職場(chǎng)精英都是工具控

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圖書(shū)在版編目（CIP）數(shù)據(jù)

職場(chǎng)精英都是工具控/欣星著.—北京：中國(guó)鐵道

出版社有限公司，2020.10

ISBN978-7-113-27093-3

Ⅰ.①職…Ⅱ.①欣…Ⅲ.①辦公自動(dòng)化-應(yīng)用軟件

Ⅳ.①TP317.1

中國(guó)版本圖書(shū)館CIP數(shù)據(jù)核字（2020）第138835號(hào)

書(shū)名：職場(chǎng)精英都是工具控

作者：欣星

責(zé)任編輯：巨鳳讀者熱線：(010)83545974

責(zé)任校對(duì)：苗丹編輯助理：王偉彤

責(zé)任印制：趙星辰封面設(shè)計(jì)：仙境

出版發(fā)行：中國(guó)鐵道出版社有限公司（100054，北京市西城區(qū)右安門(mén)西街8號(hào)）

印刷：北京銘成印刷有限公司

版次：2020年10月第1版?2020年10月第1次印刷

開(kāi)本：700mm×1?000mm1/16印張：17.5字?jǐn)?shù)：280千

書(shū)號(hào)：ISBN978-7-113-27093-3

定價(jià)：59.00元

版權(quán)所有侵權(quán)必究

凡購(gòu)買(mǎi)鐵道版圖書(shū)，如有印制質(zhì)量問(wèn)題，請(qǐng)與本社讀者服務(wù)部聯(lián)系調(diào)換。電話：(010)51873174

打擊盜版舉報(bào)電話：(010)63549461

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序言

陳欣是我的同學(xué)，也是同事，我對(duì)他的了解主要來(lái)自于工作。他有著比

較豐富的社會(huì)經(jīng)歷，幾乎每一段經(jīng)歷都和這個(gè)時(shí)代貼得很近。比如大學(xué)一畢業(yè)

就去了沿海城市工作，然后又從沿海城市回家鄉(xiāng)創(chuàng)業(yè)，在電商剛起步?jīng)]多久就

投身電商的海洋里，在萬(wàn)達(dá)這樣的大公司積累了許多線上線下的營(yíng)銷(xiāo)經(jīng)驗(yàn)，為

中小型企業(yè)打造電商服務(wù)體系等等，我不得不說(shuō)他是一個(gè)樂(lè)于學(xué)習(xí)、敢于試水、

善于積累、不斷進(jìn)步的職場(chǎng)人，在公司里我一度稱(chēng)他為“萬(wàn)金油”。更難得的

是，他對(duì)這個(gè)時(shí)代充滿(mǎn)著自己的認(rèn)知，并保持了足夠的興趣，一步步跟隨這個(gè)

時(shí)代而前進(jìn)，這是一種精神，更是一種境界。

兩年前，我跟他探討一個(gè)關(guān)于電商運(yùn)營(yíng)的問(wèn)題，得知他利用外派工作的

業(yè)余時(shí)間開(kāi)始琢磨整理一些職場(chǎng)小技能，我很驚訝，對(duì)他的毅力十分佩服，鼓

勵(lì)和期待他盡早出成果。直到2020年這個(gè)特殊的年度，在經(jīng)歷了舉國(guó)抗疫的

宅家后，他在四月份跟我說(shuō)他梳理了這些年的工作積累，準(zhǔn)備出一本書(shū)，并且

已基本有了眉目，我真心替他感到高興，但同時(shí)是有一些擔(dān)憂的，擔(dān)心他對(duì)出

書(shū)一事有些樂(lè)觀，亦擔(dān)心即便出版了也會(huì)像當(dāng)下實(shí)體書(shū)店一樣敗走于這個(gè)年份

和時(shí)代。但是他很快在7月底的時(shí)候把樣稿發(fā)給了我，并邀請(qǐng)我為之作序，我

才真正地體會(huì)到他的決心和他的堅(jiān)持。

我不是一個(gè)技術(shù)型的職場(chǎng)人，對(duì)一些常用的辦公工具不精通也不鉆研，

所以對(duì)于他在書(shū)里所傳授的技能型的內(nèi)容無(wú)法做更多的評(píng)價(jià)，但是對(duì)于他創(chuàng)作

這本書(shū)的初衷及行文風(fēng)格我是高度贊同的，通過(guò)工作場(chǎng)景搭建，把枯燥的技能

轉(zhuǎn)化為趣味的職場(chǎng)故事，具備足夠的角色代入感，同時(shí)利用工作中的一些真實(shí)

-I-

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職場(chǎng)精英都是工具控

案例，通過(guò)圖文的豐富組合，讓小白或者是像我這樣長(zhǎng)期做管理不管技能的職場(chǎng)

老人也能輕松融入技術(shù)性工具的學(xué)習(xí)和體驗(yàn)中，實(shí)在是一種好方法。

這個(gè)時(shí)代需要一些這樣的開(kāi)拓者和傳遞者，掌握在專(zhuān)家手里的雖是專(zhuān)業(yè)的，

但能讓大家共享的才是有用的，有用的才是專(zhuān)業(yè)的價(jià)值。

深圳星河商置龍華星河COCOCity總經(jīng)理?xiàng)蠲?/p>

2020年8月5日

-II-

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前言

還記得自己剛畢業(yè)工作那會(huì)兒，突然面臨很多工作，不知道從哪里入手。

學(xué)校學(xué)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和實(shí)際工作明顯脫節(jié)，電腦常用工具、辦公軟件都想學(xué)，又

不知道重點(diǎn)在哪里，該怎么學(xué)。

于是買(mǎi)了很多相關(guān)書(shū)籍，利用業(yè)余時(shí)間學(xué)。也許是考慮到知識(shí)的廣度和

深度，也許是出于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，有些書(shū)并不能完全解決我們工作中的問(wèn)題，而是

