公司印章、證件管理制度

公司印章、證件管理制度第一章總則第一條公司印章是公司對內(nèi)、對外行使權(quán)力的標(biāo)志，也是公司名稱的法律體現(xiàn)，因此，為加強(qiáng)公司印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和可靠性，杜絕違法行為，維護(hù)公司利益，從而使公司印章、證件的管理更加趨于規(guī)范化、制度化，現(xiàn)結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。第二章公司印章的種類及用途第二條公司印章的種類有：一、公司印章是按照政府規(guī)定，由主管部門批準(zhǔn)刻制的代表公司權(quán)力的印章。二、專用章為方便工作專門刻制的用于某種特定用途的印章，如：合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、業(yè)務(wù)部門專用章等。三、法人代表人名章是以公司法人代表名字刻制的用于公務(wù)的印章。第三條各類印章應(yīng)在本條款規(guī)定范圍內(nèi)使用：一、公司公章主要用于對外簽訂的需確定公司權(quán)利、義務(wù)的有關(guān)文件；對內(nèi)所頒布的重要經(jīng)營管理制度、人事任免文件；對外重要函件；授權(quán)委托書（授權(quán)委托書需同時加蓋公章和法定代表人名章）、其它需以公司名義證明其權(quán)威作用的文件。二、合同章主要用于對外簽署的經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議及意向性文件。三、法定代表人名章主要用于授權(quán)委托書、財(cái)務(wù)確認(rèn)單等需要加蓋公司法人名章的文件資料。四、業(yè)務(wù)專用章是指各部門業(yè)務(wù)的專用章。第三章公司印章刻制和啟用第四條公司印章刻制統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)。第五條公章、合同專用章的刻制由總經(jīng)理辦公室提出申請，總經(jīng)理批準(zhǔn)；部門業(yè)務(wù)專用章由用章部門提出申請，總經(jīng)理辦公室審核后，報(bào)請總經(jīng)理批準(zhǔn)。第六條公司各類印章的刻制均需填寫《刻制印章申請表》，結(jié)合公司實(shí)際擬出印章模式，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，指定專人憑登記管理部門核發(fā)的營業(yè)執(zhí)照，到所在地縣級以上公安機(jī)關(guān)申請辦理準(zhǔn)刻手續(xù)。待申請批準(zhǔn)后，按照相關(guān)法律規(guī)定攜帶所需文件在國家公安管理部門指定的印章公司刻制。第七條新印章的啟用。新印章刻制完成后由公司指定專人將刻制的印章向公安機(jī)關(guān)辦理印鑒備案后，使用部門填寫《公司印章交接單》，到總經(jīng)理辦公室主任處辦理印章領(lǐng)用手續(xù)，總經(jīng)理辦公室主任留存印模標(biāo)樣、登記備案。第八條印章的啟用必須有公司總經(jīng)理親自簽發(fā)的印章啟用通知。該通知由總經(jīng)理辦公室下發(fā)，注明印模，啟用日期及使用范圍。第四章公司印章的保管、交接和停用第九條公司各類印章必須指定專人負(fù)責(zé)保管一、公章、合同章、財(cái)務(wù)專用章的保管財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管公章、合同章及財(cái)務(wù)專用章。向銀行備案的印章，應(yīng)由財(cái)務(wù)總監(jiān)、會計(jì)人員分別保管。二、各部門業(yè)務(wù)印章的保管各部門業(yè)務(wù)印章由各部門指定專人專柜保管，并將保管公司印章人員名單報(bào)總經(jīng)理辦公室主任處備案。三、法人代表人名章法人代表人名章由法人代表本人授權(quán)公司財(cái)務(wù)部管理。四、印章保管須有記錄，注明印章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、圖樣等信息。五、嚴(yán)禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要，確需將公司印章帶出使用，需提交申請報(bào)告，由該部門直屬副總經(jīng)理同意并簽署意見后，呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并報(bào)財(cái)務(wù)部確認(rèn)后方可帶出。公司印章外出期間，借用人只可將公司印章用于申請事由，并對公司印章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。六、公司印章保管人因事離崗時，須由上級領(lǐng)導(dǎo)指定人員暫時代管，以免貽誤工作。第十條公司印章保管必須安全可靠，須加鎖保存，公司印章不可私自委托他人保管。第十一條公司印章保管有異?，F(xiàn)象或遺失，應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場，及時匯報(bào)，配合查處。第十二條公司印章移交須辦理手續(xù)，填寫《公司印章移交單》，注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間、圖樣等信息。第十三條有下列情況，公司印章須停用一、機(jī)構(gòu)撤銷、更名或業(yè)務(wù)變動。二、公司印章使用損壞。三、公司印章遺失或被竊，在規(guī)定的媒體聲明作廢，如有必要，函告相關(guān)單位或個人。第十四條公司印章停用時須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，及時將停用公司印章送財(cái)務(wù)部，按照國家相關(guān)法律規(guī)定報(bào)印章備案機(jī)關(guān)登記銷毀。特殊需要留存的，經(jīng)財(cái)務(wù)部向相關(guān)部門申請并公告，經(jīng)批準(zhǔn)后予以登記并封存。需要制發(fā)新印章的，按本制度規(guī)定的印章制發(fā)程序和要求辦理。