檔案管理制度檔案室管理制度上墻

2023-10-26檔案管理制度檔案室管理制度上墻檔案管理制度總則檔案收集制度檔案整理制度檔案鑒定與銷毀制度檔案借閱制度檔案室管理制度電子檔案管理制度檔案管理制度的監(jiān)督與執(zhí)行contents目錄01檔案管理制度總則檔案是指機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他組織和個人在各項活動中形成的各種形式的歷史記錄。檔案定義檔案可分為文書檔案、科技檔案、專門檔案、聲像檔案、電子檔案等。檔案分類檔案定義及分類檔案管理目的檔案管理旨在維護歷史真實面貌，保護和利用檔案信息資源，為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)。檔案管理原則檔案管理應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理原則、真實可靠原則、長期保存原則和充分利用原則。檔案管理目的和原則檔案管理法律責(zé)任的定義檔案管理法律責(zé)任是指因違反檔案管理相關(guān)法律法規(guī)所應(yīng)承擔(dān)的法定責(zé)任。檔案管理法律責(zé)任的種類包括行政責(zé)任、民事責(zé)任和刑事責(zé)任。檔案管理法律責(zé)任的適用應(yīng)根據(jù)具體情況選擇適用相應(yīng)的法律責(zé)任。檔案管理的法律責(zé)任02檔案收集制度收集范圍與分類包括行政、人力資源、財務(wù)、銷售、采購等部門的各類文件。公司內(nèi)部文件外部文件電子信息其他有價值的資料包括政府機關(guān)、行業(yè)協(xié)會、合作伙伴等外部機構(gòu)的文件。包括電子郵件、數(shù)據(jù)庫、電子報表等。如市場調(diào)研報告、產(chǎn)品研發(fā)資料等。1收集責(zé)任人與方法23各部門指定一名檔案管理人員，負責(zé)定期將本部門的文件整理并移交至檔案室。各部門應(yīng)建立文件歸檔清單，按照檔案分類要求進行整理，確保文件齊全、有序。檔案管理人員需對接收到的文件進行核實，確保文件的真實性和完整性。03對于一些周期性產(chǎn)生的文件，如年度報告、審計報告等，應(yīng)按照其產(chǎn)生周期進行歸檔。收集周期與時間安排01各部門應(yīng)按照公司規(guī)定的時間周期進行文件歸檔，如每周、每月等。02檔案管理人員需制定合理的歸檔計劃，確保文件能夠及時歸檔，避免文件丟失或遺漏。03檔案整理制度檔案整理應(yīng)按照國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進行，確保檔案整理的規(guī)范性和可操作性。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)檔案應(yīng)按照分類原則進行整理，如按時間、主題、部門等，以便于查找和使用。分類明確對于具有歷史價值的檔案，應(yīng)盡量保持其原始狀態(tài)，不得隨意涂改或遺失。保持原貌整理原則與方法專人負責(zé)應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的整理工作，確保整理工作的連續(xù)性和規(guī)范性。分工明確各部門應(yīng)明確各自的檔案整理責(zé)任人，并按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進行整理。整理責(zé)任人與分工整理步驟與要求各部門應(yīng)將需要歸檔的文件、資料等收集齊全，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。收集齊全按照分類原則對檔案進行整理，并編制相應(yīng)的檔案號和目錄。分類整理對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進行裝訂裝盒，并按照檔案號和目錄進行排列。裝訂裝盒對于電子檔案，應(yīng)進行電子化存儲，并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫以便查找和使用。電子化存儲04檔案鑒定與銷毀制度01檔案鑒定與銷毀工作必須堅持“審慎、嚴(yán)謹、負責(zé)”的原則，確保檔案鑒定與銷毀的準(zhǔn)確性和可靠性。鑒定與銷毀原則02檔案鑒定與銷毀工作應(yīng)依據(jù)國家相關(guān)法規(guī)和公司規(guī)定進行，確保檔案的合法性和合規(guī)性。03檔案鑒定與銷毀工作應(yīng)采取“先鑒定、后銷毀”的原則，確保檔案的安全性和穩(wěn)定性。檔案鑒定工作應(yīng)由專門的檔案鑒定委員會或鑒定小組負責(zé)，委員會或小組應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門負責(zé)人組成。檔案鑒定工作應(yīng)按照規(guī)定的程序進行，包括提出申請、審查申請、組織鑒定、做出鑒定結(jié)論等環(huán)節(jié)。檔案鑒定委員會或小組應(yīng)對檔案進行認真審查，綜合考慮檔案的歷史價值、法律價值、實用價值等因素，做出準(zhǔn)確的鑒定結(jié)論。鑒定責(zé)任人及程序銷毀方式及執(zhí)行要求檔案銷毀工作應(yīng)由專門的檔案銷毀機構(gòu)或人員負責(zé)，確保檔案銷毀的安全性和可靠性。檔案銷毀機構(gòu)或人員應(yīng)對檔案進行嚴(yán)格的登記和記錄，確保檔案銷毀的可追溯性。