會計檔案管理方法

會計檔案整理方法講義一、會計檔案概念會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料和證據。（財政部和國家檔案局財會字[1998]32號《會計檔案管理辦法》第五條）二、會計檔案的內容與歸檔范圍1、會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證；2、會計帳簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產卡片，輔助帳簿，其他會計帳簿；3、財務報告類：月、季、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。4、其他類：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊?！镒ⅲ簩嵭袝嬰娝慊膯挝唬蛴〕龅募堎|會計檔案、有關的電子數據和相應軟件資料也應歸檔。三、歸檔時間當年形成的會計材料，由財務會計部門的專（兼）職人員在次年第一季度內按立卷要求分類整理裝訂，在財務會計部門保管一年后，由會計部門編制移交清冊，向本單位綜合檔案室移交統(tǒng)一保管。四、保管期限會計檔案保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。各類會計檔案的保管期限參照下表所列保管期限執(zhí)行序號檔案名稱保管期限備注一會計憑證類1原始憑證15年2記賬憑證15年3匯總憑證15年二會計賬簿類4總賬15年包括日記賬5明細賬15年6日記賬15年現金和銀行存款日記賬25年7固定資產卡片固定資產報廢清理后保管5年8輔助賬簿15年三財務報告類包括各級主管部門匯總財務報告9月、季度財務報告3年包括文字分析10年度財務報告永久包括文字分析四其他類11會計移交清冊15年12會計檔案保管清冊永久13會計檔案銷毀清冊永久14銀行余額調節(jié)表5年15銀行對賬單5年五、會計檔案分類通常情況下一個全宗中會計檔案為一級類目（9或kj），不同單位的會計部門有不同的分類方法，一般常用的有以下兩種：（一）年度——形式（名稱）——保管期限分類法。即把一個單位形成的會計檔案首先按年度分開，再把一個年度的會計檔案按財務報告、賬簿、憑證、其他材料四種形式分為四大類，在四大類內按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列。這種分類方法簡便易行，分類與保管統(tǒng)一，便于查找和利用，適用于單位預算會計、企業(yè)會計，是應用廣泛的一種分類方法。（二）形式（名稱）——年度——保管期限分類法。即把全部會計檔案分成財務報告、賬簿、憑證、其他材料四大類，在四大類內按年度排列，每一年度內按保管期限長短依次排列。這種分類方法實現了同一形式會計檔案的集中排列，方便查找利用，適用于形成會計檔案數量不多的基層小型單位。六、會計檔案整理1、會計憑證類：憑證一般按月整理，按憑證號順序排列，憑證封面要寫清楚憑證起止號和總張數。裝訂時要摘除憑證內的金屬物（如釘書釘、大頭針等），加上會計憑證封面和封底，在左上角“兩孔一線”或左側“三孔一線”線繩裝訂，再封粘裝訂線，并在封粘處騎縫加蓋裝訂人印章，以示負責。2、會計財簿類：可以維護原來的賬冊分類?？傎~、明細賬太薄的賬冊相近的科目可以合并，太厚的賬冊可以分開裝訂。現金日記賬、銀行日記賬是訂本式的一般不要拆開訂，維護原狀就行。訂本式賬簿中的空白帳頁要保留，保持其原來面目，對有字的帳頁依次編寫頁號?；铐撌交蚩ㄆ劫~簿應去掉帳夾，抽出空白頁，應保留已設置會計科目但無業(yè)務發(fā)生的帳頁，對已記帳的帳頁依次編寫頁號。3、財務報告類：年度財務報告（包括年度會計報表、附表、附注及文字說明）要單獨組卷，永久保管。月度、季度統(tǒng)計報表一年一卷。財務報表太少的，年報、月、季報合一組卷的，保管期限從長為永久。4、其他類：會計檔案保管清冊抄寫好時作為查找目錄和移交目錄放在外面用，待保管期限滿后與會計檔案銷毀清冊一起裝訂成冊歸檔，永久保存。會計移交清冊由會計裝訂在當年的會計檔案內，可以和報表一起裝訂。報表和賬冊的整理要與其他檔案一樣編寫頁號，編頁號，只編有文字的頁面，正面編在右上角，背面編在左上角。抄寫卷內目錄，裝訂，寫封面，填寫卷內備考表。憑證不需要編寫頁號，也不用抄寫卷內目錄。排列編號會計檔案的排列編號方法很多，常用的有：一是年度流水編號法，一年的會計檔案按財務報告、會計賬簿、會計憑證和其他類的順序排列，其中會計憑證按形成時間順序排列、會計賬簿案卷按保管期限長短結合賬簿科目順序排列、財務報告和其他類按保管期限長短排列，一年的全部會計檔案編一個大流水號（案卷號）。二是形式流水編號法，按會計憑證、會計賬簿、財務報告和其他四種形式分開排列，各編一個流水號（案卷號），每年延續(xù)上一年度的案卷號分別編制四個案卷流水號。三、“年、限、類”的排列編號方法。這一方法就是以每一年度的會計檔案為一單元。將每個案卷按不同保管期限，從永久到三年依次排列，然后將同一保管期限的案卷分類排列，最后以第一卷“永久”卷為1號，接下去是2號，按順序編制目錄號，這些號碼也作為案卷號。這種方法適用于一般的企業(yè)、單位。用這種排列編號方法，不僅簡便易行，便于案卷按期移交檔案部門，而且較好地保持了會計檔案的歷史和內容的聯(lián)系，避免因到期案卷被銷毀而出現排列號的中斷或“無頭”的現象。（較實用）四、永久卷大流水與定期卷“年、限、類”相結合的排列編號方法。這一方法就是將當年的“永久”卷中按時間先過去、后現在順序排列，用大流水方法編號，即首卷為“1號”，以后各卷按順序編下去。其余定期卷，仍以每一年度為一單元，按上述“年、限、類”方式排列編號。企業(yè)會計檔案用9或KJ作為一級類號，歸檔號依次寫類號、年度、案卷號，如9﹒2002-1,KJ2002-1,一年一個流水號。如采用形式流水編號法的，歸檔號應為9﹒01-1,KJ01-1。

