文書(shū)檔案管理辦法

PAGEPAGE6文書(shū)檔案管理辦法（一）檔案室管理制度1.檔案管理保密制度（1）認(rèn)真執(zhí)行貫徹《保密法》，做好檔案安全保密工作。（2）查借閱密級(jí)檔案，須經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)同意后方可辦理借閱登記手續(xù)，用后當(dāng)天歸還。確需復(fù)制或復(fù)印時(shí)要嚴(yán)格控制份數(shù)，并按密級(jí)文件管理的規(guī)定做好登記、簽收、清退手續(xù)。（3）密級(jí)檔案材料原則上不借出，如確需借出，需妥善保管，如丟失應(yīng)立即報(bào)告檔案室，并按有關(guān)規(guī)定處理。（4）非檔案人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房，檔案管理人員不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容。（5）銷(xiāo)毀到期檔案材料要做到安全、徹底后才能離開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)。（6）離開(kāi)庫(kù)房時(shí)隨即關(guān)好門(mén)窗，檔案柜鎖匙不得隨身攜帶。2.檔案的鑒定、銷(xiāo)毀、移交制度（1）根據(jù)國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，文書(shū)檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期.保管期限的劃分原則是：對(duì)本校有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的為永久保存；對(duì)本校在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的分為長(zhǎng)期或短期保存；介于兩者之間，一律從長(zhǎng)。長(zhǎng)期為16—50年，短期為15年以下。（2）經(jīng)鑒定為永久保存的檔案不完整、不準(zhǔn)確，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充和修改。（3）對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案應(yīng)進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀，由檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組審核，并指定二名監(jiān)銷(xiāo)人，由綜合檔案室統(tǒng)一進(jìn)行銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，清冊(cè)存檔案室備查。（4）對(duì)已鑒定銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)在總帳中注明“已銷(xiāo)毀”并標(biāo)注銷(xiāo)毀的編號(hào)和銷(xiāo)毀時(shí)間。（5）銷(xiāo)毀檔案是一件嚴(yán)肅的工作，需要慎重，對(duì)準(zhǔn)備銷(xiāo)毀的檔案可封存條延期處理。（6）檔案材料一經(jīng)整理、立卷歸檔，未經(jīng)鑒定小組鑒定，任何人不得擅自銷(xiāo)毀處理。3.檔案查借閱制度（1）凡在本校綜合檔案室查借閱檔案必須辦理手續(xù)。（2）查借閱檔案材料只限于查借閱者本部門(mén)的檔案材料，如需查閱非本部門(mén)的檔案材料，需經(jīng)檔案材料所屬科室領(lǐng)導(dǎo)或辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借查閱。（3）檔案原件及永久保存的檔案不借出，確因工作需要可復(fù)印，并做好登記備查。（4）查借閱的檔案材料應(yīng)妥善保管，不得遺失，并負(fù)有對(duì)其內(nèi)容保密的責(zé)任。檔案材料不得隨意轉(zhuǎn)借、拆卸、抽出、調(diào)換、污損及在檔案材料上劃圈、添字或涂改。（5）查借閱密級(jí)檔案材料，確需復(fù)印的要嚴(yán)格控制份數(shù)并加蓋“復(fù)印件”章，復(fù)印件按原件管理規(guī)定做好登記、簽收、清退手續(xù)。（6）如遺失檔案材料，應(yīng)立即報(bào)告檔案室，并按有關(guān)規(guī)定處理。（7）查借閱檔案在歸還檔案時(shí)，須經(jīng)檔案人員檢查和辦理注銷(xiāo)查借閱手續(xù)。（8）外單位人員查借閱檔案材料，須持單位介紹信，經(jīng)本校領(lǐng)導(dǎo)或檔案材料所屬科室領(lǐng)導(dǎo)同意方可查閱或復(fù)印。4.