采購管理概念培訓教材

中國農機院ERP系統(tǒng)建設工程采購管理概念培訓編寫人：韓序編碼：<CAAMS-PO-1.0>編寫日期：<20240301>版本：<1.0>2目錄一、概述二、供應商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結六、供應商門戶3概述可以這樣說，采購模塊的核心就是采購訂單，整個采購模塊的功能，都是圍繞著采購訂單的創(chuàng)立、審批、查詢、修改和接收這條主線來進行的。采購訂單既是供給商向我們送貨的依據，同樣也是我們與供給商進行結算的依據。市場預測銷售訂單管理應收款管理物料清單管理質量管理方案管理采購管理應付款管理車間生產管理庫存管理資產管理本錢管理現(xiàn)金管理總賬管理業(yè)務系統(tǒng)財務系統(tǒng)4概述根據采購模塊的業(yè)務主線，總結出采購模塊具有如下功能點：供給商管理創(chuàng)立采購訂單審批采購訂單查看、修改采購訂單接收5目錄一、概述二、供應商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結六、供應商門戶6供給商管理1、供給商名稱、供給商地點：系統(tǒng)的標準功能，允許根據實際業(yè)務情況，來定義供給商名稱和供給商地點，如以下圖：美元供給商A人民幣供給商的有效性：對于某些供給商來講，我們可能僅僅在某一段時間內，會發(fā)生采購業(yè)務，但超過一定期限后，就不再合作，標準功能提供了供給商有效期的控制，可以設定供給商的失效時間。7供給商管理2、合格供給商列表：合格供給商列表規(guī)定了，當前系統(tǒng)中的所有供給商中，哪些供給商是可以進行采購業(yè)務的，我們可以設定：某一物料類別的合格供給商列表某一物料的合格供給商列表不使用合格供給商列表對于一些比較貴重的原材料，需要嚴格控制采購的來源；對于相對沒有那么嚴格，但還是需要進行一定控制的原材料，可能需要對采購來源做一個大體上的控制；對于一些常見且價值比較低的原材料，可能不需要進行采購來源的控制。8目錄一、概述二、供應商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結六、供應商門戶9創(chuàng)立采購訂單我們需要購置什么？我們出于什么樣的原因購置？我們以怎樣的方式購置？關于創(chuàng)立采購訂單，希望大家結合系統(tǒng)標準功能，掌握以下三點：10創(chuàng)立采購訂單我們需要購置什么？我們出于什么樣的原因購置？不依賴于需求的戰(zhàn)略性采購，一般用于比較關鍵的原材料，或受行情影響較大的原材料。由某部門提出申請，而由采購部負責進行購置的物料，如辦公用品。為滿足正常的生產需求而進行的采購我們以怎樣的方式購置？統(tǒng)談統(tǒng)簽分談分簽統(tǒng)談分簽協(xié)定總額生產用原材料的采購，如發(fā)動機的采購，擺動篩的采購辦公用品的采購，如辦公用的A4紙，企業(yè)內部可能不關心每一張紙究竟使用在了什么地方，而只關心購置的總金額是多少11創(chuàng)立采購訂單采購訂單的五要素：供給商、物料、數(shù)量、時間、價格供給商物料數(shù)量價格時間采購訂單要素12創(chuàng)立采購訂單1、行上具有采購訂單上的行類型：貨物，費用，外協(xié)3、協(xié)議與訂單---標準采購訂單，一攬子采購協(xié)議，合同采購協(xié)議標準采購訂單一攬子采購協(xié)議合同采購協(xié)議已知貨物是是否已知價格是不確定否已知數(shù)量是否否已知時間是否否2、創(chuàng)立采購訂單的方式：手工創(chuàng)立〔關鍵部品且采購周期長，采購部門需要根據對市場的預測，提前進行購置〕通過采購申請創(chuàng)立采購訂單〔一些非生產性的采購需求，如辦公用品、設備等等，需要由各部門提交申請，再統(tǒng)一由采購部門進行采購；由于操作相對繁瑣，所以生產過程中，很少用到該流程〕通過方案創(chuàng)立采購訂單〔大量而一般的物料的采購，多數(shù)是生產過程中價值較低的材料，可以通過方案下達采購訂單〕13目錄一、概述二、供應商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結六、供應商門戶14四、審批采購訂單職務〔Job〕:組織中員工所擔任的工作，如采購，質檢等。職位〔Position〕:組織中員工所任職的崗位，如采購員，采購總監(jiān)。職位層次結構:組織中根據崗位級別的不同組成的有層次的結構。審批權限:審批的范圍。如采購金額,帳戶范圍,物品范圍，物品分類范圍等審批組:審批人所擁有的審批權限的集合。審批權限分配:給職位層次結構上的各層分配審批組和審批單據。15四、審批采購訂單審批的兩種方式:員工\主管結構:根據雇員和上級主管之間關系,由人員建立起的審批結構。采購員A采購員B采購員C

