會(huì)議室管理制度及流程

2023會(huì)議室管理制度及流程會(huì)議室管理制度會(huì)議室使用流程會(huì)議室設(shè)備及設(shè)施說明會(huì)議室管理監(jiān)督及違規(guī)處理其他相關(guān)規(guī)定及流程contents目錄01會(huì)議室管理制度會(huì)議室使用規(guī)定會(huì)議室是公司內(nèi)部的重要場(chǎng)所，主要用于召開會(huì)議、討論和交流工作等。使用會(huì)議室時(shí)，需保持安靜、整潔，不得隨意丟棄垃圾。會(huì)議室使用需提前預(yù)約，按照預(yù)約時(shí)間使用，避免影響其他人的使用。會(huì)議室內(nèi)不得吸煙、飲酒、吃零食等與工作無關(guān)的行為。會(huì)議室預(yù)約制度會(huì)議室預(yù)約需提前申請(qǐng)，填寫會(huì)議室使用申請(qǐng)表。會(huì)議室預(yù)約需遵循公司優(yōu)先原則，按照申請(qǐng)時(shí)間合理分配。會(huì)議室預(yù)約需注明使用時(shí)間、人數(shù)、會(huì)議內(nèi)容等。會(huì)議室預(yù)約需按時(shí)使用，不得超時(shí)使用，如有特殊情況需提前說明。會(huì)議室衛(wèi)生清潔規(guī)定會(huì)議室使用后，需及時(shí)清理垃圾，保持整潔。會(huì)議室衛(wèi)生清潔需由專人負(fù)責(zé)，確保清潔質(zhì)量。會(huì)議室衛(wèi)生清潔需定期進(jìn)行，確?？諝馇逍隆h(huán)境整潔。會(huì)議室衛(wèi)生清潔所需物品需提前準(zhǔn)備，確保清潔工作順利進(jìn)行。會(huì)議室設(shè)備使用及維護(hù)規(guī)定會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備需按照使用說明進(jìn)行操作，不得隨意使用或調(diào)整。會(huì)議室設(shè)備需定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，需注意保護(hù)設(shè)備，避免損壞或丟失。如發(fā)現(xiàn)會(huì)議室設(shè)備損壞或丟失，需及時(shí)報(bào)備并協(xié)助處理。02會(huì)議室使用流程使用會(huì)議室需提前申請(qǐng)，填寫會(huì)議室使用申請(qǐng)表，說明使用時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)及所需設(shè)備等詳細(xì)信息。提前申請(qǐng)根據(jù)會(huì)議室使用情況，在預(yù)約時(shí)間前一天晚上8點(diǎn)前提交申請(qǐng)，以便統(tǒng)籌安排。預(yù)約時(shí)間申請(qǐng)使用會(huì)議室審批流程申請(qǐng)經(jīng)部門主管審核通過后，報(bào)請(qǐng)行政部審批。其中，大型會(huì)議室使用需總經(jīng)理審批。審批權(quán)限部門主管有權(quán)批準(zhǔn)一般會(huì)議室使用申請(qǐng)，行政部有權(quán)協(xié)調(diào)大型會(huì)議室使用，總經(jīng)理有權(quán)批準(zhǔn)例外情況。審批流程及權(quán)限時(shí)間規(guī)定會(huì)議室使用時(shí)間原則上為周一至周五的9:00-17:00，其他時(shí)間需經(jīng)行政部批準(zhǔn)。人數(shù)規(guī)定各會(huì)議室根據(jù)面積及設(shè)施設(shè)備情況，規(guī)定容納人數(shù)上限，使用時(shí)不得超過規(guī)定人數(shù)。使用時(shí)間及人數(shù)規(guī)定使用完畢后，使用者應(yīng)負(fù)責(zé)清潔會(huì)議室，包括清理垃圾、擦洗桌椅等，確保會(huì)議室整潔。使用后清潔使用完畢后，使用者應(yīng)檢查會(huì)議室設(shè)施設(shè)備是否完好，如有問題應(yīng)立即報(bào)告行政部。設(shè)備檢查使用后清潔及設(shè)備檢查03會(huì)議室設(shè)備及設(shè)施說明1投影設(shè)備23投影設(shè)備應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，確保設(shè)備正確連接和高效使用。