檔案統(tǒng)計(jì)制度（1）統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)應(yīng)以原始記錄為依據(jù)，要求準(zhǔn)確、可靠。（2）統(tǒng)計(jì)工作范圍，主要是對(duì)檔案工作和管理基本情況的絞計(jì)，包括：a、檔案保管數(shù)量的統(tǒng)計(jì)，對(duì)一定時(shí)期內(nèi)檔案的收集、移出、歸檔、庫(kù)存情況數(shù)量的統(tǒng)計(jì)。b、檔案基本情況統(tǒng)計(jì)，包括組織機(jī)構(gòu)、人員素質(zhì)、庫(kù)房面積、設(shè)備、檔案資料、庫(kù)存情況的統(tǒng)計(jì)。c、做好檔案的保管、清查情況的統(tǒng)計(jì)，主要是對(duì)不同時(shí)期內(nèi)遺失、損壞的檔案等情況的統(tǒng)計(jì)。d、做好檔案鑒定情況的統(tǒng)計(jì)，對(duì)被鑒定檔案數(shù)量和簽定結(jié)果的統(tǒng)計(jì)，包括所有保管檔案（永久、長(zhǎng)期、短期）和銷(xiāo)毀檔案的統(tǒng)計(jì)。e、統(tǒng)計(jì)工作的方法必須科學(xué)，按年度進(jìn)行，以統(tǒng)一表格報(bào)送。f、統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)注意對(duì)統(tǒng)計(jì)結(jié)果進(jìn)行分析、研究，找出綜合指標(biāo)（利用率、查全率、查準(zhǔn)率等）。5.檔案庫(kù)房、設(shè)備管理制度（1）檔案庫(kù)房是機(jī)密重地，非本室人員未經(jīng)許可不準(zhǔn)進(jìn)入。（2）進(jìn)入庫(kù)房的人員，不得攜帶易燃物品，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙，以防發(fā)生火災(zāi)。（3）經(jīng)常保持庫(kù)房?jī)?nèi)外的清潔衛(wèi)生，做好檔案防蟲(chóng)霉變工作。（4）做好庫(kù)房的安全防火工作，配備消防器材，發(fā)現(xiàn)事故隱患應(yīng)及時(shí)采取措施。（5）經(jīng)常檢查庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度情況，根據(jù)氣侯變化采取有效調(diào)節(jié)措施。（6）庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度自動(dòng)記錄儀、氣體滅火器、吸塵器、去濕機(jī)）空調(diào)機(jī)、計(jì)算機(jī)等電氣設(shè)備應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，做到安全有效使用。（7）經(jīng)常檢查庫(kù)房及設(shè)備使用情況，并做好檢查情況的詳細(xì)記錄。（二）公文處理暫行辦法l.凡上級(jí)機(jī)關(guān)或有關(guān)單位發(fā)給我校的各種文件、信函、資料均由校辦公室統(tǒng)一拆封登記、編號(hào)，正式文件填寫(xiě)文件處理簽，由主管校長(zhǎng)或辦公室主任批示后轉(zhuǎn)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)辦理。2.公文處理部門(mén)送領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)研究辦理的公文，除緊急公文隨到隨辦外，領(lǐng)導(dǎo)一般在兩天內(nèi)作出批示，承辦人示文件要求作出處理。3.凡向外發(fā)出的公文，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后方能打印、登記、編號(hào)發(fā)出。發(fā)文稿一律用鋼筆或毛筆書(shū)寫(xiě)，不得用圓珠筆或鉛筆，以便永久保存。4.各科室必須有一名兼職文書(shū)檔案員統(tǒng)一保管本部門(mén)材料，辦理完畢后交校辦公室綜合檔案室統(tǒng)一歸檔立卷。5.凡外出開(kāi)會(huì)，帶回的文件均首先交辦公室登記后再組織傳閱或交有關(guān)部門(mén)辦理。6.凡需打印的各種文件，均需領(lǐng)導(dǎo)簽字定稿，留校辦公室存檔一份。（1）凡需傳閱的文件材料由校辦公室專(zhuān)人負(fù)責(zé)運(yùn)轉(zhuǎn)，不得橫向運(yùn)轉(zhuǎn)，漏失或延誤。（2）凡需翻印復(fù)印的文件材料，需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，留辦公室存檔一份，按正式文件處理。（3）中央、國(guó)務(wù)院、區(qū)黨委、區(qū)政府的文件按規(guī)定范圍組織傳閱，由辦公室機(jī)要員填寫(xiě)傳閱單，登記方能傳閱。（四）文書(shū)檔案的管理辦法1.