第七章秘書工作的主要職能

第七章秘書工作的主要職能2023/12/27第七章秘書工作的主要職能213督促檢查作用參謀助手作用協(xié)調(diào)綜合作用信息調(diào)研督促檢查保證日常工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)第七章秘書工作的主要職能第一節(jié)參謀職能參謀助手作用是我國對秘書工作功能作用的總的提法，參謀職能又是對我國秘書工作作用的較高要求與評價。第七章秘書工作的主要職能一、秘書參謀職能原理（一）參謀作用的概念1.廣義參謀作用參謀的實質(zhì)（1）參謀概念A(yù)是指一種行為過程B是為決策者在抉擇過程中提供謀劃、建議的一種智力輔助性的社會活動。C指稱從事智力輔助性參謀咨詢活動的主體，即一般所稱的參謀者或參謀。參謀，一般指為領(lǐng)導(dǎo)者即決策者實施決策管理而提供信息、建議、方案的一種職能行為。第七章秘書工作的主要職能1.參謀主體的職能勞動2.密集信息的綜合利用3.相對獨(dú)立的輔助思維4.供作參考的智能輔助第七章秘書工作的主要職能參謀活動一般分為兩大階段：一是：形成參謀內(nèi)涵階段1.接收、把握參謀對象的參謀需求信息，包括參謀對象的有關(guān)信息2.要針對參謀輔助需要，調(diào)用儲備信息，定向收集新的信息3.對綜合起來的密集信息加以分析、比較、篩選、歸納。二是：實施參謀階段在實施參謀階段即向參謀對象或書面或口頭進(jìn)行具體參謀咨詢，就是向參謀對象提供上述密集、系統(tǒng)的綜合信息的過程，也是參謀對象接受、利用這些信息進(jìn)行決策的重要過程。第七章秘書工作的主要職能大致來說，現(xiàn)代參謀組織以它們同參謀對象的社會關(guān)系為標(biāo)準(zhǔn)，可以劃分為兩大基本類型：1.獨(dú)立于參謀對象的參謀組織這類參謀組織，也可成為社會參謀咨詢組織，即通稱的思想庫、智囊團(tuán)。2.隸屬于參謀對象的參謀機(jī)構(gòu)這種類型的參謀機(jī)構(gòu)，較多集中在國家公共管理系統(tǒng)，也廣泛存在于企業(yè)、事業(yè)單位。依據(jù)她們隸屬參謀對象的特點(diǎn)、職能內(nèi)涵及運(yùn)作特征，有大體分為兩種：A專設(shè)參謀機(jī)構(gòu)B秘書參謀部門第七章秘書工作的主要職能參謀是一種為決策者出謀劃策的軟科學(xué)。重大的帶全局性參謀活動，常需要運(yùn)用許多自然科學(xué)與社會科學(xué)成果，是運(yùn)用信息論、系統(tǒng)論、控制論、運(yùn)籌學(xué)，是經(jīng)過各種系統(tǒng)工作組成的“技術(shù)科學(xué)”。參謀一詞，被賦予了科學(xué)化、集體化與專業(yè)化三方面的含義。第七章秘書工作的主要職能秘書參謀以領(lǐng)導(dǎo)者政務(wù)管理為基本對象，主要通過密集而深入的智能活動給領(lǐng)導(dǎo)者以相應(yīng)輔助。秘書的參謀輔助，主要針對領(lǐng)導(dǎo)者以決策管理為核心的政務(wù)管理。秘書對領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行政務(wù)輔助，主要是通過參謀輔助形態(tài)進(jìn)行。秘書參謀輔助是秘書工作固有職能內(nèi)涵。第七章秘書工作的主要職能秘書參謀的深層職能（1）秘書參謀是秘書更深層的任務(wù)（2）秘書參謀是領(lǐng)導(dǎo)者更需要的輔助（3）秘書參謀需要秘書有更高素養(yǎng)（4）秘書參謀與事務(wù)輔助密切關(guān)聯(lián)一般層次的事務(wù)秘書，主要履行對領(lǐng)導(dǎo)者的事務(wù)輔助職能。中、高層次的政務(wù)類秘書，重在參謀輔助。第七章秘書工作的主要職能2.秘書參謀作用秘書參謀作用的性質(zhì)從屬性綜合性中介行集體性第七章秘書工作的主要職能從屬性從屬于一定的領(lǐng)導(dǎo)人或領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)，不是為全社會提供咨詢服務(wù)從屬于領(lǐng)導(dǎo)者的思路，提出補(bǔ)充、修正、完善的建議，而不是離開領(lǐng)導(dǎo)思路與意圖去專唱反調(diào)。從屬于領(lǐng)導(dǎo)的職能范圍從屬于領(lǐng)導(dǎo)工作的整體目標(biāo)與功利第七章秘書工作的主要職能第七章秘書工作的主要職能中介性依靠綜合各種有關(guān)信息聯(lián)系有關(guān)方面的專家依靠有關(guān)部門“親”——同領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系親密，得到領(lǐng)導(dǎo)人的高度信任；“重”——指擔(dān)負(fù)著重要的秘書工作，如秘書長、辦公廳（室）主任或見有其他參與一定決策的職務(wù)；“博學(xué)多才”——本人當(dāng)然必須博學(xué)多才，力能勝任。第七章秘書工作的主要職能（二）秘書參謀作用的功能綜合信息發(fā)現(xiàn)問題1、信息是參謀的基礎(chǔ)。2、參謀作用對領(lǐng)導(dǎo)決策的輔助作用，首先在于發(fā)現(xiàn)問題。3、沒有問題就無所謂決策需要，用不著參謀支持。跟蹤實踐完善決策在制定與貫徹執(zhí)行決策的全過程中，同樣需要跟蹤反饋信息，以便驗證、完善決策。貼近領(lǐng)導(dǎo)拾遺補(bǔ)闕包括領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)知方面、領(lǐng)導(dǎo)管理行為方面、個人缺失方面。第七章秘書工作的主要職能（三）秘書參謀作用的概念和原則秘書部門的參謀作用，是指聯(lián)系收集和加工各方面的信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的“出謀獻(xiàn)策”式的參謀作用。而不是“出謀劃策”式的參謀作用。秘書發(fā)揮參謀作用中，要注意四條基本原則：依靠各方面，以準(zhǔn)確信息為基礎(chǔ)；加強(qiáng)整體性，發(fā)揮所有人員的作用；注意職責(zé)范圍，盡職不越位，善謀不決斷，規(guī)勸不失當(dāng)；善始善終，關(guān)注決策與管理全過程中的參謀作用。第七章秘書工作的主要職能（四）秘書參謀效能原理效能主要指辦事的效率和工作的能力。效能是衡量工作結(jié)果的尺度，效率、效果、效益是衡量效能的依據(jù)。秘書的參謀作用的效能，要受到許多因素的影響，要想充分發(fā)揮參謀作用，就需要研究這些要素。參謀場Diagram2Diagram3Diagram2Diagram3參謀方向參謀能量第七章秘書工作的主要職能1.秘書的參謀場秘書的參謀場是指其參謀活動影響的范圍，是秘書參謀作用賴以存在的物質(zhì)條件，是秘書發(fā)揮參謀作用的空間領(lǐng)域。影響秘書參謀場的因素，主要是兩方面：秘書的實踐經(jīng)驗、知識信息的擁有量，以及認(rèn)識領(lǐng)域的廣度和深度，觀察問題、分析問題、解決問題的能力等。組織管理的透明度，在透明度高的組織內(nèi)，秘書能夠比較全面和深入地了解組織運(yùn)轉(zhuǎn)的現(xiàn)狀與未來的發(fā)展規(guī)劃，了解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，了解存在的困難與問題，了解組織運(yùn)轉(zhuǎn)各環(huán)節(jié)的優(yōu)勢與劣勢，這就有利于秘書擴(kuò)展其參謀場。第七章秘書工作的主要職能秘書參謀場的強(qiáng)度，主要由領(lǐng)導(dǎo)的職權(quán)范圍、秘書的參謀智能，以及秘書與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合的謀斷合力所決定。用公式來表達(dá)：F場強(qiáng)=F*E能/R其中：F場強(qiáng)是秘書參謀場的功能強(qiáng)度；E能為秘書的參謀智能；R為領(lǐng)導(dǎo)的職權(quán)范圍；F為領(lǐng)導(dǎo)與秘書主輔配合的謀斷合力（領(lǐng)導(dǎo)決斷與秘書參謀有效配合形成的分析、解決問題的能力）。第七章秘書工作的主要職能2.秘書的參謀方向參謀方向是指提出建議、預(yù)案時對參謀對象的影響力方向。要使秘書的參謀方向準(zhǔn)確，秘書必須做到以下幾點(diǎn)：秘書要樹立正確的世界觀，才能從事業(yè)整體功利出發(fā)，開展正確的參謀活動；要不斷提高認(rèn)知水平，掌握事物的規(guī)律，才能科學(xué)地發(fā)揮參謀作用；態(tài)度要客觀冷靜，不能忽冷忽熱，忽左忽右，不以個人利害為轉(zhuǎn)移，才能保持參謀方向的正確。第七章秘書工作的主要職能2.秘書參謀能量秘書部門的參謀能量是由綜合部門的職能地位、群體素質(zhì)等要素決定的；秘書個人的參謀能量主要是由其綜合素質(zhì)、工作經(jīng)驗、智能水平、領(lǐng)導(dǎo)者的信任程度等因素決定的；組織體制上要實行民主管理體制；第七章秘書工作的主要職能從組織如何提高秘書的參謀能量上：要加大智能投入，對秘書提供知識更新的機(jī)會；要鼓勵支持秘書個人加強(qiáng)知識積累、知識更新，秘書個人特別要學(xué)習(xí)管理學(xué)、決策學(xué)、秘書學(xué)、思維科學(xué)和所在單位的業(yè)務(wù)知識，增強(qiáng)參謀能量。加強(qiáng)本行業(yè)、本地區(qū)，以及同國內(nèi)外同性質(zhì)機(jī)構(gòu)的對比研究，是啟發(fā)思路增強(qiáng)創(chuàng)見的好辦法。第七章秘書工作的主要職能二、秘書參謀的原則、方法（一）秘書參謀途徑秘書發(fā)揮參謀作用的基本途徑在日常生活中。第七章秘書工作的主要職能（二）秘書參謀方法求同或求異法比較參謀法效果評估法診斷參謀法第七章秘書工作的主要職能1.求同存異法圍繞領(lǐng)導(dǎo)的決策意向，進(jìn)行求同思考，對具體環(huán)節(jié)、要素、做法等細(xì)節(jié)精心設(shè)計，可拓展完善決策；從不同方面反證，找出問題，補(bǔ)充決策。這樣做有利于擴(kuò)大領(lǐng)導(dǎo)四維空間，使決策更為周密和有創(chuàng)新性。第七章秘書工作的主要職能2.比較參謀法（1）對兩種以上（但也不宜太多）方案進(jìn)行比較，包括內(nèi)容、程序、組織措施，以及投入的人、財、物、時間、空間、風(fēng)險值、效率值等，從中選擇最佳方案。（2）縱向進(jìn)行歷史性對比，研究類似方案在歷史上成敗的經(jīng)驗教訓(xùn)。（3）與不同單位、地區(qū)或與國外對比，后進(jìn)趕先進(jìn)。（4）將選定的兩個較好方案中的關(guān)鍵部位進(jìn)一步對比。對比方法的類型很多，重大問題往往需要縱、橫、內(nèi)、外、整體、局部對比；一般問題可根據(jù)實際需要靈活選擇比較方法第七章秘書工作的主要職能3.診斷參謀法主要指當(dāng)組織運(yùn)轉(zhuǎn)出現(xiàn)某些不正?，F(xiàn)象，或出現(xiàn)較嚴(yán)重問題時，需要找出性質(zhì)、原因、影響、對策等相關(guān)因素的方法。4.效果評估法通過等級對比，優(yōu)劣排列，征求群眾意見，考核量化指標(biāo)等方法實事求是地總結(jié)優(yōu)劣經(jīng)驗教訓(xùn)，推進(jìn)下一步工作。第七章秘書工作的主要職能（三）秘書參謀注意事項1、參謀與助手不可對立分割，秘書在發(fā)揮助手作用時，可充分發(fā)揮參謀作用，秘書參謀作用通常寓于日常生活中。2、參謀作用是對整個秘書部門工作而言的，秘書部門應(yīng)當(dāng)通過信息、綜合、協(xié)調(diào)、督查和日常事務(wù)等，為領(lǐng)導(dǎo)決策與管理當(dāng)好參謀。3、要注意兩種傾向：一種是否認(rèn)秘書參謀作用的傾向，這不符合中央的要求；二是過高估價秘書參謀作用的傾向。4、秘書參謀作用在改革開放的歷史條件下加以強(qiáng)調(diào)的，是一個歷史范疇的概念。參謀是智囊團(tuán)助手是協(xié)助操作第七章秘書工作的主要職能1.預(yù)測1.1預(yù)測的產(chǎn)生“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢?！狈扼唬骸罢撈溆杏嗖蛔悖瑒t知貴賤，貴上極則反賤，賤下極則反貴。”是對商品供求與價格變化之間關(guān)系的精辟論述。（四）預(yù)測與預(yù)案第七章秘書工作的主要職能?“水則資車，旱則資舟”第七章秘書工作的主要職能塞利斯與榨油機(jī)公元前6—7世紀(jì)，希臘哲學(xué)家塞利斯通過對氣象條件的研究，預(yù)測到油橄欖將要獲得大豐收，因而作出決斷，預(yù)先購買和控制了米利都和開奧斯兩城市的榨油機(jī)，等到收獲后，需要榨油時，再出租榨油機(jī)，從而獲利。第七章秘書工作的主要職能我國改革開放初期提出的國民經(jīng)濟(jì)翻兩番。隨著科技手段和方法日益出現(xiàn)，預(yù)測應(yīng)用領(lǐng)域越來越多。專家評鳥巢鋼結(jié)構(gòu)卸載：將極大影響中國建筑行業(yè)我國風(fēng)電市場：前景一路看好兩院院士：中國軟件業(yè)學(xué)習(xí)印度是”方向性錯誤“2010年我國電話用戶將達(dá)10億經(jīng)濟(jì)學(xué)家們預(yù)計美國經(jīng)濟(jì)將繼續(xù)保持較快增長2005年，美國權(quán)威經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)大幅下調(diào)美國經(jīng)濟(jì)增速2011年日本開發(fā)地球模擬器預(yù)測30年氣候走勢2010高校就業(yè)趨勢預(yù)測

