缺陷消費(fèi)品召回檔案管理規(guī)范

1缺陷消費(fèi)品召回檔案管理規(guī)范本文件界定了缺陷消費(fèi)品召回檔案的收集、分類、歸檔、卷宗制作、查閱、保管等。本文件適用于各級缺陷產(chǎn)品召回管理技術(shù)機(jī)構(gòu)開展消費(fèi)品召回形成的檔案資料管理。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范DA/T22歸檔文件整理規(guī)則DA/T38電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1歸檔文件archivaldocument(s)在缺陷消費(fèi)品召回整個(gè)活動（從消費(fèi)品缺陷信息獲得到召回活動效果評價(jià)結(jié)束）中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。3.2整理arrangement將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等使之有序化的過程。3.3缺陷defectiver因設(shè)計(jì)、制造、警示等原因，致使同一批次、型號或者類別的產(chǎn)品中普遍存在的危及人身、財(cái)產(chǎn)安全的不合理危險(xiǎn)。3.42召回recall生產(chǎn)者對存在缺陷的消費(fèi)品，通過補(bǔ)充或者修正警示標(biāo)識、修理、更換、退貨等補(bǔ)救措施，消除缺陷或者降低安全風(fēng)險(xiǎn)的活動。4檔案管理基本要求4.1缺陷產(chǎn)品召回管理技術(shù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案的管理、保存、維護(hù)等各環(huán)節(jié)工作，應(yīng)確保檔案的完整、準(zhǔn)確與安全。4.2缺陷消費(fèi)品召回檔案管理工作應(yīng)與其他各項(xiàng)工作同步推進(jìn)。4.3檔案管理應(yīng)貫徹國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度。4.4檔案管理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件間的有機(jī)聯(lián)系，保證紙質(zhì)文件和電子文件協(xié)調(diào)統(tǒng)一。5檔案分類及內(nèi)容5.1根據(jù)缺陷消費(fèi)品召回工作流程，檔案主要包括：缺陷調(diào)查檔案、消費(fèi)品召回檔案、召回效果評估檔案。（見附錄A）5.2缺陷調(diào)查檔案包括但不限于：——消費(fèi)者缺陷線索報(bào)告信息表；——事故及危險(xiǎn)報(bào)告信息表；——境外召回報(bào)告信息表；——消費(fèi)品調(diào)查分析通知書；——消費(fèi)品缺陷調(diào)查通知書；——消費(fèi)品缺陷調(diào)查報(bào)告；——生產(chǎn)者調(diào)查分析報(bào)告；——生產(chǎn)者調(diào)查分析材料專家評估意見；——異議文書；——消費(fèi)品檢測報(bào)告；——顧客投訴、消費(fèi)品傷害信息材料；——其他材料。5.3消費(fèi)品召回檔案包括但不限于：——消費(fèi)品召回通知書（消費(fèi)品責(zé)令召回通知書——消費(fèi)品召回計(jì)劃；——消費(fèi)品召回新聞稿；——消費(fèi)品召回事項(xiàng)說明；3——消費(fèi)品召回階段性總結(jié)；——消費(fèi)品召回總結(jié)——向社會公布信息材料；——召回措施的實(shí)施材料；——無害化處理材料；——其他材料。5.4召回效果評估檔案包括但不限于：——消費(fèi)品召回效果評估報(bào)告；——召回措施證實(shí)材料。6管理要求6.1檔案立卷6.1.1缺陷消費(fèi)品召回的案件負(fù)責(zé)人為該消費(fèi)品召回檔案的制作人，負(fù)責(zé)消費(fèi)品召回檔案的收集、分類、編目、卷宗制作等工作。6.1.2檔案制作人應(yīng)在缺陷消費(fèi)品召回活動中收集相應(yīng)的資料，在召回活動的各階段完成后的一個(gè)月內(nèi)制作完成召回檔案，并移交給檔案管理人員；對部分不能關(guān)閉的活動提出處理建議，報(bào)同級召回管理技術(shù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人同意后實(shí)施。6.1.3檔案制作人應(yīng)對召回材料進(jìn)行整理，制作檔案卷宗，缺陷消費(fèi)品召回檔案以消費(fèi)品為單位建立，每個(gè)消費(fèi)品召回活動形成一個(gè)卷宗。6.1.4歸檔文件按照階段順序排列，同一階段中的文件，按文件形成先后順序排列。每個(gè)階段中召回工作文件排序在前，采集、驗(yàn)證等佐證材料在后。檔案卷宗的整理順序如下：——檔案卷宗封面見附錄B）——缺陷消費(fèi)品信息表見附錄C）——卷內(nèi)目錄見附錄D）——三個(gè)階段形成的檔案材料；——備考表。（見附錄E）6.1.5缺陷消費(fèi)品召回活動全部完成后所有資料應(yīng)裝訂成冊，歸檔文件整理應(yīng)符合DA/T22的規(guī)定。6.2檔案編目6.2.1歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確詳細(xì)、便于檢索。6.2.2編目用文字應(yīng)規(guī)范，文件編號、時(shí)間、載體形態(tài)中所使用的數(shù)字應(yīng)為阿拉伯?dāng)?shù)字。6.2.3目錄信息來源于被編目的資料，單件或一組文件編目時(shí)主要依據(jù)文頭。6.2.4卷內(nèi)資料名稱依據(jù)原標(biāo)題編目。沒有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號“[]”。6.3檔案保存6.3.1各級召回管理技術(shù)機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專門的檔案管理人員，負(fù)責(zé)消費(fèi)品召回檔案的保管、借閱等工作。6.3.2檔案管理人員應(yīng)妥善保管缺陷消費(fèi)品召回檔案，對移交的檔案應(yīng)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)資料有破4損的，應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。6.3.3缺陷消費(fèi)品召回檔案保存期限不少于5年，重要文件永久保存，其它文件材料存檔不少于5年。6.3.4保存檔案的物理環(huán)境溫度宜在14℃~24℃之間，濕度宜在45%~60%之間。6.4檔案借閱6.4.1借閱檔案需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和召回管理技術(shù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案，須履行登記手續(xù)。6.4.2檔案借閱必須在查閱室進(jìn)行，未經(jīng)檔案管理人員批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案存放室，不得攜帶檔案外出。6.5歸檔電子文件6.5.1已歸檔的紙質(zhì)檔案應(yīng)同步形成電子檔案文件包，并存儲在安全的介質(zhì)中，須及時(shí)對電子文件進(jìn)行備份，對備份文件進(jìn)行物理隔離。6.5.2歸檔電子文件整理見《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）并應(yīng)符合GB/T18894、DA/T38等規(guī)（規(guī)范性）檔案分類及編碼A.1檔案分類缺陷消費(fèi)品召回檔案采用層級分類法設(shè)立3個(gè)一級類目，24個(gè)二級類目，見表A.1。表A.1檔案分類及編碼A.2檔案編碼檔案編碼形式采用三段式，由左到右排列，各段均用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，中間用“-”隔開。第一段：為年度碼，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示；6第二段：為月度碼，用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示；第三段：為案件順序碼，即當(dāng)年案件總順序號，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示；示