發(fā)文管理制度

發(fā)文管理制度一、制度目的為規(guī)范公司發(fā)文管理，加強(qiáng)信息化辦公，提高文檔審批效率，制定本發(fā)文管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有單位、部門及員工，在執(zhí)行公司績(jī)效管理、考核及獎(jiǎng)勵(lì)等方面有重要影響。三、發(fā)文內(nèi)容文件名稱：必須簡(jiǎn)明扼要，便于在檔案庫中搜索。文檔格式：正文內(nèi)容以Word或Excel格式保存，表格格式要規(guī)范。文檔內(nèi)容：文檔內(nèi)容要求主題明確，思路清晰，語言簡(jiǎn)潔。附件：文檔的相關(guān)附件必須與主文檔放在同一個(gè)目錄下。四、發(fā)文流程擬定文檔：文件擬定人員應(yīng)根據(jù)需要及時(shí)起草各類文件，并按要求填寫完整的文檔信息。內(nèi)部審批：文檔擬定完成后，需要經(jīng)過所在部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。審核：審批人負(fù)責(zé)認(rèn)真審核文件，如有問題反饋到文件擬定人員，直至審核通過。終審：經(jīng)過審核后的文件進(jìn)入終審流程，由公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。公布：文件完成終審后，由文件制作者發(fā)布公告，將文件以郵件的形式發(fā)送給公司內(nèi)部相關(guān)部門。五、發(fā)文管理文件管理：文件管理員要認(rèn)真分類文件，保存文件，標(biāo)記好每個(gè)文件的狀態(tài)，為文件管理工作提供基礎(chǔ)。檔案管理：文件管理人員要按照文件管理標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格管理檔案，以便需要查看時(shí)能夠快速找到文件。考核管理：文件管理人員要定期檢查自己所管理的文件檔案內(nèi)容、制度操作情況等，為公司管理層提供數(shù)據(jù)支持。六、發(fā)文安全文件傳輸：傳輸文檔時(shí)，上傳到公司內(nèi)部指定網(wǎng)盤或郵箱，并設(shè)置受限權(quán)限，保證文檔不被非授權(quán)人審查。保密管理：對(duì)于一些機(jī)密文件，應(yīng)進(jìn)行加密、二次驗(yàn)證等防護(hù)措施，嚴(yán)防信息泄露。七、制度執(zhí)行全員宣傳：為方便員工了解和理解新規(guī)定，在制定過程中應(yīng)達(dá)到廣泛宣傳，形成廣泛共識(shí)。安排培訓(xùn)：為保障新規(guī)定的實(shí)施，公司可安排培訓(xùn)，如何操作執(zhí)行該制度。監(jiān)督檢查：公司制度執(zhí)行部門應(yīng)定期檢查制度執(zhí)行情況，對(duì)執(zhí)行不良的部門及人員進(jìn)行督促和指導(dǎo)，嚴(yán)格執(zhí)法。八、附則本制度實(shí)行自發(fā)布之日起生效，所有以前的發(fā)文管理制度均取消。本制度如遇重大事項(xiàng)需修改，由公司管理層作出修訂決策，修改后需再次發(fā)布并生效。