安全質(zhì)量標準化檔案資料管理制度模版

第頁共頁安全質(zhì)量標準化檔案資料管理制度模版一、總則為了規(guī)范和統(tǒng)一安全質(zhì)量標準化檔案資料的管理，確保檔案資料的安全、完整和準確，提高檔案工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有安全質(zhì)量標準化檔案資料的管理。三、檔案管理職責1.公司領導班子成員為檔案資料管理工作的最高負責人，負責全面領導和監(jiān)督檔案工作；2.負責制定和修訂檔案管理制度，指導各部門執(zhí)行；3.負責檔案工作的協(xié)調(diào)、指導和檢查，保證各項工作的順利進行；4.負責調(diào)配檔案管理工作所需資源；5.評估和總結檔案管理工作的效果，提出改進建議。四、檔案管理部門職責1.負責制定和修訂具體檔案管理細則；2.組織開展檔案資料的整理、歸檔、檢索、借閱等工作；3.做好檔案資料的定期整理和清理工作；4.做好檔案的保管工作，確保檔案的安全；5.編制部門檔案管理計劃和工作報告。五、部門檔案管理職責1.根據(jù)公司檔案管理部門的規(guī)定，做好本部門檔案的管理工作；2.組織和協(xié)調(diào)本部門檔案資料的整理、歸檔、檢索、借閱等工作；3.定期檢查和清理本部門的檔案資料，確保檔案的完整和準確性；4.保管本部門檔案資料的安全，不得私自移動、借走、銷毀等行為。六、檔案資料的歸檔與整理1.檔案資料應按照文件編號或文件名稱進行分類，確定檔案的標識號；2.按照檔案管理部門的規(guī)定進行檔案的整理和排列，確保檔案的連續(xù)性和完整性；3.檔案盒應標明文件的標題、起草日期、文件編號等信息，以便查找和識別；4.電子檔案的歸檔應按照文件夾的形式進行，文件夾的命名應清晰明確，便于查找。七、檔案資料的檢索與借閱1.檔案資料的檢索應按照文件編號、文件標題等信息進行，確保查找的準確性和及時性；2.檔案資料的借閱應填寫借閱登記表，注明借閱人、借閱日期等信息，并經(jīng)借閱審批；3.借閱人對檔案資料的使用應妥善保管，不得外泄或損壞檔案資料。八、檔案資料的保管與銷毀1.檔案資料的保管應設定專門的存放地點，保證檔案的安全和防火措施的有效性；2.檔案資料的保管期限應根據(jù)文件的重要程度和需要進行合理的調(diào)整，過期的檔案資料應按規(guī)定進行銷毀，銷毀過程應填寫銷毀記錄并經(jīng)過確認；3.檔案資料的銷毀應制定并嚴格執(zhí)行銷毀計劃，確保銷毀的安全和完整性。九、檔案管理的技術保障1.檔案資料的電子化管理應采用安全、可靠的技術手段，并建立相應的系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫；2.檔案管理軟件的選擇應根據(jù)公司實際需要進行評估和選擇，并進行定期的維護和更新；3.檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的備份工作應定期進行，以確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。十、檔案資料的安全監(jiān)管1.公司應建立健全檔案資料的安全保密制度，確保檔案資料的機密性；2.檔案資料的安全監(jiān)管應配備相應的人員，定期進行安全巡查和檢查；3.計算機網(wǎng)絡的安全應采取相應的防護措施，確保檔案資料不被非法訪問和破壞。十一、檔案管理的督查與評估1.公司領導班子應定期對檔案管理工作進行檢查和督導，并提出改進建議；2.檔案管理部門應定期進行檔案管理工作的自查和評