河道保潔服務(wù)投標(biāo)方案(檔案管理方案)

1河道保潔服務(wù)投標(biāo)方案(檔案管理方案)河道保潔服務(wù)投標(biāo)方案(檔案管理方案) 1第一節(jié)檔案管理人員及職責(zé) 2一、人員配備 2 2 5 7 7 7 7 8五、工作程序 9 檔案借閱審批單 23 五、檔案庫(kù)房管理制度 七、文書材料歸檔制度 八、檔案移交制度 九、檔案保密制度 十、檔案鑒定銷毀制度 2第一節(jié)檔案管理人員及職責(zé)職務(wù)姓名持何種資格證件已承擔(dān)項(xiàng)目情況證書名稱級(jí)別共計(jì)人數(shù)(一)工作人員分工3(二)各成員職責(zé)(1)領(lǐng)導(dǎo)本公司的檔案管理工作。(2)審定本公司案管理各項(xiàng)制度，并監(jiān)督貫徹執(zhí)行。(3)解決檔案工作中的實(shí)際問題。(1)組織制定檔案管理制度，并認(rèn)真執(zhí)行。(2)抓好本公司檔案建設(shè)與管理工作。(3)定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案工作的法律、法(1)對(duì)公司各個(gè)辦公室形成的各種文件材料的收集、(2)負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本公司各種門類和載體的檔案(3)為黨和國(guó)家積累檔案財(cái)富，按規(guī)定將具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保(5)對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)管理，熟悉所藏檔案情況，積極(6)辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。4(1)協(xié)助檔案管理員做好本機(jī)關(guān)各種文件材料的收集、(2)負(fù)責(zé)檔案信息微機(jī)錄入及信息化管理工作。(3)辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。(三)檔案室工作職責(zé)6.準(zhǔn)確及時(shí)地搞好各類檔案的轉(zhuǎn)遞、銷毀和統(tǒng)計(jì)工作。7.嚴(yán)格執(zhí)行檔案室有關(guān)查(借)閱制度，做好檔案的查5檔案銷毀提出申請(qǐng)——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案鑒定小組(由主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員共同組成)進(jìn)行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員逐項(xiàng)照冊(cè)登記——辦公室主任簽字批準(zhǔn)——主管領(lǐng)導(dǎo)裁簽字批準(zhǔn)——一把手簽字批準(zhǔn)——檔案室及相關(guān)部門到指定地點(diǎn)2人以上監(jiān)銷——檔案1.重要的檔案資料的交接必須經(jīng)過服務(wù)中心經(jīng)理或其員經(jīng)過登記后方可借出，文件借閱者需妥善保管所借文件，68.電腦文件由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類管理，10.檔案的鑒定由管理處經(jīng)理或其他指定人員負(fù)責(zé)，對(duì)7第二節(jié)檔案管理流程一、目的8(1)負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，(2)建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查(3)收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔(4)負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用(6)負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。(1)負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及(2)向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；(3)負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、(4)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；9(1)各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件(合同)管理(2)各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部1)歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月25日前。2)檔案資料的標(biāo)識(shí)3)檔案資料的日常管理：內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件/檔案柜中。4)檔案借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，5)檔案銷毀告，編制銷毀目錄，報(bào)部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷毀。(1)檔案資料的歸檔范圍1)公司對(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類公文2)公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司3)本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；4)公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；5)重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、6)反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、7)公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)8)本公司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書等文9)本公司干部任免的文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考10)本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；11)本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)12)外出公務(wù)活動(dòng)(如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等)所獲得或形成的檔案資料；13)財(cái)務(wù)檔案資料；14)各種實(shí)物檔案；15)其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。(2)檔案資料的歸檔要求1)歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和2)一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文3)聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主4)子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，5)各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等)必須原件歸檔，并保持其完好無(wú)損。