關于推行無紙化辦公模式的思考

PAGE第3頁共3頁關于推行無紙化辦公模式的思考在現(xiàn)今社會，以經濟活動中的公司日常經營管理為例，合理的使用計算機技術進行經營管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工的管理模式可以有效的提高公司的工作效率，使公司在日趨激烈的商業(yè)競爭中占據有利形式，取得先人一步的商機。工作人員通過一定的軟件操作界面，進行幾個簡單的按鈕操作和文字輸入，就可以完成平時的工作，而且通過計算機網絡的輔助，可以隨時記錄當時的工作情況和重要信息的保存，從而使公司的經營管理工作完全擺脫紙筆記錄和人員繁復操作的情況，大大降低了繁復工作所帶來的高失誤率，提高了工作效率，并且有助于提高工作的保密性和各種信息保存的安全性。工作人員避免了因為某些工作而不得不停下手邊的工作去和別的人員頻繁見面的情況，只需通過計算機系統(tǒng)進行一定范圍內的相互通信，使用幾個簡單的操作就可以省卻許多不必要的麻煩。適用于公司日常經營管理活動的無紙化辦公系統(tǒng)對于一個公司企業(yè)來說是十分具有現(xiàn)實意義的。一、辦公自動化技術應用的現(xiàn)狀現(xiàn)代社會，為了提高辦公效率，網上辦公已經非常的普遍，辦公自動化技術（以下簡稱OA）應用十分廣泛。這樣的系統(tǒng)有一個共同點，那就是很好地滿足了用戶處理單一任務的應用需求。但是在推廣這種新的辦公方式的時候，也發(fā)現(xiàn)了很多問題：由于計算機知識的普及程度不夠，操作水平參差不齊，很多工作人員不會或不能熟練操作辦公自動化軟件；網上辦公與傳統(tǒng)手工辦公有著流程的差異，使得辦公習慣上難以改變，難以真正實現(xiàn)系統(tǒng)性流程。二、應用需求從實際考慮，我們對于網上辦公的期望有三個方面：一是領導易于辦公；二是提高工作效率；三是降低辦公成本，而且易學、易用，滿足實際辦公的需求。要滿足上述目標，需逐步做好以下幾點：1、硬件保證根據公司經營管理和各方面工作實際需要，增配后臺服務設備、足夠的計算機并開通絡。2、軟件保證結合工作實際，選擇專業(yè)公司編寫可滿足公司日常經營管理功能的OA系統(tǒng)軟件，同時注意系統(tǒng)的安全性、保密性。還應考慮兼容性、易操作性等。3、制度保證制定規(guī)范的OA系統(tǒng)管理制度，明確操作流程，做好培訓。綜上，OA系統(tǒng)的推行，必須重視易學易用性，保證使用方便，減少培訓工作量；重視網絡安全性，保證有關內容、數(shù)據無法被篡改或丟失；重視高度自動，化，使各個部門、各個環(huán)節(jié)的單獨處理工作串聯(lián)起來，同時也能處理流程上多環(huán)節(jié)的任務。三、無紙化辦公的效果無紙化辦公系統(tǒng)通過對各辦公要素的閉環(huán)整合，實現(xiàn)了工作流、信息流和知識流的整合管理，提供了一個科學、開放、先進的信息化辦公平臺，實現(xiàn)辦公自動化，并進行遠程辦公或在家辦公。無紙化辦公將人從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來從事核心事務，整體提高了單位辦事效率和對信息的可控性，降低辦公成本，提高執(zhí)行力，使管理趨于完善。其具體效果有四個方面:1、整合資源：通過網絡技術將單位各種資源集成在一個平臺上進行管理使用，實現(xiàn)各種資源的互相促進和增值，形成正規(guī)、科學、開放的單位的制度和文化，保持單位旺盛的生命力，保證企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。2、加快信息流通：公司下達的文件、通知、任務可以在幾秒鐘內同時傳達到相關人員，無任何中間環(huán)節(jié)。所有工作人員的意見和建議都可以暢通無阻的直接反饋到最高領導層，便于及時發(fā)現(xiàn)問題、改進過程。工作人員們能夠在網上輕松、直接、公平的發(fā)言、交流，建立融洽的團隊關系和單位文化。3、規(guī)范辦公流程：建立管理機制，使工作人員責任明確，權限分明，具體事務落實到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現(xiàn)象。徹底消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，保證正確、及時的反應。4、提高辦事效率：有效協(xié)調多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效協(xié)作辦公，各項工作任務可隨時查看其進度情況和跟蹤監(jiān)督，提高執(zhí)行效率和力度。四、目前推行情況及今后計劃1、去年的四個一課題，公司辦選定實施了“關于實行公司一級公文傳遞、會務管理電子化的研究”的活動課題，為各單位設置企業(yè)郵箱，配合制定下發(fā)相關工作方案。課題運行至今，請示公文方面：各單位上報的請示類公文已全部實行電子版?zhèn)浯妫壳罢谛抻啞墩埵緢蟾婀芾碇贫取?，計劃今后明確會知及辦理時限，對公司領導批示全部登記，按周催（督）辦，按月考核。會議材料電子化方面：以百萬噸棒材達產工作協(xié)調推進例會為代表，部分專題會議的會議材料在會前能夠發(fā)至參會人員，匯報單位利用電子設備現(xiàn)場演示電子文本并作簡要匯報，節(jié)約了會議時間，提高了會議效率和質量；以經理辦公會、黨政聯(lián)席會議為代表的公司級會議，會議通知以電子文本提前發(fā)至各參會單位郵箱，并同時通過電話提醒查收，減少了耗材用量和不必要的勞動時間。2、目前，在公司未啟動實施OA項目前，如何推行好無紙化辦公模式?（1）公司領導支持，提高會議的計劃性，并在公司級會議要求匯報單位使用電子版匯報。（2）各二級單位支持，必須保證每天專人定時登錄郵箱及時查收、處理郵件。3、無紙化辦公與降本增效無紙化辦公的優(yōu)點，直觀的是節(jié)約紙張等耗材以及因此帶來的環(huán)保效應，但重點不在直接的經濟效益方面，實現(xiàn)無紙化辦公不能簡單地和節(jié)約紙張畫等號。因為推行OA系統(tǒng)，硬件、軟件的直接投入及日常的