關(guān)于高效會議的分析

——關(guān)于高效會議的分析向會議要效益關(guān)于高效會議分析的原由總經(jīng)理在11月份總結(jié)分析會的講話（部分）：首先講一下各中心召開總結(jié)會議的一些情況，主要有會議的質(zhì)量、會議的作風(fēng)、形式和一些標(biāo)準(zhǔn)，各個中心及集團(tuán)各子公司，在加強(qiáng)自主的管理和自主管理創(chuàng)新上，通過召開總結(jié)會議，也是提高管理意識和管理規(guī)范，包括通過這種形式，怎么提高管理質(zhì)量水平非常關(guān)鍵的，這一塊上管業(yè)是以中心負(fù)責(zé)人，集團(tuán)是以各子公司總經(jīng)理為主的來組織這次總結(jié)會議，在組織會議上發(fā)現(xiàn)一些問題，組織管理的非常不到位，時間、人員都不確定，隨意性強(qiáng)，作為會議的組織人員，要明白這個會議是你來發(fā)起的，你怎么發(fā)揮出對會議有引導(dǎo)管理作用，首先開會第一件是就是組織好這個會議，有了這個大的方向和目標(biāo)，才能夠把這個會議召開好，在上次總結(jié)會議上我強(qiáng)調(diào)了召開會議的一些問題，這次專門安排孔健、孔凡濤分頭到各中心監(jiān)督會議召開情況，有的中心負(fù)責(zé)人在主持會議上都跑題了，我想這也是一個很大的問題，會議主持不好就造成很大的浪費(fèi)，造成開會的無果，要明確開會的目的是什么，需要多少時間、多少人員，達(dá)成什么目的。關(guān)于高效會議分析的原由近日，在習(xí)近平總書記主持的中共中央政治局會議上，審議通過了八項(xiàng)規(guī)定，其中一項(xiàng)就是精簡會議，切實(shí)改進(jìn)會風(fēng)，提高會議實(shí)效，開短會、講短話，力戒空話、套話。會議不開不行，開會不務(wù)實(shí)更不行。要抓效能作風(fēng)轉(zhuǎn)變，首先要從抓會風(fēng)轉(zhuǎn)變開始。開短會，開務(wù)實(shí)會，開管用的會，開必要的會，需要智慧和水平，是每一位負(fù)責(zé)人都要去探索和努力的目標(biāo)。會議形式要盡可能靈活、簡單，不必過于苛求全面，開場丟掉空話、套話，直奔主題談重點(diǎn)，把更多的時間和精力留在會后讓大家去創(chuàng)造發(fā)揮、去狠抓落實(shí)。會議主持人不但要安排任務(wù)干些什么工作，更要教會大家發(fā)揮主觀能動性、創(chuàng)造性的思維方式、工作方法，教會大家怎么著手、如何干，多把安排部署會開成示范推進(jìn)會，多把會場交流會開成實(shí)地領(lǐng)悟會，多把學(xué)習(xí)培訓(xùn)會開成操作考核會。關(guān)于高效會議分析的原由再者要注重會議的精髓，提前做好會議的準(zhǔn)備工作，就有中央政治局委員在近期會議上的“10分鐘講話”得到了廣泛的關(guān)注，他就說，如果我準(zhǔn)備在會議上講話10分鐘，可能為此我要做3天的準(zhǔn)備工作，如果我講話30分鐘，可能我只需要準(zhǔn)備1天，如果我不確定我的講話時間，我就一分鐘工作不用準(zhǔn)備。這就要求我們的各中心負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人在召開自主會議的時候必須在會前明確開會的主題和內(nèi)容，會議要突出重點(diǎn)，更多的去教、去引領(lǐng)下屬的一些工作思路和方法。所以以后在每月的1-2號，各中心要明確中心總結(jié)會議的組織者、主持人，將會議議程、通知提報到總辦，作為考核會議質(zhì)量的一項(xiàng)重要指標(biāo)。另外會議紀(jì)律也是中心負(fù)責(zé)人要關(guān)注的一個問題，我們大大小小的會上都強(qiáng)調(diào)要把手機(jī)調(diào)振動或者關(guān)機(jī)，但是仍有電話在會議中響起，總結(jié)會議一月一次，參會人員沒有特殊原因不得請假，請假人必須由代理人代為參加。總辦將對會議質(zhì)量、會議紀(jì)律做專項(xiàng)的跟蹤記錄，凡是會議質(zhì)量不高、紀(jì)律性不強(qiáng)的，將對該中心負(fù)責(zé)人直接作出處理，處理結(jié)果全公司公示。分析和解釋會議的意義1、會議是一個集思廣益的渠道2、會議顯示一個組織或一個部門的存在3、會議是一種群體溝通的方式集思廣益圖會議想法想法想法好創(chuàng)意好點(diǎn)子甲乙丙會議的目的1、開展有效的溝通2、傳達(dá)資訊3、監(jiān)督員工工作、協(xié)調(diào)矛盾4、達(dá)成協(xié)議與解決問題5、決策和資源共享6、開發(fā)創(chuàng)意7、激勵士氣8、鞏固地位商量辦法解決問題信息交流溝通有無匯報成績量化目標(biāo)