事無(wú)巨細(xì)地把軟件相關(guān)的菜單功能全部羅列出來(lái)，至于哪些最有用，怎么學(xué)最

快捷，并沒(méi)有明確的提示。

如果那個(gè)時(shí)候有個(gè)老師愿意花時(shí)間手把手地教一教、帶一帶我，成長(zhǎng)可

能會(huì)更快。

現(xiàn)在，我看到一批批職場(chǎng)新人面臨著同樣的問(wèn)題，也會(huì)抽時(shí)間指點(diǎn)一下，

但畢竟個(gè)人精力有限，于是便萌發(fā)了一個(gè)念頭：寫(xiě)一本有關(guān)職場(chǎng)工具和提升效

率的書(shū)，通過(guò)故事和場(chǎng)景，簡(jiǎn)單明了地告訴新人該如何學(xué)習(xí)、如何成長(zhǎng)，怎么

少走彎路、少踩坑。有了這本書(shū)，就像有了一個(gè)手把手教你的師傅在身邊，一

定會(huì)成長(zhǎng)得更快、更輕松。

下面我把讀者最關(guān)心的問(wèn)題以及給我留言的問(wèn)題，進(jìn)行了匯總和解答。

本書(shū)有什么特點(diǎn)？

市面上大多數(shù)講職場(chǎng)工具軟件的書(shū)，都存在類(lèi)似的特點(diǎn)：

●知識(shí)點(diǎn)太多，場(chǎng)景案例太少，不知道學(xué)了之后，哪些在工作中能用得上。

●步驟不夠詳細(xì)，截圖不夠明了，上手實(shí)操效果不好。

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職場(chǎng)精英都是工具控

●內(nèi)容太多，沒(méi)有重點(diǎn)，沒(méi)有提示正確的學(xué)習(xí)路徑和學(xué)習(xí)方法。

本書(shū)的獨(dú)特之處：

從工作場(chǎng)景出發(fā)，引出知識(shí)點(diǎn)，實(shí)用性強(qiáng)，快速激發(fā)興趣。

用職場(chǎng)故事引導(dǎo)，角色代入感強(qiáng)，不枯燥不說(shuō)教，趣味性強(qiáng)。

通過(guò)角色設(shè)置不同角度，交互式引導(dǎo)，引出讀者最感興趣的問(wèn)題。

截圖豐富，步驟詳細(xì)，手把手教會(huì)每個(gè)知識(shí)點(diǎn)。

以點(diǎn)帶面，在浩如煙海的職場(chǎng)知識(shí)中挑選最急需最重要的呈現(xiàn)給讀者。

不僅講述知識(shí)和技能，還提供學(xué)習(xí)方法和思維方式，引導(dǎo)讀者快速成長(zhǎng)。

通過(guò)本書(shū)能學(xué)會(huì)什么？

學(xué)會(huì)用合適的工具軟件提高工作效率，減少簡(jiǎn)單重復(fù)勞動(dòng)。

學(xué)會(huì)用組合工具來(lái)解決職場(chǎng)中常見(jiàn)的問(wèn)題，提出有效的解決方案。

找到辦公軟件最有效率的學(xué)習(xí)路徑，提高學(xué)習(xí)時(shí)間的投入產(chǎn)出比。

運(yùn)用多平臺(tái)應(yīng)用對(duì)工作進(jìn)行全方位把控，實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接。

運(yùn)用時(shí)間管理和知識(shí)管理的方法來(lái)管理自己的工作和生活。

本書(shū)適合什么人看？

想用最短的時(shí)間成為職場(chǎng)高手的職場(chǎng)新人、應(yīng)屆大學(xué)畢業(yè)生。

已經(jīng)工作了3～5年，但是工作效率不高，經(jīng)常加班加點(diǎn)，想快速了解各種

效率工具和辦公軟件，卻又不得其門(mén)而入者。

想要提升自己，做出上檔次的PPT、漂亮的文檔和表格，讓領(lǐng)導(dǎo)和同事對(duì)你

另眼相看的公司白領(lǐng)。

想掌握快速高效的方法來(lái)處理繁雜的辦公文檔，以節(jié)省更多的時(shí)間去開(kāi)拓市

場(chǎng)、發(fā)展客戶(hù)的業(yè)務(wù)人員。

下屬工作效率低，又沒(méi)有專(zhuān)門(mén)時(shí)間進(jìn)行培訓(xùn)和輔導(dǎo)的公司管理層。

-II-

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前言?

了解了以上這些問(wèn)題，相信就會(huì)很清楚本書(shū)的詳細(xì)內(nèi)容，是否值得購(gòu)買(mǎi)。

寫(xiě)書(shū)的過(guò)程并不輕松，自己知道和讓別人知道是兩回事，自己成長(zhǎng)和幫助別

人成長(zhǎng)也是兩回事。全書(shū)前后改了幾遍，幾乎是重寫(xiě)。感謝簡(jiǎn)書(shū)平臺(tái)的毛曉秋經(jīng)理，

沒(méi)有她的鼓勵(lì)就沒(méi)有這本書(shū)；感謝出版社的巨鳳老師，她耐心細(xì)致地提出很多中

肯的意見(jiàn)，給了我很大的幫助；感謝我的家人，沒(méi)有他們默默地支持，也就沒(méi)有

這本書(shū)的面世。

欣星

2020年6月

-III-

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目錄

第

1章玩轉(zhuǎn)效率工具

職場(chǎng)新人應(yīng)該如何快速提高工作效率？關(guān)鍵在于找對(duì)工具。好的

工具軟件能夠迅速解決問(wèn)題，減少不必要的重復(fù)勞動(dòng)。本章介紹了許

多能夠快速上手，效果立竿見(jiàn)影的效率工具。通過(guò)不同的工作場(chǎng)景，

引導(dǎo)大家如何綜合運(yùn)用這些工具來(lái)解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。同時(shí)，在