航天工業(yè)就業(yè)會火第七章秘書工作的主要職能1.2預(yù)測科學(xué)的產(chǎn)生預(yù)測作為一門科學(xué)的產(chǎn)生時間，有幾種說法。一種說法是，20世紀(jì)20年代，資本主義經(jīng)濟(jì)危機(jī)日益深刻，壟斷資本迫切需要了解本部門及有關(guān)方面經(jīng)濟(jì)的未來前景，以便進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營決策。于是在這一時期許多經(jīng)營方法應(yīng)運(yùn)而生，但是這些方法都沒有預(yù)測出1929年的經(jīng)濟(jì)危機(jī)的爆發(fā)，于是經(jīng)濟(jì)預(yù)測熱潮就冷卻下來。另一種說法是，預(yù)測技術(shù)在20世紀(jì)40年代由一位德國教授提出并使用，從而使預(yù)測真正進(jìn)入萌芽時期。第七章秘書工作的主要職能20世紀(jì)60、70年代以來各國建立了大量預(yù)測咨詢機(jī)構(gòu)。70年代初，各國已有專業(yè)預(yù)測咨詢機(jī)構(gòu)2500家其中美國600家。目前世界聞名的預(yù)測機(jī)構(gòu)：

美國蘭德公司斯坦福國際咨詢研究所英國倫敦戰(zhàn)略研究所日本野村綜合研究所德國工業(yè)設(shè)備企業(yè)公司世界未來學(xué)會國際應(yīng)用系統(tǒng)研究所。我國改革開放前，由于實行高度集中的計劃經(jīng)濟(jì)體制，在經(jīng)濟(jì)分析過程中盲目排斥數(shù)學(xué)方法，長期不重視預(yù)測工作，預(yù)測幾乎沒有提到議事日程上來。直到十一屆三中全會后，預(yù)測才開始受到重視。如，改革開放初期提出的國民經(jīng)濟(jì)翻兩番。第七章秘書工作的主要職能1.3預(yù)測的基本概念根據(jù)客觀事物的發(fā)展趨勢和變化規(guī)律對特定的對象未來發(fā)展趨勢或狀態(tài)做出科學(xué)的推測與判斷。1.4預(yù)測的分支社會預(yù)測、人口預(yù)測、政治預(yù)測、科技預(yù)測、氣象預(yù)測和軍事預(yù)測等。第七章秘書工作的主要職能1.4預(yù)測的作用

預(yù)測是計劃的基礎(chǔ)。各種組織的經(jīng)營都是在不確定或有風(fēng)險的條件下進(jìn)行，預(yù)測的目的就是要減少決策中的風(fēng)險。在生產(chǎn)經(jīng)營中，預(yù)測是做出生產(chǎn)能力計劃、生產(chǎn)和倉儲計劃、人力計劃、銷售和市場占有率計劃、財務(wù)計劃、預(yù)算研究和發(fā)展計劃以及高層管理者戰(zhàn)略計劃的基礎(chǔ)。預(yù)測是決策的基礎(chǔ)和前提，為決策提供依據(jù)。第七章秘書工作的主要職能例1“諸葛亮借東風(fēng)、空城計”第七章秘書工作的主要職能第七章秘書工作的主要職能1.5預(yù)測的基本原理系統(tǒng)性原理：堅持以系統(tǒng)的觀點(diǎn)為指導(dǎo)，采用系統(tǒng)分析方法，實現(xiàn)預(yù)測的系統(tǒng)目標(biāo)。全面、整體地看問題，而不是片面、局部地看問題。聯(lián)系地、連貫地看問題發(fā)展地、動態(tài)地看問題連貫性原理：研究對象的過去和現(xiàn)在，依據(jù)其慣性，預(yù)測其未來狀態(tài)。結(jié)構(gòu)慣性：eg.每增長一萬噸水泥，平均需要機(jī)電設(shè)備105噸。趨勢慣性：eg.經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的增長速度，市場份額的變化。第七章秘書工作的主要職能類推原理：通過尋找并分析類似事物相似的規(guī)律，根據(jù)已知的某事物的發(fā)展變化特征，推斷具有近似特性的預(yù)測對象的未來狀態(tài)。類比物之間的相似特征越多，類比越可靠。是從已知領(lǐng)域過渡到未知領(lǐng)域的探索，是一種重要的創(chuàng)造性方法。第七章秘書工作的主要職能一類另一類部分整體根據(jù)電視機(jī)普及的速度，預(yù)測家用電腦的普及。根據(jù)國外人均GDP與小轎車的銷量，預(yù)測國內(nèi)小轎車銷量。根據(jù)發(fā)達(dá)國家工業(yè)化進(jìn)程與環(huán)保的關(guān)系，推斷我國必經(jīng)階段（進(jìn)而正視存在的問題，提前做好準(zhǔn)備）市場調(diào)研根據(jù)管理學(xué)院教師的結(jié)構(gòu)比例預(yù)測全校的教師變化。

“類推”不是簡單的拿來主義，必須考慮事物本身以及影響因素的相似性，例如社會制度、經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)、消費(fèi)習(xí)慣、文化風(fēng)俗等造成的影響。進(jìn)行必要的假設(shè)和模型的修正。注意：第七章秘書工作的主要職能相關(guān)性原理：研究預(yù)測對象與其相關(guān)事物間的相關(guān)性，利用相關(guān)事物的特性來推斷預(yù)測對象的未來狀況。相關(guān)性最主要的表現(xiàn)形式是因果關(guān)系。同步相關(guān)：

eg.冷飲銷量vs氣候變化異步相關(guān)：

eg.基本建設(shè)投資額vs經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度時間關(guān)系上分為：第七章秘書工作的主要職能概率推斷原理：當(dāng)被推斷的預(yù)測結(jié)果能以較大概率出現(xiàn)時則認(rèn)為該結(jié)果成立。eg.降雨概率第七章秘書工作的主要職能1.6預(yù)測的分類按范圍或?qū)哟尾煌暧^預(yù)測：針對國家或部門、地區(qū)的活動進(jìn)行的各種預(yù)測。微觀預(yù)測：針對基層單位的各種預(yù)測。按時間長短分類長期預(yù)測：5年以上。中期預(yù)測：1~5年。短期預(yù)測：3個月以上1年以下。近期預(yù)測：3個月以下。