歸檔范圍；（1）黨委改選，黨代表大會(huì)的會(huì)議文件和材料。如：會(huì)議通知、會(huì)議日程、名單、報(bào)告、決議、紀(jì)要、發(fā)言稿、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)等。（2）黨委的會(huì)議記錄、紀(jì)要、重要的匯報(bào)材料及黨員名單，各種統(tǒng)計(jì)表和人事報(bào)表及調(diào)查表。（3）干部職務(wù)任免的請(qǐng)示，批復(fù)（包括下級(jí)報(bào)的或上級(jí)下達(dá)的及學(xué)校各科室，各支部的）。（4）干部職稱(chēng)評(píng)定、聘任、獎(jiǎng)勵(lì)、處分和培訓(xùn)材料及各種工作計(jì)劃，工作總結(jié)，黨委的決議、決定。（5）本校的干部錄用，轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、退職、退休、離休、復(fù)轉(zhuǎn)、撫恤、死亡等有關(guān)材料。（6）工會(huì)改選的職工代表大會(huì)過(guò)程的材料，如：會(huì)議通知、會(huì)議日程、選舉結(jié)果、請(qǐng)示、批復(fù)、決定等。（7）工會(huì)的工作計(jì)劃，工作總結(jié)及日常工作形成的有保存價(jià)值的文件材。（8）學(xué)校的各種工作計(jì)劃，規(guī)劃、報(bào)告、總結(jié)、方案、調(diào)查材料及重要的電話(huà)記錄。（9）學(xué)校的外發(fā)的請(qǐng)示、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)查表、函、簡(jiǎn)報(bào)等，凡是反映本校職能活動(dòng)的文件材料。（10）學(xué)校的各種規(guī)章制度、規(guī)定（包括暫行規(guī)定）、辦法（包括暫行辦法）及各種工作條例。本校的組織機(jī)構(gòu)，人員編制。（11）學(xué)校與有關(guān)單位或個(gè)人簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)，簽定的承包責(zé)任書(shū)及上級(jí)簽訂的承包責(zé)任書(shū)。（12）外出開(kāi)會(huì)帶回的文件材料。上級(jí)下發(fā)的各種通知，批復(fù)、函、規(guī)定和要求執(zhí)行的備案的法規(guī)性文件材料。（13）學(xué)校召開(kāi)的大型會(huì)議的會(huì)議通知、會(huì)議日程、發(fā)言稿、名單、總結(jié)等。（14）學(xué)校的歷史沿革、簡(jiǎn)介、大事記、年鑒。（15）人事調(diào)動(dòng)、調(diào)資晉級(jí)、落實(shí)政策約文件及勞資年報(bào)、月報(bào)、學(xué)校的人員定編。（16）學(xué)校校長(zhǎng)碰頭會(huì)、校長(zhǎng)辦公會(huì)、校務(wù)會(huì)、校長(zhǎng)擴(kuò)大會(huì)、中層干部會(huì)等，各種有保存價(jià)值的會(huì)議記錄紀(jì)要。（17）各科室的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、合同、協(xié)議等。（18）工人的錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、退職、撫恤、死亡等材料。（19）學(xué)生的招生簡(jiǎn)章、招生計(jì)劃、總結(jié)、錄取新生情況、學(xué)生調(diào)查材料、畢業(yè)成績(jī)、就業(yè)去向方案、畢業(yè)照片、學(xué)生的獎(jiǎng)懲材料及學(xué)生的花名冊(cè)。（20）學(xué)生體育達(dá)標(biāo)成績(jī)、運(yùn)動(dòng)會(huì)的通知、會(huì)議議程、發(fā)言稿、比賽成績(jī)及中專(zhuān)運(yùn)動(dòng)會(huì)的名次、成績(jī)、獎(jiǎng)狀。（21）聯(lián)合辦學(xué)的請(qǐng)示、批復(fù)、協(xié)議書(shū)及有關(guān)的（有保存價(jià)值的）材料。（22）財(cái)務(wù)的年度預(yù)算及報(bào)表。2.歸檔要求：（1）歸檔的文件材料必須齊全、完整、專(zhuān)靠、卷內(nèi)文件要按時(shí)間、問(wèn)題、分類(lèi)順序進(jìn)行排列。（2）卷內(nèi)文件要用鋼筆或毛筆書(shū)寫(xiě)，不得用鉛筆或圓珠筆。（3）立完的案卷要填寫(xiě)保管期限、案卷標(biāo)題、年度及編號(hào)。（4）歸檔案卷要有卷目錄（用鋼筆），編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，在后面附有備考表。（5）案卷一律用不銹鋼釘或棉線(xiàn)裝訂，紙張齊全，有破損的要進(jìn)行修補(bǔ)。