企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理辦法

[全]企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理辦法第一條電子文件是指在計算機及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中生成的社會記錄、即以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤，光盤等載體、笊賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳遞的文件。第二條電子檔案是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。第三條對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。第四條電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的形成積累、保管和整理工作，檔案部門進行指導(dǎo)與監(jiān)督。第五條電子檔案的管理由檔案部門負(fù)責(zé)，電子文件形成部門要按照《文件材料立卷歸檔制度》中歸檔范圍的規(guī)定，及時將應(yīng)歸檔的電子文件整理歸檔。第六條由各職能部門協(xié)同檔案部門確定電子文件的歸檔時間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、檢測數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。第七條為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成之初，就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。第八條歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。第九條具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。歸檔時，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。第十條記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應(yīng)予保留。當(dāng)正式件是紙質(zhì)時，則與正式文件定內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，確定是否保留。第十一條保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，應(yīng)與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。第十二條在“無紙化”計算機辦公或事務(wù)處理系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時各份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并將具有利用價值的電子文件制作成紙質(zhì)或縮微膠片拷貝保留。第十三條用文字處理技術(shù)形成的文本文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性第十四條用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。第十五條用計算機輔助設(shè)計或繪圖等獲得的圖形文件，收集時應(yīng)注意其對設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。第十六條用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖像文件，收集時應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。第十七條用音頻設(shè)備獲得文件，收集時應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識和相關(guān)軟件。第十八條由計算機多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。第十九條通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時應(yīng)注意收集軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件收集時必須連同專用軟件一并收集。第二十條計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉發(fā)的各類、理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。第二十一條收集、積累方法（一）及時按照要求制作電子文件備份（二）每份電子文件均需在電子文件登記表中登記（三）電子文件登記表應(yīng)與電子備份文件一同保存（四）電子文件登記表如制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙質(zhì)打印件。第二十二條電子文件的整理，應(yīng)按內(nèi)容、密級等因素相對集中。第二十三條電子文件應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》著錄并制成機讀目錄。第二十四條歸檔電子文件應(yīng)填寫檔案登記表。第二十五條應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件信息，按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體。第二十六條在進行電子文件歸檔工作時，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進行檢測。其內(nèi)容包括:硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式等。第二十七條電子文件的歸檔鑒定工作，參照國家關(guān)于電子文件現(xiàn)行的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，鑒定結(jié)果，在電子文件的機讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)識。第二十八條歸檔前，由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進行審核，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性和完整性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。第二十九條把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中、制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式三套、一套封存檔案室保管，一套供查閱使用，一套異地保管、對于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作。第三十條電子檔案采用的載體，按優(yōu)先順序分別只讀光:一次寫光盤、可擦光盤，磁帶等，禁用盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。第三十一條存儲電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬及軟件環(huán)境等。第三十二條將相應(yīng)的電子文件機讀目錄，相關(guān)軟、其他說明等一同歸檔，并附歸檔電子文件登記表，第三十三條需要長期保存的電子文件，應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機讀目錄存在同一載體上，如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件、也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。第三十四條原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少1年。第三十五條電子文件歸檔后，按有關(guān)規(guī)定移交至檔案管理部門，作為電子檔案進行保管。第三十六條檔案管理部門應(yīng)對歸檔的每套載體進行檢驗，將檢驗的結(jié)果填入電子檔案入庫登記表。檢驗不合格的，退回形成單位，重新制作。第三十七條驗收合格后，檔案管理部門在電子檔案入庫登記表上簽字蓋章，一式二份一份交電子文件形成單位，一份自存。第三十八條電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件:（一）歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防形變；（二）環(huán)境溫度范圍:17℃-20℃，相對濕度范圍:35％-45％；（三）存放時應(yīng)注意遠(yuǎn)離磁場，并與有害氣體隔離。第三十九條每滿1年，對電子檔案涉及的形成單位和檔案管理部門的設(shè)備更新情況進行一次檢查登記。第四十條每滿2年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于10%,如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。第四