注：可能根據(jù)領(lǐng)域時間長短的界定有所不同。例如氣象預(yù)測，3天以內(nèi)近期，一周以內(nèi)中期，超過一個月長期。更長的則為氣候預(yù)測。第七章秘書工作的主要職能定量預(yù)測：根據(jù)準(zhǔn)確、及時、系統(tǒng)、全面的調(diào)查統(tǒng)計資料和信息，運(yùn)用統(tǒng)計方法和數(shù)學(xué)模型，對事物未來發(fā)展的規(guī)模、水平、速度和比例關(guān)系的測定。定性預(yù)測：預(yù)測者憑自己的實踐經(jīng)驗和理論、業(yè)務(wù)水平，對事物發(fā)展前景的性質(zhì)、方向和程度做出判斷進(jìn)行預(yù)測。優(yōu)點(diǎn)：簡單易行不同的人得出不同的結(jié)果缺點(diǎn)：受主觀因素影響關(guān)鍵在于統(tǒng)計資料和預(yù)測方法缺點(diǎn)：不能充分考慮定性因素的影響

按預(yù)測方法的性質(zhì)優(yōu)點(diǎn)：客觀，規(guī)范化

第七章秘書工作的主要職能1.7選擇預(yù)測方法，建立預(yù)測模型大類具體方法解釋條件定性分析法專家意見匯總法利用來自信息源的主觀數(shù)據(jù)當(dāng)相關(guān)歷史數(shù)據(jù)很少或根本不存在時。頭腦風(fēng)暴法Delphi法歷史類推法遠(yuǎn)景方案論述法直觀法時間序列法趨勢外推法只利用被預(yù)測變量的歷史數(shù)據(jù)找出運(yùn)動模式當(dāng)被預(yù)測變量的歷史數(shù)據(jù)顯示出某種運(yùn)動模式時移動平均法指數(shù)平滑法季節(jié)指數(shù)法Markov預(yù)測法自回歸模型因果法回歸模型假設(shè)被預(yù)測變量和解釋變量間存在某種關(guān)系被預(yù)測變量和被認(rèn)為影響它的變量的歷史數(shù)據(jù)都存在計量經(jīng)濟(jì)學(xué)模型優(yōu)勢指標(biāo)法相關(guān)模型投入產(chǎn)出模型第七章秘書工作的主要職能1.8預(yù)測的步驟確定預(yù)測目標(biāo)收集、整理有關(guān)資料評價模型，進(jìn)行預(yù)測選擇預(yù)測方法，建立模型分析預(yù)測結(jié)果，提出預(yù)測報告根據(jù)決策需要確定第七章秘書工作的主要職能常用的預(yù)測方法經(jīng)驗推動預(yù)測法因果關(guān)系預(yù)測法實驗預(yù)測法時間序列預(yù)測法第七章秘書工作的主要職能經(jīng)驗推動預(yù)測法

經(jīng)驗推動預(yù)測法也叫經(jīng)驗判斷預(yù)測法，是指預(yù)測者根據(jù)占有的歷史資料和現(xiàn)實資料，憑借自己的直覺、主觀經(jīng)驗、知識和綜合判斷能力，對某種預(yù)測對象未來發(fā)展趨勢作出判斷的預(yù)測方法。從總體上看，其主要特征是以定性分析為主的預(yù)測方法。

現(xiàn)代定性預(yù)測方法與過去的定性預(yù)測方法相比，更完善，更科學(xué)，更有適用價值，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

第一，現(xiàn)代定性預(yù)測不依靠個人或少數(shù)人，而是依靠一個掌握現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)理論、科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)預(yù)測方法的群體。

第二，現(xiàn)代定性預(yù)測方法具有明顯的數(shù)理統(tǒng)計特征，在定性分析中大量使用數(shù)學(xué)知識進(jìn)行計算，將定性分析和定量分析有機(jī)結(jié)合起來，使預(yù)測行為更科學(xué)、準(zhǔn)確。

第三，現(xiàn)代定性預(yù)測已形成一套科學(xué)的預(yù)測方法。第七章秘書工作的主要職能優(yōu)缺點(diǎn)經(jīng)驗推動預(yù)測法的主要優(yōu)點(diǎn)1.經(jīng)驗判斷具有一定的科學(xué)性；2.能夠在信息數(shù)據(jù)不充分和有些因素難以量化的情況下作出預(yù)測；3.簡便易行，直接可靠；4.市場預(yù)測快速敏捷，預(yù)測費(fèi)用低；5.能夠使定量預(yù)測更加科學(xué)合理。經(jīng)驗推動預(yù)測法的不足1.對復(fù)雜的數(shù)量變動關(guān)系單憑人腦記憶和判斷，容易出現(xiàn)疏漏和失誤；2.定性分析不夠精確，經(jīng)驗判斷容易受預(yù)測者的心理、情緒、知識結(jié)構(gòu)、個人素質(zhì)等因素的影響，會產(chǎn)生主觀片面性。實踐證明，在運(yùn)用經(jīng)驗判斷預(yù)測法時，只有注重以下幾方面才能克服其不足：第一，加強(qiáng)市場調(diào)研，努力掌握影響市場的各種因素的變化，為經(jīng)驗判斷預(yù)測提供更多的依據(jù)。第二，盡量使定性分析數(shù)量化，在定性分析的基礎(chǔ)上做出定量估計。第三，要科學(xué)合理地組織預(yù)測過程，努力發(fā)揮集體的智慧。第四，可用多種判斷方法進(jìn)行預(yù)測，并在比較各種方法預(yù)測結(jié)果的基礎(chǔ)上，得出合理的預(yù)測值。第七章秘書工作的主要職能頭腦風(fēng)暴法經(jīng)驗推動預(yù)測法主觀概率法德爾菲法第七章秘書工作的主要職能(1)頭腦風(fēng)暴法A.產(chǎn)生頭腦風(fēng)暴法（BrainStormingMethod），由奧斯邦于1957年提出，很快就得到了廣泛的應(yīng)用。B.含義頭腦風(fēng)暴法是通過組織一組專家共同開會討論，進(jìn)行信息交流和互相啟發(fā)，從而激發(fā)出專家們的創(chuàng)造性思維，以達(dá)到互相補(bǔ)充，并產(chǎn)生“組合效應(yīng)”的預(yù)測方法。第七章秘書工作的主要職能

1+1=5

頭腦風(fēng)暴的驚人力量1+1+1=8第七章秘書工作的主要職能頭腦風(fēng)暴法案例有一年，美國北方格外寒冷，大雪紛飛，電線上積滿冰雪，大跨度的電線經(jīng)常被積雪壓斷，嚴(yán)重影響通訊。過去，許多人試圖解決這一問題，但都未能如愿。后來，電信公司經(jīng)理應(yīng)用奧斯本發(fā)明的頭腦風(fēng)暴法，嘗試解決這一難題。他召開了一種能讓頭腦卷起風(fēng)暴的座談會，參加會議的是不同專業(yè)的技術(shù)人員，要求他們必須遵守以下原則：第一，自由思考。即要求與會者盡可能解放思想，無拘無束地思考問題并暢所欲言，不必顧忌自己的想法或說法是否“離經(jīng)叛道”或“荒唐可笑”。第二，延遲判斷。即要求與會者在會上不要對他人的設(shè)想品頭論足，不要發(fā)表“這個主意好極了”、“這種想法太離譜了”之類的“棒殺句”或“扼殺句”。至于對設(shè)想的評判，留在會后組織專人考慮。第七章秘書工作的主要職能第三，以求質(zhì)量。既鼓勵與會者盡可能多而廣地提出設(shè)想，以大量的設(shè)想來保證質(zhì)量較高的設(shè)想存在。第四，結(jié)合改善。即鼓勵與會者積極進(jìn)行智力互補(bǔ)，在增加自己提出設(shè)想的同時，主意思考如何把兩個或更多的設(shè)想結(jié)合成一個更完善的設(shè)想。按照這種回憶規(guī)則，大家七嘴八舌議論開來。有人提出設(shè)計一種專用的電線清雪機(jī)，有人想到用電熱來化解冰雪，也有人建議用震蕩技術(shù)來清除積雪，還有人提出能否帶上幾把大掃把，乘直升飛機(jī)去掃電線上的積雪。對于這種“坐飛機(jī)掃雪”的設(shè)想，大家盡管覺得滑稽可笑，但在會上也無人提出批評。相反，有一位工程師在百思不得其解時，聽到用飛機(jī)掃雪的想法后，大腦突然受到?jīng)_擊，一種簡單可行且高效率的清掃方法冒了出來。第七章秘書工作的主要職能他想，每當(dāng)大雪過后，出動直升機(jī)沿著積雪嚴(yán)重的電線飛行，依靠告訴旋轉(zhuǎn)的螺旋槳即可將電線上的積雪扇落。他馬上提出“用直升機(jī)扇雪”的新設(shè)想，頓時又引起其他與會者的聯(lián)想，有關(guān)用直升機(jī)除雪的主意一下子又多了七八條。不到一個小時，與會的10名技術(shù)人員共提出90多條新設(shè)想。會后，公司組織專家對設(shè)想進(jìn)行分類論證，專家們認(rèn)為設(shè)計專用的清雪機(jī)，采用電熱或電池震蕩等方法清理電線上的積雪，在技術(shù)上雖然可行，但研制費(fèi)用大，周期長，一時難以見效。那種因“坐直升機(jī)掃雪”激發(fā)的幾種設(shè)想，倒是一種大膽的新方案，如果可行，將是一種既簡單又高效的好辦法。經(jīng)過現(xiàn)場試驗，發(fā)現(xiàn)用直升機(jī)扇雪真能奏效，一個久懸未決的難題，終于在頭腦風(fēng)暴中得到了巧妙的解決。思考：應(yīng)用頭腦風(fēng)暴法的基本原則有哪些？第七章秘書工作的主要職能C.分類創(chuàng)業(yè)頭腦風(fēng)暴：組織專家對所要解決的問題自由地發(fā)表意見，集思廣益，提出所要解決問題的具體方案。質(zhì)疑頭腦風(fēng)暴：對已制定的某種計劃方案，召開專家會議，由專家提出質(zhì)疑，使計劃方案趨于完善。第七章秘書工作的主要職能D.原則專家的選擇應(yīng)與預(yù)測的對象相一致。會議的領(lǐng)導(dǎo)工作最好由預(yù)測專家負(fù)責(zé)。被挑選的專家最好彼此不認(rèn)識。如果彼此認(rèn)識，應(yīng)從同一級別中挑選。要創(chuàng)造良好的環(huán)境條件。鼓勵參加者對已經(jīng)提出的設(shè)想改進(jìn)和綜合。第七章秘書工作的主要職能不許評價！——要到評估階段才能進(jìn)行評價討論評價支持宣揚(yáng)提問皺眉咳嗽冷漠嘆氣規(guī)則一創(chuàng)造性見解評價第七章秘書工作的主要職能妄加評論的負(fù)面影響如果進(jìn)行評論，許多人就會變得更加拘謹(jǐn)。他們未發(fā)表的意見或許非常好，或許可以激發(fā)別人的好意見人們花費(fèi)在評論上的精力未能用在產(chǎn)生好意見的現(xiàn)實任務(wù)上第七章秘書工作的主要職能異想天開！——說出能想到的任何主意規(guī)則二第七章秘書工作的主要職能規(guī)則三越多越好！——重數(shù)量而非質(zhì)量第七章秘書工作的主要職能見解無專利！——鼓勵綜合數(shù)種見解或在他人見解上進(jìn)行發(fā)揮規(guī)則四集思廣益，團(tuán)隊的疊加性！第七章秘書工作的主要職能E.程序明確頭腦風(fēng)暴法小組的組成1、小組人數(shù)的確定一般以5至10人為宜，包括主持人和記錄員在內(nèi)以6～7人為最佳。2、小組中不宜有過多行家如果行家太多，就很難避免在“BS”過程中作各種評價，并且難以形成自由奔放的氣氛。3、小組成員最好具有不同學(xué)科背景如果小組背景不同，他們提出的觀點(diǎn)就可能千差萬別，從而達(dá)到“BS法”的目的。第七章秘書工作的主要職能4、對小組領(lǐng)導(dǎo)的要求①掌握會議時應(yīng)嚴(yán)格遵循前文所述四條規(guī)則；②要使會議保持熱烈的氣氛；③要讓全體參加者都能獻(xiàn)計獻(xiàn)策。