學(xué)習(xí)使用的過(guò)程中，逐漸培養(yǎng)自己解決問(wèn)題的正確思維方式。

1.1極速鎖定目標(biāo)的搜索神器/2

1.2天下武功唯快不破——提速N倍的快捷鍵/10

1.3如何優(yōu)雅高效地管理文檔/17

1.4怎么征服PDF的各種不服/23

1.5截圖到位，工作不累/30

1.6如何用好思維導(dǎo)圖這個(gè)職場(chǎng)利器/37

1.7用搜索引擎讓大腦開(kāi)掛/47

1.8用“神級(jí)”貼圖工具擴(kuò)展工作界面/51

1.9高效人士必裝的瀏覽器插件/57

1.10別告訴我你會(huì)復(fù)制粘貼/65

1.11資源管理器的終結(jié)者/71

第

2章掌握辦公軟件

辦公軟件Office三件套是職場(chǎng)人士必須熟練掌握的工具軟件，

但大多數(shù)人不得其門(mén)而入，只會(huì)使用不到10%的基礎(chǔ)功能，并且不

想花費(fèi)太多的時(shí)間去鉆研。本章提供了Office軟件的正確學(xué)習(xí)路徑，

讓大家能夠以最少的時(shí)間投入快速掌握最重要最核心的功能，提高學(xué)

習(xí)能效比。通過(guò)案例的學(xué)習(xí)，能夠在較短的時(shí)間內(nèi)，達(dá)到較高的軟件

使用水平，塑造自己的職場(chǎng)形象。

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職場(chǎng)精英都是工具控

2.1不加班的Word技巧/82

2.2Word最具“性?xún)r(jià)比”的功能：樣式和自動(dòng)編號(hào)/92

2.3快速成為Word高手的效率手冊(cè)/103

2.4玩轉(zhuǎn)Excel從數(shù)據(jù)整理開(kāi)始/112

2.5如何打造高顏值Excel圖表/125

2.6別怕！函數(shù)就是和Excel對(duì)話/137

2.7讓你的數(shù)據(jù)會(huì)說(shuō)話——數(shù)據(jù)透視表入門(mén)/149

2.8從0到1的PPT制作全過(guò)程/168

2.9成為高手的PPT必修課/177

2.10資源在手，干活不愁！PPT相關(guān)資源大收羅/210

第

3章多平臺(tái)辦公應(yīng)用

當(dāng)下，智能終端和云端平臺(tái)已經(jīng)非常普及，靈活運(yùn)用不同平臺(tái)、

不同終端的軟件，能夠快速轉(zhuǎn)換工作場(chǎng)景，提高效率，同時(shí)還能讓工

作無(wú)縫連接。通過(guò)對(duì)多平臺(tái)的知識(shí)進(jìn)行管理，可以構(gòu)建知識(shí)框架，積

累知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，在學(xué)習(xí)中快速成長(zhǎng)。同時(shí)結(jié)合時(shí)間管理的方法，可以

減少工作壓力，讓生活更加從容有序。

3.1微信辦公技巧/220

3.2語(yǔ)音識(shí)別輸入讓工作更智能/228

3.3多平臺(tái)文件同步及協(xié)同工作/233

3.4省時(shí)省力的遠(yuǎn)程控制軟件/238

3.5文檔掃描和文字識(shí)別/244

3.6多平臺(tái)應(yīng)用做好時(shí)間管理/250

3.7用數(shù)字筆記管理工作和生活/260

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第1章

玩轉(zhuǎn)效率工具

職場(chǎng)新人應(yīng)該如何快速提高工作效率？關(guān)鍵在于找對(duì)工具。好的

工具軟件能夠迅速解決問(wèn)題，減少不必要的重復(fù)勞動(dòng)。本章介紹了許

多能夠快速上手，效果立竿見(jiàn)影的效率工具。通過(guò)不同的工作場(chǎng)景，

引導(dǎo)大家如何綜合運(yùn)用這些工具來(lái)解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。同時(shí)，在

學(xué)習(xí)使用的過(guò)程中，逐漸培養(yǎng)自己解決問(wèn)題的正確思維方式。

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職場(chǎng)精英都是工具控

1.1極速鎖定目標(biāo)的搜索神器

在電腦上查找文件幾乎是職場(chǎng)人每天都要做的事情，很多人并沒(méi)有覺(jué)得這有

什么值得研究的。多數(shù)人存放文件的時(shí)候很隨意，導(dǎo)致查找文件要花費(fèi)不少時(shí)間，

找不到文件的事也時(shí)有發(fā)生。

判斷一個(gè)人是不是效率高手，能否準(zhǔn)確、迅速地定位所要查找的目標(biāo)文件是

一個(gè)很好的標(biāo)準(zhǔn)。下面我們通過(guò)小故事來(lái)看看在職場(chǎng)中到底有哪些工作場(chǎng)景會(huì)用

到搜索。

1．快速搜索目標(biāo)文件

會(huì)議室里燈火通明，投影儀上顯示的是營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)方案。小雯對(duì)著筆記本電腦，

正在給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)這次營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)的落實(shí)情況。區(qū)域領(lǐng)導(dǎo)孫總突然轉(zhuǎn)過(guò)頭來(lái)對(duì)小雯說(shuō)：

“等一下，把去年這檔營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)的方案調(diào)出來(lái)做個(gè)對(duì)比?！?/p>

“好的。”小雯點(diǎn)了點(diǎn)頭，用鼠標(biāo)在電腦桌面上點(diǎn)開(kāi)存放營(yíng)銷(xiāo)方案的文件夾，

開(kāi)始查找去年同期的方案?？赡苁菦](méi)有料到領(lǐng)導(dǎo)想看去年的方案，小雯有點(diǎn)著急，

桌面的圖標(biāo)和文件夾又比較多，找了半天還是沒(méi)有找到。

坐在旁邊的老高連忙說(shuō)：“我的電腦里有?！闭f(shuō)完拿起數(shù)據(jù)線接好筆記本，

投影儀上出現(xiàn)了老高的電腦屏幕。

只見(jiàn)老高按了一個(gè)鍵，彈出一個(gè)窗口，接著他快速輸入“營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)”幾個(gè)字。