D=20、30、40D=20、30、40單位統(tǒng)一：mm比例：1：2圖A3(d)會計檔案盒脊格式圖A3(d)會計檔案盒脊格式封面填寫：第一行寫立檔單位全稱；第二行寫案卷標題，一般寫作者、年度、報表、賬冊名稱，如“廠一九九八年度現金日記賬”卷內目錄順序號責任者文號題

名日期頁號備注

備考表說明：

立卷人：立卷時間：

年

月

日檢查人：檢查時間：

年

月

日案卷目錄案卷號類別題

名起止時間保管期限卷內張數備注

七、會計檔案銷毀按《會計檔案管理辦法》第十條執(zhí)行。銷毀審批表模式：經鑒定后，清出無保存價值的報表卷（冊），帳簿卷（冊），憑證卷（冊）應予以銷毀，請審批。鑒定領導小組負責人（簽名）年月日主管負責人（簽名）年月日監(jiān)銷人（簽名）年月日注意：保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

投資者如何分析現金流量表

總體分析現金流量結構，認定企業(yè)生命周期所在階段

現金流量結構十分重要，總量相同的現金流量在經營活動、投資活動、籌資活動之間分布不同，則意味著不同的財務狀況。一般情況下：

1、當經營活動現金凈流量為負數，投資活動現金凈流量為負數，籌資活動現金凈流量為正數時，表明該企業(yè)處于產品初創(chuàng)期。在這個階段企業(yè)需要投入大量資金，形成生產能力，開拓市場，其資金來源只有舉債、融資等籌資活動。

