虛框，默許情況下它們是打印不出來的。假設打印的表格需求待上邊框線，就必需自行設置。與Word中表格邊框線設置方法一樣，Excel中邊框線設置也是先選取需求設置的單元格或單元格區(qū)域，然后選擇邊框線形和加框線位置即可。35本實例操作中，首先選取A2：J22〔表頭不需求加邊框，所以第一行不選；另外，之所以選到22行，目的是經(jīng)過設置，使未來打印的一張匯總表上能輸入20個人的資料〕，然后運用“格式〞工具欄上的“邊框〞按鈕進展設置即可。本步驟操作完之后，報名信息匯總表的整體效果如下圖。36“報名信息匯總表〞表格效果37本實例制造的報名匯總表需求打印。在打印任務表之前，應該先對任務表進展頁面設置，主要操作包括紙張大小和方向的設置、頁邊距大小的設置、頁眉/頁腳的設置、任務表的設置以及手工插入分頁符等。闡明：假設一個任務簿中的幾個任務表需求一樣的頁面效果設置，應該首先選擇這些任務表，然后進展頁面設置，否那么頁面設置只對當前活開任務表有效。三、表格的頁面設置38單擊“文件〞|“頁面設置〞菜單命令，即可翻開“頁面設置〞對話框，該對話框中有4個選項卡：“頁面〞、“頁邊距〞、“頁眉/頁腳〞和“任務表〞。1．“頁面〞選項卡“頁面〞選項卡格式如圖3-15所示。主要的設置內(nèi)容包括：打印方向、紙張大小、縮放比例、打印質(zhì)量和起始頁碼。此處重點對“縮放〞分區(qū)的設置操作做出闡明。利用“縮放比例〞選擇區(qū)，可以實現(xiàn)對任務表的放大或減少打印。在默許形狀下，“縮放比例〞為100%，即正常尺寸。假設希望將打印對象整體放大或減少，可以經(jīng)過“縮放比例〞后面的微調(diào)按鈕或者在文本框中鍵入適當?shù)臄?shù)字〔只能在10～400之間〕調(diào)整。

39“頁面〞選項卡40“調(diào)整為×頁寬×頁高〞選擇區(qū)可以設定所要打印的全部內(nèi)容正好以×頁輸出，指定頁數(shù)后，Excel會自動計算需求減少的比例，可以在縮放比例文本框中看到這個百分比。有些時候，打印對象比一頁略微大些或者略微差一點不到一頁，又不知道減少或者放大多少比例，那么可以選擇“調(diào)整為1頁寬1頁高〞，這項功能此時非常適用。412．“頁邊距〞選項卡“頁邊距〞選項卡格式如下圖，其中可以進展的操作包括：經(jīng)過微調(diào)按鈕設置上、下、左、右的頁邊距及頁眉、頁腳區(qū)域的大小，還可以經(jīng)過選取“居中方式〞中的“程度〞、“垂直〞復選框設置被打印的表格在版心的程度和垂直中央。42“頁邊距〞選項卡闡明：上、下、左、右的頁邊距以及頁眉、頁腳區(qū)域的大小也可以在下面引見的預覽形狀下再進展必要的調(diào)整。433．“頁眉／頁腳〞選項卡“頁眉／頁腳〞選項卡格式如下圖。在打印輸出時，每一頁最上邊打印的主題文字，稱之為頁眉；打印在最下邊的稱之為頁腳。在“頁眉〞預覽框和“頁腳〞預覽框中可以看到頁眉和頁腳的效果，如下圖就是設置了“任務表稱號〞為頁眉，“第一頁共？頁〞為頁腳，這樣設置的效果在后面的打印預覽視圖中將會看到。假設需求修正，還可以選擇“自定義頁眉〞或“自定義頁腳〞來自定義頁眉、頁腳的內(nèi)容和格式。44“頁眉/頁腳〞選項卡454．“任務表〞選項卡“任務表〞選項卡格式如下圖。該選項卡設置內(nèi)容較多，比較重要，并且初學者普通不太留意，下面對其中的內(nèi)容進展詳細解釋。它包括的詳細工程如下：〔1〕“打印區(qū)域〞：在此框中輸入要打印的單元格范圍區(qū)域?！?〕“打印標題〞：假設想使輸出表格的每頁都像第一頁那樣打印上頂端標題或者左側標題。只需在“頂端標題行〞或“左端標題列〞中輸入標題所在行號、列號即可。46“頁眉/頁腳〞選項卡47〔3〕“打印〞區(qū)域：此區(qū)域中重點引見一下“網(wǎng)格線〞復選框的用途。假設任務表中鍵入了內(nèi)容的單元格沒有設置邊框格式，但是只需在該區(qū)域將“網(wǎng)格線〞復選框選上，那么Excel會根據(jù)任務表中的實踐情況將鍵入的內(nèi)容的單元格的邊框設置為默許格式并打印出來。“網(wǎng)格線〞復選框最好不要選上，打印的表格中，某些單元格需求不同的邊框格式時，運用者最好按照實踐需求本人設置?！?〕“打印順序〞區(qū)域：選擇“先列后行〞，那么當數(shù)據(jù)不能在一頁打完時，從第一頁向下編排頁碼并打印，然后移至右邊依次向下打??；假設選擇“先行后列〞那么相反。48制造完一份任務表后，可以運用打印預覽命令，在屏幕上先看到要打印出來的結果，在查看的同時，可隨時針對打印設置進展檢查和修正，直到稱心后才將其打印出來。