管理核心能力專文-時(shí)間管理

管理核心能力專文-時(shí)間管理壹、時(shí)間管理的重要性：人生列車不賣回頭票，過往的歲月，任憑拿多少金錢也無(wú)力換回，所以珍惜生命，更當(dāng)要看重時(shí)間管理。有人常會(huì)不經(jīng)意地感嘆，面對(duì)工作我壓力好大哦，其實(shí)壓力的背后絕大部份是因?yàn)闊o(wú)法有效掌握時(shí)間的因素所造成，因?yàn)槿松q如一盤棋，坐在對(duì)面跟您下棋的正是「時(shí)間」。談到時(shí)間管理就不能不正視「時(shí)間」具有的三大特質(zhì)，第一、時(shí)間無(wú)法用其他東西「替代」；第二、時(shí)間不能「增減」，富翁與窮人每天都是24小時(shí)；第三、時(shí)間無(wú)法「儲(chǔ)存」，無(wú)法像錄像帶，先將節(jié)目預(yù)錄，再找時(shí)間播放，所以時(shí)間更必須進(jìn)行有效的管理，才能發(fā)揮其真正的效率和效益應(yīng)無(wú)疑義。

貳、時(shí)間管理的精義：其實(shí)「時(shí)間管理」的精義，如將英文字“TIME”加以拆開定義，則更為清晰。因?yàn)榈谝?、時(shí)間管理需要「目標(biāo)（TARGET）」的設(shè)定和導(dǎo)引：如年度工作計(jì)劃目標(biāo)、月度工作計(jì)劃目標(biāo)、本周工作計(jì)劃目標(biāo)、本日工作計(jì)劃目標(biāo)和本日每小時(shí)之工作計(jì)劃目標(biāo)的預(yù)先規(guī)劃和細(xì)分設(shè)定，才能引領(lǐng)時(shí)間的主人去做好每一件事情，包括接聽電話、訪客、出差、會(huì)議、懇談、休閑、運(yùn)動(dòng)和公務(wù)處理的每一個(gè)環(huán)節(jié)。過去在農(nóng)業(yè)社會(huì)時(shí)代，我們可以說：「一日之計(jì)在于晨」；但處在今天高度追求快速變化的科技時(shí)代，我們更應(yīng)該強(qiáng)調(diào)「一日之計(jì)在于昨夜」的道理，也就是當(dāng)我們面對(duì)每項(xiàng)工作目標(biāo)時(shí)，我們必須加上周詳?shù)挠?jì)劃，才能使各項(xiàng)工作之進(jìn)行，更具有節(jié)奏感、挑戰(zhàn)性和績(jī)效性。第二、時(shí)間管理必須善用一些節(jié)省時(shí)間之工具（Tool）：如簡(jiǎn)報(bào)時(shí)以投影片（P.P.T.）代替寫白板的時(shí)間；以E-mail代替人工公文傳輸；以飛機(jī)代替火車或汽車作為交通工具；以快遞代替平信郵寄時(shí)間等。第三、時(shí)間管理需要思考（Thinking）和計(jì)劃：亦即在處理任何事情之前先須以5W2H構(gòu)思計(jì)劃，想一想要做什么（Know-What）；由誰(shuí)來做（Know-Who）；什么時(shí)間做（Know-When）；從什么部門或地方開始做（Know-Where）；然后再用為什么（Know-Why）來進(jìn)行針對(duì)上述What、Who、When、Where等項(xiàng)目之Howmuch（多少預(yù)算）和Howtodo（細(xì)部執(zhí)行計(jì)劃或操作規(guī)范），必將大大避免可能因做錯(cuò)而重來的返工時(shí)間。第四、時(shí)間管理需要改善和創(chuàng)新（IMPROVEMENT&INNOVATION）：通過每天工作記錄表，以每30分鐘為一節(jié)進(jìn)行記錄，然后在每周進(jìn)行一次當(dāng)周耗用時(shí)間數(shù)及用途（如開會(huì)、聽電話、訪客、工作….