如何掌控自己的時(shí)間和生活

如何掌控自己的時(shí)間和生活如何培養(yǎng)自己的意志力？如何聰明地“浪費(fèi)”時(shí)間，給自己帶來更多樂趣和收益？如何更加聰明地工作，輕松獲得更多回報(bào)？……

阿蘭·拉金MBA，世界頂級(jí)個(gè)人時(shí)間管理專家。到目前為止，《如何掌控自己的時(shí)間和生活》是時(shí)間管理領(lǐng)域最為著名的一本著作，其主要內(nèi)容曾先后為《讀者文摘》、《紐約》雜志以及《大都會(huì)》雜志選載刊登。讀完本書，你將換來的是有效完成自己的工作和學(xué)業(yè)，學(xué)會(huì)區(qū)分重要和不重要的活動(dòng)擺脫毫無成就的生活，停止拖拉，立即行動(dòng)更好地在壓力下工作，準(zhǔn)確及時(shí)地完成計(jì)劃更好地賺錢，更好地利用時(shí)間為企業(yè)獲得更多的利潤(rùn)有更多的時(shí)間與家人或朋友在一起有更多的時(shí)間去完成你以前因?yàn)椤皼]有時(shí)間”而推遲的夢(mèng)想不再受制于外界因素，學(xué)會(huì)控制這些因素，使其配合你的個(gè)性、人生目標(biāo)及對(duì)于未來的規(guī)劃。一旦學(xué)會(huì)掌握自己的時(shí)間和生活，你將從生活中獲得更大的自由！最為重要的是它將教會(huì)你如何更加聰明（而不是更加努力地）工作——GetReady?Go!你將得到的回報(bào)：控制你的生活時(shí)間的利用是一件非常私人、非常個(gè)人化的事情。不同的技巧適合于不同的人群。留意“時(shí)間狂”：

執(zhí)著于“井井有條”的人；“做得太多”的人；過于關(guān)心時(shí)間的人。回報(bào)：控制你的時(shí)間以及生活“控制”人是如何做出決定的你是最終的決策者。其他人只能對(duì)你利用時(shí)間的方式提出建議，卻并不能替你做決定——真正的決定者是你自己。

有些要求必須得到滿足。我們必須學(xué)會(huì)讓自己利用時(shí)間的方式更加符合自己當(dāng)前的角色。決策的復(fù)雜性：每個(gè)人每天都要做出各種各樣的決定；決策的困難性：感性與理性的沖突、短期收益與長(zhǎng)期目標(biāo)的沖突……What’simportantCASESTUDY：決策的困難性馬丁先生手頭上積壓了很多工作。要想把這些工作處理完，他至少需要一個(gè)月時(shí)間，可管理層卻要求工作積壓量不得超過一個(gè)星期。與此同時(shí)，馬丁想出了一套更加先進(jìn)的流程，可以使處理工作的時(shí)間縮短一半，可問題是，實(shí)施這套流程需要花費(fèi)兩個(gè)月的時(shí)間。他的部門很可能會(huì)在這兩個(gè)月的時(shí)間里遇到大麻煩。新流程不僅可以節(jié)約時(shí)間，而且馬丁的上司每天都可以看到工作的進(jìn)展情況，然而如果馬丁現(xiàn)在就著手實(shí)施新流程的話，他就不可能同時(shí)抽出時(shí)間像以前那樣每天完成同樣的工作量。短期目標(biāo)優(yōu)點(diǎn)：保證每天都完成一定的工作量缺點(diǎn)：犧牲長(zhǎng)期收益優(yōu)點(diǎn)：從長(zhǎng)期著眼實(shí)施新的工作流程，一勞永逸缺點(diǎn)：失去眼前的業(yè)績(jī)長(zhǎng)期收益控制始于規(guī)劃規(guī)劃永遠(yuǎn)不嫌多偶然的、為滿足某個(gè)特殊目的而進(jìn)行的規(guī)劃是很有價(jià)值的，但也有一定的局限性。在被迫的情況下進(jìn)行的規(guī)劃，很可能并不能發(fā)揮出真正價(jià)值。

