公司會議管理制度全套

公司會議管理制度全套1.目的為落實會議跟進事項和效率，共享相關資源信息，協(xié)調(diào)公司各部門的管理工作銜接，追蹤工作進度，落實會議執(zhí)行情況,特制定本管理制度。2.公司會議級別分類及會議內(nèi)容公司會議級別按層級可分為：股東會議、高管會議、全員會議、部門主管會議、部門級會議、專題會（好建議、投訴會、月度之星、KPI等）、專項會議；其中除專項會議外，其它都定義為例行會議。例行會議原則上都要固定時間點。2.1股東會議：由公司董秘或董事長主持，全體股東參加。每年12月開。2.2高管會議：由總經(jīng)理主持，各部門經(jīng)理級以上人員參加。2.3公司級會議2.3.1部門主管會議。行政人事部主管主持。每月一次，各部門主管或核心崗位骨干人員參加。每月第一周召開。會議內(nèi)容如下：1）上次會議問題的跟蹤、關閉及交接。2）上月工作總結(jié)，包括上月重點工作的完成情況及進度說明，工作中存在的問題，以及具體的改進措施、解決辦法或需要配置的資源，其它常規(guī)或臨時性工作的進度說明。3）本月或下階段的工作計劃及安排，包括上月未完成的工作轉(zhuǎn)入本階段的完成時限及具體安排；其他部門配合的事項，以及需要協(xié)助其它部門的工作等。4）主管會議重點討論是公司級事項或跨部門協(xié)調(diào)相關的事項；其中包括：跨公司多個部門事項；在公司有共性的事項；重要事項；部門間有爭議事項；以及在會議上可提出或反映公司的任何問題和事項，對此類問題根據(jù)緊急程度和議題內(nèi)容來決定是否在會議中討論，不探究提出問題的對與錯，所有的問題都會選擇合理化的方式來回復、跟蹤、處理及關閉。5）傳達公司企業(yè)文化、管理精神、重大事項、重要培訓及各部門本階段工作檢討布置。2.3.2全員會議。（負責部門：行政人事部）每月一次，由各部門負責人輪換主持，全體員工參加。每月第二周的周一早上。2.3.2.1全員會議內(nèi)容：主要講解企業(yè)文化，新制度及重要制度培訓講解，上月月度之星或先進員工、部門表彰，公司政策（行政文件）發(fā)布或重大變更等。2.3.3KPI會議、投訴會議、好建議評審會議及月度之星評選會議由行政人事部主持。每月一次，各部門主管及相關人員參加。2.3.3.1KPI會議。（負責部門：質(zhì)管部）1）各部門主管每年年末依據(jù)公司的戰(zhàn)略目標結(jié)合部門責任，制定出部門級（或事業(yè)部直屬科室）年度KPI指標，質(zhì)管部負責整合并將指標分解到年度/每季度/每月考核周期。2）質(zhì)管部根據(jù)KPI考核的周期每月對KPI完成情況進行統(tǒng)計，各部門負責人在部門月度報告中對KPI未達標項進行分解報告并發(fā)郵件給質(zhì)管存檔。部門負責人在KPI會部門負責人在KPI會議中對未達標項進行分析檢討及給出改善方案。2.3.3.2好建議會議內(nèi)容。（負責部門：行政人事部）1）對上月被各部門主管審核需討論的建議進行綜合評審是否采納；2）對采納的建議確定責任人及預計完成時間；3）對未采納的問題但屬改善項目制定跟進人及預計完成時間；4）對采納建議和改善項目完成跟進并及時關閉；5）每月對好建議及評審結(jié)果張貼公布；6）每年年末對本年度的好建議進行最終評選。2.3.3.3投訴會議（每月月初完成）。（負責部門：質(zhì)管部）1）對上月投訴內(nèi)容匯總分析；2）對投訴結(jié)果責任判定有爭議的最終定案；3）對重新定案的《糾正預防措施處理單》進行跟進直到關閉；4）每年度對所有的投訴進行歸納總結(jié)，制定公司改善推進方案。2.4項目/專項會議：（相關部門或人員主持，按需要臨時通知會議及參會人員）2.4.1一般是針對緊急或者重要事項，由當事任意部門組織相關人員進行會議。如果是例行緊急事項，只需要求直接對接負責人參會即可；如果是重要事項或者對公司影響較大的事項，可視情形要求不同級別的主管參會。2.4.2如會議只是探討或者知會問題，可不做記錄；如果是重要須后續(xù)跟進的，可做好記錄，要求當事方簽字確認后納入部門或者公司跟蹤制程，如果來不及簽字確認可以做好會議記錄后發(fā)郵件并抄送監(jiān)督部門。納入跟蹤制程的必須要明確跟進事項、跟進方案、責任人、責任時間及責任結(jié)果。2.5部門級會議：（各部門主管組織安排，根據(jù)各部門的實際情況通知參會時間和參會人員，可選擇月例會，周例會，日例會）2.5.1公司架構(gòu)的主要部門，每月必須至少組織一次部門例會，除了解決部門問題，還要推動部門持續(xù)性改善和進步，并做好上傳下達的工作。對傳達公司或上級的紀要記入會議記錄，對部門人員反映的公司問題記錄并向上報備.3.會議要求3.1會議時間控制：公司月例會時間控制在2小時以內(nèi)，部門月例會時間控制在1小時，周例會時間控制在30分鐘以內(nèi)，日例會在無特殊情況的情況下時間控制在15分鐘以內(nèi)。