公司通知文件管理制度

公司通知文件管理制度一、制度概述公司通知文件是公司內(nèi)部傳達信息的重要渠道，是各種業(yè)務(wù)、活動、政策等的重要手段。為保證公司通知文件的規(guī)范、科學和高效，提升公司管理水平，制定此管理制度。二、制度內(nèi)容（一）文件的種類公司通知文件主要包括以下幾種類型：公告：發(fā)布公司內(nèi)部重要通知、緊急事件等；通知：通知公司內(nèi)部工作安排、會議、培訓等事宜；通報：傳達公司部門之間的重要工作信息；建議：對公司現(xiàn)有工作提出合理化建議等；決定：對公司內(nèi)部重大決策進行公布。（二）文檔的編寫要求文件格式規(guī)范：所有公司通知文件必須采用標準模板進行編寫，文檔格式要求規(guī)范，字體統(tǒng)一，內(nèi)容層次分明，排版整齊美觀。文檔內(nèi)容準確可靠：公司通知文件的內(nèi)容應(yīng)準確、完整、具體、可靠、符合公司法規(guī)和相關(guān)政策。其發(fā)布前需進行嚴格的內(nèi)部審核和審批，確保文檔的有效性和合法性。文檔語言簡練清晰：公司通知文件應(yīng)簡練明確，表述清晰、準確，不得使用復雜的專業(yè)術(shù)語和政治敏感詞匯，并保證語言風格統(tǒng)一。文檔比較完整的時間序列：在編寫公司通知文件時，應(yīng)該記錄下時間序列，以便于公司相關(guān)部門查閱，增加文件的可維護性。（三）文件的歸檔和管理文檔的存檔要求：公司通知文件應(yīng)按照不同的分類、性質(zhì)、命名方法進行存儲，方便查閱和檢索。文檔的電子存儲：公司通知文件的電子備份存放在公司服務(wù)器上，由管理員進行管理，備份與原文一致，并嚴格禁止對原文檔進行刪除、修改操作。文檔的物理保存：公司通知文件的原始硬拷貝保存在公司專用文件柜中，并由專人管理，原始文件應(yīng)根據(jù)具體情況分別存放在不同的柜子或書架中，同時需要在每個文件中進行記錄及管理，以方便在需要時進行查閱。（四）文件的使用和查閱文件使用范圍：公司通知文件的使用范圍應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容確定，必要時需要對使用范圍做出明確說明。文件查閱方式：公司通知文件的查閱應(yīng)細化到具體人員，根據(jù)文檔保密程度確定查閱權(quán)限，同時保證符合相關(guān)政策法規(guī)的規(guī)定。文件的提交審批：凡屬于公司通知文件，依據(jù)制定文件審批機制，嚴格按照相關(guān)程序進行審核和審批。三、制度實施本制度的制定，分為以下步驟：初步建議：由相關(guān)部門提出公司通知文件管理制度的初步建議。制定草案：由制度制定人員撰寫草案，并征求意見進行討論。修訂完善：將討論結(jié)果進行修訂整合，形成完善的制度草案。最終確定：制度草案經(jīng)高層領(lǐng)導審批后正式確定，并公開宣傳執(zhí)行。同時，各部門需根據(jù)本制度要求進行各自的實施細則制訂，并組織實施。四、制度責任公司通知文件管理制度的執(zhí)行者：該制度的實施者對制度遵守行為負有責任，需按照制度要求執(zhí)行；需要每隔一段時間內(nèi)對制度進行評估，若制度存在不符合實際情況的地方，對制度進行修訂完善。五、制度監(jiān)督公司通知文件的監(jiān)督由制度執(zhí)行者進行，對違反制度的行為，需要進行相應(yīng)的獎懲，并及時糾正。六、制