公司會計(jì)檔案管理制度

公司會計(jì)檔案管理制度一、概述本公司會計(jì)檔案管理制度旨在規(guī)范公司會計(jì)檔案的管理和使用，保障公司會計(jì)檔案的安全性和有效性，確保會計(jì)工作的正常開展。本制度適用于本公司的所有會計(jì)工作。二、檔案的分類和保管（一）會計(jì)檔案的分類會計(jì)憑證：包括原始憑證和審核后的憑證。會計(jì)賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等各種賬簿。報(bào)表：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等財(cái)務(wù)報(bào)表。相關(guān)證件：包括發(fā)票、收據(jù)、合同等與會計(jì)工作有關(guān)的證件。（二）會計(jì)檔案的保管會計(jì)憑證：原始憑證應(yīng)按照時(shí)間順序編號，并按日期順序排列存放，審核后的憑證應(yīng)存放在相應(yīng)的檔案袋中，標(biāo)明憑證編號、日期、科目和金額。會計(jì)賬簿：應(yīng)按照賬期存放，保證賬簿清晰、準(zhǔn)確，防止錯(cuò)亂或遺漏?？傎~和明細(xì)賬應(yīng)分別存放，各賬頁應(yīng)按照時(shí)間順序編號，確保存檔完整、規(guī)范。報(bào)表和相關(guān)證件：各種報(bào)表和相關(guān)證件應(yīng)分門別類存放，避免混淆。報(bào)表和證件應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防潮、防火、防盜的地方，定期檢查。三、檔案的借閱和歸還（一）借閱程序借閱申請：經(jīng)過主管會計(jì)的批準(zhǔn)，向檔案室提出借閱申請，填寫借閱單。檔案室審批：檔案室對借閱人身份和借閱原因進(jìn)行審查，如有疑問可以向主管會計(jì)或出借單位進(jìn)行確認(rèn)。出借：出借單位經(jīng)過審批后，為借閱人提供所需檔案，同時(shí)登記檔案名稱、借閱人、借閱日期和歸還日期等信息。歸還：借閱人按時(shí)將所借檔案歸還到原出借單位，出借單位核查后，確定檔案完整無誤后確定歸還。（二）歸還時(shí)間如果借閱人對所借檔案需要進(jìn)行復(fù)制，歸還時(shí)間應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況協(xié)商確定。如果檔案需要參加會議或交流活動(dòng)等，歸還時(shí)間應(yīng)盡量保證在活動(dòng)結(jié)束后的第二日內(nèi)歸還。如果檔案僅為查閱，一般情況下不宜超過10天。（三）歸還條件借閱人必須保證所借檔案完好無損，如發(fā)現(xiàn)損毀或丟失情況，應(yīng)立即報(bào)告出借單位，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。借閱人應(yīng)按照約定時(shí)間歸還檔案，如有特殊情況需延期，應(yīng)事先與出借單位溝通協(xié)商，經(jīng)出借單位同意后方可延期歸還。四、檔案的銷毀（一）銷毀程序?qū)徟绦颍汗緯?jì)檔案管理部門對需要銷毀的檔案進(jìn)行審批，并確定銷毀時(shí)間和銷毀方式。通知：公司會計(jì)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)提前通知有關(guān)部門和人員，涉及到外部單位的應(yīng)當(dāng)提前告知外部單位。銷毀程序：按照審批程序進(jìn)行實(shí)際銷毀，銷毀后作好記錄，進(jìn)行歸檔。（二）銷毀條件檔案年限已到期或與公司業(yè)務(wù)已無關(guān)聯(lián)，不具備保管價(jià)值。檔案硬件和軟件設(shè)備已損壞且無法修復(fù)。涉及公司涉密或重要等級的檔案，只能經(jīng)公司負(fù)責(zé)人審批、并由特定公安部門代表現(xiàn)場清理銷毀。五、附則對于遺失或損毀造成的后果，出借單位應(yīng)依照有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行處理；對于嚴(yán)重對組織利益造成損害的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和紀(jì)律責(zé)任。參照本制度，采取合理的會計(jì)檔案管理方法和程序，嚴(yán)格保密，防泄密，規(guī)范操作，有效管理，確保會計(jì)工作