《人力資源服務機構 薪酬外包服務規(guī)范》

1人力資源服務機構薪酬外包服務規(guī)范本文件規(guī)定了人力資源服務機構薪酬外包服務的基本要求、服務內(nèi)容、服務要求、服務流程、服務質量評價等內(nèi)容。本文適用于經(jīng)營性人力資源服務機構薪酬外包服務。2規(guī)范性引用文件本文件沒有規(guī)范性引用文件。3術語和定義下列術語和定義而適用于本文件。3.1人力資源服務機構薪酬外包服務薪酬外包是指企、事業(yè)單位與外部專業(yè)薪酬管理機構建立合作關系，由外部專業(yè)機構負責其薪酬管理部門的日常事務性工作。（摘自企業(yè)勞動保障網(wǎng)定義）薪酬外包是指讓像ADP這樣的專業(yè)公司管理您的薪酬，以確保您的員工每月可準確、安全和準時地收到工資。他們將負責處理您所有的薪酬管理任務。這可以確保您的人力資源、財務和管理團隊從耗時的工作中解脫出來，并且確保遵守中國本地和跨國的法律法規(guī)，比如歐盟《一般數(shù)據(jù)保護條例》（GDPR）和《中華人民共和國個人信息保護法》。（摘自安德普翰ADP中國網(wǎng)）人力資源服務機構薪酬外包服務是受企事業(yè)單位委托，由經(jīng)營性人力資源服務機構負責提供薪酬咨詢和薪支付的專業(yè)服務活動。4基本要求4.1服務機構從事薪酬外包的人力資源服務機構應具備以下資質：——取得具有人力資源外包服務經(jīng)營范圍的營業(yè)執(zhí)照和人力資源服務許可資質；——涉及其他行政許可行業(yè)的業(yè)務服務時，依法取得相關領域的行政許可。4.2服務設施從事薪酬外包服務的人力資源服務機構，其服務場所應具備以下基本設施：——擁有獨立的、固定的辦公場所；——配備滿足薪酬外包服務的設備，包括計算機、打印機、電話機和辦公家具等必要的辦公設備設施和輔助運營管理的網(wǎng)絡設備、移動設備等信息化基礎設施；——具有滿足薪酬外包服務的安全、準確、高效的信息化系統(tǒng)；2——具有安全、長期保管歸檔材料的設施設備；——具有承載數(shù)據(jù)的專用數(shù)據(jù)庫和服務器，由專人負責，為客戶提供安全、高效的網(wǎng)絡服務平臺；——在辦公場所醒目位置設置對客戶的服務承諾或規(guī)章制度公示。4.3從業(yè)人員——擁有本科及以上學歷；——具備從事薪酬外包服務的專業(yè)知識和技能；——熟悉人力資源相關及個人所得稅法等方面的政策法律法規(guī)；——具備良好的職業(yè)素養(yǎng)。4.4信息安全保護應嚴格遵守《中華人民共和國個人信息保護法》、《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》和《中華人民共和國網(wǎng)絡安全法》的要求。5服務內(nèi)容5.1薪酬咨詢服務包括且不限于行業(yè)薪酬調(diào)研、薪酬戰(zhàn)略設計、薪酬體系建立、職位評估、薪酬激勵方案規(guī)劃、績效考評設計、個人所得稅咨詢等單獨或一攬子方案，目標是建立或改善與企業(yè)戰(zhàn)略目標、業(yè)務模式相適應的薪酬體系，幫助企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目的；5.2薪酬支付服務包括且不限于薪酬核算、社會保險繳納、公積金繳納、薪酬發(fā)放、工資單發(fā)送、個人所得稅代扣代繳等，目標是幫助企業(yè)從繁雜的薪酬日常事務中解脫出來，將專注力放在更有價值的工作上。6服務要求人力資源服務機構在為客戶提供員工薪酬外包服務時應按照以下要求，包括但不限于：——主動向客戶出示自身能夠提供人力資源外包服務的資質證明材料；——根據(jù)客戶要求和自身服務能力，提供切實可行的薪酬外包服務方案；——按照合同要求的服務過程或結果定時定額、保質保量完成；——對薪酬外包服務中涉及的客戶、員工資料進行保密；——根據(jù)客戶自身環(huán)境變化，主動與客戶解答與薪酬外包服務相關的內(nèi)容；——了解客戶所屬領域的專業(yè)知識或管理技能，為客戶提供人力資源服務專業(yè)性解答和科學管理；——客戶發(fā)生爭議時，及時、妥善處理客戶投訴，不推卸責任。