高校圖書館文獻傳遞服務(wù)模式研究

高校圖書館文獻傳遞服務(wù)模式研究

文件傳遞（d）是指通過有效方法和適當(dāng)成本將用戶所需的文件復(fù)制發(fā)給用戶，并通過轉(zhuǎn)讓不是撤回式文件提供服務(wù)的服務(wù)。通過開展文件交換服務(wù)，可以彌補圖書館缺乏區(qū)域資源，有效支持教育和科學(xué)研究。1999年,124家圖書館在全國文獻信息資源共建共享協(xié)作會議上簽訂了《全國圖書館館際互借公約》,為全國性的文獻傳遞活動拉開了序幕2。2004年6月,中國高等教育文獻保障系統(tǒng)(CALIS)管理中心啟動了“CALIS館際互借/文獻傳遞服務(wù)網(wǎng)”(簡稱“CALIS文獻傳遞網(wǎng)”),包括天津大學(xué)和南開大學(xué)在內(nèi)的29家CALIS文獻傳遞網(wǎng)試點圖書館安裝了CALIS館際互借系統(tǒng)軟件。天津理工大學(xué)圖書館(下文簡稱“我館”)與天津大學(xué)圖書館2004年7月1日簽訂了文獻傳遞服務(wù)協(xié)議,標志著我館文獻傳遞服務(wù)的正式啟動,至今已6年多。本文通過回顧天津理工大學(xué)圖書館文獻傳遞服務(wù)的建立與發(fā)展歷程,從工作模式、發(fā)展階段、服務(wù)舉措、服務(wù)效果等方面對其文獻傳遞服務(wù)實踐進行研究。1工作模式1.1與高校人文實踐中心簽署文獻傳遞協(xié)議天津理工大學(xué)圖書館與天津大學(xué)圖書館(CALIS“985”二期文獻傳遞服務(wù)推廣的服務(wù)館)2004年7月1日簽訂文獻傳遞服務(wù)協(xié)議后,相繼與清華大學(xué)圖書館、中國高校人文社會科學(xué)文獻中心(CASHL)、南開大學(xué)圖書館(CALIS“985”二期文獻傳遞服務(wù)推廣的服務(wù)館)、國家科技圖書文獻中心(NSTL)簽訂文獻傳遞協(xié)議,為我校讀者提供多方文獻獲取渠道。CALIS采用分布式文獻傳遞管理模式,CASHL、NSTL采用集中式文獻傳遞管理模式。今后,我館還將繼續(xù)為讀者提供多種文獻獲取渠道,如國家圖書館、中國科學(xué)院國家科學(xué)圖書館等,如圖1所示。1.2“文獻傳遞”服務(wù)隨著服務(wù)的逐步開展,我館先后編寫了文獻傳遞服務(wù)使用指南,制訂了文獻傳遞實施細則,規(guī)范了文獻傳遞工作流程,在圖書館主頁設(shè)立了“文獻傳遞”服務(wù)專欄,從文獻傳遞簡介、提交請求、文獻檢索目錄等方面對文獻傳遞服務(wù)予以詳細介紹,方便讀者了解,指導(dǎo)用戶利用。并根據(jù)服務(wù)的進展更新欄目內(nèi)容。每年定期為新教師舉辦文獻傳遞服務(wù)培訓(xùn),管理上逐漸完善。1.3采取補貼制度,文獻傳遞效率不同的文獻傳遞機構(gòu)雖然收費標準不同3,但總是要收取一定費用的。2005年起,天津高等教育文獻信息中心(TALIS)投入一定的經(jīng)費用于文獻傳遞服務(wù),并逐年增加投入力度,對包括我館在內(nèi)的天津市17所高校館的文獻傳遞起到了很好的推動作用,這一舉措在國內(nèi)其他省市還是鮮見的。我館每年拿出一萬元用于文獻傳遞費用的補貼,補貼額度為80%,補貼的用戶僅為教師和研究生,對傳遞的文獻類型也有限制,如對圖書的傳遞沒有補貼,對學(xué)位論文限篇數(shù)補貼;之后,補貼額度增大到100%,文獻類型也放寬。目前,天津理工大學(xué)圖書館對包含本科生在內(nèi)的所有讀者的所有類型文獻(期刊論文、會議論文、科技報告、標準文獻、學(xué)位論文、圖書等)都實行免費傳遞(本科生的圖書除外)。1.4calus館際互借系統(tǒng)我館的文獻傳遞經(jīng)歷了由手工傳遞向手工與自動化傳遞并存、自動化傳遞模式的轉(zhuǎn)變。服務(wù)伊始,文獻傳遞采用基于E-mail傳遞的手工模式。讀者填寫“原文傳遞服務(wù)委托單”發(fā)送到館際互借員的郵箱,以館員為中介,由館員代讀者提交請求,增加了傳遞環(huán)節(jié),降低了工作效率。2005年11月,我館以用戶館的身份啟用“CALIS館際互借系統(tǒng)(天津大學(xué)服務(wù)館)”,同時保留原有的“原文傳遞服務(wù)委托單”的形式,手工傳遞和自動化傳遞并存。