最后一個(gè)字還沒(méi)有輸完，窗口中立即出現(xiàn)了和“營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)”相關(guān)的所有文檔，老

高選中去年同期的方案并雙擊鼠標(biāo)打開(kāi)。

小雯臉上露出驚詫的表情，小聲說(shuō)道：“老高，你找文件怎么這么快？”

“哦，我用了個(gè)很厲害的搜索軟件?！崩细叽鸬?，示意小雯繼續(xù)往下講。

工作中，臨時(shí)遇到需要快速查找文件時(shí)，一般人通常是點(diǎn)開(kāi)“我的電腦”，

再點(diǎn)開(kāi)各個(gè)文件夾，根據(jù)文件名稱(chēng)挨個(gè)查找，也可能會(huì)采用操作系統(tǒng)自帶的搜索

工具通過(guò)搜索關(guān)鍵詞來(lái)搜索，速度慢不說(shuō)，還不能跨盤(pán)搜索。

-2-

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第1章玩轉(zhuǎn)效率工具

一個(gè)人最直觀、最根本的價(jià)值體現(xiàn)就是工作效率。同樣的時(shí)間完成更多的工

作，不僅說(shuō)明工作效率高，同時(shí)也為自己樹(shù)立了良好的形象。

很多人沒(méi)有良好的文件存儲(chǔ)習(xí)慣，通過(guò)各種途徑收到的文件，隨手往桌面一

扔，過(guò)不了多久，桌面就變成下面這樣：

滿(mǎn)屏都是圖標(biāo)的桌面

想要從上面圖中找到想要找的文件或快捷方式，只能用肉眼搜索加鼠標(biāo)單

擊。這種低效的操作，不僅沒(méi)有工作的成就感，還會(huì)因?yàn)槲募娣烹s亂帶來(lái)莫名

的煩躁。

故事中的老高，在領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)任務(wù)后的0.01秒，輕輕敲下快捷鍵，彈出搜索窗口，

輸入關(guān)鍵詞，瞬間鎖定目標(biāo)文檔！操作一氣呵成，領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)頭微笑，同事紛紛點(diǎn)贊，

效率達(dá)人的招牌金光閃閃。

老高使用的搜索神器是什么呢？就是Everything。它是一款文件名快速搜索

工具。下面我們就來(lái)看看這款文件名搜索軟件是怎么使用的。

上網(wǎng)搜索一下“Everything下載”，就能找到下載地址。這是一款免費(fèi)軟件，

安裝文件體積小，安裝簡(jiǎn)單而迅速。

初次運(yùn)行時(shí)可能是英文界面，可以調(diào)成中文界面，具體方法如下：

（1）鼠標(biāo)單擊菜單欄【Tools】，再單擊【Options】。

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職場(chǎng)精英都是工具控

Everything界面語(yǔ)言調(diào)整1

（2）在彈出的窗口中的【General】找到【Language】，單擊右方下拉按鈕，

在選項(xiàng)中找到“簡(jiǎn)體中文”，單擊【OK】或者【Apply】（應(yīng)用）保存修改，退

出軟件再重新啟動(dòng)，界面就變成中文了。

Everything界面語(yǔ)言調(diào)整2

首次運(yùn)行可能會(huì)等幾分鐘進(jìn)行索引，但是一旦這個(gè)過(guò)程完成之后，就可以立

即體驗(yàn)到它的搜索速度。無(wú)論硬盤(pán)有幾百甚至上千GB的容量，無(wú)論文件存放在

哪個(gè)深層的目錄之下，在你輸入第一個(gè)關(guān)鍵字的瞬間，與之相匹配的文件就會(huì)出

現(xiàn)在結(jié)果之中，比如例子中的“營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)”。

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第1章玩轉(zhuǎn)效率工具

“營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)”搜索結(jié)果

可以先設(shè)置一下搜索窗口的快捷鍵，在Everything運(yùn)行界面直接按Ctrl+p快

捷鍵，會(huì)彈出選項(xiàng)窗口，在圖中的②處就可以設(shè)置快捷鍵了。

Everything顯示窗口快捷鍵的設(shè)置

建議將快捷鍵設(shè)置成鍵盤(pán)中數(shù)字鍵1左邊的【`】鍵，這個(gè)鍵平時(shí)用得少，所

以不用另外再加Ctrl或Alt等組合鍵。遇到搜索任務(wù)時(shí)，輕敲“`”鍵，調(diào)出窗口，

輸入搜索目標(biāo)，瞬間直達(dá)的感覺(jué)非常清爽。

此外，在軟件幫助里面有搜索語(yǔ)法，大家可以簡(jiǎn)單了解一下，有助于篩選

目標(biāo)。

下面給出一些搜索語(yǔ)法及實(shí)例（見(jiàn)下圖）：

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職場(chǎng)精英都是工具控

搜索語(yǔ)法及實(shí)例

還有一些更復(fù)雜的正則表達(dá)式的運(yùn)用，一般辦公環(huán)境下可能用不著，有興趣

的朋友可以花時(shí)間去研究一下。

這個(gè)軟件除了可以實(shí)現(xiàn)高速搜索外，有沒(méi)有其他的功能可以挖掘呢？當(dāng)然！

2．快捷啟動(dòng)應(yīng)用程序

會(huì)議繼續(xù)進(jìn)行，小雯講了一會(huì)兒，PPT里有個(gè)數(shù)據(jù)需要打開(kāi)Excel核實(shí)一下，

小雯回頭望了一下老高，小聲問(wèn)道：“你的Excel放在哪兒？”老高連忙湊過(guò)去，

按了一下“`”鍵，調(diào)出Everything，然后輸入“zzex”，窗口立即顯示出Excel

的快捷方式。老高按了一下鍵盤(pán)上的Tab鍵，光標(biāo)跳到搜索結(jié)果，接著又快速按

了一下空格鍵，投影儀上出現(xiàn)了Excel的啟動(dòng)畫(huà)面。

會(huì)議結(jié)束后孫總滿(mǎn)意地向會(huì)議室外面走去，走到門(mén)口他忽然停下來(lái)，對(duì)小雯

說(shuō)：“跟老高學(xué)習(xí)一下，把電腦桌面整理一下?！薄昂玫?，好的！”小雯紅著臉回答。

大多數(shù)人運(yùn)行電腦上常用的軟件都是通過(guò)桌面的快捷方式，或者通過(guò)鼠標(biāo)

