企業(yè)檔案工作管理制度

企業(yè)檔案工作管理制度一、總則為規(guī)范和加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，保障企業(yè)檔案安全、完整、可靠、可檢索，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要，制定本管理制度。二、檔案管理機(jī)構(gòu)1.檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置公司設(shè)立檔案管理中心，具體組織機(jī)構(gòu)如下：主任1人副主任2人員工若干人2.檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保存、利用工作。制定檔案管理規(guī)定和操作規(guī)程。制定檔案管理工作計(jì)劃和年度工作計(jì)劃。定期檢查檔案管理情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。三、檔案分類與存儲1.檔案分類公司檔案分為以下幾類：行政管理檔案：包括公司組織機(jī)構(gòu)、規(guī)章制度、決策文件、計(jì)劃方案、行政訴訟等。業(yè)務(wù)檔案：包括公司生產(chǎn)經(jīng)營記錄、財(cái)務(wù)會計(jì)記錄、合同協(xié)議、客戶資料等。人事檔案：包括員工個人資料、考勤記錄、招聘計(jì)劃、招聘應(yīng)聘材料等。2.檔案存儲凡涉及公司檔案的存放和使用必須經(jīng)過授權(quán)的人員才有權(quán)查閱。檔案存放采取密集架、防潮、防火裝置等設(shè)備，以保障檔案的安全。各種檔案都應(yīng)標(biāo)明名稱、編號、年份、全宗、盒號、案卷、文件號、頁號等內(nèi)容。四、檔案保密1.檔案保密制度涉密檔案必須在密室或?qū)ｉT的保密區(qū)域內(nèi)保管。涉密檔案只能由授權(quán)人員查閱，防止外泄。涉密檔案必須定期檢查，并進(jìn)行安全保密的措施。2.檔案丟失凡公司檔案發(fā)生遺失、損壞或需要緊急處理時，必須立即向上級領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)告，按照工作程序及時處理，并追究責(zé)任人的責(zé)任。同時，必須采取措施挽救丟失和損壞的檔案。五、檔案利用1.檔案利用的方式利用部門或個人應(yīng)事先書面申請，經(jīng)過審核同意后，方可查閱。涉及公司的機(jī)密檔案必須符合規(guī)定審批程序。2.檔案利用的范圍公司相關(guān)部門和員工依據(jù)工作需要，查閱有關(guān)檔案。具備研究、學(xué)習(xí)、歷史記載、宣傳教育、政策決策等價(jià)值的國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、學(xué)校、研究機(jī)構(gòu)和個人，可轉(zhuǎn)交給檔案管理中心進(jìn)行查閱、翻拍、制作電影或出版等。六、檔案的歸檔和報(bào)廢1.檔案歸檔檔案的存期是以全宗為單位計(jì)算的。全宗一經(jīng)建立，在規(guī)定的時間內(nèi)，不得隨意更改。檔案應(yīng)在規(guī)定的存放期限到期后進(jìn)行歸檔，按照規(guī)定移交檔案館。2.檔案報(bào)廢檔案報(bào)廢必須嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請和審批，報(bào)廢檔案必須進(jìn)行清點(diǎn)、銷毀和填寫相應(yīng)