杰聯(lián)檔案管理制度

一目的對(duì)公司的工程項(xiàng)目竣工需提交的資料、文件進(jìn)行歸檔控制管理，確保各工程項(xiàng)目文件、資料的可控性、保密性、可追溯性，為檔案資料的收集、鑒別、整理、保管，充分發(fā)揮檔案資料的作用，作一指引，也為規(guī)范化管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。二適用范圍2.1本制度使用于工程資料的收集及其歸檔管理。2.2凡屬公司經(jīng)營管理過程過程中直接、間接形成的、具有查考、利用價(jià)值的各種文字資料、圖表及特殊載體材料等，均屬于公司檔案。三管理事項(xiàng)定義3.1工程檔案管理3.1.1指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖紙、圖表、磁盤、照片、聲像等形式的全部文件的收集、整理、組卷、歸檔、保管的全過程管理工作。包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目竣工文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等。3.2工程檔案歸檔資料3.2.1項(xiàng)目開發(fā)前期資料：指工程開工以前在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)以及工程準(zhǔn)備過程中形成的文件。3.2.2項(xiàng)目竣工資料：指項(xiàng)目竣工時(shí)形成的反映施工（指建筑、安裝）過程和項(xiàng)目真實(shí)面貌的文件，主要由項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目竣工圖文件和監(jiān)理文件組成。3.2.3項(xiàng)目施工資料：指項(xiàng)目施工過程中形成的反映項(xiàng)目建筑、安裝情況的文件。3.2.4項(xiàng)目竣工圖：指項(xiàng)目竣工后按照工程實(shí)際情況所繪制的圖紙。3.2.5項(xiàng)目監(jiān)理文件：指監(jiān)理單位對(duì)項(xiàng)目工程質(zhì)量、進(jìn)度和建設(shè)資金使用等進(jìn)行控制的文件。3.2.6項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件：指項(xiàng)目竣工后試運(yùn)行中以及項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)形成的文件。3.3工程檔案資料歸檔和移交3.3.1工程項(xiàng)目檔案指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件。3.3.2項(xiàng)目文件歸檔：指建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位在項(xiàng)目完成時(shí)向建設(shè)單位移交經(jīng)整理的全部相應(yīng)文件；項(xiàng)目建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)將項(xiàng)目各階段形成并經(jīng)過整理的文件定期報(bào)送檔案管理機(jī)構(gòu)。3.3.3項(xiàng)目檔案移交：指項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，建設(shè)單位根據(jù)合同、協(xié)議和規(guī)定向業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位、項(xiàng)目主管部門及有關(guān)檔案管理部門移交有關(guān)項(xiàng)目檔案。四職責(zé)劃分4.1公司檔案室是公司工程資料檔案集中統(tǒng)一管理部門，有責(zé)任指導(dǎo)和監(jiān)督各項(xiàng)目工程的工程檔案資料的收集、整理情況，負(fù)責(zé)接收各項(xiàng)目的工程竣工資料，做好工程竣工資料的匯總、編目、上架工作。4.2工程檔案資料工作是施工管理、技術(shù)管理、科研管理的重要組成部分，因此各有關(guān)部門必須切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，把工程檔案資料工作納入工程項(xiàng)目技術(shù)和管理工作中。4.3項(xiàng)目工程技術(shù)管理科：負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督各項(xiàng)目工程檔案（包括施工組織總設(shè)計(jì)、專業(yè)設(shè)計(jì)（包括報(bào)批文件）、施工方案、計(jì)劃、工程總結(jié)、工程聲像（片）材料及工程竣工材料、竣工圖和收集整理工程前期文件材料）的編制及收集情況。4.4項(xiàng)目工程銷售科：負(fù)責(zé)收集各項(xiàng)目的工程合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件（包括合同審批文件、合同書、合同變更文件、招投標(biāo)書、修改文件、中標(biāo)通知書）及外包隊(duì)伍相關(guān)紙質(zhì)的原件，待項(xiàng)目竣工時(shí)負(fù)責(zé)將相關(guān)資料按檔案歸檔要求整理編制，并移交公司檔案室歸檔。4.5工程項(xiàng)目安全質(zhì)量科：負(fù)責(zé)施工過程中按照合同規(guī)定和規(guī)范的要求督促監(jiān)理單位和施工單位認(rèn)真履行合同，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)。為監(jiān)理開展工作創(chuàng)造有利條件，充分發(fā)揮監(jiān)理的作用，并對(duì)現(xiàn)場監(jiān)理的工作能力和監(jiān)理效果的進(jìn)行有效監(jiān)控。