2023年電大行政管理專科辦公室管理形成性考核冊全答案

辦公室管理形成性考核冊答案（僅供參考）

作業(yè)1

1,將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。A辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表

序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)公司

（含外企）

1［文書撰寫］按上司的口頭或書面指示完畢信函。記錄上司指令及會談、會議

內(nèi)容

2［文書制作］復(fù)印資料。打

印文稿及表格外［文書解決］在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函o信函和郵件

的解決。口［檔案管理］檔案管理。

5［會議組織］安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。

6［調(diào)查研究］協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。7A［信息資料］準(zhǔn)備

好公司要公開的資料;收集及整理各種信息

8［信訪工作］替上司接洽外界人士。例如記者、工會職工等。接待來賓和員工的來訪。

［接待工作］接待來訪來賓;接待來賓

和員工的來訪。

10［協(xié)調(diào)工作］以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。

11［督查工作］督導(dǎo)一般職工或速記員。1%［日程安排］替上司定約會并做好記錄;

13［平常事務(wù)”］閱讀并分類信件通訊事務(wù)、電

話;

14［辦公室管理］辦公室環(huán)

境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品

15［其他臨時(shí)以速記記下上司交待的事項(xiàng);執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)辦的事

項(xiàng)T16A替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。

1

7

外出辦事，如銀行、郵局等。

2、公用易耗品重要涉及哪些？

辦公用易耗品重要有：

(1)信封、紙張；

(2)軟盤、光盤等；

(3)鉛筆；

(4)圓珠筆；

(5)簽字筆或鋼筆；

(6)修正液或修正帶；

(7)印盒；A(8)各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)(涉及訂書針)、打孔機(jī)、裝訂機(jī)(涉及裝訂線)、日期￡號

碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；

(9)小刀；10(△)日歷等；A(11)其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、

橡皮筋、大A頭針、紙夾等。

3、簡要闡述文員工作的三個(gè)環(huán)節(jié),互相關(guān)系如何？

文員工作分為三個(gè)環(huán)節(jié)：計(jì)劃、實(shí)行和檢查。

(1)計(jì)劃的環(huán)節(jié)，要充足了解即將開始的工作內(nèi)容,并思考以什么方法進(jìn)行效率會最

佳。

(2)實(shí)行的環(huán)節(jié)，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的

工作無論是哪一種，都要對的地實(shí)行；配合上司預(yù)期的期限。￡(3)檢查的環(huán)節(jié)，要分析計(jì)劃和實(shí)績的差

異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工△作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。

另一方面,說明三個(gè)環(huán)節(jié)之間的關(guān)系。A三者的關(guān)系為：

先作計(jì)劃，付諸實(shí)行，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃一一實(shí)行一一檢查”這樣一個(gè)滾動的A過程開展。三者互

相聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。A文員一方面要仔細(xì)制定計(jì)劃,然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)行,并嚴(yán)格檢查其結(jié)果,使得這

個(gè)結(jié)A果對下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。

△4、按照“優(yōu)先順序”解決工作原則，虛擬一份半天或一天工作(或家務(wù))計(jì)劃書。

本題的例子請同學(xué)們見教材第28頁。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì)

劃書，不要抄襲。

5、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣?/p>

法的結(jié)識。

1.請示方法和報(bào)告方法；

2.計(jì)劃方法和總結(jié)方法;A3.受意方法；

4.傳達(dá)方法；

5.進(jìn)言方法；

6.變通方法和擋駕方法；A7.分工方法與合作方法。

受意就是文員接受和領(lǐng)略上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤?即領(lǐng)略上司在會議發(fā)言、文

件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等，易

于文員判斷和領(lǐng)略)和間接受意(即上司在平時(shí)隨便交談的情況下,或與其別人員談話種就

某一問題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和見解等)。

受意方法要注意：

(1)善于領(lǐng)略上司意圖,不要曲解上司意圖；

(2)備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn);A(3)注意傾聽，專心判斷指示的用意;4(A)必要時(shí)可以提問，直

至明了意圖為止，但不要打斷談話；￡(5)如有不批準(zhǔn)見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、

態(tài)度；

(6)接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)行。

結(jié)合實(shí)際談體會。A我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充足結(jié)識到，在受意時(shí)，充足做好記錄的重要性。A才

