SPV公司檔案管理辦法

SPV第一章總 則第一條為了加強檔案的科學(xué)治理，更好地為公司經(jīng)營治理效勞，依據(jù)《中華人特制訂本方法。其次條SPV質(zhì)檔案、電子檔案和照片、磁性載體、實物等特種載體檔案等，它們都是SPV公司檔案的有機組成局部，應(yīng)依據(jù)其自身特點妥當(dāng)治理，統(tǒng)一歸檔。第三條SPV為己有或拒絕歸檔。第四條SPV〔以下簡稱治理中心SPVSPVSPV和標(biāo)準(zhǔn)的制訂與修訂。第五條案移交、歸檔的工作。制定檔案借閱治理制度，做好檔案的借閱、登記工作。第六條SPVSPV第七條SPV其次章檔案存檔細(xì)則第八條SPV門或個人分散保存，必需由資料員〔專職/兼職〕統(tǒng)一整理立卷。第九條SPV營的挨次將檔案分為五個局部：〔1〕基建文件〔2〕工商注冊文件〔3〕施工過〔4〕制度流程、會議紀(jì)要類文件〔5〕財務(wù)文件。第十條檔。第十一條會計檔案，由SPV公司財務(wù)人員依據(jù)集團會計檔案歸檔要求立卷歸檔。第十二條依據(jù)檔案的內(nèi)容不同，治理中心對存檔的文件分為復(fù)印件、電子掃描件和原件三種形式。第十三條存檔要求依據(jù)“工程公司簡稱-年度--業(yè)務(wù)模塊-歸檔事項-資料起止編號”進展分類編電子名目，確保隨時準(zhǔn)確定位查詢。2、照片材料應(yīng)有文字說明事由、時間、地點、人物、背景和攝影者等要素概括點、內(nèi)容和責(zé)任人。審批單，工程款項支付應(yīng)附政府產(chǎn)值確認(rèn)單。425SPV接雙方按清單清點清楚，雙方簽字，各留一份，以備查考。5、歸檔資料應(yīng)當(dāng)做到原件紙張完整，紙面干凈；復(fù)印件、電子掃描件資料應(yīng)清楚可辨識內(nèi)容；裝訂的資料應(yīng)結(jié)實不散落；圖紙按A4符合上述要求的歸檔文件資料員應(yīng)退回要求其重整。第三章保密與借閱第十四條資料員應(yīng)對檔案內(nèi)容保密，進出檔案室嚴(yán)格執(zhí)行登記手續(xù)。非檔案工作人員不得隨便進入檔案室。第十五條資料員應(yīng)保持檔案室的清潔衛(wèi)生，離開檔案室應(yīng)準(zhǔn)時關(guān)門上鎖，每日下班前進展安全檢查，切斷電源，關(guān)好門窗。第十六條檔案是重要的公司資產(chǎn)，任何人不得據(jù)為己有。需要借閱時應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并盡快歸還，一般借閱時間不得超過一周。第十七條借閱檔案須持借閱審批單辦理登記手續(xù)，并在規(guī)定的期限內(nèi)歸還。檔清點、查驗歸還的檔案。第四章附則第十八條本制度自下發(fā)之日起實施。第十九條SPV附件一：基建文件序號 類別 資料名稱

原件 復(fù)印件

原件存 備檔狀況 注1256 78用地 規(guī)劃許可證土地使用證√用地 規(guī)劃許可證土地使用證√√√√文件111215設(shè)計設(shè)計計算書√15設(shè)計設(shè)計計算書√√16文件消防設(shè)計審核意見√√17施工圖審查通知書√√18實施方案及批復(fù)√√19財政財政承受力量論證報告√√20審批物有所值評價√√21人大決議、財政預(yù)算√√

立項文件及批復(fù) √ √工程建議書 √ √可研報告及批復(fù) √ √節(jié)能評估報告及批復(fù) √ √環(huán)境評價報告及批復(fù) √ √洪水影響評價報告及批復(fù) √ √水影響評價報告及批復(fù) √ √施工許可證 √ √工程選址意見書及附圖 √ √工程地質(zhì)勘查報告 √ √設(shè)計方案審核意見 √ √初步設(shè)計圖及說明 √ √附件二：工商注冊文件存檔形式序號資料名稱原件存檔狀況說明備注原件復(fù)印件電子版1營業(yè)執(zhí)照√√2股東協(xié)議√√3公司章程√√4開戶許可證√√5驗資報告√√6信用代碼證√√7公章√√印章留印8法人章√√印章留印9財務(wù)專用章√√印章留印附件三：施工過程文件序號 資料名稱

存檔形式

原件存檔狀況 備注原件復(fù)印件電子版說明1勘察招投標(biāo)文件√√2設(shè)計招投標(biāo)文件√√3招投標(biāo)施工招投標(biāo)文件√√4監(jiān)理招投標(biāo)文件√√5中標(biāo)通知書√√6投資建設(shè)合同√√√7 對 政府購置效勞合同√ √ √8上 施工合同√√√9融資貸款合同√√√合 詢問合同 √ 同 施工合同 √ 對監(jiān)理合同 √ √下設(shè)計合同 √ √勘察合同 √ √建設(shè)工程竣工驗收備表 √ √工程竣工驗收報告 √ √竣工驗收 建設(shè)工程檔案預(yù)驗收意見 √ √房屋建筑工程質(zhì)量保修書 √ √建設(shè)工程規(guī)劃、消防等部門19 √ √的驗收合格文件附件四：存檔形式原件存檔存檔形式原件存檔序號資料名稱備注原件復(fù)印件電子版狀況說明1治理中心下發(fā)制度√√√2工程3公司內(nèi)部4治理5制度財務(wù)制度√√人力制度√√工程治理制度√√付款審批制度√√6股東大會會議紀(jì)要√√7董事會會議紀(jì)要√√8監(jiān)事會會議紀(jì)要√√9職工代表大會會議紀(jì)要√√10政府會議紀(jì)要√√附件五：財務(wù)資料序號原件存檔形式復(fù)印件電子版原件存檔狀況說明備注1工程投資估算文件√√2工程設(shè)計概算√√3施工圖預(yù)算√√4施工預(yù)算√√5工程結(jié)算√√6經(jīng)營打算√√7年度預(yù)算√√8資本金注入審批單√√9工程款支付審批單√√10費用支付審批單√√附件六：檔案借閱審批單申請部門申請人員申請部門申