科技英語-第二十八講課件

科技英語第二十八講Howtowritebusinessletters,emailsandotherbusinessdocuments?考慮如下問題：1.寫作水平高的人是否容易得到更多的時(shí)機(jī)？2.人們是否更愿意傾聽優(yōu)秀的文字表達(dá)者的想法？3.寫作能力強(qiáng)的人是否能更有效地說服別人？書面交流“新原那么〞1.Ifyoucansayit,youcanwriteit如果可以這么說，就可以這么寫采用最接近口語的方式寫作可以讓你在寫作中融入你的人格和個(gè)性，有助于與讀者建立更緊密的聯(lián)系。2.Writefortoday,notyesterday棄舊圖新，改用新式。寫作方式現(xiàn)代商務(wù)寫作更像在交談，間接利落，清晰易懂。富有人情味的表達(dá)會(huì)使其內(nèi)容顯得更加積極、有趣。3.Aimtobuildrelationships旨在建立關(guān)系。執(zhí)意使用那些冗長(zhǎng)過時(shí)的套話〔例如，Kindlybeadvised等〕，你的真實(shí)意思就會(huì)模糊不清，個(gè)性更是無從展現(xiàn)，無助于人們了解文字背后的你。書面交流“新原那么〞PleasebeadvisedthatameetingoftheAnnualConventionCommitteewillbeheldon24February(Thursday)at9.30am.Approximately2hourswillberequiredforthemeetingandyouarerequiredtoattendtoreportonprogressmadesincethelastmeeting.Kindlyadvisemeofyouavailabilityatyoursoonest.I’dliketoholdanothermeetingoftheannualConventionCommitteeonTuesday24Februaryfrom9.30to11.30am.Ihopeyoucanattendtoreportonthegreatideasyoubroughtupatthelastmeeting.Pleaseconfirmifyoucanjoinus.通過改進(jìn)寫作風(fēng)格贏得

信任和信賴所謂“風(fēng)格〞，就是對(duì)于使用恰當(dāng)?shù)钠磳?、?biāo)點(diǎn)和句子結(jié)構(gòu)的重視。風(fēng)格意味著：1.在寫作內(nèi)容和寫作方式上富有創(chuàng)新。2.提升書面交流的視覺效果。3.適當(dāng)運(yùn)用編號(hào)或工程符號(hào)。4.各標(biāo)題風(fēng)格保持一致。5.寫作中注意運(yùn)用恰當(dāng)?shù)恼Z氣。6.信函內(nèi)容條理清晰、符合邏輯。通過改進(jìn)寫作風(fēng)格贏得

信任和信賴今天的商業(yè)語言應(yīng)該是簡(jiǎn)單、禮貌、輕松和直接的。所有的書面交流中，你都要斟酌自己的語言。交流的目的主要在于：1.為了建立關(guān)系。2.為了準(zhǔn)確地交流想法。3.為了傳遞良好印象。溝通交流

CommunicationSevenkeyfactorstobuildinggreatrelationships建立良好關(guān)系的七個(gè)關(guān)鍵因素：1.Becourteous彬彬有禮2.Findcommoninterests發(fā)現(xiàn)共同愛好3.Buildcredibility建立可信度4.Makeothersfeeimportant讓他人感覺自身重要5.Showhumility謙遜待人6.Listenactively積極傾聽7.Beempathic情感共鳴

溝通交流

CommunicationRememberyourABC牢記ABC原那么良好的溝通，無論是口頭的還是書面的，都需要使用恰當(dāng)?shù)恼Z氣將自己的意思準(zhǔn)確表達(dá)出來。要自問你的信件是否符合下面的根本要求：Accurate〔準(zhǔn)確〕仔細(xì)核對(duì)事實(shí)、涵蓋所有相關(guān)細(xì)節(jié)、全文校對(duì)Brief〔簡(jiǎn)潔〕句子力求簡(jiǎn)短、使用簡(jiǎn)單的表達(dá)方式、使用非技術(shù)性語言、使用主動(dòng)語態(tài)Clear〔清晰〕使用平實(shí)簡(jiǎn)單的英語、采用輕松自然的文風(fēng)、防止刻板教條的語言備忘

Checklist重視學(xué)習(xí)，不斷提高自己的溝通技能。絕不要低估建立良好人際關(guān)系的作用。警惕不良溝通的危害，防止溝通不暢。謹(jǐn)記兩個(gè)人之間的溝通受阻會(huì)影響整個(gè)團(tuán)隊(duì)。通過贏得他人的尊重和信任以及與人融洽相處來提高自己的可信度。備忘

Checklist理解不同文化的差異，認(rèn)可他人未必和你想法一致。通過使用簡(jiǎn)單、清晰且精煉的語言防止在口頭或書面溝通中產(chǎn)生誤會(huì)。應(yīng)該考慮受眾對(duì)象，在交流中使用他們能理解的語言。要使用簡(jiǎn)單的語言，但也不能一味追求簡(jiǎn)單而讓人感覺不夠?qū)I(yè)?？s寫和首字母縮略語只能用在寫給朋友的信里，商務(wù)往來中應(yīng)防止使用。商務(wù)寫作根本原那么

Businesswritingbasics‘Lettershavetopasstwotestsbeforetheycanbeclassedasgood:theymustexpressthepersonalitybothofthewriterandoftherecipient.’E.M.Forster

