學(xué)院綜合檔案室基本職責(zé)范文

第頁(yè)共頁(yè)學(xué)院綜合檔案室基本職責(zé)范文綜合檔案室是學(xué)院內(nèi)部負(fù)責(zé)管理、保管和利用各類檔案和資料的基層部門，它是學(xué)院檔案管理工作的核心機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著多項(xiàng)重要職責(zé)。本文就學(xué)院綜合檔案室的基本職責(zé)進(jìn)行詳細(xì)闡述。一、檔案管理職責(zé)1.收集、整理和登記檔案資料：綜合檔案室負(fù)責(zé)收集學(xué)院內(nèi)部各類檔案和資料，包括學(xué)生檔案、教職工檔案、行政管理檔案等，并對(duì)其進(jìn)行整理和登記。在收集檔案資料時(shí)，綜合檔案室要按照文件的種類和內(nèi)容進(jìn)行分類，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.保管和維護(hù)檔案資料：綜合檔案室要制定并實(shí)施科學(xué)的檔案保管制度，保障檔案的安全和完整性。包括采取物理和電子兩種方式進(jìn)行檔案的保管，定期巡檢和維護(hù)檔案存放環(huán)境，確保檔案的保存環(huán)境符合標(biāo)準(zhǔn)。3.審核和歸檔檔案：綜合檔案室要對(duì)各類檔案資料進(jìn)行審核和歸檔，包括對(duì)檔案資料的真實(shí)性和有效性進(jìn)行審查，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行歸檔和分類。4.承辦檔案查詢和借閱服務(wù)：綜合檔案室要負(fù)責(zé)檔案查詢和借閱服務(wù)工作，接受學(xué)院內(nèi)部各級(jí)部門和個(gè)人的檔案查詢和借閱申請(qǐng)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理，確保檔案資料的及時(shí)提供和使用。5.整理和銷毀過(guò)期檔案：綜合檔案室要定期對(duì)已過(guò)期和失效的檔案進(jìn)行整理和銷毀，確保檔案的及時(shí)清理和更新。二、檔案保密職責(zé)1.制定檔案保密制度：綜合檔案室要根據(jù)國(guó)家和學(xué)院的檔案保密政策，制定檔案保密制度，明確責(zé)任和權(quán)力的界定，確保檔案資料的保密和安全。2.負(fù)責(zé)檔案保密教育和培訓(xùn)：綜合檔案室要定期組織檔案保密教育和培訓(xùn)活動(dòng)，提高檔案管理人員和利用檔案的人員的檔案保密意識(shí)和技能。3.控制檔案借閱和利用權(quán)限：綜合檔案室要嚴(yán)格控制檔案借閱和利用權(quán)限，確保檔案資料的安全和機(jī)密性。4.監(jiān)督和檢查檔案保密工作：綜合檔案室要加強(qiáng)對(duì)各部門和個(gè)人檔案保密工作的監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正檔案保密方面的問(wèn)題。三、檔案利用職責(zé)1.提供檔案使用咨詢和指導(dǎo)：綜合檔案室要對(duì)學(xué)院內(nèi)部各部門和個(gè)人提供檔案使用咨詢和指導(dǎo)，包括檔案的查詢和檢索方法、檔案復(fù)制和借閱流程等。2.提供檔案復(fù)制和借閱服務(wù)：綜合檔案室要負(fù)責(zé)檔案的復(fù)制和借閱服務(wù)，接受各部門和個(gè)人的檔案復(fù)制和借閱申請(qǐng)，按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理，并保障檔案的安全和準(zhǔn)確性。3.開展檔案信息化建設(shè)：綜合檔案室要積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和信息系統(tǒng)，提高檔案的檢索效率和利用價(jià)值。4.加強(qiáng)檔案利用研究和推廣：綜合檔案室要開展檔案利用研究工作，推廣檔案的利用價(jià)值和意義，并加強(qiáng)與學(xué)院相關(guān)專業(yè)的合作，深入挖掘和利用檔案資料。綜合檔案室作為學(xué)院檔案管理的核心機(jī)構(gòu)，其基本職責(zé)涵蓋了檔案管理、檔案保密和檔案利用三個(gè)方面。它要負(fù)責(zé)學(xué)院檔案的收集、整理、保管、歸檔和維護(hù)工作，制定和實(shí)施檔案管理制度，提供檔案查詢、借閱和復(fù)制服務(wù)。同時(shí)，它也要根據(jù)國(guó)家和學(xué)院的檔案保密政策，制定檔案保密制度，加強(qiáng)檔案保密教育和培訓(xùn)，控制檔案借閱和利用權(quán)限，監(jiān)督和檢查檔案保密工作。此外，綜合檔案室還要積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)