數(shù)字中國建設(shè)背景下檔案數(shù)字化改革的實踐與思考

近些年，中國數(shù)字化轉(zhuǎn)型是大勢所趨。同時，檔案數(shù)字化建設(shè)也是勢在必行，需要各級檔案部門緊跟社會新形勢變化，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案工作的理念意識，不斷創(chuàng)新，更加科學(xué)地探索檔案事業(yè)發(fā)展路徑。作為數(shù)字中國的重要組成部分，檔案數(shù)字化建設(shè)需要上下兼顧，相互配套，才能推動各項檔案基礎(chǔ)工作，全面實施檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展，為更好地服務(wù)數(shù)字中國建設(shè)輸入源源不斷的創(chuàng)新動能。1數(shù)字中國建設(shè)背景下檔案數(shù)字化改革的內(nèi)涵檔案數(shù)字化又稱數(shù)字化加工或數(shù)字化轉(zhuǎn)換，是將原始的檔案信息通過計算機錄入、轉(zhuǎn)化、處理等形式變成數(shù)字信號，而后通過計算機網(wǎng)絡(luò)和人工協(xié)同操作合理、有序地整合檔案信息資源[1]。數(shù)字化管理作為新時代下檔案工作的必然趨勢，其主要是指運用電子檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，并全面實現(xiàn)文字、圖像、視頻等資料的自動化搜索和整理，不僅能夠大大提升檔案工作者的工作效率和質(zhì)量，還能方便后續(xù)查閱、調(diào)取工作，降低成本投入，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的備份和挖掘[2]。2數(shù)字中國建設(shè)背景下檔案數(shù)字化改革的必要性檔案本身的性質(zhì)即是獨一無二的，傳統(tǒng)的檔案可分為紙質(zhì)文檔、音像文檔等，檔案的存儲耗費人力、物力，手工檢索檔案則更加局限困難，要充分發(fā)揮檔案信息的價值，應(yīng)把檔案數(shù)據(jù)做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，檔案數(shù)字化能將各類檔案信息高質(zhì)量采集、匯聚起來，也只有這樣才能讓檔案數(shù)據(jù)在全社會各層面充分流動，能夠得以最大程度地發(fā)揮檔案價值。數(shù)字化檔案是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案記錄成電子形式存儲，在大數(shù)據(jù)時代要讓檔案“活”起來，服務(wù)運用滲入各方各面，就需將數(shù)字化后的檔案“產(chǎn)品”再進行數(shù)據(jù)化，這樣才能真正意義上地形成實時、動態(tài)、相關(guān)聯(lián)的檔案大數(shù)據(jù)，做到檔案數(shù)據(jù)的高度整合、真正共享。同時，在新形勢下，隨著檔案使用和服務(wù)范圍的擴大，對檔案部門專業(yè)技術(shù)的建設(shè)要求指向了多元化、共享化、現(xiàn)代化，要推動檔案管理由單純的保管型升級為新時代公共服務(wù)型，充分利用檔案資源信息，賦予其新時代價值，檔案數(shù)字化改革是必經(jīng)之路，也是時代的必然選擇。3數(shù)字中國建設(shè)背景下檔案數(shù)字化改革的發(fā)展亮點3.1提升檔案信息資源服務(wù)價值檔案數(shù)字化工作的價值體現(xiàn)是服務(wù)社會和人民群眾，讓檔案為人們提供范圍更廣、辦理更便捷的服務(wù)，通過民生檔案館際共建共享、跨館出證，實現(xiàn)民生檔案共享服務(wù)。要實現(xiàn)開放檔案目錄共享、移動端在線查閱、建立紅色檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)、挖掘紅色檔案資源等，這就要求檔案數(shù)字化改革緊跟時代發(fā)展，用新技術(shù)解決檔案服務(wù)的供需矛盾。[3]目前，許多省、市大力推進檔案信息化建設(shè)，推進跨館檔案信息共享，不斷完善自助線上查詢一體化系統(tǒng)，實現(xiàn)群眾線上輕松查檔。比如，鹿城區(qū)檔案館通過“人證合一”“人檔合一”“電子簽章”等技術(shù)，實現(xiàn)了自助查檔系統(tǒng)“在線查檔、即時出證”，解決了檔案利用服務(wù)的“最后一公里”問題。3.2賦能數(shù)字政府，推動檔案治理能力現(xiàn)代化檔案數(shù)字化有效推動了檔案信息建設(shè)的步伐，是政務(wù)服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)。實現(xiàn)數(shù)字檔案管理平臺與政府網(wǎng)上辦事平臺、一體化協(xié)同辦公平臺的對接，是數(shù)字政府、數(shù)字中國建設(shè)的重要內(nèi)容。[4]目前，許多城市正在積極探索“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”，將檔案數(shù)字化的政務(wù)服務(wù)事項融入平臺辦理業(yè)務(wù)，可以大幅提升服務(wù)效能，實現(xiàn)“一網(wǎng)全部辦”。