資源共享協(xié)調(diào)矛盾激勵士氣優(yōu)化團(tuán)隊(duì)管理團(tuán)隊(duì)鞏固地位宣傳政策開展培訓(xùn)商量方法，解決問題目的：發(fā)現(xiàn)問題、解決問題

為剖析問題、尋求方法提供一個平臺。

將需要解決的問題分析透徹，給出合理化建議。完整的會議經(jīng)過以下六個環(huán)節(jié)：列舉問題問題歸類問題排序列舉方法方法歸類執(zhí)行步驟最終形成有效的決議達(dá)成協(xié)議與解決問題點(diǎn)明困難所在發(fā)現(xiàn)問題并尋找解決方法衡量問題的輕重緩急想出新點(diǎn)子評議新點(diǎn)子確定行動綱領(lǐng)信息交流，溝通有無目的：信息的有效溝通。會議功能可以細(xì)分為三種子類型：信息收集信息發(fā)布建立有效的溝通渠道做好與會準(zhǔn)備：客觀描述，真誠表達(dá)；大膽質(zhì)疑，勇于提問；避免空話，以理服人；簡潔明了，把握時間。發(fā)言要領(lǐng)首先從重要的部分說起。從肯定性的方面說起。有邏輯地、簡單地表達(dá)。一句話表達(dá)一種想法。思考發(fā)言提綱。使聽者能夠理解。使用切合業(yè)務(wù)的表達(dá)。采用其他的方式，免去很多不必要的會議。匯報成績，量化目標(biāo)以匯報為目的的會議是企業(yè)戰(zhàn)略執(zhí)行的重要保障與工具。是管理者實(shí)現(xiàn)進(jìn)程控制、員工體現(xiàn)自我價值的重要途徑。不同的角色有不同的具體目的。關(guān)鍵詞：定義、標(biāo)準(zhǔn)、量化資源共享，協(xié)調(diào)矛盾此類會議一般是臨時性的會議。項(xiàng)目推進(jìn)中，或在個人之間、部門之間產(chǎn)生矛盾或誤解的時候。組織者需要做好充足的準(zhǔn)備，將矛盾了解清楚，并確保相關(guān)人員均能到場。激勵士氣，優(yōu)化團(tuán)隊(duì)通過會議，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)保持長久的激情。需要把握好以下幾點(diǎn)：讓員工認(rèn)同富有挑戰(zhàn)性的工作體現(xiàn)業(yè)績與市場導(dǎo)向的評價體系展現(xiàn)更多的發(fā)展機(jī)會互動：慶功會“完成一個較大的項(xiàng)目，或接下關(guān)鍵的大單子。如何策劃年度經(jīng)營期末總結(jié)大會？管理團(tuán)隊(duì)，鞏固地位

管理

團(tuán)隊(duì)

固定地位樹立權(quán)威層級關(guān)系例會例會作用：加強(qiáng)員工的紀(jì)律意識強(qiáng)化層架關(guān)系鞏固管理者地位協(xié)助管理者做好團(tuán)隊(duì)管理自檢：

當(dāng)你工作出現(xiàn)失誤時，能否在會上承認(rèn)？

你在會上提出的要求是否總能得到大家的支持？

對團(tuán)隊(duì)工作有重大調(diào)整之前，你是否已經(jīng)充分征詢了團(tuán)隊(duì)成員的意見？宣傳政策，開展培訓(xùn)新政策宣傳三種途徑：書面宣傳面對面?zhèn)€別宣傳開會宣傳開會成本較低，還可以就新政策展開互動。確定培訓(xùn)目標(biāo)設(shè)計(jì)培訓(xùn)計(jì)劃實(shí)施培訓(xùn)方案估計(jì)培訓(xùn)效果分析培訓(xùn)需求培訓(xùn)會議政策宣傳功能相似。步驟：會議的種類