開始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一坳公司的簡介，內(nèi)容要涉

及四個(gè)部分一一公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、

公司取得的成績。當(dāng)時(shí),我沒有經(jīng)驗(yàn)，沒有帶上記錄本,記錄下指示的要點(diǎn);事后,又怕顯

得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根

本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，

才寫出了各方滿意的公司簡介。A從這個(gè)事情中，我體會到了在受意時(shí),做好記錄的重要性?！曜⒁猓和?/p>

學(xué)們在回答這道題的時(shí)候，可以只選擇其中一個(gè)題目進(jìn)行回答。但是要注意按A照以上的思緒作答;并且要注

意結(jié)合教材，聯(lián)系實(shí)際作答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識A點(diǎn)，又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會。本題失分

的因素大多是不結(jié)合實(shí)際談自己的感受，同學(xué)A們在回答本題時(shí)要加以注意。A作業(yè)2

4一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。1(A)都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；

(2)都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；

(3)通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己快樂的心情；

(4)都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。

異：A(1)打電話應(yīng)一方面查清楚對方的電話號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。

(2)打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍;接電話則沒有這一步。

二、如何做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作,重要做法有哪些？

1、詢問對方來電目的,詢問對方是什么人，假如是推銷的，可直接拒絕。

2、平常做好來電目錄,對特殊的人，特殊的號碼進(jìn)行登記。

3、最佳有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導(dǎo)人的電話號碼本。

4、假如領(lǐng)導(dǎo)不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘掉。

三、簡要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。

(1)按照收件人的姓名分揀；

(2)按照郵件的重要性分揀；

(3)按照收件部門的名稱分揀。A四、如何解決上司不在時(shí)的郵件？

本題的答案請同學(xué)們見教材第72頁。教材上有明確的答案，在此不再具體說明。&五、如何妥善解決上

司拒絕接見的來訪者的來訪？

(1)上司正在開會時(shí)；A(2)上司繁忙時(shí)?；3(A)上司即將外出時(shí)；

(4)遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時(shí)。

作業(yè)3

一、提高會議效率，文秘人員應(yīng)注意哪些方面，請列出相關(guān)要點(diǎn).

1、注意把握時(shí)間，靈活的話,可以以端茶、遞交文獻(xiàn)等提醒會議人員注意節(jié)奏;2、主題；這是一個(gè)相稱重要的

環(huán)節(jié)，在議題上一定要扣緊;3、發(fā)言順序;這個(gè)直接關(guān)系到會議質(zhì)量，一般的順序是先談問題，再表揚(yáng)，最后總結(jié):

4、中場休息，這個(gè)時(shí)間要選擇合適；5、會議人員的座位順序，這個(gè)關(guān)系到他們是否能及時(shí)的發(fā)表意見。

二、日程安排計(jì)劃表的種類大體有幾種?試以其中一種為例，編制一份XX預(yù)定表。A日程安排計(jì)劃表的

種類：

(1)年預(yù)定表。是公司在每年度例行的重要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項(xiàng)一覽表,A所記載的活動事項(xiàng)

有股東大會、董事會、公司創(chuàng)建紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個(gè)年

度的活動事項(xiàng)整理成表，再告知各部門。

(2)月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。

月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫該月要進(jìn)行的A會議、面談、出差、

訪問等預(yù)定計(jì)劃。A周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更具體。a日預(yù)定

表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，具體地預(yù)定從A早到晚的業(yè)務(wù)活動。A各

種預(yù)定表的編制請同學(xué)們參照教材P.166-P.170上的例子，編寫。

三、文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準(zhǔn)備工作？請列出工作要點(diǎn)。

(1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。旅行計(jì)劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和

到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。

旅行計(jì)劃要準(zhǔn)備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。假如辦公室其別人想要并有

權(quán)利要，應(yīng)再額外準(zhǔn)備一份。

(2)制定約會計(jì)劃。約會計(jì)劃表應(yīng)當(dāng)涉及：城市名和省(州)名(假如是國外旅行，寫明城市名和國家名)，

日期和時(shí)間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。

假如上司與某位洽談業(yè)務(wù)的人以前見過面，要把當(dāng)時(shí)記錄的檔案找出，交給上司。

(3)為商務(wù)洽談收集資料。把上司旅行中將要解決的每一個(gè)問題的文獻(xiàn)準(zhǔn)備好，如與某項(xiàng)要探討的問題有

關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料。你可以用橡皮筋或大號回形針把所有相關(guān)的文獻(xiàn)扎在一起，每一扎都要

標(biāo)得清清楚楚。

(4)決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的信箋信封和文縣用品列出清單。打點(diǎn)行李時(shí)按照清單檢