4數(shù)字中國建設(shè)背景下實現(xiàn)檔案數(shù)字化改革的要點檔案數(shù)字化的價值賦予和運用成效息息相關(guān)，目前檔案數(shù)字化改革已然走出了一條蓬勃生機的大道，但如何高質(zhì)量、可持續(xù)性地發(fā)展檔案事業(yè)，需要進一步規(guī)范檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。我國當(dāng)前絕大多數(shù)檔案仍以紙質(zhì)檔案為主，而大部分錄入計算機的電子檔案為“冷信息”，難以連接共享。此外，絕大多數(shù)檔案館的數(shù)字化工作只是將紙質(zhì)檔案進行掃描，數(shù)字化成果只是圖片，沒有進行數(shù)據(jù)化處理[5]。檔案部門在全面做好檔案數(shù)字化建設(shè)改革的基礎(chǔ)上實施檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，才能更好地進行檔案數(shù)據(jù)資源的整合、開放共享，在服務(wù)數(shù)字中國建設(shè)中發(fā)光發(fā)熱。4.1檔案信息資源體系建設(shè)1.在順應(yīng)新技術(shù)發(fā)展的趨勢和充分考慮國家記憶工程核心平臺建設(shè)的基礎(chǔ)上，要積極完善頂層設(shè)計。在數(shù)字中國建設(shè)背景下，檔案數(shù)字化不能脫離“以人為本”的頂層建設(shè)的基本要素，將檔案信息資源體系建設(shè)由聚焦“事”和“物”，轉(zhuǎn)向以“人”為中心進行體系構(gòu)建完善，才能讓檔案數(shù)字化改革緊跟數(shù)字中國建設(shè)的腳步，讓百姓得到獲得感、安全感、幸福感。2.在完善檔案數(shù)字化，全國“整體”層次的規(guī)劃上，應(yīng)構(gòu)建國家檔案治理現(xiàn)代化框架。理順專職檔案部門和各部門的責(zé)任義務(wù)，合理劃分檔案管理工作的責(zé)任與權(quán)限，積極探索檔案數(shù)據(jù)共享化、知識化、智能化應(yīng)用，通過資源整合，推動檔案數(shù)據(jù)化，建立各類檔案專題數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建起更為完善的檔案信息資源體系。3.在完善檔案法及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、檔案工作執(zhí)法檢查監(jiān)督上，應(yīng)當(dāng)將檔案數(shù)據(jù)的開放共享建立在安全保護好檔案本身和人民群眾的基礎(chǔ)上。越是便于社會各方面的利用，越是高能發(fā)揮檔案信息價值功能，就越要全力健全檔案法規(guī)體系、嚴格開展檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查。只有建立健全檔案數(shù)據(jù)安全政策法規(guī)，才能保障檔案數(shù)據(jù)的安全，同時也是保障檔案數(shù)據(jù)開放共享整合為走向檔案治理體系與治理能力現(xiàn)代化的有效措施。4.2檔案數(shù)字化對接數(shù)據(jù)化紙質(zhì)檔案數(shù)字化是由紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案資源，由封閉的紙質(zhì)資源壁壘轉(zhuǎn)化為可共享實時查閱的信息資源，在服務(wù)方式上從館藏服務(wù)、人工借閱服務(wù)轉(zhuǎn)化為公共數(shù)字化服務(wù)。但是目前我國各館、各檔案部門檔案數(shù)字化只是將紙質(zhì)檔案掃描成圖片、錄入成電子版表格文檔，并沒有進行數(shù)據(jù)化處理，然而檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案數(shù)據(jù)化、現(xiàn)代化的必經(jīng)之路，因此加快推進檔案數(shù)字化建設(shè)是新時期檔案事業(yè)能否實現(xiàn)跨越式發(fā)展的關(guān)鍵一步，從這個角度來講，在檔案數(shù)字化對接數(shù)據(jù)化檔案的智慧化轉(zhuǎn)型中有以下幾個要點：1.合理做好檔案前端控制。通過檔案前端控制可以確保電子檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性、可用性，并且做到不重復(fù)歸檔，減少紙質(zhì)、人力浪費和庫房占用。例如，許多單位的干部職工檔案，由于年代久遠和早期檔案歸整不規(guī)范等因素，導(dǎo)致檔案數(shù)字化工作中出現(xiàn)材料混亂、信息不準(zhǔn)確等問題，需要花大量時間考證、重新編錄校對等工作，工作量龐大，導(dǎo)致檔案數(shù)字化改革工作推進緩慢。因此，我們在檔案進行數(shù)字化加工之前，應(yīng)組織各相關(guān)部門人員進行校驗、整理等，從而簡化后期數(shù)字化工作。2.完善軟硬件設(shè)施配置。