2、當經營活動現金凈流量為正數，投資活動現金凈流量為負數，籌資活動現金凈流量為正數時，可以判斷企業(yè)處于高速發(fā)展期。這時產品迅速占領市場，銷售呈現快速上升趨勢，表現為經營活動中大量貨幣資金回籠，同時為了擴大市場份額，企業(yè)仍需要大量追加投資，而僅靠經營活動現金流量凈額可能無法滿足所需投資，必須籌集必要的外部資金作為補充。

3、當經營活動現金凈流量為正數，投資活動現金凈流量為正數，籌資活動現金凈流量為負數時，表明企業(yè)進入產品成熟期。在這個階段產品銷售市場穩(wěn)定，已進入投資回收期，但很多外部資金需要償還，以保持企業(yè)良好的資信程度。

4、當經營活動現金凈流量為負數，投資活動現金凈流量為正數，籌資活動現金凈流量為負數時，可以認為企業(yè)處于衰退期。這個時期的特征是：市場萎縮，產品銷售的市場占有率下降，經營活動現金流入小于流出，同時企業(yè)為了應付債務不得不大規(guī)模收回投資以彌補現金的不足。

分析現金流量變動，預測各種風險

從現金及現金等價物凈增加額的增減趨勢，可以分析被投資單位未來短時間內潛藏的風險因素。

當現金及現金等價物凈增加額為正數時有以下幾種可能性：①經營活動現金流入絕對大于現金流出，并有較大額度積累，完全可以對外投資或歸還到期債務，這時被投資單位財務狀況良好，投資風險較小。②經營活動正常，對外投資得到高額回報，暫時不需要外部資金，為減少資金占用，歸還銀行借款，償付債券本息，這也表明被投資單位有足夠的經營能力和獲利能力，是對其投資的最佳時機。③經營持續(xù)穩(wěn)定，投資項目成效明顯但未到投資回收高峰，企業(yè)信譽良好，外部資金亦不時流入，證明被投資單位風平浪靜、成熟而平穩(wěn)地持續(xù)經營，沒什么大的投資風險。④經營每況愈下，不得不盡力收回對外投資，同時大額度籌集維持生產所需的資金，說明被投資單位將面臨必然的財務風險。

當現金及現金等價物凈增加額為負數時可能是：①經營正常、投資和籌資亦無大的起伏波動，企業(yè)僅靠期初現金余額維持財務活動，即出現經營活動、投資活動和籌資活動現金流量都為負數，這時需要詳細分析被投資單位現金流入和現金流出的具體內容。②現金凈流量總額出現負增長，現金流量內部結構呈現的升降規(guī)律與前述分析生命周期相同，可比照預測被投資單位的風險程度。

作為會計報表主表，現金流量表應結合其他兩張報表分析，才具有有用性。一、分析企業(yè)投資回報率。

有關指標是：

（一）現金回收額（或剩余現金流量）。計算公式為：經營活動現金凈流量-償付利息支付的現金。該指標相當于凈利潤指標，可用絕對數考核。分析時，應注意經營活動現金流量中是否有其他不正常的現金流入和流出。如果是企業(yè)集團或總公司對所屬公司進行考核，可根據實際收到的現金進行考核。如：現金回收額=收到的現金股利或分得的利潤+收到的管理費用+收到的折舊+收到的資產使用費和場地使用費。

（二）現金回收率。計算公式為：現金回收額/投入資金或全部資金?，F金回收額除以投入資金，相當于投資報酬率，如除以全部資金，則相當于資金報酬率。

二、分析企業(yè)短期償債能力。

分析企業(yè)短期償債能力主要是看企業(yè)的實際現金與流動負債的比率。即：期末現金和現金等價物余額/流動負債。由于流動負債的還款到期日不一致，這一比率一般在0.5至1之間。

三、分析經營活動現金凈流量存在的問題。

（一）分析經營活動現金凈流量是否正常。在正常情況下，經營活動現金凈流量>財務費用+本期折舊+無形資產遞延資產攤銷+待攤費用攤銷。計算結果如為負數，表明該企業(yè)為虧損企業(yè)，經營的現金收入不能抵補有關支出。