單擊開(kāi)始菜單，在程序里去找，這兩種方法都很低效。通過(guò)搭配Everything可以

讓你的工作效率提高N倍。具體方法

如下：

把常用軟件的快捷方式全部復(fù)制

到一個(gè)文件夾里，然后重命名快捷方

式的名稱(chēng)。為了減少搜索結(jié)果，可以

在名稱(chēng)前面加上兩個(gè)字母“zz”。例

如Word，可以改為“zzwd”，Excel

可以改為“zzex”，如右圖所示。

這樣搜索結(jié)果不會(huì)有太多重復(fù)，

。

而且按鍵只用左手就能完成輸入搜重命名快捷方式

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第1章玩轉(zhuǎn)效率工具

索結(jié)果出來(lái)之后，再按一下Tab鍵，接著左手敲擊一下空格鍵，程序就開(kāi)始運(yùn)行了。

Everything默認(rèn)的運(yùn)行搜索結(jié)果的方法是回車(chē)鍵，不方便用左手敲擊，我們

可以將其改為空格鍵，按照下圖標(biāo)示的數(shù)字順序設(shè)置就可以了。

Everything搜索結(jié)果運(yùn)行快捷鍵設(shè)置

告別肉眼搜索、鼠標(biāo)單擊、操作低效的軟件啟動(dòng)方式，告別那滿(mǎn)屏圖標(biāo)、不

忍直視的桌面，讓桌面重回清爽的樣子。

還原清爽的桌面

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職場(chǎng)精英都是工具控

3．QQ好友也有高速通道

回到辦公室，小雯就拉著老高說(shuō)，“快把你那個(gè)搜索神器發(fā)給我?！崩细咝α诵Γ?/p>

“這么著急？好的，發(fā)給你?！?/p>

說(shuō)完老高調(diào)出剛才的搜索窗口，輸入“zzxw”，按了空格鍵之后，桌面直接

彈出小雯的QQ聊天窗口。

小雯睜大了眼睛，“這樣也行？快教教我怎么弄的，我經(jīng)常用QQ給別人發(fā)

東西，用這個(gè)方法找聯(lián)系人真的快多了！”

工作中，我們常用QQ來(lái)溝通或者發(fā)送接收各種文檔，需要頻繁地在QQ里

查找不同部門(mén)的工作群，找不同的同事來(lái)溝通。一般情況下，需要用鼠標(biāo)在任務(wù)

欄雙擊企鵝圖標(biāo)，彈出QQ窗口后，再用鼠標(biāo)去定位好友，然后雙擊或者在聯(lián)系

人的搜索欄錄入他們的QQ昵稱(chēng)。

有了Everything這個(gè)操作，可以方便

快捷地找到你需要頻繁溝通的QQ好友。

右擊該好友，在彈出的菜單中選擇【好友

管理】→【生成桌面快捷方式】，如右圖

所示。

可以根據(jù)好友的QQ昵稱(chēng)給快捷方式

取一個(gè)好記的名字，下次需要溝通的時(shí)候，

打開(kāi)Everything敲出他/她的快捷名字，一

秒直達(dá)聊天窗口。別看這個(gè)操作每次只能

給你節(jié)省幾秒左右的時(shí)間，但是長(zhǎng)此以往

節(jié)省的時(shí)間累積起來(lái)非?？捎^。

QQ好友快捷方式設(shè)置

4．一鍵直達(dá)網(wǎng)址

要訪問(wèn)常用網(wǎng)址，有的人可能是打開(kāi)收藏夾；有的人可能是用搜索引擎搜索

到網(wǎng)址再打開(kāi)。這兩種方法效率都不高，下面我們看看用Everything怎么實(shí)現(xiàn)常

用網(wǎng)址的快速訪問(wèn)。

（1）為網(wǎng)址創(chuàng)建快捷方式

右擊桌面，在彈出的菜單中選擇【新建快捷方式】，然后在【請(qǐng)輸入對(duì)象的

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第1章玩轉(zhuǎn)效率工具

位置（T）】粘貼你要訪問(wèn)的網(wǎng)址，單擊“下一步”。

常用網(wǎng)址設(shè)置為快捷方式

完成之后給這個(gè)快捷方式取個(gè)名字，比如“zzsh”。

下次要訪問(wèn)這個(gè)網(wǎng)站的時(shí)候，按“`”鍵彈出搜索窗口，再輸入“zzsh”后執(zhí)行，

就會(huì)立即打開(kāi)默認(rèn)瀏覽器跳轉(zhuǎn)到網(wǎng)站，整個(gè)過(guò)程不會(huì)超過(guò)1秒鐘。依此類(lèi)推，可

以把常用的網(wǎng)站都做成快捷方式，再存放到任何一個(gè)文件夾里面，用Everything

搜索后都能快速到達(dá)，節(jié)省不少鼠標(biāo)單擊的時(shí)間。

這里，你可能會(huì)問(wèn)，如果每個(gè)網(wǎng)址都要新建一個(gè)快捷方式再重新命名，很需

要點(diǎn)耐心。那有沒(méi)有更方便的方法呢？當(dāng)然有。

（2）直接搜索收藏夾內(nèi)容

Windows自帶的IE瀏覽器會(huì)把收藏夾中的網(wǎng)址保存成本地的單個(gè)URL文件，

我們只用把常用網(wǎng)址加到IE瀏覽器的收藏中，然后用快捷鍵調(diào)取Everything程序，

輸入網(wǎng)址中任意關(guān)鍵詞，就能一鍵直達(dá)，非常快捷高效。

具體操作步驟：

①將其他瀏覽器的收藏夾導(dǎo)出成html文件；

②打開(kāi)IE瀏覽器，選擇【文件】→【導(dǎo)入/導(dǎo)出】→【從文件導(dǎo)入】→【收

藏夾】選擇剛生成的html文件；

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職場(chǎng)精英都是工具控

③用快捷鍵調(diào)出Everything輸入已收藏的網(wǎng)址中關(guān)鍵字，比如“淘寶”“網(wǎng)