控制始于規(guī)劃。規(guī)劃的本質(zhì)是將未來帶到現(xiàn)在，這樣就可以通過現(xiàn)在的行為對(duì)未來產(chǎn)生控制。

“要是我能夠……的話”“要是我能夠像邁克那樣就好了，他似乎總是有時(shí)間來處理所有的工作，而且還能夠保持放松，保持開心?！薄耙俏夷軌蛉プ瞿切┳约赫嬲胱龅氖虑榫秃昧恕薄耙俏夷軌蚩刂啤毕?qū)I(yè)人士學(xué)習(xí)專業(yè)的攝影師首先會(huì)用掉幾卷膠片去進(jìn)行拍攝。膠片沖洗出來后他會(huì)進(jìn)行仔細(xì)研究，由于拍了很多張，他最終總能找出一些能夠讓自己滿意的照片。接著他就會(huì)走進(jìn)暗房，考慮如何改進(jìn)那些效果不錯(cuò)的照片。他會(huì)用很多方法進(jìn)行試驗(yàn)，比如剪輯、暴光等，并最終挑選出幾十張令自己特別滿意的照片。接著他會(huì)對(duì)這些照片進(jìn)行進(jìn)一步檢查，并從中挑選出一張能夠讓自己獲獎(jiǎng)的攝影作品。認(rèn)真規(guī)劃時(shí)間的人會(huì)反復(fù)斟酌自己的計(jì)劃，逐漸形成一個(gè)比較集中的目標(biāo)對(duì)計(jì)劃中的重要部分進(jìn)行不斷修改，使內(nèi)涵更豐富；按時(shí)檢查計(jì)劃的執(zhí)行情況……這一過程中，他們會(huì)主動(dòng)找出其中的問題、錯(cuò)誤的假設(shè)及遇到的困難等，并必要時(shí)隨時(shí)修整，越做越好。范例ABC排序系統(tǒng)列出清單之后，在最為重視的條目左側(cè)寫上Ａ在一般重要的條目左側(cè)寫上Ｂ在最不重要的條目左側(cè)寫上ＣＡ級(jí)條目應(yīng)該是那些最為重要的活動(dòng)。所以應(yīng)該把大部分時(shí)間花在Ａ級(jí)活動(dòng)上，然后才是Ｂ級(jí)和Ｃ級(jí)活動(dòng)?？紤]到每天的時(shí)間有限，而且不同條目的緊迫性也不相同，所以你可以對(duì)所有級(jí)別的條目做進(jìn)一步細(xì)分。ABC只是相對(duì)的，完全取決于你的價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)；你還可以根據(jù)清單上的內(nèi)容來調(diào)整次序安排；優(yōu)先次序還會(huì)跟著時(shí)間的推移而變化。Tips:你到底想從生活中得到什么？人生目標(biāo)陳述——來自于15000個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)怎樣發(fā)現(xiàn)自己真正想做的事情？立即寫出人生目標(biāo)陳述將會(huì)幫助發(fā)現(xiàn)自己真正想從生活中得到什么，并向著自己的目標(biāo)前進(jìn)，使人生更有意義使生活更有方向，讓你感覺可以控制自己的命運(yùn)提供明確的測(cè)量手段，更好衡量哪些活動(dòng)才真正有意義，從而更好平衡生活各個(gè)方面，減少時(shí)間分配的沖突如何陳述人生目標(biāo)Q1.你的人生目標(biāo)是什么？Q2.你準(zhǔn)備如何度過今后三年？Q3.如果你知道自己六個(gè)后將被雷電劈死，你將怎樣度過這六個(gè)月？仔細(xì)斟酌并修改你對(duì)以上三個(gè)問題的回答，根據(jù)自己的實(shí)際情況做出自己的選擇。