4.6項(xiàng)目工程造價(jià)預(yù)算科：負(fù)責(zé)收集各項(xiàng)目的工程概預(yù)算、決算的原件，待項(xiàng)目竣工時(shí)負(fù)責(zé)將相關(guān)資料按檔案歸檔要求整理編制，并移交公司檔案室歸檔。4.7各項(xiàng)目工程負(fù)責(zé)人及資料員：4.7.1各項(xiàng)目工程負(fù)責(zé)人主要負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目的操作和協(xié)調(diào)、工期、進(jìn)度控制管理，根據(jù)項(xiàng)目材料一覽表提供材料進(jìn)場時(shí)間，編制項(xiàng)目工程施工控制計(jì)劃，并落實(shí)總工期和節(jié)點(diǎn)計(jì)劃控制措施。4.7.2各項(xiàng)目工程資料員主要負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目從工程準(zhǔn)備階段到竣工備案驗(yàn)收過程中工程建設(shè)文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預(yù)驗(yàn)收及移交。4.7.2.1工程施工過程中，負(fù)責(zé)收集、整理各專業(yè)施工隊(duì)編制的安裝記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定等資料。4.7.2.2工程竣工時(shí)，負(fù)責(zé)分類、編目、歸檔、整理所有竣工資料，按建設(shè)方要求按時(shí)移交竣工資料，按公司檔案室要求歸檔竣工資料。五分類和范圍5.1分類5.1.1工程檔案·工程建設(shè)文件綜合·與設(shè)計(jì)、施工等單位來往文件、會(huì)議紀(jì)要、工程階段性匯報(bào)、考核、簡報(bào)?！すこ坦芾砦募すこ毯贤?、開工報(bào)告、協(xié)議、招投標(biāo)文件，工程概算、預(yù)算、決算、定額?！すこ淘O(shè)計(jì)·工程有關(guān)水文、水質(zhì)、地質(zhì)等原始材料，設(shè)計(jì)招投標(biāo)、設(shè)計(jì)委托書，初步設(shè)計(jì)施工圖及會(huì)審?！すこ淌┕の募すこ淌┕そM織設(shè)計(jì)、施工措施、方案（安全技術(shù)措施），施工技術(shù)記錄（設(shè)計(jì)變更），施工總結(jié)?！すこ炭⒐の募た⒐D，工程（機(jī)組）竣工驗(yàn)收文件，竣工技術(shù)文件（施工技術(shù)記錄）編制?！すこ虅?chuàng)優(yōu)評(píng)定申報(bào)材料、評(píng)定通知、結(jié)論、證書等。5.2范圍5.2.1建設(shè)單位5.2.1.1負(fù)責(zé)在工程招投標(biāo)與勘查、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí)，應(yīng)對(duì)工程文件的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量、移交時(shí)間等提出明確要求。5.2.1.2負(fù)責(zé)收集和整理工程準(zhǔn)備階段、竣工驗(yàn)收階段形成的文件，并應(yīng)進(jìn)行立卷歸檔。5.2.1.3負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；也可委托監(jiān)理單位監(jiān)督、檢查工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作。5.2.1.4負(fù)責(zé)收集和匯總勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案。5.2.1.5負(fù)責(zé)在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)提請(qǐng)當(dāng)?shù)氐某墙n案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收；未取得工程檔案驗(yàn)收認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗(yàn)收。5.2.1.6負(fù)責(zé)對(duì)列入城建檔案館（室）接受范圍的工程，工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，向當(dāng)?shù)爻墙n案館（室）移交一套符合規(guī)定的工程檔案。5.2.1.7負(fù)責(zé)勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將本單位形成的工程文件立卷后向建設(shè)單位移交。5.2.2施工單位5.2.2.15.2.2.25.2.2.35.2.2.4負(fù)責(zé)按照合同要求其他移交建設(shè)單位。5.2.3設(shè)計(jì)單位5.2.3.15.2.3.25.2.3.35.2.4監(jiān)理單位5.2.4.15.2.4.25.2.4.3負(fù)責(zé)按照合同約定，在勘察、設(shè)計(jì)階段，對(duì)勘察、設(shè)計(jì)文件的形成、積累、立卷和歸檔進(jìn)行監(jiān)督、檢查；在施工階段，對(duì)施工質(zhì)量的形成、積累、立卷和歸檔進(jìn)行監(jiān)督、檢查，使施工5.2.5城建檔案館5.2.5.15.2.5.25.2.5.35.2.5.45.2.5.5工程竣工后三個(gè)月內(nèi)，負(fù)責(zé)對(duì)工程檔案進(jìn)行正式驗(yàn)收，合格后，接收進(jìn)館，發(fā)放《工程項(xiàng)目竣工六歸檔時(shí)間、要求和移交6.1工程檔案在工程項(xiàng)目竣工后驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)向建設(shè)方提交完整、準(zhǔn)確、并經(jīng)有關(guān)技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字的工程技術(shù)檔案資料。