7服務流程7.1需求確認7.1.1了解客戶背景3初步了解客戶的行業(yè)背景、業(yè)務模式和薪酬規(guī)劃需求，包括但不限于：——了解客戶現(xiàn)有及未來的戰(zhàn)略目標、業(yè)務模式、人才需求；——了解客戶現(xiàn)有及未來的薪酬定位、薪酬結構、薪酬標準；——了解客戶現(xiàn)有績效考評體系、薪酬支付流程；7.1.2收集需求信息通過面談、問卷調(diào)查、現(xiàn)場觀察等方式，獲取客戶對薪酬外包服務的需求和期望；7.1.3分析需求信息整理和分析收集到的需求信息，識別共性的需求和優(yōu)先級；7.1.4確認需求信息與客戶書面確認整理和分析后的需求信息；7.2方案制定根據(jù)客戶書面確認的需求，結合客戶的現(xiàn)有及未來的戰(zhàn)略目標、業(yè)務模式、人才需求等實際情況，制定詳細薪酬外包方案；7.2.1薪酬咨詢服務方案列出清單，對客戶現(xiàn)有薪酬體系政策文件和數(shù)據(jù)收集與分析，目的是充分了解客戶的薪酬現(xiàn)狀、潛在的問題和挑戰(zhàn)；設計行業(yè)薪酬調(diào)研流程。結合客戶需求，利用抽樣統(tǒng)計原理，選取具有代表性的行業(yè)企業(yè)名單，通過自身或邀請第三方專業(yè)調(diào)查機構組織實施薪酬調(diào)研方案；薪酬咨詢方案確定。根據(jù)客戶數(shù)據(jù)分析結果和行業(yè)調(diào)研結果，制定薪酬服務方案。包括人力資源策略、薪資結構體系、重點人才計劃、績效評估方案等方面的內(nèi)容。方案應充分考慮客戶的戰(zhàn)略目標、業(yè)務模式和人才需求，并與客戶充分談論方案實施的適應性、經(jīng)濟性和可行性；7.2.2薪酬支付服務方案收集基礎信息：收集客戶現(xiàn)有人員基本信息和薪酬相關數(shù)據(jù)；薪酬數(shù)據(jù)錄入信息化系統(tǒng)：運用信息化系統(tǒng)建立和維護人員基本信息、薪酬檔案；薪酬計算及核對：運用信息化系統(tǒng)進行薪酬、個人所得稅計算，并與客戶數(shù)據(jù)核對；發(fā)放薪酬和工資條：按照設定的周期和方式，發(fā)放員工的薪酬，并提供相應的工資條；社會保險、公積金和稅務處理：按時完成員工的社會保險、公積金和個人所得稅的申報和繳納工作。7.3合同簽訂與客戶簽訂薪酬外包服務合同，明確雙方的權利和義務，應包括但不限于以下內(nèi)容：——客戶名稱和住所；——薪酬外包標的內(nèi)容；——薪酬外包服務要求或評價尺度；——薪酬外包價格或報酬；——履行期限、履行地點和履行方式；4——違約責任；——解決爭議的方法；——其他與薪酬外包服務相關的內(nèi)容。7.4合同實施7.4.1按已確定的薪酬咨詢服務方案，執(zhí)行合同根據(jù)合同需要，收集客戶薪酬相關的政策和數(shù)據(jù)，如人力資源政策、員工薪資、福利待遇、績效評估等等，并對收集的政策和數(shù)據(jù)整理和分析；根據(jù)合同需要，自行或通過專業(yè)調(diào)查機構實施人力資源與薪酬調(diào)研；根據(jù)數(shù)據(jù)分析和行業(yè)調(diào)研結果，充分考慮客戶的戰(zhàn)略目標、業(yè)務模式和人才需求，出具薪酬咨詢服務報告，報告應考慮適應性、與可行性。7.4.2按已確定的薪酬支付方案，執(zhí)行合同獲取薪酬基礎數(shù)據(jù)：向客戶提供相關的人力資源和薪酬相關詳細信息，包括不限于人員基本信息、社會保險、公積金、工資、獎金、津貼、加班工資、福利、考勤記錄和已報個人所得稅資料等信息。完成薪酬支付與申報事項：根據(jù)薪酬基礎數(shù)據(jù)，利用信息化設備，完成工資表制作、計算、核對、發(fā)放、工資表推送、個人所得稅申報與支付等事項。7.5結果反饋向客戶反饋薪酬外包服務完成情況，交付合同約定成果。7.6合同結算根據(jù)薪酬外包服務合同中約定及項目的實際實施完成情況，完成服務驗收、發(fā)票開具和資金清算等財務結算工作。8資料保存人力資源服務機構應做好服務活動的記錄并整理歸檔，服務活動的保存資料應包括：——客戶方的營業(yè)執(zhí)照；——與客戶簽訂的合同及相關協(xié)議；——客戶方提供或確認的相關文件、數(shù)據(jù)和服務驗收單；——人力資源服務機構交付的服務報告、結算單、支付記錄和各類證明資料；——人力資源服務機構服務質量投訴處理意見表；——其他涉及薪酬外包項目運營的各類書面和電子資料。9服務評價與改進9.1人力資源服務機構應對薪酬外包服務進行評價，以持續(xù)改善服務質量，評價包括：內(nèi)部評價：人力資源服務機構應建立內(nèi)部評價機制，定期開展服務質量自查，發(fā)現(xiàn)問題及時改進。5客戶評價：人力資源服務機構定期通過在線調(diào)查、面談等多種方式收集客戶的滿意度評價信息，提升客戶滿意度。第三方評價。邀請第三方評價機構開展外部調(diào)查，客觀了解客戶對薪酬外包服務的滿意情況。9.2人力資源服務機構服務評價的范圍應包括：人力資源服務機構的服務硬件設置和信息化水平；人力資源