第十五條印章毀損或無法正常使用時，按本制度規(guī)定的程序和要求刻制和原印章相同的新印章，保管部門將原印章交總經(jīng)理辦公室登記按法定程序登記、銷毀。銷毀印章前要寫出報(bào)告，銷毀印章報(bào)告由總經(jīng)理辦公室長期保存。第五章公司印章管理與使用第十六條公司的公司印章、合同章、財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管，并按照相應(yīng)的管理流程審核用印。各部門業(yè)務(wù)專用章由各部門負(fù)責(zé)保管。第十七條所有需要加蓋公司印章的文件資料用印時，必須由申請用印部門填寫《用印申請表》，由主管副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理簽批后方可用印。合同、協(xié)議及意向書用印備案留存時，必須留存一份原件。用印申請表的填寫應(yīng)遵循“一事一批”的原則，同一事項(xiàng)不重復(fù)審批。第十八條稅務(wù)報(bào)表及為員工個人出具的有關(guān)證明文件用印時可以不予備案留存。其它所有用印文件必須備案留存一份。第十九條印章的授權(quán)使用一、為方便工作，公司領(lǐng)導(dǎo)也可授權(quán)印章管理專責(zé)人審核一般性事務(wù)用印。二、被授權(quán)人與印章管理人員填寫《公司印章使用授權(quán)書》；按授權(quán)時間、范圍使用印章，并在《用印申請表》中作好登記。三、被授權(quán)人必須在授權(quán)時間結(jié)束后把印章及《用印申請表》交回印章管理人員，并做好交接手續(xù)。第二十條公司印章管理人員用印注意事項(xiàng)：一、公司印章保管人應(yīng)明確所保管公司印章的用途及使用權(quán)限，蓋章前要了解文本內(nèi)容，根據(jù)部門負(fù)責(zé)人和主管副總經(jīng)理指示意見使用印章，建立《用印申請表》。二、凡是超過2頁以上（含）的文本必須加蓋騎縫章。三、使用手續(xù)簽批不齊全的有權(quán)予以拒絕加蓋。四、不得在空白頁上加蓋公司印章。五、公司的章程、合同、協(xié)議，所有涉及公司財(cái)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、財(cái)產(chǎn)抵押、擔(dān)保、貸款、借款的合同和協(xié)議，以及經(jīng)濟(jì)擔(dān)保的法人代表委托書、法人代表證明書，未經(jīng)公司法人代表審簽及未經(jīng)公司法律顧問審查并提出《法律意見書》的，不得蓋章。六、如主管上級出差等各項(xiàng)原因，無法在審批單上簽字而又急需用印時，須由經(jīng)辦人當(dāng)場通過電話向主管上級報(bào)告用印內(nèi)容，征得同意后，由主管上級授權(quán)公司印章管理人員先予用印時，方可用印。同時，公司印章管理人員應(yīng)將授權(quán)具體時間、內(nèi)容備注于《用印申請表》上，并由經(jīng)辦雙方簽字確認(rèn)，待主管上級返回時，補(bǔ)齊簽字。七、公司員工因公需要攜帶公司印章外出辦事時，必須注明“攜公司印章外出公務(wù)”字樣，由主管上級簽批后，方可用印。八、公司用章申請表和用印留存的文件資料由公司印章管理人員于每月30日分類編目并歸檔。第六章責(zé)任與義務(wù)第二十一條印章管理人員對公司印章的使用必須嚴(yán)格把關(guān)，未經(jīng)權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)簽批同意，堅(jiān)決不予用印。對違反規(guī)定擅自使用、私刻、丟失公司印章所造成的損失和責(zé)任，由印章保管人員承擔(dān)全部經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任，必要時公司將依照法律規(guī)定給予行政處罰或移送相關(guān)司法部門追究當(dāng)事人的法律責(zé)任。第二十二條印章保管人員為公司涉密人員，其應(yīng)該保守因職務(wù)行為所知悉的包括但不限于公司經(jīng)營、財(cái)務(wù)、客戶信息等，違反該保密義務(wù)泄漏公司信息的，公司有權(quán)追究其責(zé)任。第二十三條公司員工若發(fā)現(xiàn)印章被偽造的情況，應(yīng)及時向人資副總經(jīng)理報(bào)告。第七章證件管理第二十四條證件是指企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、機(jī)構(gòu)代碼證、特種行業(yè)許可證、食品衛(wèi)生證等生產(chǎn)經(jīng)營中所需的企業(yè)證件及個人證件（包括法人代表證明書、公司統(tǒng)一為員工辦理的健康證及結(jié)業(yè)證等）。第二十五條證件申辦及年審：由總經(jīng)理辦公室主任根據(jù)需要統(tǒng)一到有關(guān)部門辦理。第二十六條證件管理：一、各分公司、場營業(yè)執(zhí)照由各基層單位管理，并上墻亮證經(jīng)營。公司營業(yè)執(zhí)照及相關(guān)證件由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一管理，并上墻亮證經(jīng)營。二、企業(yè)辦理的所有個人證件由行政人資部統(tǒng)一管理。三、財(cái)務(wù)憑證、發(fā)票及有價證券由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一管理。第二十七條證件借用程序：一、各部門因工作急需借用公司相關(guān)證件原件，須出據(jù)書面申請，并在申請上注明使用時間、事由及相關(guān)事項(xiàng)。經(jīng)總經(jīng)理同意后，到財(cái)務(wù)部辦理借用登記手續(xù)。二、各部門因工作急需復(fù)印公司相關(guān)證件，按上款履行手續(xù)后，由財(cái)務(wù)部復(fù)印，并在復(fù)印件上注明其復(fù)印的用途再加蓋公司行政印章。三、使用證件的部門和當(dāng)事人，應(yīng)妥善保管，不得遺失。如證證件遺失，應(yīng)及時向財(cái)務(wù)部報(bào)告。凡遺失證件所造成的一切經(jīng)濟(jì)損失和法律責(zé)任均由借用當(dāng)事人或部門承擔(dān)和賠償。第