使用前，應(yīng)提前檢查設(shè)備是否正常運(yùn)行，避免會(huì)議進(jìn)行中出現(xiàn)故障。使用后，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉投影設(shè)備，避免造成設(shè)備損壞或能源浪費(fèi)。音響設(shè)備應(yīng)由專業(yè)人員負(fù)責(zé)連接和調(diào)試，確保音質(zhì)清晰、音量適中。使用前，應(yīng)測(cè)試麥克風(fēng)和其他音響設(shè)備是否正常工作，避免會(huì)議進(jìn)行中出現(xiàn)噪音和回音等問題。使用后，應(yīng)將音響設(shè)備關(guān)閉，避免造成設(shè)備過熱或損壞。音響設(shè)備03使用后，應(yīng)及時(shí)清理白板上的筆跡，避免造成白板臟污和損壞。白板及筆跡清除設(shè)備01白板及筆跡清除設(shè)備應(yīng)由專人負(fù)責(zé)管理和維護(hù)，確保設(shè)備干凈、整潔、易于使用。02使用前，應(yīng)檢查白板和筆跡清除設(shè)備是否完好無損，避免會(huì)議進(jìn)行中出現(xiàn)筆跡不清或無法清除等問題。茶水及茶幾設(shè)備應(yīng)由專人負(fù)責(zé)管理和維護(hù)，確保設(shè)備干凈、整潔、易于使用。使用前，應(yīng)檢查茶水及茶幾設(shè)備是否完好無損，避免會(huì)議進(jìn)行中出現(xiàn)茶水泄漏或茶幾破損等問題。使用后，應(yīng)及時(shí)清理茶幾上的雜物和茶水漬，避免造成茶幾臟污和損壞。茶水及茶幾設(shè)備04會(huì)議室管理監(jiān)督及違規(guī)處理負(fù)責(zé)會(huì)議室的統(tǒng)籌規(guī)劃，包括但不限于使用安排、設(shè)備檢查等。會(huì)議負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理，包括設(shè)備維護(hù)、清潔衛(wèi)生等。行政人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門使用的會(huì)議室進(jìn)行監(jiān)督，確保合規(guī)使用。部門主管監(jiān)督檢查人員及職責(zé)無故占用會(huì)議室，不按照預(yù)定時(shí)間使用的。故意損壞會(huì)議室設(shè)備或設(shè)施的。將會(huì)議室私用，未按照規(guī)定用途使用的。違規(guī)行為處理規(guī)定投訴及建議處理流程投訴或建議提出后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)響應(yīng)并處理，需要時(shí)進(jìn)行整改和修正。對(duì)于處理結(jié)果有異議的，可向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反映并要求重新處理。同時(shí)應(yīng)保持溝通暢通，積極配合解決問題。發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為或不符合規(guī)定的情況，應(yīng)向相關(guān)負(fù)責(zé)人或管理人員反映。05其他相關(guān)規(guī)定及流程提前溝通需要使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)提前與其他部門進(jìn)行溝通，避免時(shí)間沖突和資源浪費(fèi)。協(xié)調(diào)安排根據(jù)實(shí)際需要，與其他部門協(xié)商并合理安排會(huì)議室使用時(shí)間。優(yōu)先順序在會(huì)議室使用緊張時(shí)，應(yīng)按照優(yōu)先順序進(jìn)行安排，確保重要會(huì)議能夠優(yōu)先使用。與其他部門協(xié)調(diào)合作流程撰寫要求會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)地記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、議程等。會(huì)議紀(jì)