大酒店財(cái)務(wù)部采購管理制度

大酒店財(cái)務(wù)部采購管理制度物資采購是酒店經(jīng)營中的重要環(huán)節(jié)。加強(qiáng)采購工作的管理是降低物資成本加速資金周轉(zhuǎn)、提高經(jīng)濟(jì)效益的重要手段。采購部是酒店工作的專業(yè)部門，酒店所需物品原則上均由其統(tǒng)一購買，其他部門應(yīng)予以支持、配合、監(jiān)督。1、采購的預(yù)算管理加強(qiáng)預(yù)算管理，嚴(yán)格審批手續(xù)，是采購管理的關(guān)鍵。（1）房務(wù)部、餐飲部、工程部等各部門需用的物品、物資的下一年度預(yù)算，在年度10月份銷售預(yù)算編制后，由采購部會(huì)同成本財(cái)產(chǎn)管理部及相關(guān)部門擬定方案，編制年度預(yù)算，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。（2）根據(jù)年度采購預(yù)算和財(cái)務(wù)部的物資需用月度預(yù)算，采購部還需編制月度的具體采購預(yù)算，每月25日前報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后組織實(shí)施。（3）主食品及其他食品采購采取定期補(bǔ)給的辦法，由倉庫填寫補(bǔ)充申購單，經(jīng)成本核算員審核后交總監(jiān)審批后由采購部實(shí)施。（4）倉庫補(bǔ)充請購，由倉庫根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出申請，填寫物品申購單，經(jīng)成本核算員審核后交財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后實(shí)施。（5）他零星物品的申購，由使用部門提出請購，計(jì)財(cái)部根據(jù)庫存情況審核，預(yù)算內(nèi)由財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，超出預(yù)算需報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。（6）餐飲部每天需購入的鮮活原料，可由廚師長于隔天下午3：00以前將訂菜單報(bào)采購部，采購部根據(jù)市場貨源情況及時(shí)與供應(yīng)單位聯(lián)系組織進(jìn)貨。2、物資的擇商和價(jià)格管理。采購物品堅(jiān)持貨比三家，嚴(yán)格價(jià)格控制。對價(jià)格高、批量大的物資，原材料采購應(yīng)采用公開招標(biāo)形式進(jìn)行公開、公證、公平招標(biāo)，確保酒店物資、原材料采購質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。(1)所有申購預(yù)算或申購單(除鮮活原料外)送到采購部后，由部主管統(tǒng)一登記后分發(fā)給食品采購員、物品采購員，由其具體負(fù)責(zé)對申購單上的采購項(xiàng)目進(jìn)行擇商、確認(rèn)和報(bào)價(jià)。(2)鮮活原料訂菜單直接報(bào)送食品員，由其負(fù)責(zé)落實(shí)報(bào)價(jià)，經(jīng)采購部主管審批后，留存一聯(lián)，其余三聯(lián)返送廚房和倉庫。(3)采購人員收到自己分管的申購單后要認(rèn)真歸納、分類整理。對其中有疑問的內(nèi)容要與部門主管和申報(bào)部門授權(quán)人及時(shí)溝通，在確認(rèn)無誤后，按照要求時(shí)限盡快尋找至少三家以上的供應(yīng)廠、商，進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，經(jīng)過對比篩選，擇優(yōu)確定報(bào)價(jià)填入申購單，并填好總金額、供應(yīng)廠商名稱后上報(bào)部主管。(4)國外采購申請單由采購部主管直接負(fù)責(zé)。按酒店業(yè)主的有關(guān)規(guī)定辦理。(5)供應(yīng)廠商的優(yōu)惠、折扣、贈(zèng)送、回扣等必須歸酒店所有，并在報(bào)價(jià)中注明。(6)所有采購項(xiàng)目的擇商、報(bào)價(jià)必須由采購部在充分準(zhǔn)備，掌握市場行情的條件下?lián)駜?yōu)確定；使用部門有權(quán)了解所需物品的價(jià)格和提出質(zhì)疑，并對所掌握的供應(yīng)廠商及購物意向要主動(dòng)通報(bào)采購部，由其選定質(zhì)優(yōu)價(jià)廉服務(wù)好的供應(yīng)廠商。(7)鮮活原料的價(jià)格受市場影響浮動(dòng)較大，食品采購員每十天須作市場詢價(jià)，并由采購部主管每十天與供應(yīng)商洽談報(bào)價(jià)后報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。3、采購項(xiàng)目的審批。所有采購項(xiàng)目經(jīng)審批成為有效訂單后，方能實(shí)施購買。(1)鮮活原料訂購單經(jīng)授權(quán)廚師長簽字并完成報(bào)價(jià)后即為有效訂單。(2)除鮮活原料外的所有申購單在完成報(bào)價(jià)、審批后，必須經(jīng)采購部主管審核簽字后方可上報(bào)審批。(3)廚房非常消耗食品申購單、酒水飲料申購單經(jīng)采購部主管、財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字后即為有效訂單。(4)預(yù)算內(nèi)物品申購單經(jīng)采購部主管、財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字后為有效訂單。