第4章 英文文檔訓練營 任務四 英文信封的錄入

第4章英文文檔訓練營任務四英文信封的錄入任務情境在湖北大學英語系的候教授AlfredHou，與住在紐約Anenue大街250號的ThomasMatthewBenton夫人為多年好友，常有書信聯系。現請你寫一信封并打印出來。任務分析⒈工作思路寫一信封，寫信人與收信人的姓名、地址寫清，最好采用斜列式。寫好草稿后，用Word軟件錄入計算機，并按規(guī)范排好版，打印到信封上。任務分析⒉注意事項⑴信封上的寫信人與收信人的位置，寫信人在左上，收信人在中央。⑵信封上的稱謂要用尊稱，但寫信人不自稱Mr.、Mrs.或Miss。⑶信封上的地址書寫要從小到大，寫法與中文相反。⑷特殊情況可在信封的左下角注明。知識儲備⒈信封的規(guī)格正式信函中信封要用高質量的、潔白的輕磅道林紙。大型的信封，高約10.5厘米，寬約24厘米；小型的信封，高約10厘米，寬約17厘米。私人信函中信封質地、顏色、規(guī)格均可自由選擇。知識儲備⒉信封的寫法⑴信封的寫法一般采用并列是式或斜列式，最好與信內姓名和地址的格式吻合。一般人都喜歡斜列式。⑵收信人的姓名和地址在信封的中央，其順序和信內姓名地址相同。⑶寫信人姓名和地址寫在信封的左上角。郵票貼在右上角。⑷普通私人信件的寫信人的姓名和地址，原則上以寫為宜，可以寫在信封的左上角或信封的反面封蓋上，也可以省略不寫。知識儲備⒉信封的寫法⑸如果是私人信件或是密信，可以在信封的左下角注明Private（親啟）、Personal（私函）、Confidential（機密）、Urgent（急件）等字樣。⑹如果該信不是一般郵件，可以在信封的左下角注明信件的類別。ByAirMail或ParAvion（航空）,AirMailRegistered（航空掛號）,Express（快件）,Registered（掛號郵件）,ParcelPost（包裹郵件）,PrintedMatter（印刷品）,PhotoInclosed（內有照片）。知識儲備⒉信封的寫法⑺寫給女子的信件在姓名前加上尊稱，如：Mrs.,Miss或Ms.；如果她是博士、教授或主席，可以加上Dr.,Prof.或Chairman。在正式信函的信封上Dr.等縮略形式最好換作Doctor等相應全稱。⑻給女子寫信，不能用其丈夫的頭銜來稱呼她。如果收信人是一個已婚女子，可在她丈夫姓名前加上Mrs.，如：Mrs.BrianRidge，即使她丈夫不在人世了，仍然可以這樣稱她。對于離過婚的女子，可以先寫Mrs.，再寫她婚前的姓名，最后加上前夫的姓。如：Mrs.EdnaBoyceBlair。知識儲備⒉信封的寫法⑼信封上面一般不用標點符號，除非不用標點可能產生歧義。有時，一行之內的門牌號碼與街道號碼最好以破折號相隔，如：311－42ndStreet。一行之內的區(qū)號、城市名、州名等也有必要以逗號相隔，如：NewYouk,23.N.Y.。只用有用的標點。知識儲備⒉信封的寫法⑽寫給男子的信件也要注意，如果是長名，最好不要縮略。不過，其中間的名字倒可以采用首字母縮略形式，如：寫給RogerDelvinKeyesdeBruf的信，信封上可以寫上Mr.BogerD.K.deBruf。不可把他人的姓名拼錯，若把Mr.Wolfe拼成Mr.Wolf,把Mrs.Rumpel拼成Mrs.Rumple，那還怎能進行友好的書面交際呢？另外，一些英美人父子同名，于是，Jr.（＝Junior兒子）加在姓名之后的現象屢見不鮮。給他們寫信，可以在附上Jr.的姓名之前加上Mr.。知識儲備⒉信封的寫法⑾寫信人不自稱Mr.、Mrs.或Miss，但是在收信人的姓名前則必須加上尊稱Mr.、Mrs.或Miss以示禮貌。⑿住址的寫法與中文相反；英文住址原則上是由小至大，如必須先寫門牌號碼、街路名稱，再寫城市、?。ㄖ荩┖袜]政區(qū)號，最后一行則寫上國家的名稱。知識儲備⒉信封的寫法⒀信封上的郵政區(qū)號（zipcode），在美國州名之后以五位數阿拉伯數字表示，前三位數代表州或都市，后兩位數表示郵區(qū)，至于郵政區(qū)號10027的念法是onedoubleotwoseven。技能點撥⑴打開Word軟件，切換輸入法，把寫信人和收信人的姓名、住址等錄入進電腦。⑵設置信封的大小，選擇“布局”選項卡→“頁面設置”組，單擊“紙張大小”下拉按鈕，拖拽滾動條選擇“信封#10”樣式，完成大信封紙張設置。拖拽滾動條選擇“信封c6”樣式，完成小信封紙張設置?，F在信封的個性化增強，也可根據需要選擇其它樣式。技能點撥⑶設置錄入邊距，選擇“布局”選項卡→“頁面設置”組，單擊“頁邊距”下拉按鈕，單擊“自定義頁邊距”，在彈出的對話框中設置頁邊距，大信封的頁邊距設置為：上“1厘米”、下“1厘米”、左“3厘米”、右“3厘米”。小信封的頁邊距設置為：上“1厘米”、下“1厘米”、左“2厘米”、右