按人數(shù)分類按開會方式分類

按開會目的分類1.團(tuán)隊(duì)會議2.一對一會議1.面對面會議2.電話會議3.視頻會議1.宣布人事安排、講解政策的會議2.當(dāng)眾表揚(yáng)或批評別人的會議3.臨時處理突發(fā)事件的會議4.固定的團(tuán)隊(duì)會議（例會）5.集思廣益的會議會議的頻率固定的部門會議：建議頻率：至少每月一次注意事項(xiàng)：不能多與每周一次，否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣；將會議時間記錄在筆記本上，以防因一時疏忽造成工作上的被動。全體會議建議頻率：至少每兩月一次注意事項(xiàng)：利用全體大會通報政策，但不能頻繁，否則會給公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。處理突發(fā)事件的會議建議頻率：隨時注意事項(xiàng)：切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日有危機(jī)，會讓公司陷入工作無序的可怕境地。一對一會議建議頻率：按需要注意事項(xiàng)：可以按需要天天發(fā)生，但是會議長度最好不要超過1小時。低效能會議的現(xiàn)象與特征低效能會議的三個關(guān)鍵詞：很多會議大多低效或者無效，決策會象討論會，討論會象演講會，臺上開大會，臺下開小會……整個會議表現(xiàn)出來的狀況就是：低效能會議的五個現(xiàn)狀低效率低業(yè)績會議的表現(xiàn)會議的高成本直接成本時間成本機(jī)會成本設(shè)施租用+場地+布置+差旅+文件服務(wù)等費(fèi)用與會人數(shù)×?xí)h時長×小時薪資三者的乘積因開會而耽誤的工作效益,乘以這個工作成功的幾率會議低效率危機(jī)的四個特征低效能會議效率危機(jī)一個人喋喋不休地講，一群人默默無“聞”地聽多數(shù)人七嘴八舌地說，少數(shù)人不知所云地聽管理層臺上開大會，基層臺下開小會決策表決會跑題，轉(zhuǎn)變成組織擴(kuò)大會會議效率不高的原因項(xiàng)次原因具體表現(xiàn)（1）時間安排得不合適會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點(diǎn)安排得不妥當(dāng)會議地點(diǎn)設(shè)在辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。（3）開會對象選擇不對必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人影響力不夠會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會議意圖。（5）參會者的技能不夠參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）準(zhǔn)備工作不夠充分開會前沒有通知參會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）目的和結(jié)果不明確開會的原因、目的和結(jié)果在會議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。會議的三大致命傷1、主持人的技巧2、會議的地點(diǎn)3、會議的準(zhǔn)備工作如何進(jìn)行預(yù)防性管理效率不高的原因預(yù)防性管理措施時間會議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或者下午兩點(diǎn)半以后，避免安排在周一或周五。地點(diǎn)地點(diǎn)盡量設(shè)置在一個封閉的會議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進(jìn)行。開會對象的選擇事先通知必須出席會議的人，將出席會議的人分為必須參加者、可以旁觀著和可選擇參加者幾類。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)當(dāng)主持人一職。參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力。會議的準(zhǔn)備工作一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作。開會的原因、目的和結(jié)果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會者。直接取消的會議按以往經(jīng)驗(yàn)無法得出會議決議的會沒有明確的會議目的和會議議程的會相關(guān)決策人、關(guān)鍵意見人無法到會的會高效會議的八大特征1、只在必要時召集2、會前充分籌劃3、擬訂和分發(fā)會議程表4、遵守時間5、一切按部就班6、請最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席7、作出評論和歸納8、記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人

執(zhí)行力強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)，其團(tuán)隊(duì)會議也一定是高效的。

如何才能利用會議，培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)做高效和超強(qiáng)的執(zhí)行力呢？

從團(tuán)隊(duì)成員的主人翁心態(tài)抓起，尊重團(tuán)隊(duì)成員的意見和建議，讓團(tuán)隊(duì)成員通過會議形成一種合力，最終達(dá)成團(tuán)隊(duì)目標(biāo)。會議時間安排的規(guī)范

