人事檔案的數(shù)字化建設(shè)

人事檔案的數(shù)字化建設(shè)⑴創(chuàng)建流程。人事檔案數(shù)字化創(chuàng)建基本流程為：檔案出庫（提卷）一掃描預(yù)處理一目錄建庫一圖像掃描一圖像處理一高清制作一裝訂回庫。（2）操作步驟。1）檔案出庫。人事檔案管理單位應(yīng)嚴(yán)格出入庫管理制度，檔案出庫、入庫均需履行簽字手續(xù)。2）掃描預(yù)處理。掃描開始前，要根據(jù)每份材料的實(shí)際情況，進(jìn)行預(yù)處理，確保數(shù)字化質(zhì)量：a.破損嚴(yán)重、無法直接掃描的材料，應(yīng)先進(jìn)行裱糊修復(fù)。b.折皺不平、影響掃描質(zhì)量的材料，應(yīng)先進(jìn)行壓平或燙平等處理后再進(jìn)行掃描。C.裝訂在一起，影響掃描工作進(jìn)行的材料，應(yīng)先拆除裝訂，拆除裝訂物時要保護(hù)檔案不受損害。如遇到檔案紙張質(zhì)地脆弱，不適合反復(fù)拆裝訂的檔案，應(yīng)采用不拆卷掃描設(shè)備和方式進(jìn)行掃描。d.按照《人事檔案審核整理工作規(guī)范》，對每份材料進(jìn)行編碼（見圖左）。橫向排版的材料，如獎勵證書、學(xué)位證書復(fù)印件等，應(yīng)先按照文字方向進(jìn)行編碼，掃描完成后，再按照裝訂方向，改為縱向編碼（見圖右）。3）著錄建庫。a.檔案材料著錄名稱要求遵循檔案材料標(biāo)題文字原貌，并做適當(dāng)精簡。如單位名稱可使用規(guī)范簡稱等。b.檔案材料無標(biāo)題的，要仔細(xì)閱讀材料內(nèi)容，提煉標(biāo)題名稱著錄。c.各類職稱、技能鑒定表、優(yōu)秀人才評定表等應(yīng)在著錄名稱體現(xiàn)相應(yīng)級別，如副高級工程師專業(yè)技術(shù)資格評定表、高級工職業(yè)技能鑒定申請表、山東公司高級優(yōu)秀人才評定表等。d.獎勵材料的著錄名稱應(yīng)體現(xiàn)授予機(jī)關(guān)和稱號內(nèi)容。e.檔案材料為復(fù)印件的，應(yīng)在備注欄標(biāo)注“復(fù)印件”。f.職務(wù)變動登記表、工資變動登記表為必須登記的信息。4）圖像掃描。a.掃描圖像應(yīng)與材料著錄名稱相吻合，嚴(yán)禁張冠李戴。b.采用最為可靠的掃描方式，堅決杜絕掃描過程中造成檔案材料二次褶皺、撕裂、破損等情況的發(fā)生。c.掃描時，應(yīng)根據(jù)紙張質(zhì)地、底色、薄厚程度等因素，設(shè)置最佳的掃描明暗度、對比度。圖像太亮則材料字跡模糊不清，圖像太暗則高清轉(zhuǎn)換后頁面上的雜色較多，確保原始圖像掃描與原件吻合。d.掃描過程中，紙張擺放端正，原始圖像偏斜度不允許超過5。，以減少后期處理可能帶來的圖像失真。e.紙張很薄且?guī)醉撜吃谄鸬牟牧?，每掃一頁都要在材料背面附一張白紙，以防漏光。上如出現(xiàn)與紙質(zhì)材料不符的顏色，多為掃描儀臟污，清潔后重新掃描。g.如果文字或表格貼近頁面的邊緣，在掃描時不要把紙張緊貼掃描儀，這樣有利于對圖像進(jìn)行切邊處理。h.掃描要求使用24位真彩色模式，掃描精度為300dpi/in。i.檔案圖像數(shù)據(jù)存儲格式為單頁JPG格式。5）圖像處理。掃描后的原始圖像需要遵循檔案原貌，進(jìn)行優(yōu)化處理，使得成品圖像清晰、端正。a.原始圖像處理。圖像歪斜：對方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣；采用自動或手動糾偏功能，調(diào)整圖像偏斜度，高清成品圖像偏斜度不超過1。。裁邊：為節(jié)省存儲空間，要對圖像進(jìn)行裁邊處理，在切邊時，應(yīng)遵循檔案材料原貌，保留原始紙張比例，上下左右盡量預(yù)留與頁面內(nèi)容同等邊距；去除多余白邊；保留分類號和頁碼。b.高清圖像處理。圖像臟點(diǎn)、臟斑：對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。宇跡泅透：采用字跡銳化的功能，清晰字跡筆畫，銳化過程中要注意伽馬值的設(shè)置，防止去掉字跡的部首和標(biāo)點(diǎn)符號。圖像深淺不一：采用平衡功能，調(diào)整圖像深淺一致。檔案材料為紅色、藍(lán)色以及其他顏色襯底，或?yàn)閺?fù)印件時，高清圖像可直接引用原始圖像。6）整理裝訂。檔案掃描完成后，應(yīng)按檔案原貌重新裝訂：a.按照原有孔位裝訂，不允許重新打孔。b.按照原有材料方向裝訂，不允許更換方向（如改右裝訂為左裝訂）oc.需要折疊的頁面，應(yīng)沿已有折痕進(jìn)行折疊，不允許重新折疊。7）質(zhì)量要求。a.檔案材料著錄名稱清晰準(zhǔn)確，無錯字、漏字、多字的情況。b.檔案目錄、紙質(zhì)檔案、原始圖像、高清圖像100%正確對應(yīng)。c.圖像頁面整潔清晰，并已去除原始圖像中的雜點(diǎn)、黑邊等。d.高清圖像的偏斜角度小于1。，圖像偏斜不超過頁面內(nèi)半個文字。e.圖像與檔案原件一致，字跡清晰、表格端正平直，印章無遺漏、變黑等情況。f.高清圖像打印清晰，符合副本制作要求。8）質(zhì)檢要求。質(zhì)檢根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展程度分為初期質(zhì)檢和過程跟蹤兩個環(huán)節(jié)。項(xiàng)目開展初期，為確保項(xiàng)目實(shí)施機(jī)構(gòu)全面知悉、熟練掌握數(shù)字化人事檔案創(chuàng)建工作標(biāo)準(zhǔn)、步驟、質(zhì)量要求，人事檔案管理單位應(yīng)要求項(xiàng)目實(shí)施機(jī)構(gòu)創(chuàng)建20~50本數(shù)字化成品，并進(jìn)行全面質(zhì)檢，對于認(rèn)識不統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)不一致等問題進(jìn)行充分溝通確認(rèn)，以書面形式記入合同附件。項(xiàng)目實(shí)施過程中，多采用抽檢的方式進(jìn)行跟蹤質(zhì)檢，抽檢合格率低于70%,人事檔案管理單位即刻責(zé)令項(xiàng)目實(shí)施機(jī)構(gòu)停工，查明原因并限期整改。質(zhì)檢結(jié)果和處理意見反饋給項(xiàng)目實(shí)施機(jī)構(gòu)項(xiàng)目經(jīng)理。質(zhì)檢內(nèi)容包括但不限于：a.對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進(jìn)行圖像處理。b.由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應(yīng)重新掃描。c.發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應(yīng)及時補(bǔ)掃并正確插入圖像。d.發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整。e,發(fā)現(xiàn)錯誤或不規(guī)范、不詳細(xì)的著錄名稱、頁