采購部職能管理

康萬佳食品有限公司康萬佳健康每一家企業(yè)設(shè)計--采購部方案部門定位采購部門不再是單純負(fù)責(zé)購置貨物，還必須能夠創(chuàng)造價值并推動企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略的實施！??！

部門職能1.負(fù)責(zé)采購部作業(yè)手那么及相關(guān)規(guī)程的制定和執(zhí)行2.采購管理1〕原物料采購方案的編制和執(zhí)行；2〕采購合同的簽訂和采購定單下達(dá)；3〕原物料到貨跟催、入庫和報帳4〕采購物資質(zhì)量等問題處理事務(wù)；3.采購物資行情信息處理1〕建立相關(guān)信息的搜集渠道；2〕定期對信息進(jìn)行匯總分析；3〕根據(jù)行情的變化提出相關(guān)采購意見。

部門職能4.供給商管理1〕根據(jù)公司的需要開發(fā)新的供給商；2〕定期對供給商進(jìn)行評估；3〕建立完整的供給商檔案庫。5.負(fù)責(zé)合同、定單等記錄的檔案管理6.為其它部門提供相關(guān)性支持；7．其它事務(wù)性考核管理。v采購部架構(gòu)采購經(jīng)理供應(yīng)商主管采購合同主管采購質(zhì)量主管采購結(jié)算主管采購成本控制主管采購績效主管計劃專員預(yù)算專員供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)專員合同管理專員采購檢驗專員采購結(jié)算專員采購成本分析專員采購績效專員采購主管采購計劃主管

采購部崗位職責(zé)—采購經(jīng)理1.標(biāo)準(zhǔn)、協(xié)調(diào)采購政策和行為，確保公司利益；2.研究并改進(jìn)工作流程和操作標(biāo)準(zhǔn)，完善單證管理；3.代表公司制定采購制度；4.審核采購定單；5.預(yù)算并控制采購費(fèi)用；6.分析市場，組織對供給商的選擇、評估、管理等活動；

采購部崗位職責(zé)—采購主管1.新產(chǎn)品、新材料供給商的尋找、資料收集及開發(fā)工作；2.對新供給商品質(zhì)體系狀況〔產(chǎn)能、設(shè)備、交期|技術(shù)、品質(zhì)等〕的評估及認(rèn)證；3.負(fù)責(zé)與供給商的談判；4.對原有供給商的審核工作；5.及時跟蹤掌握市場價格行情變化及品質(zhì)情況；6.采購方案編排，物料之訂購及交期控制；7.與供給商及其他部門的溝通協(xié)調(diào)。

采購部崗位職責(zé)—采購助理1.協(xié)助采購經(jīng)理/主管開展日常工作；2.分派采購員及采購文員的日常工作；3.協(xié)助采購人員與供給商的談判；4.采購進(jìn)度的追蹤；5.市場行情的調(diào)查分析與統(tǒng)計；6.協(xié)助主管進(jìn)行采購渠道信息的搜集；7.供給商評估數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與分析。

采購部崗位職責(zé)—采購員1.市場行情的調(diào)查；2.與供給商的談判；3.訂購單的下達(dá)；4.物料交期的控制；5.查驗進(jìn)料的品質(zhì)與數(shù)量；6.進(jìn)料品質(zhì)與數(shù)量異常的處理；7.與供給商有關(guān)交期、交量等方面的溝通協(xié)調(diào)。

采購部崗位職責(zé)—采購文員1.采購單、驗收單之登記；2.訂購單與合約的登記；3.交貨記錄及跟蹤；4.供給商來訪的安排與接待；5.采購事務(wù)的傳達(dá)采購方案制定流程

訂購到付款流程采購標(biāo)準(zhǔn)流程1.根據(jù)銷售數(shù)據(jù)分析市場動向，制定單品采購目標(biāo)。2.供貨廠家的篩選，幷要求其提供產(chǎn)品的樣品及茶品信息。3.收到樣品后組織相關(guān)人員對產(chǎn)品的審評工作，幷給出采購意見后確定采購目標(biāo)。4.確定采購信息后封存樣品，及時聯(lián)系供貨商下達(dá)采購數(shù)據(jù)，幷溝通好后續(xù)的結(jié)款等細(xì)節(jié)。采購標(biāo)準(zhǔn)流程5.產(chǎn)品到到貨后抽樣與封存樣品的比照，確定產(chǎn)品的品質(zhì)。幷要求供貨商提供產(chǎn)品的檢驗數(shù)據(jù)及資質(zhì)資料。6.根據(jù)公司的要求做好入庫工作，把入庫單與到貨清單及時上交財務(wù)部入帳，并做好結(jié)帳的后續(xù)跟蹤。7.根據(jù)到貨產(chǎn)品的實際情況作好其的分裝，然后交付庫房保存，跟蹤對新品的上架并組織對銷售人員的培訓(xùn)工作。8.產(chǎn)品的后續(xù)跟蹤，及時根據(jù)反響的信息制定相應(yīng)的策略〔補(bǔ)貨、積壓處理等〕采購原那么RightPriceRightQualityRightTimeRightQuantityRightPlace零庫存供給商選擇信用度配合度進(jìn)貨費(fèi)用水平價格工作質(zhì)量交貨量交貨期產(chǎn)品質(zhì)量選擇指標(biāo)采購內(nèi)容及市場戰(zhàn)略