(4)檔案資料的歸檔時(shí)間1)即時(shí)歸檔下列文件(含電子、聲像資料等)應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束2)定期歸檔部門應(yīng)在每月25日前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司3)電子聲像檔案的歸檔每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸(5)歸檔文件的等級(jí)劃分及保管期限1)需歸檔的文字、音像及實(shí)物材料的分級(jí)、保管期限文件等級(jí)文件類型保管期限一級(jí)秘密文件公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡(jiǎn)介、執(zhí)照、永久二級(jí)重要文件會(huì)議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示批復(fù)、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及工程的文件等五年以上三級(jí)普通文員工考勤，前臺(tái)的外出登記、鑰三年件匙登記、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、倉(cāng)庫(kù)管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管、檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核算、借閱、銷毀，后勤方面的費(fèi)用申請(qǐng)、辦公用品管理、采購(gòu)、出車及維修(6)檔案交接1)部門內(nèi)檔案交接2)檔案移交公司的流程上(一式兩份)簽字，雙方各保存一份；(7)檔案保管1)檔案編號(hào)1.《文件(合同)管理記錄目錄》文件(合同)管理記錄目錄序文件(合標(biāo)需抄送的相原/接收備123456789記錄編號(hào)：日期：年月日序文件(合同)編號(hào)標(biāo)題名頁(yè)數(shù)原/復(fù)備注移交單位移交人日期收件單位收件人日期檔案移交清單表移交性質(zhì)□離職口調(diào)崗口歸檔檔案所屬年度檔案類別保管期限數(shù)量永久長(zhǎng)期短期合計(jì)移交說明接收意見移交人(部門)移交日期：年月日接收人(部門)接收日期：年月日見證人：日期：年月日案卷順序號(hào)立卷類目號(hào)案卷標(biāo)題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注檔案借閱審批單記錄編號(hào)：日期：年月日借閱部門借閱人借閱部門經(jīng)理使用目的總經(jīng)理主管副總行政部序號(hào)借閱內(nèi)容復(fù)印借閱歸還日期經(jīng)辦人八1234備注檔案管理流程圖相關(guān)部門/部門負(fù)責(zé)行政部分管副總/總經(jīng)理行政部人否是否第三節(jié)檔案管理制度辦法》,貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家及本系統(tǒng)(行業(yè))有關(guān)檔案工作5.同鑒定小組其他人員一同定期對(duì)室藏檔案進(jìn)行鑒定，檔案“八防”工作，堅(jiān)持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實(shí)例和檔案信息。10.做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，及時(shí)、準(zhǔn)確地向檔案管理部門填報(bào)機(jī)關(guān)檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他調(diào)查11.在做好單位內(nèi)部檔案管理的同時(shí)，還要對(duì)單位內(nèi)部4.隨著氣候變化，做好庫(kù)房密閉、通風(fēng)、溫濕度調(diào)節(jié)，為了加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理，做好檔案的保管和保護(hù)工作，1.保持庫(kù)房?jī)?nèi)保潔衛(wèi)生，整齊美觀，堅(jiān)持不定期查庫(kù)，進(jìn)出庫(kù)房隨時(shí)關(guān)門上鎖，不允許非庫(kù)房管理人員進(jìn)入庫(kù)內(nèi)。3.定時(shí)測(cè)量記錄庫(kù)內(nèi)溫度。要求庫(kù)內(nèi)溫度控制在14-24℃,相對(duì)濕度控制在45-60%范圍內(nèi)，并注意做好空調(diào)4.搞好庫(kù)內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、凡是本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有查考利用價(jià)值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、(1)各項(xiàng)管理工作形成的文件材料，各部門應(yīng)在工作(2)化工產(chǎn)品項(xiàng)目在立項(xiàng)之初及供貨完成之間所形成(3)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)科按照歸檔要求整理裝訂(1)歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發(fā)文、基(2)自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑(3)歸檔的文件材料必須整齊、保潔、字跡清楚，便(4)歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。(5)歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的反映各磁帶)、各種形式(如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等)各類檔案均須及時(shí)送本機(jī)關(guān)綜(1)文書檔案，應(yīng)于檔案形成年度的次年第一季度末(3)其他各種專業(yè)檔案，均必須按其形成規(guī)律，遵守2.凡屬本處職能工作所應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行及憑借指導(dǎo)史面貌的文件(包括正式文件和一般文件材料)電報(bào)、圖紙 (含底圖)圖表、報(bào)表簿冊(cè)(即各種登記簿、帳簿、名冊(cè))4.凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”的同時(shí)按文件的保存價(jià)值(即永久、長(zhǎng)期、短期)組成保管單位(案卷)編目歸檔。6.按年度歸檔的檔案(如文書、會(huì)議……檔案等),跨(1)填寫目錄時(shí)，不得隨便改變和簡(jiǎn)化文件題名(即(2)對(duì)沒有題名或題名(如通知)不能反映文件實(shí)質(zhì)(3)對(duì)沒有責(zé)任者(即作者),年、月、日的文件，要(4)會(huì)議記錄、應(yīng)填寫每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容；(5)填寫卷內(nèi)文件目錄的字跡要工整；(6)填寫卷內(nèi)文件的情況說明，應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表(7)卷內(nèi)文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。10.聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出所攝聲像的人、物名稱、身份(或職務(wù))及其活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和攝錄者。11.凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭12.凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，后排列的順序理齊，做到右、下側(cè)齊整；采直徑1-1.5毫米13.歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內(nèi)文件目錄、備考一般應(yīng)由卷內(nèi)文件的負(fù)責(zé)者(即作者)、內(nèi)容和名稱等部門1.國(guó)家規(guī)定應(yīng)向當(dāng)?shù)貦n案館移交的永久和長(zhǎng)期保管檔盜門)鐵窗，凡遇重大節(jié)日應(yīng)提前對(duì)庫(kù)房的安全保密設(shè)施進(jìn)4.不該說的國(guó)家秘密不說，不該知道的國(guó)家秘密不問，9.定期進(jìn)行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，10.不準(zhǔn)隱瞞泄密事件，對(duì)于造成失密、泄密的人員或2.鑒定小組以專業(yè)主