易”，這時(shí)候出來(lái)的搜索結(jié)果是帶有關(guān)鍵字的URL文件；

④雙擊或者按Tab，文件跳轉(zhuǎn)到URL文件運(yùn)行，就能一鍵快速打開(kāi)網(wǎng)址。

如果默認(rèn)瀏覽器不是IE也不要緊，將瀏覽器中的收藏夾導(dǎo)出成文件，再用IE

瀏覽器將這個(gè)文件導(dǎo)入就行了。

類(lèi)似的操作還有很多，這里不做過(guò)多介紹，大家可以大開(kāi)腦洞。

在職場(chǎng)中要處處運(yùn)用工具思維，找到效率最高、運(yùn)用流暢的工具，挖掘和組

合出新的功能，解決日常工作中常見(jiàn)的問(wèn)題，這也是對(duì)自己能力的一種持續(xù)提升。

如果領(lǐng)導(dǎo)無(wú)意中看到員工電腦桌面整理得井井有條，查找文件準(zhǔn)確迅速，調(diào)

用程序高效直達(dá)，能不刮目相看嗎？對(duì)這種工作思路清晰、善于歸納整理、效率

高能力強(qiáng)的員工誰(shuí)不喜歡呢？

Tips:

1.文件名命名時(shí)要按照一定的規(guī)律，比如以“項(xiàng)目名稱(chēng)+負(fù)責(zé)人名稱(chēng)+

版本號(hào)+日期時(shí)間”的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，這樣調(diào)用的時(shí)候非常方便，能夠快速

定位。

2.可以將其打造成文件隱藏工具，比如你有什么秘密檔案，要用的時(shí)候，

只需按幾個(gè)鍵調(diào)出Everything，就能一秒到達(dá)！

1.2天下武功唯快不破——提速N倍的快捷鍵

職場(chǎng)中的高手（簡(jiǎn)稱(chēng)：高手）給人的第一感覺(jué)就是快如閃電的速度和不假思

考的精準(zhǔn)操作，鍵盤(pán)噠噠作響，屏幕不斷閃動(dòng)，觀者眼花繚亂！職場(chǎng)中的新人（簡(jiǎn)

稱(chēng)：小白）小白總是會(huì)伸長(zhǎng)脖子，眼光在屏幕上來(lái)回尋找，鼠標(biāo)箭頭讓眼光游離

不定。

有人統(tǒng)計(jì)過(guò)，好萊塢大片里的黑客和電腦高手從來(lái)都是“鍵盤(pán)黨”，不管什

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第1章玩轉(zhuǎn)效率工具

么操作，都是啪啪啪敲幾下鍵盤(pán)來(lái)搞定。為什么會(huì)這么設(shè)定呢？

作為電腦的輸入設(shè)備，鍵盤(pán)和鼠標(biāo)各有不同的定位。鍵盤(pán)講究的是精確，追

求的是速度。鼠標(biāo)則是個(gè)定位設(shè)備，通過(guò)移動(dòng)光標(biāo)在屏幕范圍內(nèi)去尋找所要的目

標(biāo)范圍。

大多數(shù)常用軟件的菜單都有快捷鍵，用鼠標(biāo)單擊能完成的事兒都能通過(guò)幾個(gè)

鍵迅速搞定。簡(jiǎn)單地說(shuō)，會(huì)不會(huì)用快捷鍵，用得熟不熟，就是區(qū)分高手和小白的

標(biāo)志。

1．直指目標(biāo)的快捷鍵

“還沒(méi)下班呢？”老高開(kāi)完會(huì)，拿著本子和筆回到辦公室，看到小雯還在電

腦跟前忙著什么。

“哦，就要弄完了，還有幾個(gè)地方的格式調(diào)整一下，然后有組數(shù)據(jù)要匯總?！?/p>

小雯抬頭答道。

老高看著小雯用鼠標(biāo)在菜單和工具欄來(lái)回單擊著，搖了搖頭說(shuō)：“這些常用

操作用快捷鍵要快很多，來(lái)，我試給你看?！?/p>

小雯點(diǎn)了點(diǎn)頭，站起來(lái)把鼠標(biāo)和鍵盤(pán)讓給老高。

老高按了幾個(gè)快捷鍵，就把文檔的標(biāo)題加粗居中了，并且按照公司內(nèi)部文件

的格式要求調(diào)整好了字號(hào)。然后又切換到Excel的界面，同樣也是用快捷鍵進(jìn)行

操作，一會(huì)兒就把表格的匯總和透視表都給做完了。

“快捷鍵操作確實(shí)挺快的，不過(guò)我就是懶得去記，覺(jué)得費(fèi)腦子！”小雯說(shuō)著

自己也笑了起來(lái)。

“其實(shí)沒(méi)有你想得那么難，又不是考試背公式，都是有規(guī)律的，一般來(lái)說(shuō)和

操作過(guò)程的英文縮寫(xiě)相關(guān)，而且最重要的是一旦你經(jīng)常使用形成了肌肉記憶，就

再也不會(huì)忘記。就像打字、騎車(chē)、游泳、開(kāi)車(chē)一樣，成為一種本能反應(yīng)。你的大

腦會(huì)自動(dòng)完成，把注意力集中在更重要的事情上。所以根本不是費(fèi)腦子而是節(jié)省

你的腦力資源?！?/p>

“那所有的操作都要把快捷鍵記下來(lái)嗎？

“辦公軟件、圖形處理軟件，功能齊全一點(diǎn)的大型軟件都有幾十或上百個(gè)快

捷鍵，不可能都記住，也不需要都記住。但是一些常用操作的快捷鍵，如果用正

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職場(chǎng)精英都是工具控

確的方法來(lái)記憶和運(yùn)用，記起來(lái)還是蠻容易的。一旦掌握了，可以大大提高工作

效率。”

