綜合辦公室的精細(xì)化管理細(xì)則

./技術(shù)資料辦公室精細(xì)化管理細(xì)則目錄1、文件管理制度………32、文書管理制度………53、檔案管理制度………64、辦公用品管理制度…………………85、會(huì)議管理制度……106、日常事務(wù)管理制度………………117、用章管理制度……138、車輛管理制度……159、附則………………18文件管理制度第一條管理要點(diǎn)1、文件管理的范圍包括：上級(jí)下發(fā)文件、單位各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。2、制度類文件按照單位文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫,統(tǒng)一頁眉、頁腳,寫明全稱及文件性質(zhì)；正文部分寫明題目、時(shí)間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息；措辭規(guī)范,表達(dá)無歧義。3、根據(jù)文件屬性、類別,對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào),根據(jù)編號(hào)定期歸檔,做好相應(yīng)的文字記錄,以備查閱。第二條制度規(guī)范1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。2、單位收到各類文件、傳真等,由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。3、辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類管理,定期整理并制作相關(guān)報(bào)表予以存檔。4、其他各部門因工作需要可借閱一般性文件,需嚴(yán)格履行借閱手續(xù),辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記,做好借閱記錄并限期清退。5、辦公室各類收文應(yīng)按時(shí)間、內(nèi)容、部門、名稱等進(jìn)行整理,附件、批件、定稿等資料收集完全,存檔備案。半年一小清,年終一大清。第三條文件管理流程1、內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號(hào)→審批、簽發(fā)→打印→傳發(fā)→文件存檔2、外部文件管理流程：外部收文→文件批閱→文件整理→文件存檔3、借閱流程：提出申請(qǐng)→辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔文書管理制度第一條管理要點(diǎn)1、為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行,保證單位內(nèi)部資料的安全性、完整性,促進(jìn)與提高組織管理工作的效率,充分發(fā)揮文書在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。2、文書管理范圍包括：一般性文書〔通知、公告、申請(qǐng)、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)匯編、發(fā)文文書〔學(xué)習(xí)資料、各類簡(jiǎn)報(bào)、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)單位的重大事項(xiàng)文書資料。3、根據(jù)文書性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)整理,定期對(duì)文書進(jìn)行歸檔整理,保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。第二條制度規(guī)范1、根據(jù)單位實(shí)際需要及上級(jí)安排,起草編寫內(nèi)部公開文書,張貼公示學(xué)習(xí)。2、按時(shí)間、內(nèi)容等合理排列,整理歸檔,堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合,對(duì)照編號(hào)列出整理清單。3、根據(jù)文書的時(shí)效性和保存的價(jià)值性,對(duì)文書進(jìn)行整理；如有需銷毀的,須上級(jí)審批同意,方可銷毀。第三條文書管理流程起草文書→存檔→更新目錄<紙質(zhì)檔與電子檔>→借閱→清退檔案管理制度第一條管理要點(diǎn)1、為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性,使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè)；及時(shí)分類、整理、編輯、傳遞文書資料,提高檔案管理質(zhì)量與效率。