怎樣看待自己的答案？分解回答下列幾個(gè)問題：現(xiàn)在開始1）針對(duì)每個(gè)Ａ級(jí)目標(biāo)列出所有可能的活動(dòng)2）確立相應(yīng)的優(yōu)先次序，以便選擇當(dāng)前最有效的活動(dòng)長(zhǎng)期規(guī)劃和目標(biāo)設(shè)定必須首先進(jìn)行一系列短期規(guī)劃，確定具體活動(dòng)。盡量展開想象，快速寫出盡可能多的答案不要試圖去對(duì)自己的想法進(jìn)行任何評(píng)價(jià)不要因?yàn)閾?dān)心不能完成某項(xiàng)活動(dòng)而限制自己不要因?yàn)榕鲁袚?dān)責(zé)任而不敢列出某些活動(dòng)

不要把目標(biāo)和活動(dòng)混淆根據(jù)A級(jí)目標(biāo)列出相應(yīng)的活動(dòng)清單：Tips:短期規(guī)劃的修訂“在接下來的七天之內(nèi)，我是否準(zhǔn)備要在此項(xiàng)活動(dòng)上投入至少五分鐘？”在勾掉某項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)候，你不一定要給出具體的原因不要因?yàn)槟臣虑楹苤匾辉敢鈩h掉它把清單上的結(jié)果總結(jié)為一張任務(wù)列表。該列表可能會(huì)包含十幾項(xiàng)活動(dòng)，為所有的活動(dòng)設(shè)定先后次序。在最重要的活動(dòng)后面寫上A—1，然后依次在其他活動(dòng)后面寫上A—2，A—3，A—4……確定完次序之后，為每項(xiàng)活動(dòng)確定最后期限，著手安排完成該活動(dòng)的具體時(shí)間，并立即記錄下來。刪除不重要的任務(wù)，立即停止它們！日程安排的作用必要的活動(dòng)、常規(guī)任務(wù)、遺留工作以及意外情況幾乎會(huì)占用人們的全部時(shí)間，要想避免這種情況，你首先需要分辨并停止浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)來擠出更多的時(shí)間正是因?yàn)闆]有時(shí)間進(jìn)行規(guī)劃，才應(yīng)該抽出時(shí)間進(jìn)行規(guī)劃，這樣才能抽出時(shí)間去做自己想做的和真正重要的事情在每天的早晨和晚上進(jìn)行規(guī)劃。利用每個(gè)星期五下午的時(shí)間對(duì)本周的活動(dòng)進(jìn)行回顧，并大致規(guī)劃好下個(gè)星期的活動(dòng)。“誰有時(shí)間來進(jìn)行規(guī)劃？”為A級(jí)活動(dòng)擠出時(shí)間日程安排——給真正重要的活動(dòng)排出時(shí)間為A級(jí)活動(dòng)安排出足夠的時(shí)間。每個(gè)星期都安排出固定的時(shí)間段來完成那些大型的項(xiàng)目橫向來安排A級(jí)活動(dòng)的時(shí)間，或者縱向安排A級(jí)活動(dòng)時(shí)間千萬不要為了記錄而記錄，別迷信所謂管理時(shí)間“最有效的方式”是把每個(gè)小時(shí)的活動(dòng)都記錄下來。要有選擇性地記錄自己的時(shí)間分配方式，從而最終改變時(shí)間管理習(xí)慣最主要的規(guī)劃工具之一：黃金時(shí)間內(nèi)部黃金時(shí)間是一個(gè)人精神最為集中的時(shí)候。建議把這段時(shí)間用來處理自己最為重要的工作。

外部黃金時(shí)間是指外部資源（通常是人）最為齊備，最能幫助你做出決定，回答你的問題，或者為你提供信息的時(shí)候。每個(gè)人都會(huì)遇到一些意外的情況，所以在安排日程的時(shí)候，一定要給自己留出足夠的彈性。每天至少為自己留出一個(gè)小時(shí)的空閑時(shí)間。