檔案銷毀工作應(yīng)采用物理破壞或化學(xué)腐蝕等方法，確保檔案的徹底毀滅。05檔案借閱制度檔案借閱應(yīng)按照規(guī)定的流程進行，借閱人需填寫借閱申請，經(jīng)檔案管理人員審批后方可借閱。借閱規(guī)定及流程借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還檔案，逾期未歸還的，應(yīng)按照規(guī)定繳納違約金。借閱人應(yīng)遵守檔案保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容，不得私自復(fù)制、拍照、掃描檔案內(nèi)容。借閱責(zé)任及監(jiān)督措施檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，對違反規(guī)定的行為應(yīng)及時制止并上報。檔案管理人員應(yīng)對借閱人進行監(jiān)督，確保其按照規(guī)定使用檔案，不得私自復(fù)制、拍照、掃描檔案內(nèi)容。對違反規(guī)定的借閱人，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定對其進行處罰，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。010203不同級別的借閱人具有不同的借閱權(quán)限，應(yīng)按照規(guī)定進行審批。高級別的借閱人可以借閱低級別的檔案，但低級別的借閱人不得借閱高級別的檔案。借閱申請應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批，未經(jīng)審批不得借閱檔案。借閱權(quán)限及審批程序06檔案室管理制度檔案室應(yīng)設(shè)在離辦公區(qū)域較近或相對獨立的地方，方便存取檔案。檔案室應(yīng)具備防火、防盜、防紫外線、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護措施。檔案室應(yīng)有健全的安全管理制度，嚴(yán)格控制檔案的查閱、借閱等操作。檔案室內(nèi)部應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生，避免潮濕、過于干燥或陽光直射等環(huán)境。檔案室管理規(guī)定檔案安全保護措施建立檔案安全檢查制度，定期對檔案進行安全檢查，確保檔案的完整性和安全性。嚴(yán)禁任何組織或個人私自保存檔案，防止檔案遺失或泄露。對具有特殊價值的檔案，應(yīng)采取特殊的保護措施，如加密處理、備份等。對檔案的查閱、借閱等操作應(yīng)進行詳細登記，并確保檔案歸還時的完整性。檔案存放要求與標(biāo)準(zhǔn)檔案應(yīng)分類存放，明確分類標(biāo)準(zhǔn)，建立相應(yīng)的分類目錄和索引。對長期不用的檔案應(yīng)進行定期清理和鑒定，確定是否需要永久保存或銷毀。檔案存放應(yīng)有序，避免混亂和丟失。對損壞或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和整理，確保檔案的完整性和可讀性。07電子檔案管理制度VS指利用計算機等電子設(shè)備形成、存儲和處理的檔案，包括但不限于文本、圖像、音頻、視頻等格式。分類按照電子檔案的內(nèi)容、來源、形式等進行分類，通常分為辦公文檔、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、多媒體資料等。電子檔案電子檔案定義及分類集中管理建立專門的電子檔案管理系統(tǒng)，集中存儲、管理和維護電子檔案。根據(jù)崗位職責(zé)和權(quán)限，對不同級別的人員授予不同的訪問和操作權(quán)限。采取必要的技術(shù)手段和管理措施，確保電子檔案的安全性和完整性。定期對電子檔案進行備份，并制定應(yīng)急預(yù)案，確保在發(fā)生意外情況下能夠迅速恢復(fù)數(shù)據(jù)。電子檔案管理原則與方法分級授權(quán)安全保障備份與恢復(fù)電子檔案備份與存儲要求根據(jù)電子檔案的重要性和業(yè)務(wù)需求，制定合理的備份策略，如全量備份、增量備份和差異備份等。備份策略選擇可靠的存儲介質(zhì)，如硬盤、磁帶等，確保電子檔案的長期保存和可用性。存儲介質(zhì)對電子檔案進行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。數(shù)據(jù)加密合理規(guī)劃存儲空間，定期進行清理和整理，確保存儲空間的充分利用和數(shù)據(jù)的安全性。存儲空間管理08檔案管理制度的監(jiān)督與執(zhí)行010203設(shè)立專門的檔案監(jiān)督部門，對檔案管理制度的執(zhí)行情況進行定期或不定期的檢查和抽查。建立檔案管理制度執(zhí)行情況反饋機制，及時收集各部門對制度的意見和建議，以便及時調(diào)整和完善。定期組織對檔案管理制度的培訓(xùn)和宣傳，提高員工的意識和理解程度。監(jiān)督機制及執(zhí)行情況反饋1對違反制度的處理措施及責(zé)任追究23針對違反檔案管理制度的行為，根據(jù)其性質(zhì)和嚴(yán)重程度，采取相應(yīng)的處理措施，如口頭警告、書面警告、罰款等。建立責(zé)任追究機制，確保對違反制度的行為進行嚴(yán)肅處理，防止類似情況再次發(fā)生。對違反制度的行為進行詳細記錄，以便對