熱身會這主要針對小組成員缺乏經(jīng)驗的情況而實施的一步。由于小組成員缺乏經(jīng)驗，他們要達(dá)到很高的思想水平就不會那么容易；同時要他們迅速遵從“推遲判斷評價”的原則也很困難。這就需要在正式進(jìn)行頭腦風(fēng)暴前召開一個預(yù)備會議，以期營造一種有利于頭腦風(fēng)暴法的氣氛。第七章秘書工作的主要職能

確定議題議題應(yīng)盡可能具體，最好是實際工作中遇到的急待解決的問題，目的是為了進(jìn)行有效的聯(lián)想。議題應(yīng)由主持人在召開“BS”會議前告訴參加者,并附加必要的說明，使參加者能夠收集確切的資料，并且按正確的方向思考問題。第七章秘書工作的主要職能

提出設(shè)想1、各抒己見主持人或領(lǐng)導(dǎo)者重新敘述議題，要求小組人員講出與該問題有關(guān)的設(shè)想。與會者想發(fā)言的先舉手，由主持人指名開始發(fā)表設(shè)想；發(fā)言力求簡單扼要，不要作任何論述，一句話的設(shè)想也可以。2、激發(fā)思考在小組人員提出設(shè)想的時段，主持人必須善于運(yùn)用激發(fā)思考的方法，妙趣橫生，使場面輕松，但卻能使參與者堅守頭腦風(fēng)暴法的規(guī)則。即任何發(fā)言者都不能否定和批評別人的意見，只能對別人的設(shè)想進(jìn)行補(bǔ)充、完善和發(fā)揮。第七章秘書工作的主要職能過程：1）發(fā)給每人一張與問題無關(guān)的圖畫，要求組員講出從圖畫中所獲的靈感；2）休息、思考；3）用奧斯本方法涌出設(shè)想：a移作它用b移植c修改d放大e重新安排f替換g縮小h顛倒I組合第七章秘書工作的主要職能記錄設(shè)想

這一階段實質(zhì)上是與提出設(shè)想階段同時進(jìn)行的。執(zhí)行記錄任務(wù)的是組員，也可是其他職員，根據(jù)提出設(shè)想的速度，有時應(yīng)配備兩名記錄員，記錄下來的設(shè)想是進(jìn)行綜合和改善所需要的素材，所以必須放在全體參加者都能看到的地方，因此，要使用黑板。第七章秘書工作的主要職能評價

對設(shè)想進(jìn)行評價和選擇是件很重要的事情，因為對要解決的問題而言找到最佳解決辦法才是最終目的，同時也是頭腦風(fēng)暴法在實踐中起作用的時候。這就要對所提出的那些設(shè)想進(jìn)行評價。對設(shè)想的評價不能在進(jìn)行頭腦風(fēng)暴法的同一天進(jìn)行，最好過幾天進(jìn)行。第七章秘書工作的主要職能BrainStorming的流程確認(rèn)要討論的問題準(zhǔn)備會場組織人員宣布主題BrainStorming整理問題，找出重點(diǎn)問題會后評價第七章秘書工作的主要職能F.優(yōu)點(diǎn)成果迅速，獲得大量信息，考慮因素多，提供的方案全面廣泛。G.缺點(diǎn)易受權(quán)威的影響，易受表達(dá)能力的影響，易受心理因素的影響，實施成本較高。第七章秘書工作的主要職能(2)德爾菲法A.含義

德爾菲法是以匿名方式，通過多輪函詢專家對預(yù)測事件的意見，并不斷進(jìn)行收斂與量化，最終得出較為一致的專家預(yù)測意見的一種經(jīng)驗判斷法。B.應(yīng)用條件咨詢主題明確要找到經(jīng)驗豐富、熟悉該專題的專家第七章秘書工作的主要職能C.預(yù)測程序C1.預(yù)測準(zhǔn)備階段。包括確定主題和選定專家。C2.預(yù)測實施階段。多輪函詢過程，通常包括3~5輪。第一輪，組織者向?qū)＜姨岢鲱A(yù)測的主題和具體項目，并提供必要的背景材料。專家可以向組織者索取更詳細(xì)的材料，也可以任何形式回答問題。第七章秘書工作的主要職能第二輪，組織者對專家的各種回答進(jìn)行綜合整理，把相同的事件或結(jié)論統(tǒng)一起來，剔除次要的、分散的事件或結(jié)論，用準(zhǔn)確的術(shù)語進(jìn)行統(tǒng)一描述，制成第二輪征詢表，連同補(bǔ)充材料、組織要求等再寄給專家征詢意見，請專家對他人的預(yù)測意見加以評論，對自己的預(yù)測意見進(jìn)行修改和補(bǔ)充說明。第七章秘書工作的主要職能第三輪，將上一輪征詢意見匯總、整理后再制成征詢表，附上補(bǔ)充材料和具體要求等再寄送給專家，要求專家根據(jù)新材料，深入思考，進(jìn)一步評價別人意見和修改、補(bǔ)充自己的意見。最后一輪，經(jīng)過上述多輪（第四輪、第五輪的具體操作與第三輪相類似）反復(fù)修正、匯總后，預(yù)測結(jié)果較為一致時，預(yù)測組織者再進(jìn)行統(tǒng)計整理以及意見歸納，形成最終的預(yù)測結(jié)論。第七章秘書工作的主要職能C3.結(jié)果處理階段。上述各輪，尤其是最后一輪的歸納整理，涉及到結(jié)果的處理。要合理運(yùn)用數(shù)理統(tǒng)計方法，處理和統(tǒng)計專家們的分散意見。最后的預(yù)測結(jié)論必須忠實于專家意見，從專家意見中提煉出真正的預(yù)測值。C4.提出預(yù)測報告。當(dāng)組織者有了切合實際的預(yù)測答案后，就應(yīng)編制預(yù)測報告，介紹預(yù)測的組織情況、資料的整理情況、預(yù)測結(jié)論以及決策建議等。第七章秘書工作的主要職能D.特點(diǎn)匿名性反饋性收斂性廣泛性第七章秘書工作的主要職能E.優(yōu)點(diǎn)集思廣益，可發(fā)揮專家的集體智慧，從而避免主觀性和片面性，提高預(yù)測質(zhì)量，并且，由于以信函方式征詢專家意見，具有廣泛性和經(jīng)濟(jì)合理性。有利于專家獨(dú)立思考，各抒己見，充分發(fā)表自己的意見。有利于探索性地解決問題。通過反饋，專家可相互交流和相互啟發(fā)，修改并完善自己的意見。第七章秘書工作的主要職能F.缺點(diǎn)易忽視少數(shù)人的創(chuàng)意。缺少思想交鋒和商討。組織者主觀意向明顯。易使專家生厭、疲憊和反感，同時又占用較多時日。第七章秘書工作的主要職能G.彌補(bǔ)措施更多更充實地提供前一輪預(yù)測意見和相關(guān)背景材料，以及較具體地提出組織者的目的和要求，適當(dāng)減少反饋的輪數(shù)。采用順序量表、分值表和事件出現(xiàn)的概率等方式，由組織者進(jìn)行統(tǒng)計整理，但組織者不能將自己的意見強(qiáng)加于人或給專家以某種暗示或誘導(dǎo)。部分取消匿名，增加思想交鋒。第七章秘書工作的主要職能H.適用范圍缺乏足夠的資料；做長遠(yuǎn)規(guī)劃或大趨勢預(yù)測；預(yù)測事件的影響因素很多；主觀因素對預(yù)測事件的影響較大。第七章秘書工作的主要職能與頭腦風(fēng)暴法的重要差別：德爾菲法中對調(diào)查問卷的回答是獨(dú)自秘密進(jìn)行的；而頭腦風(fēng)暴法是建立在小組討論的基礎(chǔ)上。第七章秘書工作的主要職能

評分法舉例：某針織品公司請專家對2003年以后運(yùn)動衣褲進(jìn)行預(yù)測。要求在下列項目：品牌、價格、式樣、吸汗、耐穿中，選擇影響銷售的三個主要項目，并按重要性排序。評分標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定為：第一位給3分，第二位給2分，第三位給1分。第三輪專家征詢意見為：贊成品牌排在第一位的專家有61人（專家總數(shù)為82人），贊成排第二位的有13人，贊成排第三位的有1人。則項目“品牌”得分為：61×3+13×2+1×1=210分全部總分為：82×（1+2+3）=492分故“品牌”所占比重為：210/492=0.43由專家對其余4項指標(biāo)的評分計算得各項目總分比重為：價格，式樣，吸汗，耐穿。據(jù)此得出按重要性派在前三名的項目依次為品牌、式樣和價格。第七章秘書工作的主要職能浙江省1990年手扶拖拉機(jī)市場需求變化趨勢預(yù)測1．確定預(yù)測主題根據(jù)歷年農(nóng)機(jī)產(chǎn)品的銷售實績，手扶拖拉機(jī)是該公司的拳頭產(chǎn)品，因此，把手扶拖拉機(jī)作為主要預(yù)測對象。2．選擇專家對1990年手扶拖拉機(jī)需求趨勢做出預(yù)測，這要求預(yù)測參與者必須要有豐富的業(yè)務(wù)經(jīng)驗，掌握大量的市場信息，同時要有一定的表達(dá)能力。另一方面，為了取得比較全面的信息，確定以全省87個地區(qū)、縣農(nóng)機(jī)公司的業(yè)務(wù)經(jīng)理組成預(yù)測專家小組。3．準(zhǔn)備背景材料為了使專家在預(yù)測過程中能全面了解有關(guān)手扶拖拉機(jī)的歷史和現(xiàn)狀，使預(yù)測更加準(zhǔn)確，預(yù)測組織者準(zhǔn)備了有關(guān)的北京材料，主要有：（1）1980---1989年全省手扶拖拉機(jī)歷史銷量和逐年的增長率，本把各年的銷量用表格和曲線圖兩種形式直觀表達(dá)出來，使預(yù)測者一目了然。（2）根據(jù)組織者掌握的信息，列出了1990年對手扶拖拉機(jī)的銷售有利的影響因素（四個方面）和不利的影響因素（五個方面）。第七章秘書工作的主要職能