數(shù)

量量大價低原料戰(zhàn)略性原料

低值需求小原料

重要關(guān)鍵原料

單價

采購內(nèi)容及市場戰(zhàn)略對量大價低原料：“匯總/整合〞☆競標(biāo)采購☆探尋最低價☆行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對戰(zhàn)略性原料：“結(jié)盟/伙伴〞☆穩(wěn)定和長期共存☆互利互惠的合作關(guān)系低值需求小原料：☆減少行政/后勤本錢上升重要關(guān)鍵原料(bottle-neek)：“重新定位〞☆風(fēng)險分析☆供給保障☆盡可能標(biāo)準(zhǔn)化☆尋找替代品

原料及輔料的采購管理1、茶葉，應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T14456?綠茶?要求；茶葉污染物限量指標(biāo)應(yīng)符合GB2762的規(guī)定，農(nóng)藥殘留限量指標(biāo)應(yīng)符合GB2763的規(guī)定。鉛含量、銅含量、六六六、滴滴涕殘留量應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T14456規(guī)定。2、水：必須符合GB5749?生活飲用水衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)?和國家法律法規(guī)的相關(guān)要求；3、其他原輔料：應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)和國家法律法規(guī)的相關(guān)要求，產(chǎn)品必須是食用級以上，同時還應(yīng)是已獲得生產(chǎn)許可證企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品；4、不得采購發(fā)霉、變質(zhì)的茶葉；

原料及輔料的采購管理5、消毒劑：應(yīng)是食用級以上的試劑,并符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和國家相關(guān)法律法規(guī)的要求；6、購入的原料不得含有非茶類夾雜物，不著色，無任何添加劑，不含有毒、有害物，也不應(yīng)受其污染；7、提供小麥粉質(zhì)量必須符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，不得有摻假、變質(zhì)、變味、過期等現(xiàn)象出現(xiàn)，嚴(yán)禁偽劣、假冒、無證不合格產(chǎn)品8、所采購的物資均應(yīng)有生產(chǎn)廠名、廠址、品名、規(guī)格、數(shù)量、批號或生產(chǎn)日期、質(zhì)量等級、檢驗報告或合格證、生產(chǎn)許可證復(fù)印件。

包裝材料的采購管理1、采購的產(chǎn)品應(yīng)經(jīng)過國家具有相應(yīng)檢測資質(zhì)的檢驗部門檢測并合格。2、所采購的產(chǎn)品應(yīng)符合有關(guān)食品衛(wèi)生包裝材料標(biāo)準(zhǔn)的要求。3、所有包材資料文件一律傳遞給包材采購組組長，儲運(yùn)部跟單員在傳遞包材資料文件時，必須在文件名中清楚顯示客戶號和訂單號；對沒有客戶號或者訂單號的，必須注明跟單員的姓名和事項。4、文件資料傳遞后，儲運(yùn)跟單員須以手機(jī)信息方式告知包材采購組長，包材采購組長在收到信息后，須在4小時工作時間內(nèi)，以郵件或者QQ聯(lián)系方式確認(rèn)收到，并回復(fù)所收到的資料是否可行。采購物資的驗收—面粉(1)看:精度高的富強(qiáng)粉,色澤白凈；標(biāo)準(zhǔn)粉稍帶淡黃的白色,質(zhì)量差的面粉那么色澤較深。(2)聞:質(zhì)量好的面粉略帶香味；有霉味、酸苦味等氣味的為劣質(zhì)面粉。(3)捏:抓一把面粉使勁一捏,松開手后,面粉隨之散開的是含水分正常的面粉,反之那么是含水分大的面粉。(4)捻:捻搓面粉,如有綿軟感覺的,是質(zhì)量好的；假設(shè)感覺過分光滑,那么是質(zhì)量差的