（二）分析現金購銷比率是否正常?，F金購銷比率=購買商品接受勞務支付的現金/銷售商品出售勞務收到的現金。在一般情況下，這一比率應接近于商品銷售成本率。如果購銷比率不正常，可能有兩種情況：購進了呆滯積壓商品；經營業(yè)務萎縮。兩種情況都會對企業(yè)產生不利影響。

（三）分析營業(yè)現金回籠率是否正常。營業(yè)現金回籠率=本期銷售商品出售勞務收回的現金/本期營業(yè)收入*100%。此項比率一般應在100%左右，如果低于95%，說明銷售工作不正常；如果低于90%，說明可能存在比較嚴重的虛盈實虧。

（四）支付給職工的現金比率是否正常。支付給職工的現金比率=用于職工的各項現金支出/銷售商品出售勞務收回的現金。這一比率可以與企業(yè)過去的情況比較，也可以與同行業(yè)的情況比較，如比率過大，可能是人力資源有浪費，勞動效率下降，或者由于分配政策失控，職工收益分配的比例過大；如比率過小，反映職工的收益偏低。

四、分析企業(yè)固定付現費用的支付能力。

固定付現費用支付能力比率=（經營活動現金注入-購買商品接受勞務支付的現金-支付各項稅金的現金）/各項固定付現費用。這一比率如小于1，說明經營資金日益減少，企業(yè)將面臨生存危機?？赡艽嬖诘膯栴}是：經營萎縮，收入減少；資產負債率高，利息過大；投資失控，造成固定支出膨脹；企業(yè)富余人員過多，有關支出過大。

五、分析企業(yè)資金來源比例和再投資能力。

（一）企業(yè)自有資金來源=經營活動現金凈流量+吸收權益性投資收到的現金+投資收回的現金-分配股利或利潤支付的現金-支付利息付出的現金。

（二）借入資金來源=發(fā)行債券收到的現金+各種借款收到的現金。

（三）借入資金來源比率=借入資金來源/（自有資金來源+借入資金來源）*100%。

（四）自有投資資金來源比率=自有投資資金來源/投資活動現金流出*100%。自有資金來源比率，反映企業(yè)當年投資活動的現金流出中，有多少是自有的資金來源。在一般情況下，企業(yè)當年自有投資資金來源在50%以上，投資者和債權人會認為比較安全。