設(shè)計調(diào)查表根據(jù)預(yù)測對象的要求設(shè)計咨詢表。因預(yù)測主題比較單一，調(diào)查表較為簡單，如表1所示：表1：1990年全省手扶拖拉機(jī)需求量調(diào)查表單位：%根據(jù)全省的資料，請在下面欄目中填寫全省所有手扶拖拉機(jī)需求量，估計1990年比1989年上升或下降的百分比上升：%下降：%請簡要分析手扶拖拉機(jī)需求量1990年同1989年相比可能上升或下降的原因（可以從有利因素和不利因素兩個方面進(jìn)行分析）第七章秘書工作的主要職能

第一輪征詢在1990年初，預(yù)測組織者把背景材料和調(diào)查表寄給了87位預(yù)測專家，在規(guī)定的時間內(nèi)有59位專家寄回了調(diào)查表，回收率為68%。預(yù)測組織者將調(diào)查表進(jìn)行了匯總統(tǒng)計分析（見表2）：表2：1990年全省手扶拖拉機(jī)需求量升降幅度專家預(yù)測統(tǒng)計（第一輪）需求變化情況下降幅度50%以上41-50%31-40%21-30%11-20%1-10%

專家人數(shù)522987所占比例%8.433.393.3915.2513.5611.86第七章秘書工作的主要職能不變增長幅度不能確定合計1-10%11-20%21-30%30%以上

21111011593.3918.641.691.69018.64100第二輪征詢預(yù)測組織者把上輪的預(yù)測結(jié)果的綜合資料以及第二輪的調(diào)查表寄給了專家（第一輪回答的59位）。第二輪調(diào)查咨詢表的內(nèi)容和形式與第一輪的完全相同。在回答的時間內(nèi)，有44位專家寄回了第二輪調(diào)查表，回收率為75%。預(yù)測組織者將第二輪的調(diào)查表匯總統(tǒng)計（見表3）?？紤]到專家的以及已基本趨于一致，結(jié)果比較明朗，就不再進(jìn)行第三輪征詢，就此結(jié)束這次預(yù)測工作。同時預(yù)測組織者又將專家提出的有關(guān)影響手扶拖拉機(jī)需求的影響因素進(jìn)行了綜合概括（此處略）。第七章秘書工作的主要職能表3：1990年全省手扶拖拉機(jī)需求量升降幅度專家預(yù)測統(tǒng)計（第二輪）需求變化情況下降幅度50%以上41-50%31-40%21-30%11-20%1-10%

專家人數(shù)2351185所占比例%4.56.211.42518.111.4不變增長幅度不能確定合計1-10%11-20%04154409.12.311.4100第七章秘書工作的主要職能處理最終預(yù)測結(jié)果因輪番征詢僅進(jìn)行了兩輪，故第二輪的專家意見即作為預(yù)測的最終結(jié)果。該預(yù)測對象屬數(shù)量預(yù)測，在此采用算術(shù)平均法進(jìn)行處理。取各組居中的中值為各組的代表值（如31-40%的中值為35%），則：上述結(jié)果表明：1990年手扶拖拉機(jī)市場需求量可能比1989年下降20.64%。89第七章秘書工作的主要職能(3)主觀概率法A.主觀概率法A1.主觀概率法是各參與預(yù)測者對某事件發(fā)生的可能性做出主觀估計，然后加以概率統(tǒng)計匯總，以此作為預(yù)測值的一種定性預(yù)測方法。A2.主觀概率與客觀概率不同,是人們對某一事件發(fā)展趨勢實現(xiàn)可能性作出的主觀判斷的量度。

第七章秘書工作的主要職能B.主觀概率加權(quán)平均法B1.主觀概率加權(quán)平均法是以主觀概率為權(quán)數(shù)，對各種預(yù)測意見進(jìn)行加權(quán)平均，求得綜合性預(yù)測結(jié)果的方法。B2.主觀概率加權(quán)平均法的步驟如下：確定主觀概率。即根據(jù)過去預(yù)測的經(jīng)驗來確定各種可能情況的主觀概率。計算綜合預(yù)測值。第七章秘書工作的主要職能例2.5某大型空調(diào)生產(chǎn)企業(yè)欲對下一年首季度空調(diào)產(chǎn)品的銷售額進(jìn)行預(yù)測，且預(yù)測工作主要由市場營銷部和投資計劃部來完成。過程如下：1)確定主觀概率，即以主觀概率為權(quán)數(shù)，計算兩部門預(yù)測人員的最高銷售、最低銷售和最可能銷售的加權(quán)算術(shù)平均數(shù)，作為預(yù)測期望值。如表2.8所示。第七章秘書工作的主要職能第七章秘書工作的主要職能如預(yù)測員甲的期望值為：2)以主觀概率為權(quán)數(shù)，計算每人期望值的平均數(shù)。如果3位預(yù)測人員的判斷能力不相上下，其主觀概率各為1/3，則3人預(yù)測的平均銷售額為：同理，如果投資計劃部預(yù)測員甲的期望值為950萬元，乙的期望值為750萬元，二人的主觀概率各為50%，則投資計劃部預(yù)測員預(yù)測的平均銷售額為：第七章秘書工作的主要職能下面給出估計主觀概率的三種方法：概率轉(zhuǎn)盤法累積概率法利用主觀概率估計正態(tài)分布中的未知參數(shù)專家咨詢法C.主觀概率的估計方法第七章秘書工作的主要職能首先主觀確定一些特殊點(diǎn)的概率之后，畫出累積概率曲線，利用它近似估計其它點(diǎn)的概率例如，估計某種新產(chǎn)品未來市場銷售量的概率分布時，推銷員做了如下估計：（1）最高需求量和最低需求量分別是2400萬斤和400萬斤；（2）在400-1200和1200-2400之間的可能性各占一半；（3）當(dāng)需求小于1200時，需求在400-900與900-1200的可能性各占一半；（4）當(dāng)需求多于1200時，需求在1200-1600與1600-2400的可能性相等；累積概率法第七章秘書工作的主要職能第七章秘書工作的主要職能在坐標(biāo)系中描出上述8個點(diǎn)的坐標(biāo)，再連接成光滑曲線，即為累積概率曲線（分布函數(shù)曲線）從此，利用這條曲線，其他任何區(qū)間的概率就可估計出來第七章秘書工作的主要職能實驗預(yù)測法實驗預(yù)測法是指利用實驗手段和結(jié)論，從已知來推測未知，從現(xiàn)在推測將來，從局部推測全局的方法。它是預(yù)測的常用方法之一，廣泛應(yīng)用于政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文教、科技等領(lǐng)域。軍事演習(xí)法科技實驗分析法蹲點(diǎn)實驗法市場試銷法實驗預(yù)測第七章秘書工作的主要職能(1)市場試銷法A.含義

是指試銷商品在小范圍內(nèi)進(jìn)行銷售實驗，直接調(diào)查消費(fèi)者對試銷商品的反映和喜愛程度，并以此調(diào)查資料為依據(jù)進(jìn)行市場預(yù)測的方法。B.應(yīng)用范圍試銷（testmarketing）的商品一般是指尚未在當(dāng)前市場上銷售過或還未正式進(jìn)入市場的新產(chǎn)品或改進(jìn)的老產(chǎn)品。第七章秘書工作的主要職能C.市場試銷方式試銷專柜或立試銷門市部，也可委托商店試銷。D.市場試銷法公式應(yīng)用市場試銷法進(jìn)行預(yù)測，其公式如下：Y=Q·N·D?Y：年銷售預(yù)測值；?Q：每單位用戶（家庭）年內(nèi)平均消費(fèi)量；?N：整個市場的用戶（家庭）總數(shù)；?D：用戶中重復(fù)購買率。第七章秘書工作的主要職能例：某日用化工廠試制出一種新型洗衣粉，選擇某城市一典型區(qū)域試銷該產(chǎn)品。試銷結(jié)果顯示，有35%家庭購買過這種洗衣粉，其中又有24%家庭重復(fù)購買。每戶家庭平均購買4.5袋新型洗衣粉。該市有居民16萬戶。根據(jù)試銷資料，預(yù)測新型洗衣粉在該市的年銷售量。

根據(jù)題意，可知：N=16萬戶，Q=4.5，D是未知的。解：第一步：計算重復(fù)購買率D=35%×24%=8.4%第二步：計算新型洗衣粉的年銷售量預(yù)測值Y=Q·N·D=4.5×16×8.4%=6.048（萬袋）這表明，在該市新型洗衣粉年銷售量預(yù)測值達(dá)6.048萬袋。第七章秘書工作的主要職能(2)蹲點(diǎn)實驗法A.含義

是指組織人員到某個或大或小的“點(diǎn)”上去，現(xiàn)在局部范圍內(nèi)推行這一政策，根據(jù)結(jié)果推出在大范圍之形式的前景與結(jié)果。B.應(yīng)用范圍

國家政策措施第七章秘書工作的主要職能(3)科技實驗分析法A.含義一項新的科技成果應(yīng)用的前景如何，可用科學(xué)實驗來預(yù)測。B.應(yīng)用范圍