2006年3月,啟用“CALIS館際互借系統(tǒng)(南開大學(xué)服務(wù)館)”,同時停用“原文傳遞服務(wù)委托單”,文獻傳遞服務(wù)全面實現(xiàn)了自動化。用戶館通過“CALIS館際互借系統(tǒng)(區(qū)域服務(wù)館)”代傳遞的中介模式,既增加了地區(qū)服務(wù)館的工作負擔(dān),又降低了效率。2009年11月19日,TALIS在天津大學(xué)科學(xué)圖書館舉辦TALIS“千萬傳遞”暨“CALIS館際互借共享版系統(tǒng)”推廣與培訓(xùn),天津市成為全國第一個正式使用“CALIS館際互借共享版系統(tǒng)”的省中心,把天津市高校圖書館文獻傳遞服務(wù)帶到全國文獻傳遞服務(wù)大平臺,實現(xiàn)天津市高校圖書館與全國各高校圖書館的資源共享4。我館隨即啟用了“CALIS館際互借共享版系統(tǒng)”。“CALIS館際互借共享版系統(tǒng)”采用非中介模式,省卻了中間環(huán)節(jié),提高了效率,提高了文獻傳遞人員的工作能力和服務(wù)水平。具體如表1所示。2發(fā)展階段2.1文獻傳遞服務(wù)組織2004年7月至2005年10月為起步階段。其中2004年7月至9月為起步的第一階段,這一階段使用文獻傳遞的用戶數(shù)量少,傳遞的文獻篇數(shù)少,文獻傳遞服務(wù)工作暫時由期刊部代管,無專職工作人員,文獻傳遞采用讀者填寫“原文傳遞服務(wù)委托單”,工作人員通過E-mail傳遞的手工模式。在此期間有1人傳遞文獻2篇;2004年10月至2005年10月為起步的第二階段,文獻傳遞服務(wù)有了崗位安排,崗位設(shè)置在信息部,由一名專職館員兼職負責(zé)。2004年11月產(chǎn)生了第一筆文獻傳遞,在此期間有4人傳遞文獻18篇。2.2文獻傳遞服務(wù)2005年11月至2009年11月18日為穩(wěn)步發(fā)展階段。文獻傳遞服務(wù)經(jīng)歷了由手工傳遞向自動化傳遞模式的轉(zhuǎn)變。與多家文獻傳遞機構(gòu)簽訂服務(wù)協(xié)議,拓寬文獻傳遞獲取渠道;各種規(guī)則的制訂,工作流程的梳理、管理逐漸完善;加入天津館際互借QQ群、全國館際互借QQ群,向更多同行學(xué)習(xí)、增加交流;為了推廣此項服務(wù),采用深入院系、郵箱信息推送等多種方式宣傳,使讀者對文獻傳遞服務(wù)由不理解到了解,由不知道到熟練運用。摸索中穩(wěn)步前進,文獻傳遞數(shù)量增長很快,年均傳遞文獻800篇。2.3改變了教師與研究生之間的文獻傳遞障礙2009年11月19日至2011年4月17日為日趨完善階段。隨著工作的推進,在穩(wěn)步發(fā)展的基礎(chǔ)上調(diào)整文獻傳遞補貼方式,加大補貼額度?，F(xiàn)在,對教師和研究生的所有類型的文獻傳遞實行100%補貼,保障了教師的文獻需求,使教師可以不受免費期的影響,隨需隨傳,理性傳遞。2009年11月,CALIS館際互借共享版系統(tǒng)在天津地區(qū)推廣,解決了讀者之前使用兩個CALIS館際互借系統(tǒng)傳遞文獻的不便,與全國高校圖書館實現(xiàn)文獻資源共享,整體上提高了天津地區(qū)高校圖書館的文獻傳遞服務(wù)水平,提高了工作人員的業(yè)務(wù)能力。年均傳遞文獻1000多篇。2.4提高了文獻資源保障率2011年4月18日,CALIS館際互借共享版系統(tǒng)率先在天津市高校圖書館成功升級。升級后的系統(tǒng)能實現(xiàn)文獻總調(diào)度和費用總結(jié)算,普通高校成員館能直接獲取國內(nèi)所有高校圖書館的文獻,縮小了普通高校與211高校圖書館的差距,提高了文獻資源總體保障率。CALIS三期提出了“普遍服務(wù)”的先進理念,基于“一個賬號、全國獲取”的CALIS共享域服務(wù)設(shè)計原則將使文獻傳遞服務(wù)上一個新臺階5,館際互借共享版系統(tǒng)的升級將推動天津市高校圖書館的文獻傳遞服務(wù)走向成熟。3服務(wù)措施3.1及時發(fā)布所使用的合理進展服務(wù)推廣,宣傳先行。