（6）凡歸檔的案卷要有交接表。3.立卷方法：（1）全校為一個(gè)全宗，按黨群、行政、教學(xué)、學(xué)?；窘ㄔO(shè)、財(cái)會(huì)、實(shí)物等分為六個(gè)大類(lèi)。（2）立卷的方法是按問(wèn)題一年度分類(lèi)。按文件之問(wèn)的聯(lián)系，把同一問(wèn)題的文件按時(shí)間順序或文件前后順序（如批復(fù)在前，請(qǐng)示在后）組成一卷。同類(lèi)問(wèn)題少的把幾個(gè)問(wèn)題合并成一起組成一卷。（3）對(duì)于長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃應(yīng)放在內(nèi)容的開(kāi)始一年，一年以上總結(jié)應(yīng)放在內(nèi)容的最后一年。對(duì)跨年度的文件，確實(shí)分不開(kāi)吃放在問(wèn)題結(jié)束的一年。（4）凡屬同一類(lèi)別，同一問(wèn)題，同一保管期限的文件組成一卷。（5）對(duì)年度計(jì)劃、總結(jié)、決定、報(bào)表（年報(bào)）、統(tǒng)計(jì)、決算放在針對(duì)年。（五）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理辦法財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是我校檔案工作的組成部分，是綜合檔案室的重要內(nèi)容之一，為了進(jìn)一步加強(qiáng)我校檔案工作，使管理工作科學(xué)化，建立健全會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、提供利用等管理等制度，以便更好的為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)，特制定本方法。1.會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料，其它有關(guān)會(huì)計(jì)的方針政策等文件材料，則按文書(shū)檔案管理辦法執(zhí)行。2.我校會(huì)計(jì)檔案分類(lèi)按年度、名稱(chēng)分類(lèi)。即二個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)形成的會(huì)計(jì)檔案？分為憑證、帳薄、報(bào)表等類(lèi)，然后組成卷保管。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)人員整理立卷，年度終結(jié)后，可以自行保管1—3年，期滿(mǎn)后應(yīng)移交綜合檔案室。4.綜合檔案室所存會(huì)計(jì)檔案，原則上保持原卷（同）的裝封。不得隨意拆封。若個(gè)別需拆封處理，必須與財(cái)務(wù)部門(mén)共同拆裝整理。5.會(huì)計(jì)檔案的保存期限分為永久和定期兩種。單位決算為永久性保存，其它均為定期保管?，F(xiàn)金出納帳、銀行存款帳為二十五年。（保管期限從年度終了后的第一天算起）。6.定期保管的會(huì)計(jì)檔案期滿(mǎn)后須銷(xiāo)毀時(shí)，必須同財(cái)務(wù)部鑒定、造冊(cè)，由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方能進(jìn)行銷(xiāo)毀。（六）學(xué)校印章管理制度為了嚴(yán)格管理，正確使用印章，避免工作失誤，特制定如下制度。1.學(xué)校印章由學(xué)校辦公室指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)。2.凡屬以學(xué)校名譽(yù)報(bào)出的公文、證件、表報(bào)、信函、通知、獎(jiǎng)狀、聘書(shū)、職稱(chēng)、先進(jìn)人物材料以及外事活動(dòng)的介紹信、證明信等；可由主管校領(lǐng)導(dǎo)，方能加蓋學(xué)校印章。3.對(duì)于某些外事活動(dòng)的介紹信、證實(shí)信，應(yīng)古校領(lǐng)導(dǎo)，方能加蓋學(xué)校印章。一般不得開(kāi)空白介紹信。4.學(xué)校印章，原則不能外借，確因急需必須外借的，需經(jīng)校長(zhǎng)批準(zhǔn)并登記，用畢及時(shí)歸還、注銷(xiāo)。5.使用學(xué)校印章時(shí)要認(rèn)真登記，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的文字和手續(xù)登記本，應(yīng)妥善保存以各查。（七）人事檔案管理制度l.人事檔案由人事、組織干事專(zhuān)人管理。負(fù)責(zé)整理、歸檔、登記、裝訂、造冊(cè)。2.職工檔案除黨委書(shū)記、校長(zhǎng)、黨辦主任、人事科長(zhǎng)因工作需要在科室內(nèi)