第七章秘書工作的主要職能(4)軍事演習(xí)法A.含義

是指通過沙盤演習(xí)、電子演習(xí)等，研究戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)，預(yù)測武器效能等。B.應(yīng)用范圍一些比較耗金錢，耗時間。。。第七章秘書工作的主要職能沙盤訓(xùn)練來源沙盤實戰(zhàn)模擬培訓(xùn)軍事沙盤第七章秘書工作的主要職能沙盤演練又叫沙盤模擬培訓(xùn)、沙盤推演，源自西方軍事上的戰(zhàn)爭沙盤模擬推演，是通過引領(lǐng)學(xué)員進(jìn)入一個模擬的競爭性行業(yè)，由學(xué)員分組建立若干模擬公司，圍繞形象直觀的沙盤教具，實戰(zhàn)演練模擬企業(yè)的經(jīng)營管理與市場競爭，感悟經(jīng)營決策真諦。沙盤模擬培訓(xùn)完全不同于傳統(tǒng)的授課方式，是一體驗式的互動學(xué)習(xí)方式，結(jié)合了角色扮演、情景模擬。第七章秘書工作的主要職能沙盤訓(xùn)練的優(yōu)點(diǎn)“驚醒”中學(xué)習(xí)競爭性強(qiáng)參與性強(qiáng)第七章秘書工作的主要職能時間序列預(yù)測法時間序列預(yù)測法是指將觀察或記錄到的一組數(shù)字，按時間順序排列起來，然后根據(jù)它們變化的方向與程度，來推測未來可能到達(dá)的水平。時間序列是指將某種現(xiàn)象某一個統(tǒng)計指標(biāo)在不同時間上的各個數(shù)值，按時間先后順序排列而形成的序列ty1999.1620551999.2987121999.31107231999.41107232000.1733612000.21258272000.31223302000.487996第七章秘書工作的主要職能第七章秘書工作的主要職能也叫時間序列分析法、歷史延伸法、外推法簡單平均法移動平均法指數(shù)平滑法季節(jié)系數(shù)法趨勢外推法第七章秘書工作的主要職能時間序列預(yù)測法的特點(diǎn)時間序列預(yù)測法是撇開了事物發(fā)展的因果關(guān)系去分析事物的過去和未來的聯(lián)系。假定事物的過去趨勢會延伸到未來；預(yù)測所依據(jù)的數(shù)據(jù)具有不規(guī)則性；撇開了市場發(fā)展之間的因果關(guān)系。第七章秘書工作的主要職能時間序列預(yù)測法的主要步驟時間序列預(yù)測的原理：時間序列是指同一變量按事件發(fā)生的先后順序排列起來的一組觀察值或記錄值。構(gòu)成時間序列的要素有兩個：其一是時間，其二是與時間相對應(yīng)的變量水平。實際數(shù)據(jù)的時間序列能夠展示研究對象在一定時期內(nèi)的發(fā)展變化趨勢與規(guī)律，因而可以從時間序列中找出變量變化的特征、趨勢以及發(fā)展規(guī)律，從而對變量的未來變化進(jìn)行有效地預(yù)測。（一）收集、整理歷史資料，編制時間序列

（二）確定趨勢變動形態(tài)（四）確定預(yù)測值（三）選擇預(yù)測方法第七章秘書工作的主要職能簡單平均法簡單算術(shù)平均法

是以觀察期內(nèi)時間序列的各期數(shù)據(jù)（觀察變量）的簡單算術(shù)平均數(shù)作為下期預(yù)測值的方法。用算術(shù)平均法進(jìn)行市場預(yù)測，需要一定的條件，只有當(dāng)數(shù)據(jù)的時間序列表現(xiàn)出水平型趨勢即無顯著的長趨勢變化和季節(jié)變動時，才能采用此法進(jìn)行預(yù)測。如果數(shù)列存在明顯的長期趨勢變動和季節(jié)變動時，則不宜使用。115第七章秘書工作的主要職能簡單算術(shù)平均法計算公式如下：設(shè)觀察變量有N個觀察值X1,X2,……XN，則這些觀察值的簡單算術(shù)平均數(shù)作為預(yù)測值，其公式為：(10-1)116第七章秘書工作的主要職能[例10-2]試預(yù)測2005年該種產(chǎn)品的銷售量序號年份銷售量1234520002001200220032004120001315014450156101680562005表10-1各年產(chǎn)品銷售量單位：件第七章秘書工作的主要職能1999~2006年我國水電消費(fèi)量在能源消費(fèi)總量中所占的比重如下表所示，使用算術(shù)平均法預(yù)測2007年水電消費(fèi)量在能源消費(fèi)總量中所占的比重。年份19992000200120022003200420052006比重(%)4.95.14.84.95.25.76.15.9計算第七章秘書工作的主要職能上聯(lián)：香煙啤酒礦泉水烤魚片了啊。下聯(lián)：白酒飲料方便面火腿腸了啊。橫批：腿收一下?。?！第七章秘書工作的主要職能加權(quán)算術(shù)平均法是以觀察期的加權(quán)算術(shù)平均數(shù)作為下期預(yù)測值的預(yù)測方法。其計算如下：(10-5)120第七章秘書工作的主要職能[例10-3]根據(jù)例10-1，用加權(quán)算術(shù)平均法試預(yù)測該企業(yè)7月份的銷售額觀察期1234567月份預(yù)測值觀察值262724282625權(quán)重(wi)12345625.9(萬元)119第七章秘書工作的主要職能2001~2006年我國原煤占能源生產(chǎn)總量的比重如表所示，若給予2001~2006年原煤占能源生產(chǎn)總量比重的權(quán)數(shù)分別為1、2、3、4、5、6，試預(yù)測2007年原煤所占的比重。年份 200120022003 20042005 2006比重(%)74.174.374.0 74.6 75.3 74.8計算第七章秘書工作的主要職能因果關(guān)系預(yù)測法是分析思想信息、思想現(xiàn)象的因果聯(lián)系的方法，主要用于分析各種思想形成、發(fā)展和變化的原因及其所引起的后果，在揭示一定的思想傾向、思想現(xiàn)象形成的認(rèn)識根源、社會根源和歷史根源及這種思想傾向、思想現(xiàn)象所引起的行為表現(xiàn)和社會影響方面具有特殊的重要作用。因果關(guān)系分析法第七章秘書工作的主要職能假如潘金蓮不開窗戶，不會遇西門慶；不遇西門不會出軌；不出軌，武松不會逼上梁山；武松不上梁山，方臘不會被擒，可取得大宋江山；不會有靖康恥、金兵入關(guān)，不會有大清朝；不會閉關(guān)鎖國，不會有鴉片戰(zhàn)爭八國聯(lián)軍。中國將是世界上唯一的超級大國，其他諸侯都是浮云。小潘呀，閑著沒事你開什么窗戶！

第七章秘書工作的主要職能必要原因和充分原因2.直接和間接原因3.雙向因果關(guān)系第七章秘書工作的主要職能所謂必要原因，是指現(xiàn)象Y的發(fā)生（變化）一定以現(xiàn)象X的發(fā)生（變化）為前提，因此X被認(rèn)為是Y的必要原因。換言之，如果X不存在，那么Y必定不會存在。例如：氧元素的存在是燃燒的必要條件，也就是說，一旦不存在氧，也就不存在燃燒。必要原因和充分原因第七章秘書工作的主要職能必要原因的特點(diǎn)：

能從一個現(xiàn)象（果）的存在確定性地倒推回另一個現(xiàn)象（因）的存在。例如：我們知道取得博士學(xué)位是獲得教授職稱的必要條件，那么一旦我們觀察到某人獲得了教授職稱，那么就肯定可以判斷他之前取得了博士學(xué)位。第七章秘書工作的主要職能

所謂充分原因，是指現(xiàn)象X的發(fā)生（變化）一定會導(dǎo)致現(xiàn)象Y的發(fā)生（變化）。例如：在一定大氣條件下，氣溫下降到零攝氏度，水一定會變成冰，因此零攝氏度以下的溫度是水變?yōu)楸某浞衷颉?28第七章秘書工作的主要職能盡管有些原因可以既構(gòu)成充分條件，也構(gòu)成必要條件，但在許多情況下，充分原因并不構(gòu)成必要原因，反之亦然。例如：貧窮，性別歧視，厭學(xué)等等，均可看作是一個小女孩從學(xué)校退學(xué)的充分原因，但都不是必要原因。第七章秘書工作的主要職能直接原因是不經(jīng)過其他因素而直接會導(dǎo)致結(jié)果發(fā)生的原因，而間接原因是直接原因的原因。換言之，如果X是Y的直接原因，而Z是導(dǎo)致X的原因，那么Z就是Y的間接原因。直接原因130第七章秘書工作的主要職能

例如在歷史學(xué)上有個有趣的命題，即中國長城的修建導(dǎo)致羅馬帝國的衰亡。其因果鏈條如下：長城的存在阻擋了野蠻人向東方挺進(jìn)，迫使他們向西方發(fā)展。這些向西洶涌而去的野蠻人最終沖破了羅馬帝國的防御，導(dǎo)致后者衰亡。這里，來自野蠻人的進(jìn)攻是羅馬帝國崩潰的直接原因，而中國長城的修建則是間接原因。第七章秘書工作的主要職能除了以上介紹的單向因果關(guān)系外，現(xiàn)實中還存在打量的雙向因果關(guān)系。在一定時期、條件下，X是Y的原因。隨著時間、條件的改變，Y成為X的原因。例如工資上升和物價上漲的關(guān)系，等等。132第七章秘書工作的主要職能回歸分析法是通過衡量變量Y在X變量接受刺激和接受控制之間的狀態(tài)變化來衡量變量X所導(dǎo)致的Y的變化，因而這種方法也被看作是―因果關(guān)系效應(yīng)法（Effect-of-Causal）。在回歸方法下，X對Y的因果關(guān)系一般表示為：

在其他條件不變的情況下，X的一定變化所導(dǎo)致的Y的相應(yīng)變化?；貧w分析法第七章秘書工作的主要職能一元線性回歸分析法的預(yù)測模型為：

第七章秘書工作的主要職能α=-3.65b=0.57第七章秘書工作的主要職能預(yù)測中要注意的事項：1、預(yù)測的可變性很強(qiáng)；2、預(yù)測在秘書工作中，多用于某些專題研究，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考的依據(jù)；3、許多預(yù)測方法都涉及思維科學(xué)與應(yīng)用數(shù)學(xué)，秘書應(yīng)注意提高思維能力與數(shù)學(xué)能力。第七章秘書工作的主要職能2.預(yù)案預(yù)案，是指根據(jù)評估分析或經(jīng)驗，對潛在的或可能發(fā)生的突發(fā)事件的類別和影響程度而事先制定的應(yīng)急處置方案。第七章秘書工作的主要職能預(yù)案從寫作學(xué)的角度講，是計劃類的一種文種；從秘書參謀的角度講，是秘書參謀作用的一種表現(xiàn)載體，也是秘書部門工作中輔助決策常用的方式。預(yù)案即預(yù)備方案，從文種性質(zhì)來講，它屬于工作計劃的一類，但具有“方案”的專一性、專業(yè)性、周密性、時限集中性等要求，屬于應(yīng)用寫作研究的范疇。第七章秘書工作的主要職能結(jié)構(gòu)和寫法標(biāo)題采用公文式標(biāo)題寫法，如中國人民保險公司某縣支公司防洪澇災(zāi)害預(yù)案。前言分析預(yù)案所針對的風(fēng)險有關(guān)的種種現(xiàn)實狀態(tài)，再結(jié)合上級的指示，本公司的經(jīng)營理念等，提出預(yù)案的總?cè)蝿?wù)、目標(biāo)。前言須文字精練，高度概括，不可寫得很繁瑣、冗長，不可喧賓奪主。第七章秘書工作的主要職能主體