要做好數(shù)字化檔案建設(shè)，首先要做好紙質(zhì)檔案存儲、修復(fù)，目前很多單位的紙質(zhì)檔案還未進行數(shù)字化加工，主要原因是由于年代久遠，存在字跡模糊褪色、紙張變形、霉變破損的問題，各單位要結(jié)合自身實際，投入專項資金到軟硬件設(shè)施配置中，將紙質(zhì)檔案在最大程度上精準(zhǔn)、完整、高效地進行數(shù)字化加工，注意避免重復(fù)勞動力。同時，數(shù)字化、數(shù)據(jù)化檔案需要依托專業(yè)的軟硬件設(shè)施配置，做好檔案日常管理和數(shù)字化檔案管理一體化，能在一定程度上降低后期檔案數(shù)據(jù)化的難度。3.強化檔案數(shù)字化安全保密措施。檔案數(shù)字化的安全保密工作涵蓋了多個層面，如構(gòu)建科學(xué)的規(guī)范制度等，由此對檔案管理人員提出全新要求，需要明確自身職責(zé)，遵守安全保密規(guī)章制度，強化對風(fēng)險的防控，保證檔案信息的安全性。[6]4.加強專業(yè)型人才隊伍建設(shè)，要樹立“大數(shù)據(jù)思維”。對于檔案信息化平臺建設(shè)、檔案服務(wù)模式、檔案數(shù)據(jù)化處理等構(gòu)架復(fù)雜的工作，要積極引進專業(yè)高素質(zhì)人才，為單位檔案工作做好全方位發(fā)展和規(guī)劃。要注重培養(yǎng)綜合素質(zhì)型檔案工作者，需要兼?zhèn)浔Ｃ芤庾R，兼?zhèn)溆嬎銠C、檔案、單位業(yè)務(wù)知識的“大數(shù)據(jù)思維”的高素質(zhì)人才，用整體格局意識去部署規(guī)劃檔案數(shù)字化的工作，在很大程度上將數(shù)字化檔案進行價值賦予。5檔案數(shù)字化存在的問題和思考5.1部分機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案數(shù)字化建設(shè)部分單位對檔案用房的整體規(guī)劃與安排、檔案保護管理設(shè)施設(shè)備的排放及安置、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的搭建、計算機軟硬件的配備設(shè)置等一系列內(nèi)容，沒有統(tǒng)籌安排和專項資金投入。在規(guī)范地將檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施搭建完成后，應(yīng)當(dāng)強化對配置更新工作的監(jiān)督和維護工作，這能大大減少檔案數(shù)字化的安全隱患，重復(fù)勞動、浪費資源等情況的發(fā)生，將工作提質(zhì)提效。同時，還需將數(shù)字化檔案工作納入單位的年度工作計劃、黨建工作評分考核中去，各單位主要領(lǐng)導(dǎo)要親自抓，結(jié)合單位實際，保障經(jīng)費支出，改變觀念，樹立大數(shù)據(jù)理念意識。5.2部分單位的檔案管理方式不規(guī)范檔案管理欠缺系統(tǒng)性籌劃、一體化的組織管理以及嚴謹制度，工作人員的職責(zé)劃分不明確，在實際管理工作時沒有整體規(guī)劃檔案工作數(shù)字化工作，在檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性方面不能通過完善的制度體系和考核辦法控制在前端，更多的是在考核檢查結(jié)束后才進行整改。踐行“數(shù)字賦能、融合發(fā)展”的檔案服務(wù)理念，積極推動檔案工作部門與其他數(shù)據(jù)部門開展數(shù)據(jù)、技術(shù)、業(yè)務(wù)協(xié)同探索，制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、接口規(guī)范、調(diào)用規(guī)則[7]，將需要數(shù)字化或者數(shù)據(jù)化的文件資料等進行歸類區(qū)分，在此基礎(chǔ)上，再協(xié)同進行數(shù)字化檔案加工。5.3部分檔案工作者不能精準(zhǔn)做到全程參與及同步管理每個單位檔案部門工作人員有限，當(dāng)一個企業(yè)、單位涉及多種產(chǎn)業(yè)項目時，很難做到檔案工作者具備所有業(yè)務(wù)專業(yè)知識，比如地勘單位檔案工作者需要同時具備地質(zhì)、測繪、工勘、文書、法律等專業(yè)知識。從這個角度來說，要推動人才強檔，推進崗位分配精細化，如果每個業(yè)務(wù)部門能在現(xiàn)有人才中培養(yǎng)具備檔案專業(yè)知識的復(fù)合型人才，數(shù)字化檔案工作就能很好地進行前端控制。比如，工程項目檔案管理人員全程參與工程建設(shè)項目的籌劃直到竣工驗收，在各個環(huán)節(jié)運用檔案法等相關(guān)知識，嚴格做好工程項目各環(huán)節(jié)資料的收集、整理、保密等工作，隨著施工的進度及時將電子文件歸檔，從而保證項目資料入庫的完整性。5.4檔案工作者大數(shù)據(jù)理念意識不足，對檔案數(shù)字化可持續(xù)性發(fā)展認識不夠如何結(jié)合檔案的實際情況提升現(xiàn)有檔案工作人員大數(shù)據(jù)意識，改變部分單位檔案工作氛圍、固有思維以及職工群眾對檔案工作的刻板印象任重道遠。同時，檔案管理的規(guī)章分責(zé)、權(quán)限范圍劃分不夠明確，使得在實際工作中出現(xiàn)“踢皮球”現(xiàn)象