6.2各工程項(xiàng)目部需設(shè)有資料員。工程資料員在工程項(xiàng)目竣工后六個(gè)月內(nèi)，必須向公司檔案室提交一套完整的工程竣工資料。項(xiàng)目部應(yīng)將施工過程中的重要文件、數(shù)據(jù)以及具有參考價(jià)值的資料和電子文檔，歸納、整理、附上移交文件清單，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審批后，移交檔案室統(tǒng)一管理。6.3移交歸檔材料必須填好移交清單，一式兩份，移交人和檔案室管理員雙方在移交清單上簽字，各自保存一份，以備存查。6.4凡歸檔文件的材料，如不符合有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的，檔案室有權(quán)不接受。6.5凡不按歸檔范圍、時(shí)間、要求歸檔的，檔案室有權(quán)追查。七工程檔案的質(zhì)量、立卷要求7.1工程文件材料的質(zhì)量要求7.1.1字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續(xù)完備（不能代簽或打?。?。7.1.27.1.37.1.4錄音、錄像文件材料應(yīng)保證載體的有效性；長期存儲(chǔ)和電子文件材料應(yīng)使用不可擦除型光7.2工程檔案的案卷質(zhì)量要求7.2.1工程檔案的案卷組卷原則、組卷要求、組卷方法、案卷裝訂及案卷脊背、封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、檔號(hào)章的編制按照國家標(biāo)準(zhǔn)《科技技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-20007.2.2竣工圖章按照國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的圖標(biāo)應(yīng)在右下角，竣工圖章應(yīng)使用紅色印泥，蓋在標(biāo)題欄附近空白處。7.2.37.3工程檔案的立卷要求7.3.1文字資料立卷要求7.3.1.1檔案材料歸檔時(shí)，以A4（即210mmx297mm）規(guī)格為標(biāo)準(zhǔn)，不足A4規(guī)格的應(yīng)用A4白紙粘貼，過大的要折疊為A4規(guī)格。7.3.1.2檔案材料中的金屬物應(yīng)去掉，對(duì)因復(fù)寫而透底材料，應(yīng)墊上白紙，以確保檔案材料的安全。7.3.1.3文字材料組卷時(shí)，厚度不得超過2cm，一卷內(nèi)有多種材料時(shí)，應(yīng)用彩色薄紙隔開。7.3.1.4裝訂時(shí)，用棉繩三孔一線方式裝訂成冊。7.3.2圖紙的立卷要求7.3.2.17.3.2.27.3.2.37.3.2.4八工程資料管理細(xì)則8.1檔案、資料、圖書借閱制度8.1.1借閱檔案、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可（注明：用途、領(lǐng)用時(shí)間、歸還時(shí)間）。歸還時(shí)管理人員要對(duì)其檢查之后方可歸檔。8.1.28.1.3絕密文書、技術(shù)檔案和資料一般不借出、不復(fù)制、不攝影，如確因工作需要，應(yīng)在借閱單上注明范圍、內(nèi)容、用途，先經(jīng)部門經(jīng)理同意，主管副總批準(zhǔn)、檔案人員只能按其范圍、要求、8.1.48.1.5借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經(jīng)同意，不得復(fù)印、抄錄和轉(zhuǎn)借，不能見檔案內(nèi)容公開出去。8.1.68.2檔案銷毀制度8.28.28.2.8.2.48.2.58.3其他相關(guān)補(bǔ)充說明8.3.18.3.28.3.38.3.4以上表格均由檔案管理員8.3.5各部門必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案8.4記錄表單（詳見各附表）8.4.1附表18.4.2附表28.4.8.4.4附表4《檔案借閱登記表8.4.8.4.九工程檔案資料保密等級(jí)和保管期限9.1工程檔案資料保密等級(jí)：密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三種。同一案卷有不同密級(jí)的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。9.1.1工程準(zhǔn)備階段文件為機(jī)密級(jí)，監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件為秘密級(jí)。9.2基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的保管期限9.2.1永久：指工程檔案需永久保存。9.2.2長期：指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。9.2.3短期：指工程檔案保存20年以下。9.3同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長。

附表1《工程項(xiàng)目竣工資料歸檔目錄總清單》第頁共頁序號(hào)歸檔文件名稱歸檔文件編號(hào)歸檔日期負(fù)責(zé)人保管期限備注永久長期短期移交人：接收人：歸檔日期：年月日歸檔日期：年月日附表2《檔案移交清單》第頁共頁序號(hào)資料名稱圖(表)號(hào)頁數(shù)或頁碼備注移交人：接收人：歸檔日期：年月日歸檔日期：年月日附表3《檔案管理登記表》第頁共頁序號(hào)資料明細(xì)數(shù)量頁數(shù)備注附表4《檔案借閱登記表》第頁共頁序號(hào)資料名稱借閱人借閱時(shí)間歸還時(shí)間保管員備注附表5《檔案銷毀申請(qǐng)表》第頁共頁序號(hào)檔案編號(hào)檔案名稱歸檔負(fù)責(zé)人歸檔時(shí)間保管期限批準(zhǔn)人申請(qǐng)人申請(qǐng)部門備注申請(qǐng)人：