在日益崇尚“現金至尊”的現代理財環(huán)境中，現金流量表分析對信息使用者來說顯得更為重要。這是因為現金流量表可清楚反映出企業(yè)創(chuàng)造凈現金流量的能力，更為清晰地揭示企業(yè)資產的流動性和財務狀況。一、現金流量的結構分析現金流量結構分析包括流入結構、流出結構和流入流出比例分析，下面以深圳市某股份有限公司(以下簡稱M公司)1998年年報(報表數據從略)為例加以說明?，F金流量表分析的首要任務是分析各項活動誰占主導，如M公司現金總流入中經營性流入占40.76%，投資流入占19.9%，籌資流入占39.34%，說明經營活動占有重要地位，籌資活動也是該企業(yè)現金流入來源的重要方面。1.流入結構分析由于經營、投資和籌資活動均能帶來現金流入，因此，就應著重分析流入結構。在公司經營活動流入中，主要業(yè)務銷售收入帶來的流入占86.6%，增值稅占12.39%，由此反映出該公司經營屬于正常；投資活動的流入中，股利流入為0，投資收回和處置固定資產帶來的現金流入占到100%，說明公司投資帶來的現金流入全部是回收投資而非獲利；籌資活動中借款流入占籌資流入的52.18%，為主要來源；吸收權益資金流入占47.74%，為次要來源。2.流出結構分析該公司的總流出中經營活動流出占24.18%，投資活動占28.64%，籌資活動占47.18%。由于公司1998年未對股東進行現金分配，故公司現金流出中償還債務占很大比重，使負債大量減少。經營活動流出中，購買商品和勞務占54.38%；支付給職工的以及為職工支付的現金占10.81%，稅費占3.6%，負擔較輕，支付的其他與經營活動有關的現金為29.80%，比重較大。投資活動流出中權益性投資所支付的現金占60.74%，而購置固定資產、無形資產和其他長期資產所支付的現金占39.26%?；I資流出中償還本金占47.51%,其他為籌資費和利息支出。從以上分析可以看出，該企業(yè)的投資活動的現金流出較大，在投資活動的現金流出中，權益性投資又占最大比例，說明該企業(yè)的股權擴張較快。3.流入流出比例分析從M公司的現金流量表可以看出：經營活動中：現金流入量4269.89萬元現金流出量3234.90萬元該公司經營活動現金流入流出比為1.32，表明1元的現金流出可換回1.32元現金流入。此值當然越大越好。投資活動中：現金流入量2085.00萬元現金流出量3833.19萬元該公司投資活動的現金流入流出比為0.74，公司投資活動引起的現金流出較大，表明公司正處于擴張時期。一般而言，處于發(fā)展時期的公司此值比較小，而衰退或缺少投資機會時此值較大?；I資活動中：現金流入量4120.50萬元現金流出量6314.49萬元籌資活動流入流出比為0.65，表明還款明顯大于借款。如果籌資活動中現金流入系舉債獲得，同時也說明該公司較大程度上存在借新債還舊債的現象。作為信息使用者，在深入掌握企業(yè)的現金流情況下，還應將流入和流出結構進行歷史比較或同業(yè)比較，這樣可以得到更有意義的結論。一般而言，對于一個健康的正在成長的公司來說，經營活動現金流量應為正數，投資活動的現金流量應為負數，籌資活動的現金流量應是正負相間的，上述公司的現金流量基本體現了這種成長性公司的狀況，二、償債能力分析雖然流動比率、速動比率也能反映資產的流動性或償債能力，但這種反映有一定的局限性，這是因為真正能用于償還債務的是現金，現金流量和債務比較可以更好地反映償還債務的能力。1.現金到期債務比現金到期債務比=現金余額÷本期到期的債務這里，本期的到期債務是指本期即將到期的長期債務和應付票據。若對同業(yè)現金到期債務比進行考察，則可以根據該指標的大小判斷公司的即期償債能力。2.現金流動負債比現金流動負債比=現金余額÷流動負債總額這一指標偏低說明依靠現金償還短期負債的壓力較大。3.現金債務總額比現金債務總額比=現金余額÷債務總額這一指標比率越高，企業(yè)承擔債務的能力越強。4.獲取現金能力比獲取現金的能力是指經營現金凈流入和投入資源的比值，投入資源可以是銷售收入、總資產，凈營運資金、凈資產或流通股股權等5.銷售現金比率銷售現金比率=經營活動現金凈流入÷銷售額比如，M公司的銷售額為4000萬元，經營活動現金凈流入為1000萬元，則：銷售現金比率=1000÷4000=0.25。說明每銷售一元，可得到現金0.25元。6.每股營業(yè)現金流量=經營活動現金凈流入÷普通股股本假如M公司普通股股本為6000萬股，經營現金凈流入為1000萬元，則，每股營業(yè)現金流量=1000÷6000=0.17元/股這個比率越大，說明企業(yè)進行資本支出和支付股利的能力越強。7.全部資產現金回收率全部資產現金回收率，是經營活動和投資活動現金的流入與全部資產的比值，說明企業(yè)資產產生現金的能力?，F金流量表是我國會計制度與國際接軌改革過程中

,要求企業(yè)編制和提供的一張報表。它以現金

(包括現金等價物

,除非特別說明

,以下所說現金均包括現金等價物

)為編制基礎

,反映企業(yè)一定期間內經營活動、投資活動和籌資活動所引起的現金流入和流出

,表明企業(yè)的獲利能力。與以營運資金為基礎編制的財務狀況變動表相比

,現金流量表更能反映企業(yè)的償付能力。同時

,現金流量表對于報表使用者正確分析企業(yè)的財務狀況和經營成果也更加容易和直觀。具體來說

,現金流量表的分析可以從以下幾個方面進行

:

一、流入、流出原因的分析現金流量表將現金流量劃分為經營活動、投資活動和籌資活動所產生的現金流量

,并按現金的流入、流出項目分別反映

,有利于報表使用者對其流動原因進行分析。例如某企業(yè)當期銷售商品收回現金

1

0

0

0萬元

,從銀行借款

2

0

0萬元

,當期支付原材料

50

0萬元

,支付購建的固定資產

3

0

0萬元

,支付股利

1

0

0萬元

,上述各項經濟業(yè)務在現金流量表中分別反映為

:經營活動

,銷售商品

1

0

0

0萬元

,支付原材料

50

0萬元

;投資活動

,購建固定資產

3

0

0萬元

;籌資活動

,分配股利1

0

0萬元。通過該表

,報表使用者可以清楚地了解某企業(yè)當期現金流入、流出的原因

,即現金從哪里來

,又流到哪里去。

二、償債能力的分析

企業(yè)在正常經營活動中所獲得的現金收入

,首先要滿足生產經營的一些基本支出

,如購買原材料、支付職工工資、交納稅金等

,然后才能用于償付債務。所以在分析企業(yè)償債能力時

,首先要看企業(yè)當期取得的現金收入在滿足生產經營所需現金支出后

,是否有足夠的現金用于償還到期債務。在擁有資產負債表和損益表的基礎上

,可以用以下兩個比率來分析

:

短期償債能力

=經營現金流量/流動負債

長期償債能力

=經營現金流量/總負債

以上兩個比率值越大

,表明企業(yè)償還債務的能力越強。但是并非這兩個比率值越大越好

,這是因為現金的收益性較差

,若現金凈增加額過大

,即現金流量表中“現金增加額”項目數額過大

,則可能是企業(yè)現在的生產能力不能充分吸收現有資產

,使資產過多的停留在盈利能力較低的現金上

,從而降低了企業(yè)的獲得能力。這需要說明一點

,就是在這里分析償債能力時

,沒有考慮投資活動和籌資活動產生的現金流量。因為企業(yè)是以經營活動為主

,投資活動與籌資活動作為不經常發(fā)生的輔助理財活動

,其產生的現金流量占總現金流量的比例較低

,而且如果企業(yè)經營活動所取得的現金在滿足了維持經營活動正常運轉所必須發(fā)生的支出后

,其節(jié)余不能償還債務

,還必須向外籌措資金來償債的話

,這說明企業(yè)已經陷入了財務困境

,很難籌措到新的資金。即使企業(yè)向外籌措到新的資金

,但債務本金的償還最終還取決于經營活動的現金流量。

三、利潤質量的分析

由于利潤表中的凈利潤指標

,是企業(yè)根據權責發(fā)生制原則和配比原則編制的

,利潤質量往往受到一定影響

,它并不能反映企業(yè)生產經營活動產生了多少現金

,但通過經營活動的現金流量與會計利潤進行對比

,就可以對利潤質量進行評價。有些項目

,如固定資產折舊、臨時設施等資產攤銷、大量應收賬款及壞賬估計等不影響現金流量但會影響損益

,使當期的會計利潤與現金流量不一致

,但是二者應大體相近。因此

,通過經營活動產生的現金流量與會計利潤對比可以評價利潤質量

,經營活動產生的現金流量與會計利潤之比若大于

1或等于

1

,說明會計收益的收現能力較強

,利潤質量較好

;若小于

1

,則說明會計利潤可能受到人為操縱或存在大量應收賬款

,利潤質量較差。

四、適應能力與變現能力分析

企業(yè)的財務適應性和變現能力可以通過經營活動的現金流量占全部現金流量的比例進行分析。其比例越高

,說明企業(yè)經營活動的現金流量越大

,流