2、檔案管理范圍：?jiǎn)挝桓黝愖C照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。3、根據(jù)各類資料性質(zhì)、用途等進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注,并存入專門的檔案文件柜保管。第二條制度規(guī)范1、應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集,份數(shù)齊全,包括附件等。2、所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理,根據(jù)時(shí)間先后順序再按同一項(xiàng)目文書材料集中整理,并貼上標(biāo)簽。3、堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合,對(duì)照編目,列出清單。4、檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定,履行保密手續(xù),特別是單位職工個(gè)人信息、單位圖片等主要資料的保管,確保檔案安全與完整。5、檔案接收、移交,必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。6、如各部門或職工個(gè)人需借閱相關(guān)檔案資料,辦公室人員應(yīng)及時(shí)做好相應(yīng)的記錄。第三條流程設(shè)計(jì)根據(jù)文件、文書目錄整理→排序→編制編目→存檔。辦公用品管理制度第一條管理要點(diǎn)1、為了加強(qiáng)辦公用品管理,規(guī)范辦公用品管理各項(xiàng)程序,節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi),提高利用效率。2、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的管理工作,權(quán)責(zé)一致嚴(yán)格要求,無私自挪用現(xiàn)象。3、辦公用品保管實(shí)行"日清月結(jié),出入庫等量、年終查存統(tǒng)計(jì)"原則。4、辦公用品的采購,應(yīng)進(jìn)行多方比較,保證性價(jià)比和質(zhì)量,擇優(yōu)選用,合理開支。第二條制度規(guī)范1、單位辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫登記由辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)。2、辦公用品購置應(yīng)遵循以下程序：各科室將所需辦公用品填寫辦公用品申購單經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后報(bào)至辦公室,辦公室根據(jù)各部門的需求計(jì)劃和月末辦公用品清算單中的物品實(shí)際庫存和用量,做出采購計(jì)劃,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字后方可采購。對(duì)急用品的采購,可根據(jù)具體實(shí)際進(jìn)行靈活處理,但必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3、辦公室應(yīng)對(duì)辦公用品進(jìn)行及時(shí)出入庫登記,注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、出入庫時(shí)間等,做到賬物相符。4、各部門申領(lǐng)的辦公用品需及時(shí)發(fā)放,并做好填表記錄；因特殊情況急需領(lǐng)用未填表登記,事后須及時(shí)補(bǔ)填。5、任何人不得私自挪用辦公用品。6、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的發(fā)放和登記。8、管理員定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤查,核實(shí)庫存,保證出入庫等量。第三條管理流程設(shè)計(jì)填寫《辦公用品申購單》→審批→采購→入庫登記→發(fā)放。會(huì)議管理制度第一條管理要點(diǎn)1、為了提高會(huì)議質(zhì)量,促進(jìn)有效溝通,提高行動(dòng)能力,進(jìn)而規(guī)范會(huì)議管理。2、根據(jù)單位實(shí)際及具體的情況,確定會(huì)議召開的必要性。