如何擠時(shí)間當(dāng)人們過于沉浸于眼前工作時(shí)，他們很容易忘記自己真正的目標(biāo)。此時(shí)他們會(huì)把大量時(shí)間花在那些并不重要的事情上，反而會(huì)把那些真正重要的事情拋到一邊。這種行為具有一定的累積性。在工作上投入的時(shí)間越多，就會(huì)感到越疲憊，從而工作的效率就會(huì)更低。不要一味追求在工作上投入更多時(shí)間，要注重效率，盡量養(yǎng)成在固定時(shí)間內(nèi)把工作完成的習(xí)慣。解決這個(gè)問題的答案在于：如果能夠把工作安排得很好，你就會(huì)找到更多時(shí)間放松自己，取得更多結(jié)果，并在工作中得到更大樂趣。擠時(shí)間的訣竅少干活，多得結(jié)果最大限度地利用過渡時(shí)間利用上下班時(shí)間利用喝咖啡的時(shí)間利用午餐時(shí)間利用等待時(shí)間利用睡眠時(shí)間克服帕金森定律最大限度地利用每一分空閑時(shí)間如何最大限度地利用排序工作次序的設(shè)定尤為重要，它可以：確保不會(huì)遺忘某些工作幫助確認(rèn)自己已經(jīng)完成了所有重要的工作激勵(lì)勾掉并不需要的工作提醒還有哪些工作需要完成不要為無法完成所有任務(wù)而焦慮

你可以首先完成清單上所有的Ａ級(jí)活動(dòng)，然后著手處理Ｂ級(jí)活動(dòng)，最后處理C級(jí)活動(dòng)。多數(shù)情況下你無法完成所有的任務(wù)。記住，“事務(wù)清單”的目的在于幫助你更好地利用自己的時(shí)間，而非做完清單上所有的事情?！叭绾巫龈嘀匾氖虑?？”通過完成更多的Ａ級(jí)活動(dòng)，并盡量減少Ｃ級(jí)活動(dòng)的時(shí)間，你所取得的成就會(huì)發(fā)生結(jié)構(gòu)上的變化！有些事做了不如不做要想保證有足夠的時(shí)間完成Ａ級(jí)活動(dòng)，一個(gè)最好的方式是盡量減少那些Ｃ級(jí)活動(dòng)的時(shí)間。許多Ｃ級(jí)活動(dòng)都可能變成ＣＺ活動(dòng)——即便放棄也不會(huì)帶來任何不利后果的活動(dòng)。80/20法則“如果把所有的工作內(nèi)容按照實(shí)際價(jià)值列舉出來的話，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)80%的價(jià)值都是由20%的工作產(chǎn)生的，而剩下的80%的工作只能產(chǎn)生20%的價(jià)值?！盇ttention:調(diào)整你自己以及你周圍的人最好的解決辦法就是學(xué)會(huì)說“不”如果不忍心拒絕，不妨和他們溝通進(jìn)行有效的折衷當(dāng)幾個(gè)人同時(shí)需要你付出時(shí)間和精力的時(shí)候考慮時(shí)間共享你不可能滿足所有人的所有要求——你根本沒有足夠的時(shí)間。當(dāng)有人向你提出請(qǐng)求的時(shí)候，你必須學(xué)會(huì)根據(jù)對(duì)方在你心目中的重要性以及你不做這件事情所產(chǎn)生的后果來安排次序。

給自己一些安靜時(shí)間記錄來訪客人和，了解干擾因素，據(jù)此安排自己的時(shí)間區(qū)分聯(lián)絡(luò)、接待和思考時(shí)間怎樣為自己留出整段時(shí)間考慮重要問題？學(xué)學(xué)瑞士奶酪?guī)?）重新審視自己的選擇。懶惰可能是因?yàn)樵撊蝿?wù)無法讓時(shí)間發(fā)揮出最大價(jià)值。

此時(shí)不執(zhí)行A-1任務(wù)是正確的，可以把從前的A-1降級(jí)，確定另一項(xiàng)A-1任務(wù)2）A-1任務(wù)本身沒有問題，很多人推遲A-1任務(wù)是因?yàn)樗珡?fù)雜、太耗費(fèi)時(shí)間前提：找到一些用5分鐘或更少時(shí)間就可以解決的任務(wù)；只有你的速成任務(wù)簡(jiǎn)單——越簡(jiǎn)單越好，并且跟A-1任務(wù)相關(guān)，立即開始做。瑞士干奶酪式的解決方案有時(shí)會(huì)為一項(xiàng)復(fù)雜的任務(wù)帶來意想不到的突破。