采購物資的驗收—茶葉外形主要從茶葉的條索、嫩度、色澤、凈度幾方面鑒別。條索：條形茶的外形叫條索。經(jīng)緊細(xì)、圓直、勻齊、重實為好；嫩度：茶葉的嫩度主要看芽頭多少、葉質(zhì)老嫩和條索的光潤度。此外，還要看峰苗〔用嫩葉制成的細(xì)而有尖峰的條索〕的比例。一般紅茶以芽頭多、有峰苗、葉質(zhì)細(xì)嫩為好；綠茶的炒青以峰苗多、葉質(zhì)細(xì)嫩、重實為好；烘青那么以芽毫多、葉質(zhì)細(xì)嫩為好。色澤：看茶葉的顏色和光澤。紅茶的色澤有烏潤、褐潤和灰枯的不同；綠茶的色澤有嫩綠或翠綠、洋綠、青綠、青黃，以及光潤和枯槁的不同。紅茶以烏潤為好，綠茶以嫩綠、光潤為好。凈度：主要看茶葉中是否含梗、末或者其它非茶類的雜質(zhì)，以無梗、末和雜質(zhì)的為好。此外，還可以嗅嗅茶葉的香氣是否正常，有無煙、焦、霉、餿、酸味或其它不正常的氣味。

采購物資的驗證1、采購物資到貨后，倉庫管理員應(yīng)核對供方資格，對采購物資的清單、送貨單、數(shù)量、規(guī)格包裝及實物外觀進(jìn)行入庫驗收，并填寫?報檢單?向品管部報檢。2、品管部接到?報檢單?后，檢驗員按進(jìn)貨物資的相應(yīng)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗方法進(jìn)行符合性檢驗。具體應(yīng)按?過程和產(chǎn)品的監(jiān)視與測量控制程序?的規(guī)定進(jìn)行檢驗和驗證。3、經(jīng)品管部檢驗后和的采購物資，方可辦理入庫并標(biāo)準(zhǔn)儲存。4、經(jīng)品管部檢驗確定為不合格的采購物資，按?不合格品控制程序?處理。5、采購部作好采購合同執(zhí)行情況的跟蹤檢查，檢查結(jié)果納入供方評定的內(nèi)容。6、應(yīng)有原料驗收制度，建立相關(guān)的采購檔案，使原料來源有可追溯性。

原料及輔料不合理處理在采購中出現(xiàn)不合格品應(yīng)及時將信息反響給采購人員，不合格品的處理程序根據(jù)本制度和廠質(zhì)量管理文件?不合格管理制度?等有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理

包裝材料不良處置1.凡包裝材料須重新下單進(jìn)行二次采購者，采購員必須填寫?包材異常采購單?，經(jīng)包材組組長分析原因并簽字確認(rèn)，然后轉(zhuǎn)相應(yīng)副總以上人員簽字確認(rèn)后才能進(jìn)行，否那么，承擔(dān)因此而產(chǎn)生的所有費(fèi)用。2.導(dǎo)致包材異常采購的原因如屬客戶或者貿(mào)易本身原因的，由市場副總簽字確認(rèn)；如屬生產(chǎn)系統(tǒng)方面原因的，由生產(chǎn)副總簽字確認(rèn)；副總簽字確認(rèn)時，注明清楚責(zé)任人和責(zé)任承擔(dān)金額。3.所有送到倉庫發(fā)現(xiàn)批量不良的標(biāo)貼和說明書，原那么上，均由倉庫采取就地銷毀的原那么進(jìn)行處理。如果物料已經(jīng)入庫，倉庫馬上開出?退庫單?交采購員處理；如果物料是在檢驗過程中發(fā)現(xiàn)的不良，那么開出?進(jìn)料退回單?交采購員處理

包裝材料不良處置4、因自身原因開出的?退料單?或者?進(jìn)料退回單?，均要求采購員同供給商協(xié)商，按照供給商材料本錢價格〔參考70%原供貨價格〕，由采購員在單據(jù)中注明單價后交還給供給商，并隨同副總簽字確認(rèn)好的?包材異常采購單?一同交給財務(wù)，以此作為財務(wù)對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處分扣款和同廠家核對產(chǎn)值的依據(jù)。

績效考核1、采購不按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行采購，造成不合格品進(jìn)廠的，給予采購人員一次50元罰款，違反三次作下崗處理；2、產(chǎn)品驗證人員不按規(guī)定進(jìn)行進(jìn)貨驗證造成不合格品的，給予相關(guān)驗證人員一次50元罰款，三次下崗處理；3、在采購過程中不按規(guī)定對原材料進(jìn)行運(yùn)輸、貯存造成物資污染和損失的每次扣相關(guān)人員50元，并按損失的50%賠償。采購方案表為了保證生產(chǎn)正常，不積壓物資、資金、不斷檔，根據(jù)廠實際，應(yīng)制定采購方案。1．采購人員應(yīng)隨時注意市場行情變化，收信相關(guān)信息，及時反映給領(lǐng)導(dǎo)，以便作出相應(yīng)的決策，收到較好的經(jīng)濟(jì)效果。2．采購方案應(yīng)根據(jù)廠的銷售方案、結(jié)合廠的物資庫存量和市場行情，會同廠各職能部門制定采購方案。3．采購方案的內(nèi)容應(yīng)包括：采購物資名稱、采購數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等級、物資供給者、日期、運(yùn)輸