3、清楚會(huì)議召開目的,合理安排時(shí)間,做到少而精、精而細(xì),講究高效原則。4、按照制度規(guī)定,嚴(yán)格會(huì)議管理,參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議,并遵守會(huì)議紀(jì)律。第二條制度規(guī)范1、收集會(huì)議議題,根據(jù)選定的議題收集會(huì)上所需資料,擬定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等做好會(huì)議通知工作。2、會(huì)議主持人負(fù)責(zé)會(huì)議的召開并負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)秩序的維護(hù),行政專員負(fù)責(zé)做好相應(yīng)的會(huì)議記錄。4、按照時(shí)間排列,將所有會(huì)議記錄文字資料整理并歸檔。5、會(huì)議記錄為單位的機(jī)要檔案,保管人員不得擅自外泄；如需查閱應(yīng)嚴(yán)格按照文書管理制度規(guī)定執(zhí)行。第三條會(huì)議管理流程準(zhǔn)備所需資料→通知參加人做好會(huì)議記錄會(huì)后→會(huì)議記錄歸檔整理。日常事務(wù)管理制度1、接待管理第一條來客接待是行政事務(wù)的重要組成部分,為使接待工作規(guī)范有序,維護(hù)單位的良好形象,對(duì)接待工作做具體的要求。第二條以主動(dòng)、熱情、禮貌為原則,接待人員應(yīng)落落大方,以禮相待。按照接待要求,嚴(yán)格自己要求,做到言行、禮儀規(guī)范。第三條接待人員問清來者意圖,引領(lǐng)其見所需見的人員,并奉上茶水,做好一系列的后續(xù)工作。第四條接待流程：接待來訪人員→詢問來意,需要找的人→通知被訪者→引領(lǐng)會(huì)見→奉上茶水→送客→整理客人走后清潔。2、報(bào)刊收發(fā)整理第一條辦公室管理人員按照單位實(shí)際需要,訂閱報(bào)刊,做出計(jì)劃預(yù)算,負(fù)責(zé)辦理訂閱的有關(guān)手續(xù)。第二條辦公室管理人員負(fù)責(zé)每日收取報(bào)紙并整理報(bào)紙,內(nèi)部刊物可隨意閱覽。第三條任何人不得隨意將單位內(nèi)部刊物挪為他用。第四條報(bào)紙每月處理一次。3、后勤管理第一條為了認(rèn)真貫徹單位的各種制度,充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)職工的積極性和主動(dòng)性,根據(jù)實(shí)際嚴(yán)格制度。第二條后勤管理主要為考勤登記匯總管理工作。第三條辦公室人員每周對(duì)考勤表收集一次,并打印最新考勤登記表,月末根據(jù)簽到情況進(jìn)行總的考勤匯總。第四條合理安排周末、節(jié)假日值班工作。第五條考勤流程：打印簽到登記表→如實(shí)審核→匯總登記→報(bào)表。4、文化宣傳管理第一條負(fù)責(zé)單位內(nèi)部文化活動(dòng)的宣傳和落實(shí)工作,同時(shí)負(fù)責(zé)單位外部的宣傳維護(hù)工作。第二條根據(jù)需要,及時(shí)收集信息、加工信息,做好信息傳遞工作。第三條關(guān)注國家政策法規(guī),及時(shí)記錄政策動(dòng)向,制作簡(jiǎn)報(bào)以供學(xué)習(xí)。第四條收集與工作有關(guān)的學(xué)習(xí)資料,豐富大家的知識(shí)面,附上簽閱單進(jìn)行進(jìn)度跟蹤。第五條流程設(shè)計(jì)：獲取信息來源→編輯整理→張貼→學(xué)習(xí)→存檔。5、其他事務(wù)第一條各類標(biāo)語、宣傳制作、收發(fā)傳真等其他事務(wù)。第二條負(fù)責(zé)單位文書的打印復(fù)印工作。第三條協(xié)助其他部門工作,完成上級(jí)交代的其他任務(wù)。第四條領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作。用章管理制度第一條管理要點(diǎn)1、單位公章、合同章等印章：由辦公室指派專人負(fù)責(zé)管理。2、單位財(cái)務(wù)專用章、法人代表名章：由專人負(fù)責(zé)管理。第二條印章使用范圍1、單位各類合同。2、單位各類報(bào)表。3、文件材料。4、證明材料。5、其它需要使用印章的文書。第三條制度規(guī)范1、公章、合同章使用：用章申請(qǐng)人應(yīng)詳細(xì)填寫《印章使用記錄表》注明使用時(shí)間、使用人、具體內(nèi)容、批準(zhǔn)人等。2、合同、協(xié)議：合同、協(xié)議等經(jīng)會(huì)簽后,由有相應(yīng)負(fù)責(zé)人的簽字,經(jīng)由站長審批后可以使用印章。