“那要怎么記呢？”小雯從旁邊拉過(guò)一把椅子坐了下來(lái)。

“首先你要找到最容易記，平時(shí)用得最多的快捷鍵，然后在實(shí)際操作中通過(guò)

反復(fù)運(yùn)用形成肌肉記憶，然后再?gòu)倪@些鍵出發(fā)擴(kuò)大范圍，去關(guān)聯(lián)更多的快捷鍵?！?/p>

2．掌控一切的Ctrl鍵

“我們先來(lái)看看Ctrl鍵，來(lái)自英文單詞‘contrl’，是控制、管理、支配的意思，

聽(tīng)起來(lái)很霸氣。通過(guò)這個(gè)按鍵的組合，確實(shí)能夠控制很多東西，先看最常用的這

幾個(gè)?！?/p>

常用按鍵組合

按鍵對(duì)應(yīng)功能記憶方法及說(shuō)明

Ctrl+C復(fù)制英文copy的首字母

Ctrl+X剪切可以把X想象成一把剪刀

Ctrl+V粘貼鍵盤(pán)上c的旁邊，粘貼操作常常跟著復(fù)制

Ctrl+S保存英文save的首字母

Ctrl+Z撤銷(xiāo)把Z想象成用筆劃掉的痕跡

Ctrl+A全選英文all的首字母

“這幾個(gè)快捷鍵我還是知道的，平時(shí)用得最多的就是Ctrl+C和Ctrl+V。其他

幾個(gè)有時(shí)記起來(lái)了就用一下，記不起來(lái)就用鼠標(biāo)在菜單里點(diǎn)或者是點(diǎn)工具欄?！?/p>

“雖然工具欄也很方便，但要用鼠標(biāo)去點(diǎn)，耗費(fèi)時(shí)間不說(shuō)，還會(huì)分散注意力。

比如Ctrl+S用左手可以很輕松就能按到，平時(shí)寫(xiě)文章做PPT和表格的時(shí)候，順手

就按個(gè)Ctrl+S保存，養(yǎng)成好習(xí)慣?！?/p>

“嗯，上次你跟我說(shuō)了，我現(xiàn)在干活的時(shí)候已經(jīng)注意到這點(diǎn)了，經(jīng)常按

Ctrl+S保存，沒(méi)有再出現(xiàn)電腦崩潰忘記保存的事了。”小雯答道。

“最常用的操作分配給最方便的鍵是有道理的。像Ctrl+C、Ctrl+V、Ctrl+S、

Ctrl+Z、Ctrl+A這幾個(gè)鍵都在一起，光用左手就可以很方便地按到。其他幾個(gè)組

合按鍵Ctrl+N新建、Ctrl+O打開(kāi)、Ctrl+P打印，分布在鍵盤(pán)上右手按鍵范圍下，

必須放開(kāi)拿著鼠標(biāo)的右手才能按到。因?yàn)檫@幾個(gè)鍵的使用頻率沒(méi)有那幾個(gè)高，不

過(guò)Ctrl鍵組合的這幾個(gè)快捷鍵是幾乎所有軟件都能用到，記憶也沒(méi)有那么難。多

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第1章玩轉(zhuǎn)效率工具

用幾次就熟了，可以節(jié)省很多用鼠標(biāo)找菜單、找工具欄的時(shí)間?！?/p>

3．替換鼠標(biāo)單擊的Alt鍵

“還有一個(gè)按鍵也很重要，Alt鍵來(lái)自英文‘Alternate’——交換、替換，它

經(jīng)常用來(lái)打開(kāi)軟件菜單?！?/p>

軟件菜單項(xiàng)

“通常情況下，在軟件中按一下Alt鍵，菜單欄就會(huì)高亮顯示，這時(shí)再敲擊

對(duì)應(yīng)菜單括號(hào)中的英文字母，就會(huì)彈出對(duì)應(yīng)的子菜單。同樣，敲擊這些子菜單括

號(hào)中的英文字母，也會(huì)打開(kāi)對(duì)應(yīng)的下級(jí)子菜單或功能窗口。例如打開(kāi)上圖中的‘曝

光度’，你可以用鼠標(biāo)去慢慢點(diǎn)選，但是如果用鍵盤(pán)操作，只需要按Alt+I，再接

著敲J鍵和E鍵，就能打開(kāi)對(duì)應(yīng)功能窗口，響應(yīng)時(shí)間不會(huì)超過(guò)一秒。”老高說(shuō)著

做了一下演示。

“怪不得我看你用PS的時(shí)候比我快很多，我在想難不成你把PS那么多快捷

鍵都背下來(lái)了?！毙■┱f(shuō)道。

“像Photoshop這種功能比較多的軟件，給一些常用功能都設(shè)置了快捷鍵，

可以看屏幕上顯示的。這些快捷鍵有的是Ctrl鍵和字母的組合，有些是Ctrl鍵和

Alt鍵一起再和字母組合，熟練之后可以節(jié)省大量的時(shí)間。也不用都記憶，菜單

上都用括號(hào)給標(biāo)出來(lái)了，只要你放棄用鼠標(biāo)去單擊的習(xí)慣，快捷鍵多用幾次，常

用的工具和功能就記住了?！?/p>

“哦，原來(lái)是這樣，我還以為要花大把時(shí)間像考試背書(shū)一樣去專(zhuān)門(mén)記呢!”