查，這樣就不會落下任何東西。

旅行用品一覽表

?信紙、信封(普通的、公司的、大號的)、郵票

?筆記本

?地址目錄：電話、傳真等號碼

?日歷卡

?世界各地時(shí)間表

?國際電話號碼表

?文獻(xiàn)夾

?商業(yè)名片

?聲像材料

?手機(jī)、手提電腦、軟盤、微型錄音機(jī)，或者是掌上電腦等

?鈔票、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡

?相關(guān)檔案

?旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風(fēng)土人情介紹

?日程表、約會安排表、時(shí)間表和計(jì)劃表

?護(hù)照、簽證等

?鋼筆、鉗箋

?回形針、剪22、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子

.圖章和印泥盒

?急救藥盒

A四、文秘人員對上司重要工作的輔佐重要涉及哪些方面?A提神醒腦的服務(wù)。A上司早上到公司上班

或外出返回，以及工作告一段落,文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛

巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情,使上司能精神煥發(fā)地工作。A私事方面的協(xié)助。

協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況,其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，此外是上司身邊的純粹私事:A(1)特別指示事項(xiàng)

的時(shí)候一一雖然是上司的私事，但認(rèn)為關(guān)系到上司的形象問題，所A以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些

瑣碎的事，使上司得到充足的便利。A(2)純私人性請求時(shí)一一碰到這種情形,就把它當(dāng)作上司運(yùn)用文秘人

員是下屬同事的△關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。A財(cái)物管理。涉及：

(D薪金收入管理一一薪金收入達(dá)成一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪

金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，△由文秘人員保

管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)?！?2)支票往來的管理——最重要的是保管支票簿、

支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票

簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。

其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物,有時(shí)要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。

5、舉辦一般規(guī)模的宴會，需要做哪些工作，請列出相關(guān)要點(diǎn)，并選擇其中某一項(xiàng)工作，作出較為具體的說明。

答：

1.根據(jù)參與宴會的人選地點(diǎn),定檔次

2.發(fā)請?zhí)?/p>

3.擬定參與人員，訂餐

4.到舉辦宴會時(shí)間的前一天在進(jìn)行一次人員核算。不能到到的人員再次邀請。

5.屆時(shí)間正式進(jìn)行。

文秘人員應(yīng)在宴請開始的前一天通過電話了解情況，一切是否按照計(jì)劃執(zhí)行,可以采用倒計(jì)時(shí)的方法，將

以上內(nèi)容再細(xì)化成更具體的表格,逐項(xiàng)擬定期限，規(guī)定負(fù)責(zé)人完畢進(jìn)度，在宴請的當(dāng)天，文秘人員必須親自檢

查每一項(xiàng)工作是否妥善安排,有否臨時(shí)發(fā)生的問題,如有應(yīng)盡快給予解決,文秘人員在宴會當(dāng)天應(yīng)負(fù)責(zé)招待的

工作，迎客、帶路，宴會結(jié)束分送紀(jì)念品禮物，以及送客，要提醒客人帶回代辦保管的物品，會后協(xié)助收拾會場。

A作業(yè)4

一、簡要闡述社交話題的選擇原則。

合適的話題涉及：

(1)談話雙方都感愛好的、有共同利益的話題，如合作意向等；A(2)一般人喜聞樂見的話題,如天氣、

時(shí)事新聞、體育報(bào)道等;3(A)顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)

士人A情等；

(4)比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；

(5)積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；

(6)風(fēng)趣、風(fēng)趣的小故事，無傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。

不合適的話題涉及：1(⑹應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個(gè)人私生活等。

(2)令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。3(A)過于敏感的話題。如個(gè)人的特

殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。

(4)自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮?！?5)夸耀自己的話題。&(6)

庸俗的、色情的話題。￡(7)不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。

二、印章的使用重要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？

印章的使用的重要形式為：1(M落款章；(2)更正章；(3)證見章；(4)騎縫章；(5)騎邊章；(6)密封

章；⑺

封存章。￡落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：

(1)落款章加蓋于文書作者的落款處,用來表白作者的法定性和文獻(xiàn)的有效性。A(2)騎縫章用于帶有

存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。3(A)更正章用于文書書寫中的錯(cuò)字、脫字、

冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自△行更正的憑信。

三、簡要闡述收文解決的程序及分送的基本原則。A收文解決的程序:簽收和拆封——登記——分送一一擬

辦---批辦----承辦----催辦一3一注辦。

分送的基本原則：

(1)屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文獻(xiàn)或重大問