3、報(bào)表：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、社保報(bào)表等向相應(yīng)上級(jí)或政府機(jī)構(gòu)上報(bào)的報(bào)表。需經(jīng)相應(yīng)副站長審核,站長批準(zhǔn)后可以使用印章。4、文件材料、證明材料及其它文書：經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)審核、站長審批后方可使用印章。5、一般文書：如本單位人員外出聯(lián)系業(yè)務(wù)的介紹性文件、證明信、職工收入證明等,經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核,站長同意后,可以使用公章。6、其它：上述內(nèi)容未涉及到的文件,需要用章時(shí)應(yīng)視具體情況,請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)后方可使用印章。第四條特殊情況處理如工作緊急,審批人又不在單位,印章管理人員需通過電話等方式親自與審批人聯(lián)系,得到批準(zhǔn)后,可以使用印章,并及時(shí)登記用章管理。第五條印章借出1、 原則上單位各類印章不得帶出使用。2、由于業(yè)務(wù)需要,為了提高工作效率,以下事由可以將印章借出：銀行所需印鑒時(shí)；其它必須帶印章的工作。3、印章借出規(guī)定：因工作需要攜帶公章外出時(shí),必須有兩人同行,并同時(shí)辦理印章借用手續(xù)。印章借出時(shí)間不得超過8小時(shí),返回后,應(yīng)及時(shí)歸還印章。車輛管理制度第一條管理要點(diǎn)1、單位公務(wù)車的證照及稽核等事務(wù)統(tǒng)由辦公室負(fù)責(zé)管理,并定期指派專人負(fù)責(zé)維修、檢驗(yàn)、清潔等。2、用車須于事前向辦公室申請(qǐng)調(diào)派,車輛派出要遵循對(duì)于同一方向、同一時(shí)間段的派車盡量合用、減少派車次數(shù)和車輛使用成本的原則。3、對(duì)于不按規(guī)定辦理申請(qǐng)的,不得派車。第二條制度規(guī)范1、使用人必須具有駕照。2、公務(wù)車不得借予非本單位人員使用。3、所有公務(wù)車輛一律不得私用。4、駕駛?cè)隧殗?yán)守交通規(guī)則。5、使用人于駕駛車輛前應(yīng)對(duì)車輛做基本檢查〔如水箱、油量、機(jī)油、煞車油、電瓶液、輪胎、外觀等。如發(fā)現(xiàn)故障、配件失竊或損壞等現(xiàn)象,應(yīng)立即報(bào)告,否則最后使用人要對(duì)由此引發(fā)的后果負(fù)責(zé)。6、使用者應(yīng)將車輛停放于指定位置、停車場(chǎng)或適當(dāng)、合法位置。任意放置車輛導(dǎo)致違犯交規(guī)、損毀、失竊,由使用者賠償損失。第三條車輛保養(yǎng)管理1、駕駛?cè)藛T要愛護(hù)車輛,精心保養(yǎng),使車輛保持良好狀況。如需維修,由駕駛?cè)藛T提出維修申請(qǐng),要貨比三家,選擇質(zhì)量好價(jià)格低的汽修廠進(jìn)行修理或在指定的維修點(diǎn)更換汽車零配件,并做到提前電話匯報(bào),且將換下的廢棄零配件保存,由單位統(tǒng)一回收,統(tǒng)一處理。在支付維修費(fèi)用的同時(shí),應(yīng)要求維修點(diǎn)必須開具增值稅發(fā)票,并提供相對(duì)應(yīng)的零配件明細(xì)單。特殊原因也必須事后補(bǔ)報(bào),以備單位備案核查。2、車輛于行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修復(fù)或更換零件時(shí),可視實(shí)際情況需要進(jìn)行修理。第四條違規(guī)與事故處理1.在下列情形之一的情況下,違反交通規(guī)則或發(fā)生事故,由駕駛?cè)素?fù)擔(dān)。<1>無照駕駛。<2>未經(jīng)許可將車借予他人使用。2.違反交通規(guī)則,其罰款由駕駛?cè)素?fù)擔(dān)。3.各種車輛如在公務(wù)途中遇不可抗拒之車禍發(fā)生,應(yīng)先急救傷患人員,向附近警察機(jī)關(guān)報(bào)案,并即與辦公室聯(lián)絡(luò)協(xié)助處理。如屬小事故,可自行處理后再向辦公室報(bào)告。第五條車輛用油管理辦公室建立車輛的用油臺(tái)賬,不定期核算,抽查,嚴(yán)格按行車?yán)锍膛c百公里耗油標(biāo)準(zhǔn)核發(fā)油料,辦公室人員做好油卡記錄,油卡由辦公室管理登記。單位車輛一律憑卡指定