我館通過多渠道、多方式宣傳:⑴在圖書館主頁和學(xué)校主頁發(fā)通知,在圖書館一樓入口處的公告欄上張貼信息;⑵推送相關(guān)信息到各學(xué)院辦公室、學(xué)科帶頭人、碩士生導(dǎo)師的郵箱,這樣讀者即使在國外也能及時收到;及時將新教師、新研究生的郵箱添加到電子郵箱的地址簿中;⑶利用圖書館開展的每年一次的“信息服務(wù)宣傳月”活動宣傳;⑷將文獻傳遞服務(wù)的內(nèi)容編寫進教材,任課教師通過《信息檢索》必修課幫助宣傳;⑸通過館內(nèi)刊物《理工圖苑》宣傳。其印刷版發(fā)給館內(nèi)職工,使館員周知這項服務(wù),進而通過館員向讀者宣傳;其電子版掛在圖書館主頁,供讀者在線瀏覽。3.2文獻傳遞培訓(xùn)多渠道、多方式宣傳只能讓讀者了解這項服務(wù),要想使讀者會用還需進一步通過培訓(xùn):⑴利用新教師培訓(xùn)、研究生培訓(xùn)、深入學(xué)院培訓(xùn)、數(shù)據(jù)庫培訓(xùn)的機會,進行文獻傳遞專題講座,介紹CASHL文獻傳遞服務(wù),講解系統(tǒng)注冊方法及提交請求的注意事項,對現(xiàn)場注冊的用戶確認。⑵對到辦公室咨詢或電話咨詢的讀者進行一對一培訓(xùn)。逐步演示注冊方法,提供機器供讀者注冊,并現(xiàn)場確認。3.3宣傳和傳遞周知服務(wù)2008年10月,對文獻傳遞服務(wù)的了解和使用情況進行了問卷調(diào)查,并將調(diào)研結(jié)果通過郵件推送給各學(xué)院主管科研的副院長,一是起到周知服務(wù)的宣傳作用,二是可以使學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)了解本學(xué)院教師特別是碩士生導(dǎo)師、學(xué)科帶頭人的文獻利用情況,并與其他學(xué)院的教師對比文獻需求程度,從學(xué)院的角度幫助宣傳文獻傳遞服務(wù)。3.4通過對黨校文獻傳遞服務(wù)的調(diào)研,擴大文獻傳遞服務(wù)的受益面在2008年進行的問卷調(diào)查基礎(chǔ)上,2010年,我館對“我校讀者對文獻傳遞服務(wù)的需求與利用研究”進行了科研立項。采用問卷調(diào)查法、訪談法,對我校讀者對文獻傳遞服務(wù)的需求和利用情況進行深入研究,探討我校師生文獻傳遞的規(guī)律和特點,了解讀者的利用情況,找出存在的問題,更好地、有針對性地為讀者提供文獻資源服務(wù),提高文獻傳遞服務(wù)的質(zhì)量,滿足讀者在教學(xué)科研中對文獻的需求,為文獻傳遞服務(wù)的進一步開展提供切實可行的建議,同時通過在師生中調(diào)研,可以進一步宣傳文獻傳遞服務(wù),擴大文獻傳遞服務(wù)的讀者受益面。4采取全免費前,讀者文獻傳遞更加理性通過宣傳和培訓(xùn),我館文獻傳遞申請數(shù)量逐年增加,由最初的幾篇上升到2010年的1000余篇;文獻傳遞服務(wù)的讀者覆蓋我校94%的學(xué)院。文獻傳遞的讀者群主要為研究生和教師,本科生所占比例很小。CASHL館際互借系統(tǒng)中,研究生占5.26%,教師占94.74%;CALIS館際互借系統(tǒng)中,研究生占17.91%,教師占82.09%。實行全免費前,讀者多利用免費期傳遞文獻,出現(xiàn)免費期文獻傳遞集中,傳遞的文獻利用率低的現(xiàn)象。即使在免費期,如CASHL僅對外文期刊目次庫中的文獻免費,待查待檢的需要讀者付費,出現(xiàn)讀者區(qū)分不清,對文獻有確實需求但又怕產(chǎn)生費用而不敢傳遞的現(xiàn)象。全免費后,消除了讀者的這種顧慮,使讀者的文獻傳遞趨于理性。在老用戶基礎(chǔ)上,通過培訓(xùn)每年也會發(fā)展一些新用戶,如國際工商學(xué)院、外國語學(xué)院和法政學(xué)院的老用戶對CASHL的利用較好,通過口耳相傳,帶動發(fā)展新用戶,出現(xiàn)新、老用戶相互影響、良性發(fā)展的現(xiàn)象,文獻傳遞工作逐步得到讀者認可。5政府支持,資金支持目前,我館的文獻傳遞服務(wù)基本形成管理完善、規(guī)章制度合理、不定期讀者培訓(xùn)、多方式宣傳、用戶群穩(wěn)定、傳遞理性、讀者認可的全免費的工作模式。成績的取得得益于CALIS管理中心、CASHL管理中心特別是TALI