你確定了自己的A-1任務(wù)，可是你卻發(fā)現(xiàn)自己懶得去做。此時(shí)有兩種情形：速成任務(wù)只需要5分鐘或者更少的時(shí)間，卻能在A-1任務(wù)上開啟突破口。那么，如何克制拖延呢？——不妨采用“瑞士干奶酪法”嘗試新的方式，保持對(duì)工作的熱情在重復(fù)同樣的工作一段時(shí)間之后，你會(huì)感到厭倦、煩躁，甚至是筋疲力盡。該怎樣重新投入進(jìn)去呢？答案是：不停地規(guī)定下一個(gè)步驟。

壓抑自己對(duì)于變動(dòng)的渴望并不能解決任何問題，因?yàn)槟悴豢赡芙鉀Q自己的本能需求。如果希望控制自己的行動(dòng)，首先要為自己找到適當(dāng)?shù)拇碳ば宰儎?dòng)因素。在A級(jí)活動(dòng)范圍內(nèi)，不斷為自己制造一些新的刺激，并不斷對(duì)工作產(chǎn)生新的興趣一個(gè)人所掌握的知識(shí)總有一個(gè)理想狀態(tài)，對(duì)于不同的人或不同的工作，這一狀態(tài)的標(biāo)準(zhǔn)都不同。信息量太多或太少都很容易降低一個(gè)人對(duì)工作的興趣或參與熱情。當(dāng)對(duì)搜集信息和創(chuàng)意的工作感到厭倦之后，你可以開始處理這些信息和創(chuàng)意有時(shí)候慢些比快些好意識(shí)到自己應(yīng)該做A-1，但卻又非常想把注意力轉(zhuǎn)向其他事情時(shí)，怎么辦？

告誡自己先慢下來，“現(xiàn)在是該做決定的時(shí)候了”。用下面三種方法來幫助自己克服拖拉的傾向：

直接面對(duì)那些讓你感到不快的因素告訴自己，拖拉只會(huì)導(dǎo)致更大的不快培養(yǎng)自己的熱情，并以此來抵消做這件事情時(shí)產(chǎn)生的不快心理不要讓恐懼擋了你的路幾乎所有人回避做某件任務(wù)的根本原因都是恐懼。許多人遲遲不愿意去完成那些真正重要的任務(wù)，是因?yàn)樵跐撘庾R(shí)當(dāng)中，他們害怕失敗，或者是不喜歡成功后所帶來的結(jié)果不要讓恐懼擋了你的路，采取引導(dǎo)的方式解決這些引起你恐懼的問題。當(dāng)想到自己可能會(huì)犯下的錯(cuò)誤時(shí)，在腦子里暗暗記下這個(gè)問題，努力保證不讓這樣的事情發(fā)生。人們能夠通過有意識(shí)地努力來改變處境，恐懼將會(huì)逐漸變成一種推動(dòng)性的力量拖拉的真正代價(jià)很多事情并不會(huì)因?yàn)槟愕耐侠詣?dòng)消失，你早晚都必須面對(duì)它們隨著最后期限的到來，問題會(huì)越來越嚴(yán)重，面臨的壓力也會(huì)越來越大在重要的大型項(xiàng)目面前，拖拉還會(huì)帶來巨大的風(fēng)險(xiǎn)盡早處理手頭的工作，給自己留下富余時(shí)間，盡量在壓力沒有完全形成之前工作。你會(huì)發(fā)現(xiàn)自己體驗(yàn)到新的自由感，能夠更好地控制時(shí)間及生活。在接到一件任務(wù)之后，你應(yīng)該考慮的并不是“是否做？”而是“什么時(shí)候做？”。問問你自己，“既然早晚都要做這件事情，我為什么還要讓自己付出更大代價(jià)呢？”

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