3.2會議計劃、策劃：3.2.1公司級會議如果有固定的時間，要求主持部門提前3天例行通知知會；如果沒有固定時間或者時間變更，要求主持部門提前3天通知，通知注明召開形式、地點、時間，并統(tǒng)一報備綜合管理部。如果會議必須要某個部門或者人員參加，請在通知前先行確認。如因特殊情況會議時間緊急，務必要一對一電話通知。3.2.2重要的會議事項提前發(fā)送給會議通知人，由會議通知人提前發(fā)送相關參會人員準備；如對會議事項要求征詢意見的，要求參會人盡量在參會前提出意見，提高會議效率。3.2.3針對無法按時回公司的參會人員，但會議中需要其匯報或需其跟進的事項，可采用電話會議的方式進行（現(xiàn)階段可以直接采用直接撥打電話外音的方式進行）。3.2.4如果參會人不能參會也不能參加電話會議的，會議主持部門可提出要求，參會人必須委派代理人參會。3.3會議紀律3.3.1參會人員進入會議室前提前將工作交接安排，同時將手機設置成靜音模式或飛行模式，禁止會議中接打電話，翻看手機，非特別緊急事項不得中途離席。3.3.2違反會議紀律處罰：①公司級會議遲到每遲到一分鐘樂捐50元；②無故或者不出席未獲準請假樂捐200元；③自己不能參加需要安排代理人入會而未安排的樂捐100元；④電話或信息鈴響每次樂捐50元；⑤非特別緊急事項的無故離席、早退每次樂捐50元，特別緊急事項在會議時間內(nèi)不處理就會誤事的（如公司內(nèi)員工有緊急項目處置、緊急或重大的電話接聽等）除外；⑥除以上處理，如果情節(jié)嚴重影響公司紀律的，對照公司獎懲制度追加處理。3.4會議時間每超過2小時，建議中途休息10分鐘。3.5會議記錄3.5.1會議記錄需包含：本月問題解決和工作總結(jié)，下月工作安排，重點討論內(nèi)容和會議形成的決議，具體事項均要有責任人（部門）及預計完成時間。3.5.2例行會議均要求有專人記錄，并對會議提出須解決的問題明確責任人、責任時間及責任結(jié)果，并在會后進行跟蹤直到問題關閉。3.5.3公司級會議記錄由會議主持部門負責專人記錄，會議整理完成后安排參會人員及相關人員傳閱。3.5.4公司級會議決議的重要事項和重要管理精神由各部門負責人于會議記錄發(fā)出后3個工作日內(nèi)傳達至下級，并逐層傳至每一位員工，并須提交傳達依據(jù)（如會議記錄或者文件傳閱簽名單）。3.5.5會議記錄發(fā)出時間：①股東會議的會議記錄在會議結(jié)束同時發(fā)出傳閱簽名。②高管會議的會議記錄在會議結(jié)束后次日下班前發(fā)出傳閱簽名。③公司級會議記錄在會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)發(fā)出傳閱簽名。④專項會會議記錄如有必要在會議結(jié)束同時傳閱簽名。⑤部門級及其它會議記錄在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)發(fā)出傳閱簽名。⑥傳閱簽名視為認可，不能及時傳閱簽名的，用郵件方式發(fā)送，3個工作日無異議的，也視為認可。3.5.6公司級各種會議記錄編號及存檔歸屬綜合管理部。除已經(jīng)指明部門跟進的（如質(zhì)管部跟進投訴會議），均由綜合管理部負責跟進會議未完成事項直至關閉。3.6會議后跟進事項3.6.1會議中涉及到未參會人員的跟進事項,該部門參會主管或責任人負責上傳下達。公司級會議提出的決定事項，各部門必須在規(guī)定時間內(nèi)完成，由部門主管負責配合并督促以確保工作落實執(zhí)行，并在下次會議前匯報完成情況。綜合管理部根據(jù)會議需跟進事項，檢查各部門的會議工作安排，公司會議的精神、制度和決議的傳達情況。一經(jīng)查實未履行的部門相關人員將按（《獎懲管理制度》文件中8.1條）處罰3.6.2每次會議前須對上次會議提出跟進的問題做已完成的關閉交接和未完成的問題的檢討跟蹤。其中已完成問題的關閉需要有關閉的簽批程序或依據(jù)來支撐，交接是指問題的處理如果涉及流程的變更、新增或者其它關乎與會者或關聯(lián)方的關切或利益事項，在關閉的同時也有責任對與會者或關聯(lián)方進行交接知會。未完成的問題，須比照公司制度進行跟蹤和處置。3.6.3綜合管理部負責統(tǒng)計會議記錄（包含部門會議記錄）問題和督查會議落實情況，并將納入對該部門主管的任職資格考核評審中。4其它事項4.1任何會議不能替代日常的暢順溝通，對于日常工作事項或問題，對于重大問題或重大責任問題，對于緊急有時限要求的工作事項或問題，無論是一對一還是跨部門，都要及時溝通，及時解決事情，達到工作結(jié)果為導向。4.2會議的主要目的就是高效解決主題會議中的問題，保持公司習慣部門良性溝通和持續(xù)進步，每個會議都有主題，都有重點，與本次會議無關的問題可以提出并記錄跟進，放在平時對口部門去