等）的統(tǒng)計(jì)分析，再依耗用工時(shí)總計(jì)排行表，您當(dāng)可發(fā)現(xiàn)很多工作似乎可以省略或找部屬代理或可授權(quán)他人處理，或可同步處理才會(huì)更具有效率和效益，然而我們卻因忙碌疏于規(guī)劃而盲干！第五、時(shí)間管理需要方法（METHODS）:例如將自己的工作依「重要性」和「急迫性」加以分析和排序，學(xué)會(huì)20：80「抓大放小」的法則，當(dāng)能找出有些工作是屬于：1.重要而急的，應(yīng)自行優(yōu)先處理；有些工作是屬于重要而不急的，則可列次要順序或授權(quán)處理；有些是急而不重要，則應(yīng)交辦他人處理；有些則是不急不重要，則應(yīng)予以排除不做。第六、時(shí)間管理需要效率及效益（Efficiency&Effect）：例如地面上有100張美金鈔票，其中98張是一塊錢，而2張是一百塊的，那么為了追求效益，我們應(yīng)該先撿拾那2張100元的美金，而不應(yīng)拚死拚活地去撿拾散落大地的98張1元的美鈔。然而時(shí)間管理有時(shí)要活用「同步處理原則」，才能出現(xiàn)更好「效率」，例如，謝東閔先生過去在他擔(dān)任省府主席之時(shí)，每周有一次要上臺(tái)北參加國(guó)民黨的中常會(huì)，他都會(huì)利用從老家「二水」搭乘自強(qiáng)號(hào)列車，并同時(shí)買二張票，預(yù)留一個(gè)位置給鐵路沿線的縣市長(zhǎng)，并通過秘書事先告知各縣長(zhǎng)列車班次，等到火車由「二水」進(jìn)入「彰化站」時(shí)，彰化縣長(zhǎng)依座次號(hào)碼上車坐在主席對(duì)面交談公務(wù)；等火車開入「臺(tái)中站」時(shí)，彰化縣長(zhǎng)下，臺(tái)中市長(zhǎng)上；到「豐原站時(shí)」，臺(tái)中縣長(zhǎng)上，臺(tái)中市長(zhǎng)下；到了「苗栗站」時(shí)，臺(tái)中縣長(zhǎng)下，苗栗縣長(zhǎng)上；到「新竹站」時(shí)，苗栗縣長(zhǎng)下，新竹市長(zhǎng)上，并依序展開公務(wù)商談之旅，等火車進(jìn)入「臺(tái)北站」時(shí)，臺(tái)北縣長(zhǎng)與謝主席同步下車。這樣搭火車之旅，一路上謝主席一則聽取縣市長(zhǎng)建言；二則交待省府任務(wù)，使鐵路沿線各地方首長(zhǎng)都有機(jī)會(huì)與主席面對(duì)面交流，而整個(gè)時(shí)間只用了二個(gè)多小時(shí)，謝主席真的非常具有時(shí)間「效率」。參、時(shí)間管理的策略日本策略大師大前研一曾倡言：「策略」比「努力」更重要的道理，當(dāng)然，時(shí)間管理也不能例外。大凡策略（Strategy）的內(nèi)涵應(yīng)至少包含「原則」與「方法」兩項(xiàng)，亦即1.方向2.時(shí)機(jī)3.程度（核心能力）等要件的掌控。所以時(shí)間管理便需要有明確的目標(biāo)（Objective）作為依循「方向」；更要具有5W2H1E的可行計(jì)劃（ProjectorPlan）作為「方法」，并須建立一份「每日」、「每周」、「每月」之工作清單，以20：80抓大放小「原則」設(shè)定工作優(yōu)先級(jí)。當(dāng)然做任何事情必須奉行Plan-Do-See-433主義（即4分的計(jì)劃再加上3分的徹底執(zhí)行，并留3分作檢討改善）集中智力、能力、體力全力以赴，并須克服時(shí)間管理的大敵－拖延心態(tài)和避免不必要的干擾（如不速之客到訪或未經(jīng)過濾的電話和不必要的會(huì)議等），以保持生命中的平衡感，才能成為時(shí)間管理的主人而非奴隸。