主管A主管B主管C職位層次結構:根據崗位級別的不同,由崗位組成的有層次的審批結構。發(fā)生人員變動后,只須變動某個崗位上的人員信息,審批層次不變.

16四、審批采購訂單標準采購

審批職位層次審批層次結構將雇員、工作、職位結合成樹狀結構?？偨浝?00萬副經理50萬采購科長10萬采購員15千采購員25千17目錄一、概述二、供應商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結六、供應商門戶18五、查詢與修改采購訂單1、采購訂單的查詢：按照各種條件進行采購訂單的查詢，包括頭上的單據號、供給商、審批狀態(tài)，相關單據號〔采購申請〕，和行上的物料、類別、交貨日期等等2、平安性級別控制：公有:任何用戶都可以訪問所有單據私有:只有單據所有者可以訪問這些單據采購:只有單據所有者以及定義為采購員的用戶可以訪問這些單據層次結構:只有單據所有者以及采購審批層次結構在該單據擁有者之上的用戶可以訪問這些單據3、訪問控制：

僅查詢：僅具有查看的權限，無法修改采購訂單可修改：可以修改采購訂單，但對采購訂單的修改仍限定在一定范圍內全部：可以對采購訂單執(zhí)行符合邏輯的任何修改4、審批后的采購訂單，會在系統(tǒng)中留下事務處理記錄，作為歷史更改的一個保存信息。可以通過對歷史信息的保存，有效的監(jiān)督采購訂單整體的審批、修改、再審批的過程，提高采購訂單的監(jiān)管力度。5、當采購訂單的金額小于之前的金額時，系統(tǒng)還是自動置為已審批狀態(tài)，目前業(yè)務上是怎樣處理的？19目錄一、概述二、供應商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結六、供應商門戶20六、供給商門戶1、準許供給商用戶登陸供給商門戶提供為供給商用戶注冊的功能2、業(yè)務數(shù)據的查詢功能提供對采購單據、庫存現(xiàn)有量、接收、退貨等一系列采購相關的業(yè)務數(shù)據的查詢3、采購方與供給商信息交互對于采購單據確實認，可以由采購方審批通過后，傳遞至供給商，而供給商也可以對采購方的采購單據進行確認，并將確認的結果以及導致該結果的原因，注釋在確認的數(shù)據中，反響給采購方；而采購方，也可以對供給商所反響的信息做二次確實認。21六、供給商門戶庫存模塊質量模塊采購模塊應付模塊方案模塊供給商門戶訂單信息供給商信息接收信息現(xiàn)有量信息質量信息發(fā)票信息付款信息方案需求預測22目錄一、概述二、供應商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結六、供應商門戶23六、接收三種接收方式：直接接收、標準接收、檢驗接收交貨接收標準接收直接接收要求檢查交貨接受拒絕返回到供給商檢驗交貨接收24六、接收數(shù)量時間控制條件拒絕處理方式無警告接收的控制25目錄一、概述二、供應商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結