(5)預(yù)算外追加物品的申購單，除須經(jīng)采購部主管、財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字后，還需由總經(jīng)理簽字方為有效訂單。(6)國外進(jìn)口申購單經(jīng)采購部主管、財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，并經(jīng)總經(jīng)理簽準(zhǔn)后，返回采購部打印訂單，再經(jīng)審批簽字后方為有效訂單。4、采購項(xiàng)目的購買。所有采購項(xiàng)目依據(jù)有效訂單原則上由采購部統(tǒng)一采購，其他部門一般不得自行購買.(1)經(jīng)審批簽字的申購單返回采購部后，經(jīng)統(tǒng)一登記后分發(fā)有關(guān)人員。國內(nèi)采購訂單落實(shí)到各采購員實(shí)施購買,所有購買活動(dòng)必須依據(jù)有效訂單的項(xiàng)目、數(shù)量、價(jià)格時(shí)限、供應(yīng)廠商及其他要求進(jìn)行。(2)購買中要認(rèn)真檢查所購物品的品質(zhì)商標(biāo)期限衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容,堅(jiān)決杜絕假冒偽劣等不合格商品流入酒店。（3）對于需訂貨或供需雙方認(rèn)為必須簽約的經(jīng)濟(jì)活動(dòng),先要與供應(yīng)廠商洽談?dòng)嘘P(guān)業(yè)務(wù)細(xì)節(jié),報(bào)采購主管同意,達(dá)成協(xié)議后,方能生效。(4)由于市場變化或其他原因造成購買時(shí)價(jià)格高于有效訂單報(bào)價(jià)或數(shù)量多于有效訂單數(shù)量時(shí),必須重新辦理補(bǔ)缺申購,經(jīng)審批后方能購買.5、采購項(xiàng)目的保關(guān)驗(yàn)收和運(yùn)輸。(1)進(jìn)口項(xiàng)目入關(guān)到貨后，均需有保關(guān)人員按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行保關(guān)、報(bào)驗(yàn)。(2)進(jìn)口物品到貨后，由報(bào)關(guān)人員向海關(guān)辦理征稅或免稅表、完整、準(zhǔn)確地填制報(bào)關(guān)單，符交合法、齊全、有效的保關(guān)單證向海關(guān)辦理報(bào)關(guān)手續(xù)。(3)進(jìn)口食品到貨后，首先辦理動(dòng)植物，衛(wèi)生檢疫報(bào)驗(yàn)手續(xù)，在取得檢疫放行通知單后辦理報(bào)關(guān)手續(xù)。(4)辦妥報(bào)關(guān)手續(xù)交過關(guān)稅后提取貨物。(5)對不具備送貨條件的采購項(xiàng)目安排車輛進(jìn)行運(yùn)輸。由采購人員填寫用車申請，詳細(xì)說明所運(yùn)項(xiàng)目的名稱、數(shù)量、重量、地點(diǎn)、路線、期限及特殊要求，經(jīng)采購部經(jīng)理審批后由有關(guān)部門安排車輛。6、采購物資的驗(yàn)收。把好物資驗(yàn)收關(guān)，對不符合采購訂單內(nèi)容的項(xiàng)目一律拒收或補(bǔ)辦手續(xù)。(1)無論是采購人員自提還是供應(yīng)廠商送貨，貨到酒店后，必須首先與倉庫驗(yàn)收人員聯(lián)系，不允許采購人員或供應(yīng)廠商直接將貨物交與所需部門。(2)凡經(jīng)批準(zhǔn)的各類申購計(jì)劃、申購單、訂貨單、合同復(fù)印件等，由采購部有關(guān)人員根據(jù)不同時(shí)間交倉庫驗(yàn)收員作收貨憑證，無任何收貨憑證的貨物，驗(yàn)收員有權(quán)拒收。(3)各項(xiàng)進(jìn)貨均由倉庫按收貨憑證進(jìn)行驗(yàn)收，每次到貨需有兩人同時(shí)驗(yàn)收，根據(jù)收貨憑證，發(fā)票，和對貨物的品名、規(guī)格、價(jià)格、質(zhì)量、數(shù)量、金額是否一致，貨物驗(yàn)收合格后即開出驗(yàn)收入庫單并簽字蓋章所有進(jìn)貨均應(yīng)過磅點(diǎn)數(shù)。(4)進(jìn)貨物品如有合同或小樣，應(yīng)根據(jù)合同標(biāo)準(zhǔn)和封條小樣進(jìn)行驗(yàn)收。(5)每天從菜場或其他供應(yīng)單位購進(jìn)并直接領(lǐng)用的鮮活原料，應(yīng)有驗(yàn)收員和廚師長或授權(quán)人員一起驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收員開出驗(yàn)收直撥單，并作好鮮活原料日報(bào)表。(6)開好的驗(yàn)收單，由驗(yàn)收員送交使用部門簽字。入庫的貨物，由倉庫保管員簽收，直撥的貨物，由使用部門簽收，簽收后的驗(yàn)收單一式四聯(lián)，一聯(lián)交采購員，一聯(lián)交倉庫保管員，一聯(lián)留存；驗(yàn)收直撥單一聯(lián)交采購員，一聯(lián)交供應(yīng)商作為開發(fā)票的憑證，一聯(lián)留存。兩單的一聯(lián)隨收貨日報(bào)表上報(bào)成本核算員。(7)所有進(jìn)貨如發(fā)現(xiàn)與品名、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量不符時(shí)，驗(yàn)收員有權(quán)拒收，并向倉庫主管或財(cái)務(wù)總帳報(bào)告。(8)驗(yàn)收員編制收貨日報(bào)表，一聯(lián)交采購部，一聯(lián)隨驗(yàn)收單交財(cái)務(wù)部，一聯(lián)留存。7、特殊采購項(xiàng)目(1)對于一些技術(shù)性強(qiáng)，或有特殊要求的采購