肆、善用時(shí)間管理的十訣去除「忙」、「盲」、「茫」癥候群我們不能只消除「問題」卻失去了掌握「機(jī)會(huì)」的先機(jī)，所以一位成功的工作者必須善用下列十訣有效進(jìn)行時(shí)間管理。第一、事先要有安排：每天開始工作時(shí)，應(yīng)先擬定概略「時(shí)間表」，特別注意希望完成的二、三件主要工作，并分配恰當(dāng)?shù)奶幚頃r(shí)間，這樣在計(jì)劃上花的時(shí)間愈多，整個(gè)工作所需的總時(shí)間便會(huì)愈短，因此，千萬(wàn)別忙于工作而疏于擬定計(jì)劃。第二、臨事要集中精神：為處理一件事情花了多少時(shí)間并不重要，重要的是花了「不受干擾」的時(shí)間，尤其想什么事都要做的人，到最后可能一事無(wú)成，不如學(xué)會(huì)「抓大放小」排定優(yōu)先級(jí)一件一件去做較為實(shí)在。第三、工作之中要有休息：長(zhǎng)時(shí)間馬不停蹄的工作，不是善用時(shí)間的辦法，那會(huì)使人精疲力竭，身心俱疲。所以花幾分鐘做點(diǎn)徒手體操，在辦公室里走幾圈，那怕只是站立一會(huì)兒不僅能提高工作效率，還能消除緊張，有益健康。第四、避免雜亂無(wú)章：每當(dāng)桌上太亂，就該抽出時(shí)間加以整理，把最需要優(yōu)先辦理的文件，放在桌子中央，其余都應(yīng)放在看不見的地方。每天要下班更應(yīng)該把桌面清理干凈，做到「日清日結(jié)」，這樣明天才有好的開始。第五、不要苛求盡善盡美：一封E-mail有微不足道的錯(cuò)誤或看完就會(huì)拋進(jìn)廢紙簍的信，何必要求重寫，因?yàn)槭赖囊髸?huì)使人感到挫折和焦慮，也在浪費(fèi)對(duì)方的時(shí)間。第六、不要怕婉轉(zhuǎn)說「不」：有技巧而堅(jiān)定地拒絕無(wú)助于目標(biāo)達(dá)成的要求，要記住，整天怕得罪別人，結(jié)果都在為人作嫁衣裳。第七、不要拖延：每天把最不喜歡做的事列為日程表上的第一件事，比如早該道歉的事；一件應(yīng)辦未辦的麻煩工作，不管是什么，先把它做完會(huì)感受全身的舒暢和擁有歡欣的快感，而在處理日常事務(wù)時(shí)，應(yīng)奉行「豐田123模式」即「一張紙的簡(jiǎn)明報(bào)告」；「二時(shí)內(nèi)的會(huì)議時(shí)間」；「三顆章式的裁決」以節(jié)省不必要的時(shí)間浪費(fèi)。第八、要能當(dāng)機(jī)立斷：把會(huì)客名單、業(yè)務(wù)活動(dòng)、待看的文件和書籍以及每天?？吹碾娨暷繖z查一下，凡是不能使您得到成就和滿足的，都應(yīng)該立刻停止或取消。第九、要授權(quán)給人：將正常性業(yè)務(wù)工作交給部屬去做，不是推責(zé)任，而是在訓(xùn)練人才，所以高級(jí)主管人員絕對(duì)不可事必躬親，否則必然忙亂不堪。但千萬(wàn)記得，把自己和別人不會(huì)做的事，交下屬去做，這非但不是授權(quán)，而是在害部屬，所以授權(quán)之前應(yīng)先為部屬「灌能」，而非究責(zé)或卸責(zé)。第十、不要做工作狂：那些工作狂對(duì)于「工作」就像酒徒對(duì)酒一樣的上癮。他們拒絕休假，周末也忘不了辦公室的工作；公文包鼓囊囊的，把妻兒當(dāng)陌生人看待。其實(shí)，有時(shí)我們應(yīng)該反問自己：家人在您的生活中占有多少地位，有沒有把足夠的時(shí)間放在自己的兒女和配偶身