商務(wù)公函使用規(guī)范

第第頁商務(wù)公函使用規(guī)范

第一部分公務(wù)類傳真規(guī)范

一、發(fā)送傳真

1.每一份傳真，都要標(biāo)明一個主題，主題要明確;

2.對于正式的、需存檔的信息，需要運(yùn)用傳真而非電話進(jìn)行溝通;

3.傳真內(nèi)容應(yīng)言簡意賅，但不要由于信息的過于簡短或表達(dá)不夠清晰，而造成不須要的誤會或行動;

4.由于發(fā)出的傳真將會被永久留存，甚至成為商業(yè)糾紛的證據(jù)，因此，在發(fā)出傳真應(yīng)謹(jǐn)慎地評閱所撰寫的`每個字句，傳真格式和版面應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一;

5.對于要求對方回復(fù)的傳真，應(yīng)在傳真中注明"請回復(fù)'。

二、考前須知

1.收到傳真后，如需回復(fù)的，應(yīng)盡快回復(fù);

2.收到的傳真應(yīng)分類妥當(dāng)保存或處理;

3.對于特別重要的傳真，應(yīng)在收到或發(fā)出后給對方打電話確認(rèn);

4.涉及公司機(jī)密的傳真，發(fā)出或收到后均應(yīng)實時銷毀或妥當(dāng)保管，不得泄露。

三、傳真格式及模板

1.頁眉為公司名稱或標(biāo)識，頁角為公司地址、電話、傳真等;

2.上方為收件人姓名、單位、傳真號碼、電話號碼、發(fā)件人姓名、頁數(shù)、主題等;

3.正下方為正文;

4.正文應(yīng)有標(biāo)題，說明本傳真的主題;

5.應(yīng)有收件人尊稱和問候語;

6.正文結(jié)束后應(yīng)有問候語;

7.落款應(yīng)包括完整的發(fā)件人姓名、日期、所屬部門等;

8.傳真模板

第二部分公函規(guī)范

一、發(fā)送公函

1.作為公司對外聯(lián)系事務(wù)、發(fā)表聲明的公函，都應(yīng)標(biāo)明一個主題，主題要明確;

2.公函內(nèi)容應(yīng)言簡意賅，觀點(diǎn)清楚，但不要由于信息的過于簡短或表達(dá)不夠清晰，而造成不須要的誤會或行動;

3.公函措詞應(yīng)充分斟酌，做到有理有據(jù)，有禮有節(jié);

4.由于發(fā)出的公函將會被永久留存，甚至成為商業(yè)糾紛的證據(jù)，因此，在發(fā)出公函應(yīng)謹(jǐn)慎地評閱所撰寫的每個字句;

5.公函發(fā)出前應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)批準(zhǔn)并加蓋公章后方可發(fā)出;

6.公函可用傳真或信件發(fā)出，發(fā)出后應(yīng)給對方打電話確認(rèn);

7.公函應(yīng)妥當(dāng)保管，一般應(yīng)交專人負(fù)責(zé)公函存檔，不得任意遺棄或向外人泄漏公函內(nèi)容。

二、接收公函

1.接收到對方公函，應(yīng)依據(jù)事情原由向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，對于要求回復(fù)的公函，應(yīng)實時做出回復(fù);

2.接收到的公函，應(yīng)分類安排存檔，不得任意遺棄或向外人泄漏公函內(nèi)容。

三、公函格式及模板

1.頁眉為公司標(biāo)識，頁角為公司地址、電話、傳真等;

2.標(biāo)題為公函主題，標(biāo)題下需注明往來函號;

3.左上角為收件單位、收件人姓名等;

4.正下方為正文;