1.指導(dǎo)思想。這部分強(qiáng)調(diào)制訂、執(zhí)行此預(yù)案的重要性、必要性和總的原則與理念。這是不可或缺的重要內(nèi)容，只有認(rèn)識上提高了、統(tǒng)一了，全公司上下才能行動上重視和統(tǒng)一，擰成一股繩，確保預(yù)案實施的力度和效果。

2.組織架構(gòu)。這部分是將有限的人力合理分工配置，包括領(lǐng)導(dǎo)班子、一線的機(jī)構(gòu)與成員、后勤人員、辦公室值班人員等，只有組織架構(gòu)清晰，才能確保分工到人，責(zé)任明確，同時亦要注意分工中有合作，走活一盤棋。第七章秘書工作的主要職能3.信息網(wǎng)絡(luò)。這亦是預(yù)案的重要內(nèi)容，包括與各部門橫向聯(lián)系的方式與責(zé)任人，也包括公司內(nèi)部緊急狀態(tài)下的聯(lián)系方式。如內(nèi)容較多，可只在正文部分簡述，將具體的人員名單、電話號碼、單位、地址等作為附件列后。4.具體任務(wù)、措施和步驟。這部分是預(yù)案的實質(zhì)性核心部分，通常是將保戶單位劃分成若干責(zé)任區(qū)，每一責(zé)任區(qū)形成一個章節(jié)，各自圍繞任務(wù)、措施、步驟分別闡述。第七章秘書工作的主要職能結(jié)尾可再次強(qiáng)調(diào)執(zhí)行此預(yù)案的希望和要求，呼應(yīng)前文，總結(jié)全文。另外，俗話說：“計劃不如變化快”，在強(qiáng)調(diào)執(zhí)行此預(yù)案的規(guī)定性的同時，也應(yīng)在結(jié)尾指出，對于預(yù)案沒有預(yù)計到的情況、問題，執(zhí)行者要發(fā)揮才智，靈活應(yīng)對，同時對應(yīng)急預(yù)案也應(yīng)有所了解。附件預(yù)案的寫作通常帶有附件。對于那些簡單的、同質(zhì)性的文字部分、各種數(shù)據(jù)、區(qū)域分布情況等，應(yīng)設(shè)計成各種圖表作為插圖(表)或附圖(表)。第七章秘書工作的主要職能預(yù)案必須具有預(yù)見性、可行性。預(yù)案應(yīng)做到四個明確：目標(biāo)任務(wù)明確；內(nèi)容步驟明確；程序措施明確；職責(zé)分工明確。第七章秘書工作的主要職能關(guān)于預(yù)案問題注意幾點(diǎn)：預(yù)案是制訂出來的，而不只是寫出來的，或者說先制訂，而后寫成的；預(yù)案的寫作建立在預(yù)測的基礎(chǔ)上，必須有一定的調(diào)查研究，只有科學(xué)的預(yù)測，才會有正確的預(yù)案。給領(lǐng)導(dǎo)提出預(yù)案，一般以一兩個為宜，便于領(lǐng)導(dǎo)選擇；預(yù)案的寫作要領(lǐng)并不是很難。第七章秘書工作的主要職能第二節(jié)信息與調(diào)研信息工作調(diào)查研究第七章秘書工作的主要職能一、信息工作當(dāng)今是信息時代，信息、能源與材料已成為人類社會的三大資源。信息工作是秘書做好“輔助管理”的一項重要工作。各機(jī)構(gòu)作出任何決策都離不開信息。第七章秘書工作的主要職能[案例]某企業(yè)抓住APEC(亞太經(jīng)濟(jì)合作組織)峰會在滬召開這一信息開發(fā)唐裝生產(chǎn)大賺一把取得成功.第七章秘書工作的主要職能第七章秘書工作的主要職能第七章秘書工作的主要職能第七章秘書工作的主要職能（一）信息的概念與特征“全國秘書長、辦公廳主任座談會”文件，首次提出我國秘書系統(tǒng)要形成一個完整的信息系統(tǒng)，秘書要學(xué)習(xí)信息理論和知識，要研究和處理好8個方面的問題：信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)a信息、信息源以及與信息相關(guān)的因素信息的處理b信息的傳遞信息的反饋c信息的時間性信息的數(shù)量與質(zhì)量d信息收集、傳遞、處理、貯存的技術(shù)手段與設(shè)備第七章秘書工作的主要職能第七章秘書工作的主要職能廣義信息的概念：信息是人們在適應(yīng)外部世界并使這種適應(yīng)反作用于外部世界過程中，同外部世界進(jìn)行交換的內(nèi)同的名稱。廣義信息，是指對各種事物運(yùn)動特征和變化的客觀描述。狹義信息，是指通過一定的物質(zhì)載體反映出來的新的有用知識。（是用文字、表格、圖像、實物、記憶等方式表達(dá)出來的關(guān)于客觀事物的特點(diǎn)、形態(tài)、運(yùn)動狀態(tài)等方面的信號、消息。）通俗地說，信息是生活主體同外部客體之間有關(guān)情況的消息。第七章秘書工作的主要職能三個要點(diǎn)：信息是指反映客觀世界中客觀事物的特征及其變化的表征；信息是客觀事物的狀態(tài)經(jīng)過傳遞后的再現(xiàn)；信息對于接受者是一種有用的知識，信息向人們展示的是認(rèn)識和智慧。第七章秘書工作的主要職能信息主要有一下特性：無限性；客觀性；主觀性；時效性；共享性；不完全性；滯后性。第七章秘書工作的主要職能（二）秘書信息1.秘書信息的概念簡單的說，秘書信息就是指秘書為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)中所應(yīng)當(dāng)掌握的信息。對于黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的秘書來說，它是以政務(wù)信息為主的社會信息。對于業(yè)務(wù)部門的秘書來說，它是以與業(yè)務(wù)有關(guān)的信息為主的信息。第七章秘書工作的主要職能狹義方面的秘書信息的概念的特點(diǎn)：（1）它一般不包括自然信息與技術(shù)信息；（2）在社會信息中，一般秘書也只是收集、研究其中的一部分，主要還是對領(lǐng)導(dǎo)決策與管理有關(guān)的部分；狹義秘書信息概念：特指秘書獲取、加工、傳遞、儲存和利用信息的一系列活動。秘書部門既是各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦公機(jī)構(gòu)，又是承上啟下、聯(lián)系各方的信息中心。對領(lǐng)導(dǎo)來說，它又是溝通與協(xié)調(diào)、助手和“耳目”。秘書部門的這些功能，哪一條都離不開信息。為領(lǐng)導(dǎo)工作提供全面、準(zhǔn)確、對路的信息，是秘書義不容辭的重要職責(zé)。第七章秘書工作的主要職能明確秘書信息這一概念，有助于明確秘書信息的范圍和重點(diǎn)，加深秘書信息工作的深度，使信息工作更有效的為領(lǐng)導(dǎo)者決策與管理服務(wù)。第七章秘書工作的主要職能1.1秘書信息工作的基本程序信息工作的程序：收集→加工→傳輸→利用→反饋收集：收集環(huán)節(jié)秘書著重要明確收集什么、到哪兒去收集、如何收集的問題。要善于利用一切可以承載信息的手段，收集一切有利于領(lǐng)導(dǎo)和基層耳聰目明的信息；加工：加工環(huán)節(jié)就是秘書對信息的編制，編制工作要嚴(yán)格遵循秘書文字編輯工作的原則。第七章秘書工作的主要職能傳輸：傳輸是指信息的發(fā)送，有經(jīng)驗的秘書重視建立和完善信息的發(fā)送網(wǎng)絡(luò)，重視報送領(lǐng)導(dǎo)、傳送相關(guān)單位和發(fā)送下級部門的區(qū)別利用：信息的利用是信息工作的目的，要使有關(guān)單位、部門接受信息，爭取對他們有用。反饋：反饋是新一輪信息工作的開始。第七章秘書工作的主要職能1.2秘書信息資料工作秘書的信息資料工作就是將信息工作融于平時的辦文工作中，或者說是在辦文工作中留意將大量的初級信息加工為高層次信息，為領(lǐng)導(dǎo)的管理與決策服務(wù)。第七章秘書工作的主要職能高層次信息開發(fā)1、高層次信息的特點(diǎn)和作用A.初級層次信息（初級信息、基礎(chǔ)信息）與高層次信息前者是直接反映事物的現(xiàn)象和動態(tài)的原始信息以及對原始信息進(jìn)行初加工所形成的信息。后者則是全面反映事物概貌、揭示事物本質(zhì)及其規(guī)律的深度信息，以及對原始信息進(jìn)行綜合處理后提出對策建議所形成的信息。高層次信息要素——有情況：明晰性、典型性。有分析：中肯性、深刻性。有建議：可行性、創(chuàng)見性。第七章秘書工作的主要職能B.高層次信息五特點(diǎn)——宏觀性：反映的是事關(guān)大局的問題；——完整性：完整地反映某一事物發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的全過程，并對其起因和結(jié)果、內(nèi)因和外因、現(xiàn)狀和趨勢、經(jīng)驗和教訓(xùn)作出全面反映和分析；——典型性：具有普遍性、代表性、傾向性；——深刻性：反映事物的本質(zhì)屬性和基本特征，揭示事物發(fā)展規(guī)律，找出癥結(jié)，提出解決問題的辦法和措施；——前瞻性：能預(yù)測事物發(fā)展趨勢和前景。第七章秘書工作的主要職能高層次信息的開發(fā)方法要領(lǐng):根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)決策的不同階段開發(fā)不同內(nèi)容的高層次信息。方法：5種。中心跟蹤法；熱點(diǎn)聚集法；難點(diǎn)突破法；亮點(diǎn)放大法；拓展延伸法。第七章秘書工作的主要職能A、秘書的信息資料工作秘書是為領(lǐng)導(dǎo)“輔助管理，綜合服務(wù)”的，秘書的資料，就是圍繞有關(guān)為領(lǐng)導(dǎo)提供全面服務(wù)的原則進(jìn)行搜集、摘取、留存、剪貼的。因為秘書的工作范圍廣泛，內(nèi)容繁雜，所以秘書資料的來源也廣。第七章秘書工作的主要職能B.資料剪貼資料剪貼的方法資料剪貼主要是文字資料的提純留存，傳統(tǒng)的“剪貼”是真正意義的“剪”，現(xiàn)在秘書通常是將所要留存內(nèi)容劃定復(fù)印。第七章秘書工作的主要職能第七章秘書工作的主要職能C.資料保存資料保存的注意事項根據(jù)剪貼資料的量，選擇頁碼薄厚適宜的