信件得需過兩關(guān)才能稱得上是好信：它們必須既能表達(dá)寫信人的個(gè)性又能表達(dá)收信人的個(gè)性。E.M.福斯特愛德華·摩根·福斯特〔EdwardMorganForster，1879年1月1日－1970年6月7日〕，英國(guó)小說家、散文家。曾榮獲英國(guó)最古老的文學(xué)獎(jiǎng)?wù)材匪埂ぬ┨亍げ既R克紀(jì)念獎(jiǎng)。美國(guó)藝術(shù)文學(xué)院設(shè)立E·M·福斯特獎(jiǎng)〔E.M.ForsterAward〕紀(jì)念這位偉大的作家。21世紀(jì)的商務(wù)語言

21stcenturybusinesslanguageSevendeadlysinsoftoday’sbusinesswriting當(dāng)今商務(wù)寫作的七宗罪1.Redundantexpression冗余的表述Pleasebeinformed現(xiàn)謹(jǐn)通知

Kindlybeadvised茲通知Iwouldliketobringyourattention我想提請(qǐng)您注意Iamwritingtoadviseyou我此次寫信是想建議您

冗余的表述

RedundantexpressionPleasebeadvisedthatournextmeetingwillbeholdonMonday14June.OurnextmeetingwillbeheldonMonday14June.Kindlybeinformedthatthefirealarmswillbetestedat9amtomorrow.Thefirealarmswillbetestedat9amtomorrow.IamwritingtoletyouknowthatMr.JohnLimisnolongerwithourcompany.Mr.JohnLimisnolongerwithourcompany.冗余的表述

Redundantexpression許多人認(rèn)為他們需要使用“Pleasedbeinformed〞之類的表達(dá)，因?yàn)檫@樣才顯得更有禮貌。其實(shí)你無需使用這些被動(dòng)的、古板的表達(dá)也一樣可以謙恭有禮。Sevendeadlysinsoftoday’sbusinesswriting2.Long-windedwordsandphrases冗長(zhǎng)繁復(fù)的詞匯和表達(dá)先輩過去認(rèn)為大詞和辭藻華美的句子會(huì)給讀者留下深刻的印象。今天再采用這樣的寫作方式只會(huì)給讀者造成困惑。Ishouldbeverygrateful–pleasepurchase–buyendeavour–trycommence–startterminate–endSevendeadlysinsoftoday’sbusinesswriting3.Passivevoice被動(dòng)語態(tài)先輩們之所以使用被動(dòng)語態(tài)是因?yàn)樗麄儾幌胫该髡l該為某事負(fù)責(zé)。被動(dòng)語態(tài)的使用會(huì)在寫作者和讀者之間制造距離。今天的商務(wù)寫作應(yīng)多使用主動(dòng)語態(tài)，這樣會(huì)更積極、更明確、更有人情味，并且也會(huì)更生動(dòng)、更清晰。被動(dòng)語態(tài)

PassivevoiceArrangementshavebeenmadeforarepeatordertobedispatchedtoyouimmediately.Ihavearrangedforarepeatordertobesenttoyoutoday.Thecauseofcomplainthasbeeninvestigated.Ihavelookedintothismatter.TheseminarwillbeconductedbyAdrianChan.AdrianChanwillconducttheseminar.Sevendeadlysinsoftoday’sbusinesswriting4.Yesterday’slanguage陳舊過時(shí)的語言如下古板過時(shí)的說法是幾十年前被使用的，它們?cè)诮裉斓膶懽髦胁粦?yīng)再有立足之地?！癊nclosedherewithpleasefindourcatalogueforyourreferenceandperusal〞〔隨函附上我們的產(chǎn)品目錄以供參閱〕“Withreferencetoyourabove-mentionedorder〞〔關(guān)于您前面提到的訂單〕“Kindlyfurnishmewiththisinformationsoon〞〔煩請(qǐng)盡快向我方提供此信息〕陳舊過時(shí)的語言

Yesterday’slanguageTheabove-mentionedgoodswillbedispatchedtoyoutoday.Thesegoodswillbesenttoyoutoday.Pleaseseethebelow-mentionedlistofitemswehaveinstock.Therearetheitemswehaveinstock.Kindlyfurnishuswiththisinformationsoon.Pleaseletushavethisinformationsoon.Shouldyourequireanyfurtherclarificationpleasedonothesitatetocontactme.Pleasegivemeacallon2874722ifyouhaveanyquestions.Sevendeadlysinsoftoday’sbusinesswriting5.Writingdifferentlytohowwespeak書面表述和口語表達(dá)大相徑庭“我會(huì)這么說，但我不能這么寫。〞“你應(yīng)該怎么說就怎么寫。〞今天的寫作就應(yīng)該像是在交談一樣。應(yīng)在文書的寫作中融入一些自己的想法、個(gè)性和情感。設(shè)想讀信人就做在你的對(duì)面。要是發(fā)現(xiàn)所寫的句子并不符合自己平時(shí)的說話方式，那就立刻進(jìn)行修改。書面表述和口語表達(dá)大相徑庭

WritingdifferentlytohowwespeakAsspokenthismorning…Thankyouforyourcallthismorning.Appreciateifyoucouldhelptoprocessthisclaimatyourearliest.Pleaseprocessthisclaimsoon.CouldIpleaserequestyourkindassistanceinfillingoutthebelowsurveyforus.Ihopeyouwilltakefewminutestocompletethissurveyforus.Sevendeadlysinsoftoday’sbusinesswriting6.Commasinsteadoffullstops該用句號(hào)卻用逗號(hào)該用句號(hào)的地方用逗號(hào)是一個(gè)常見的錯(cuò)誤。Thanksforyouremail,itwasgoodtohearfromyou.Thanksforyouremail.Itwas