小雯點(diǎn)著頭說(shuō)。

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職場(chǎng)精英都是工具控

“Alt鍵有時(shí)也會(huì)組合一些重要的功能，比如，Alt+F4關(guān)閉窗口，Alt+Tab切

換窗口，等等，平時(shí)留意一下，可以節(jié)省一些時(shí)間。”

4．跳出窗口的Win鍵

“在Ctrl鍵和Alt鍵之間有一個(gè)按鍵很特別，樣子像個(gè)窗戶(hù)，這就是大名鼎

鼎的Win鍵。一般人很容易忽略它，其實(shí)用它可以實(shí)現(xiàn)很多快捷操作?！崩细咧?/p>

著鍵盤(pán)上的Win鍵說(shuō)。

按鍵對(duì)應(yīng)功能記憶方法及說(shuō)明

Win顯示開(kāi)始菜單Window開(kāi)始的地方

Win+D顯示桌面桌面desk的首字母——換到桌面很方便

Win+M最小化所有窗口最小minimize的首字母

Win+E打開(kāi)資源管理器資源管理器英文名explorer——使用頻率很高

Win+L鎖定計(jì)算機(jī)lock就是鎖定——臨時(shí)離開(kāi)電腦時(shí)記得鎖定

Win+R打開(kāi)“運(yùn)行”對(duì)話框run就是運(yùn)行——運(yùn)行命令行少不了

Win+Tab任務(wù)切換功能和Alt+Tab功能類(lèi)似

Win+數(shù)字(1~9)切換啟動(dòng)欄中程序任務(wù)欄按順序精準(zhǔn)切換

Win鍵與其他鍵的組合

Win鍵的組合，不同版本的Windows略有差別，不過(guò)多數(shù)情況下差不多。

Win10下的Win鍵還有更多的組合。比如Win+↑(上方向鍵)使當(dāng)前使用中的

窗口最大化，Win+↓(下方向鍵)使當(dāng)前使用中的最大化窗口正常顯示。Win+

←/→(左/右方向鍵)使當(dāng)前使用中的窗口貼向屏幕左/右側(cè)，占用50%顯示器

的面積。如果需要開(kāi)多窗口對(duì)比參照，這個(gè)組合操作非常人性化，節(jié)省很多用鼠

標(biāo)拖動(dòng)的時(shí)間。

“我平時(shí)沒(méi)怎么注意這個(gè)Win鍵，也很少用。沒(méi)想到還有這么多的功能。”

小雯說(shuō)著試了試幾個(gè)Win鍵的組合功能。

“上面這三個(gè)按鍵可以說(shuō)是快捷鍵的基礎(chǔ)鍵，尤其是Ctrl鍵和Alt鍵，幾乎

所有的軟件都可以用它們來(lái)組合，而且不同的軟件之間也有一些相似和關(guān)聯(lián)，有

空可以找找其中的內(nèi)在規(guī)律，我們?cè)賮?lái)看看常用辦公軟件里有哪些快捷鍵需要

掌握。”

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第1章玩轉(zhuǎn)效率工具

5．辦公軟件常用快捷鍵

老高打開(kāi)一個(gè)表格，上面顯示了幾個(gè)最常用的快捷鍵及組合。

按鍵對(duì)應(yīng)功能記憶方法及說(shuō)明

Ctrl+B加粗加粗就是變黑black的首字母

Ctrl+I斜體英文italic的首字母，想象I是斜著的

Ctrl+U添加下畫(huà)線英文under的首字母

Ctrl+Shift+<縮小字號(hào)Shift有換擋的意思，一次小一個(gè)字號(hào)

Ctrl+Shift+>增大字號(hào)一次大一個(gè)字號(hào)

Ctrl+]逐磅增大字號(hào)逐級(jí)增大

Ctrl+[逐磅減小字號(hào)逐級(jí)減小

Ctrl+E居中對(duì)齊Center中間的第二個(gè)字母

Ctrl+L居左對(duì)齊Left左的首字母

Ctrl+R居右對(duì)齊Right右的首字母

Ctrl+F查找替換Find的首字母

最常用的快捷鍵組合

“這幾個(gè)鍵適合幾乎所有的文字編輯相關(guān)的軟件，可以省去很多鼠標(biāo)在工具

欄設(shè)置字體字號(hào)和更改對(duì)齊方式的時(shí)間。還是那個(gè)道理，先掌握易記的、高頻使

用的快捷鍵，這些從投入學(xué)習(xí)的時(shí)間和實(shí)用價(jià)值上來(lái)說(shuō)‘性?xún)r(jià)比’最高?！?/p>

“嗯，剛才我看見(jiàn)了，你用快捷鍵來(lái)調(diào)整格式確實(shí)速度很快，不過(guò)這些快捷

鍵太多了，感覺(jué)記不住。而且工具欄上都有，用鼠標(biāo)點(diǎn)也很方便，不一定非要都

有記下來(lái)吧？”小雯反問(wèn)道。

“從重要程度上說(shuō)，這些快捷鍵不如剛才介紹的，不過(guò)如果你經(jīng)常要來(lái)回調(diào)

整文字格式，記憶下來(lái)也能節(jié)省很多時(shí)間。工具欄和菜單也能點(diǎn)，但是有時(shí)候還

是要用鼠標(biāo)去單擊不同的標(biāo)簽，才能顯示對(duì)應(yīng)的工具欄，不如直接用快捷鍵方便?！?/p>

老高說(shuō)完在Word里單擊不同的菜單標(biāo)簽，下面對(duì)應(yīng)的工具欄隨之發(fā)生了變化。

“好的，我也抽時(shí)間來(lái)記一下?！毙■c(diǎn)點(diǎn)頭。

“其實(shí)記憶快捷鍵，也沒(méi)有你想得那么難。比如你工作中用Excel特別多，

那么抽點(diǎn)時(shí)間，搜一搜‘Excel快捷鍵’，把結(jié)果先復(fù)制到文檔，然后打開(kāi)電子

表格一個(gè)個(gè)試用一下。在試用的過(guò)程中回想自己工作，哪些是最常使用的，哪些

是能夠提高N倍效率的，標(biāo)紅做出標(biāo)記，并按重要性和頻率進(jìn)行排序，保存好