在剪貼簿的封頁和脊部做好必要的標(biāo)簽順序插入要留存的資料并一一編注

剪貼簿的第一頁要做目錄，以備查找方便資料保存的注意事項如下：第七章秘書工作的主要職能名片名片是現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會中人與人之間、單位工作人員之間交際交往中相互認(rèn)識的一種工具。對秘書來說，名片上可以有直接的和間接的信息。名片作為信息載體，在秘書工作中，也有從收集到加工整理、從保存到提供使用、到信息反饋的過程。第七章秘書工作的主要職能1.2秘書信息工作的作用A.輔助領(lǐng)導(dǎo)者正確決策：信息是決策的基礎(chǔ)和依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)決策過程實際上是一個對信息的處理過程。

B.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)管理：科學(xué)管理的實質(zhì)，就是按一定的目標(biāo)，對一個管理系統(tǒng)進(jìn)行有效的控制。C.開闊領(lǐng)導(dǎo)者與秘書的思路：在信息社會，現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)者經(jīng)常面臨“信息饑餓”。同時，秘書自身也極需通過信息工作來開闊視野和思路，提高信息捕捉能力、創(chuàng)新思維能力、分析判斷能力、綜合概括能力、溝通與協(xié)調(diào)咨詢能力和應(yīng)用寫作能力。D.提高秘書工作效率：秘書部門和秘書人員的絕大部分工作如撰寫公文、辦理公文、立卷歸檔、調(diào)研、辦會等等，實質(zhì)上都是在處理信息。第七章秘書工作的主要職能1.3秘書信息工作的特點(diǎn)“四性特點(diǎn)”——A.服務(wù)性：秘書部門信息服務(wù)具有多向性特征。而其中最直接最主要的是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。B.綜合性：秘書部門提供信息種類非常廣泛；其內(nèi)容具有綜合性而非專業(yè)性。C.針對性：同一信息對于不同的對象，其有用性即價值各不相同D.適時性：秘書部門提供信息要選擇最佳時機(jī)以取得最高的吸收率。4、信息工作的六項要求敏銳、準(zhǔn)確、及時、全面、適用、經(jīng)濟(jì)。第七章秘書工作的主要職能1.4秘書對信息的獲取A.信息獲取的范圍第七章秘書工作的主要職能B.信息獲取8渠道第七章秘書工作的主要職能C.信息獲取的方法（主要有8種方法）：網(wǎng)絡(luò)查詢法；文字閱讀法；收看收聽法；會議記錄法；相互交流法；專題調(diào)查法；觀察體驗法；索取求購法。第七章秘書工作的主要職能1.5秘書信息的加工信息從初始狀態(tài)到具有可用性，必須經(jīng)過加工處理。所謂信息加工，是指秘書將獲取的原始信息進(jìn)行鑒別、篩選、綜合、分析和編制，使之成為完整、有用的信息資料，以便提供使用。信息加工既是一種工作過程，更是一種創(chuàng)造性思維活動；加工的成果是科學(xué)方法與智力勞動的結(jié)晶，具有比原始信息更大的使用價值。第七章秘書工作的主要職能A.信息加工的方法a.歸納法：篩選→合并同類項→專題信息。此法便于領(lǐng)導(dǎo)深入了解研究某一方面問題。b.濃縮法。在保證信息量不變的前提下，將長信息壓縮成簡短信息。通常動態(tài)性信息宜短，調(diào)研、經(jīng)驗等信息材料可長些。c.縱深法。“打破沙鍋問到底”。沿縱向，一層層、一步步、一環(huán)環(huán)深透揭示問題。d.擴(kuò)充法。對殘缺不全的原始信息加以補(bǔ)充，使之成為完整有用的信息資料。e.對比法?？v向比較；橫向比較；兩種比較結(jié)合起來。此法反差鮮明、印象強(qiáng)烈。f.轉(zhuǎn)換法。將較抽象的內(nèi)容轉(zhuǎn)換成人們?nèi)菀桌斫獾氖吕?。此法一是轉(zhuǎn)換對象之間要有可比性，二是轉(zhuǎn)換對象要通俗易懂。g.圖表法。一目了然，易傳易用。h.剪接法。多用于動態(tài)性信息的加工。要求確定好信息主題，并正確選材、剪接。第七章秘書工作的主要職能B信息簡報（信息內(nèi)刊）是指記載和傳遞、報送信息的文字材料。其特點(diǎn)：“新、深、實、短”。秘書編寫信息簡報6點(diǎn)要領(lǐng)：標(biāo)題醒目；主題集中；內(nèi)容新鮮；結(jié)構(gòu)簡單；篇幅簡短；語言簡潔第七章秘書工作的主要職能1.6信息的提供A.秘書信息提供的對象a.為本級領(lǐng)導(dǎo)了解情況、正確決策、指導(dǎo)工作提供信息；b.為上級領(lǐng)導(dǎo)了解情況、正確決策、指導(dǎo)工作提供高層次信息；c.為下級機(jī)關(guān)和基層單位提供信息。B.信息提供的要求和方式C.秘書機(jī)構(gòu)提供信息服務(wù)必須符合“四性”要求a.有很強(qiáng)的針對性；b.在內(nèi)容上要有多樣性；c.在時間上要把握適時性；d.十分注意信息提供的保密性。D.信息提供方式：簡報、電報、傳真、網(wǎng)絡(luò)、電話、音像制品等。第七章秘書工作的主要職能1.7信息的存儲A.存儲的信息必須是已認(rèn)真篩選、加工、整理過的信息，一般具有準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性，能對利用者起到溝通與協(xié)調(diào)、咨詢、顧問作用。B.信息存儲5點(diǎn)要求:認(rèn)真篩選、科學(xué)分類、系統(tǒng)完整、堅持不懈、便于檢索。C.信息存儲方式：計算機(jī)存儲；信息簡報存儲；多媒體存儲（a.用多媒體計算機(jī)存儲b.用多種媒體存儲）；以紙為載體的信息資料存儲。第七章秘書工作的主要職能1.8信息反饋第七章秘書工作的主要職能做好秘書信息工作，充分發(fā)揮信息的作用，需要注意一下幾點(diǎn)：（1）圍繞中心，抓住重點(diǎn)，收集與處理信息。（2）重視信息加工。（3）信息與其他工作相結(jié)合，特別是與調(diào)研緊密結(jié)合。（4）要不斷提高信息知識與工作水平。第七章秘書工作的主要職能秘書信息工作的意義1、信息工作是一切行政工作的基礎(chǔ)2、信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)3、信息是增進(jìn)秘書才能的途徑第七章秘書工作的主要職能183二、調(diào)查研究第七章秘書工作的主要職能第七章秘書工作的主要職能把調(diào)查研究做深透了：（1）就可以使領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，領(lǐng)導(dǎo)干部保持同群眾、同實際生活的密切聯(lián)系，防止和減少工作中的官僚主義、形式主義、主觀主義；（2）就可以使領(lǐng)導(dǎo)增加共識，減少分歧，統(tǒng)一認(rèn)識，步調(diào)一致；（3）就可以為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的決策提供科學(xué)的第一手依據(jù)，有利于制訂正確的方針政策；（4）就可以及早發(fā)現(xiàn)帶傾向性的問題，減少和避免損失。因此，調(diào)查研究是科學(xué)決策、民主決策的基礎(chǔ)，是“謀事之基，成事之道”。第七章秘書工作的主要職能調(diào)查研究是實事求是，密切聯(lián)系群眾的優(yōu)良傳統(tǒng)。從作風(fēng)的角度講第七章秘書工作的主要職能調(diào)查研究是秘書和秘書部門的重要職責(zé)；調(diào)查研究是秘書和秘書部門做好各項工作的基礎(chǔ)；調(diào)查研究是秘書和秘書部門輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的首要前提；調(diào)查研究是秘書獲得信息的重要途徑；調(diào)查研究是鍛煉、提高秘書工作能力的必由之路。從秘書的角度講第七章秘書工作的主要職能（一）調(diào)查研究的概念調(diào)查與研究是兩個既不同又有聯(lián)系的概念。調(diào)查是指通過各種不同的手段與方法，了解掌握客觀世界的實際情況?！环N感性認(rèn)識活動。研究是根據(jù)調(diào)查所獲得的材料，以辯證唯物主義的認(rèn)識論和方法論為指導(dǎo)，進(jìn)行科學(xué)分析和綜合，從而找出事物發(fā)展的規(guī)律?！环N理性認(rèn)識活動。第七章秘書工作的主要職能調(diào)查研究作為秘書的工作內(nèi)容之一，是指秘書為領(lǐng)導(dǎo)決策和指導(dǎo)工作提供真實信息和準(zhǔn)確依據(jù)的工作。調(diào)查研究作為工作過程，是兩個既相互聯(lián)系又相互區(qū)別的工作環(huán)節(jié)。研究是秘書對已經(jīng)掌握的信息情況，運(yùn)用科學(xué)的理論、知識和方法進(jìn)行綜合分析和推斷，以探究研究對象的本質(zhì)及事物發(fā)展規(guī)律。調(diào)查是秘書運(yùn)用各種方法、手段對調(diào)查對象進(jìn)行了解核查，掌握確鑿的實際情況的過程。

調(diào)查是研究的基礎(chǔ)和前提

研究是調(diào)查的深化和發(fā)展

第七章秘書工作的主要職能（二）秘書調(diào)研的類型調(diào)研類型BECDA政策性調(diào)查研究圍繞中心任務(wù)調(diào)查研究解決專門問題的專題調(diào)研為總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)調(diào)查研究掌握基本情況的調(diào)查研究第七章秘書工作的主要職能1.政策性調(diào)查研究為領(lǐng)導(dǎo)制定政策調(diào)查研究，為執(zhí)行政策調(diào)查研究和為完善政策調(diào)查研究。第七章秘書工作的主要職能2.圍繞中心任務(wù)調(diào)查研究中心任務(wù)是一定時期的工作重點(diǎn)，是領(lǐng)導(dǎo)者推動全局的關(guān)鍵。中心任務(wù)往往復(fù)雜、繁重，牽涉到方方面面，對整體工作進(jìn)展舉足輕重。第七章秘書工作的主要職能3.解