上午9:30-10:00點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時候。這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應(yīng)會議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實(shí)的。上午10-12點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進(jìn)行一對一的會談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會談的最佳時機(jī)。下午1-3點(diǎn)之間，最適合調(diào)動員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。固定的會議流程規(guī)范開始?xì)g迎會議目的議程具體時間安排規(guī)章制度3議程1分享話題和目標(biāo)交換信息產(chǎn)生生意/做決定/確認(rèn)行動總結(jié)2結(jié)束會議總結(jié)安排下次會議跟蹤備忘錄跟蹤計(jì)劃固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點(diǎn)

1、一個中心一個中心是指整個會議的議程。一個中心包括：會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會議記錄人。進(jìn)行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動；總結(jié)。結(jié)束會議，具體包括：總結(jié)；安排下次會議。

2、兩個基本點(diǎn)兩個基本點(diǎn)是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準(zhǔn)備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。所以，一個規(guī)范的會議流程必須包含會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作。會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做匯報的人選等。會議本身要遵守的規(guī)則1.參會者要將工作安排交給會議主席2.超過1小時的會議要有書面的通知3.所有參會者都要有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài)4.會議要能準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束5.負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任會議本身要遵守的規(guī)則6.在會上要維護(hù)別人的尊嚴(yán)7.要有人提出不同的意見8.會后要能拿到書面的記錄9.參會者要履行反饋職責(zé)10.要請第三方監(jiān)控會議質(zhì)量開會前的準(zhǔn)備工作是否要開會準(zhǔn)備工作的作用1H5W準(zhǔn)備工作核對單主持人的準(zhǔn)備工作無需開會的五個如果如果已經(jīng)按慣例每周聚會會議成本太大還有比開會更好的方法沒什么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會讓他人參與只能把問題弄糟）必須開會的五個如果如果必須把信息同時傳達(dá)給很多人

有些事情需要當(dāng)眾表揚(yáng)或批評

要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報工作給小組委派任務(wù)準(zhǔn)備工作的作用選擇最恰當(dāng)?shù)倪x擇方式使參會者能對討論有清楚的方向可循清楚的告知參會者應(yīng)有何種行為表現(xiàn)節(jié)省時間與減少沖突會議準(zhǔn)備的5W1H法會議準(zhǔn)備工作核對單1.了解會議的目的3.確定會議的形式5.決定會議的時間7.決定會議的地點(diǎn)9.確定出席人數(shù)11.是否準(zhǔn)備會議名簽13.是否安排與會者住宿15.確定視聽教材17.準(zhǔn)備會場周邊位置圖19.確定自己人的相關(guān)資料2.是否一定要開會4.安排會議的議程6.確定會議的主持人8.研究會場如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否發(fā)出了會議通知16.確定輔助教材18.是否要求與會者準(zhǔn)備資料20.是否安排會后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知主持人的三個準(zhǔn)備

設(shè)定溝通目標(biāo)制訂行動計(jì)劃預(yù)備可能的爭執(zhí)

如何做開場白定義：3~5分鐘的談話，系統(tǒng)、簡潔及有明確宗旨。內(nèi)容：開會目的，時間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)則等。程序：

概觀會議進(jìn)行程序；

提供與會議有關(guān)的資訊；

規(guī)范議程；

指定會議記錄者；

征求對議程設(shè)計(jì)的意見。如何分配發(fā)言時間主持人發(fā)言最多的原因?qū)h的議題特別熟地位最高而且聲音較大負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任主持人的發(fā)言時間應(yīng)掌握在20%要盡量保證每個人發(fā)言機(jī)會均等；盡量開成一種互動的會議氛圍。如何掌握議事進(jìn)度語言方式非語言方式如何達(dá)成決議—決策方式用足夠多的時間檢視困難所在，并是參會者達(dá)成共識列舉或圖示各提案并開始討論客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭估計(jì)各提案之獲益律估計(jì)有無采集更多參考資料的需要征求反對意見以中立角度檢視正反意見尋求與會者對各題案之認(rèn)同對提案做適當(dāng)?shù)男菡c妥協(xié)確認(rèn)議事結(jié)果組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督部門。四種群體決策權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識決策無異議決策

權(quán)威決策

權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時。適宜使用：當(dāng)組織授權(quán)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人作最終決策并全權(quán)負(fù)責(zé)時。不宜使用：當(dāng)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人希望團(tuán)隊(duì)成員接納并支持某項(xiàng)決策時。

少數(shù)服從多數(shù)決策

少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意提案時，它以民主原則為基礎(chǔ)。適宜使用：當(dāng)時間有限，而決策結(jié)果不會對反對者造成消極影響時。注意：投票容易導(dǎo)致輸贏之爭，輸方將難以盡職和投入。共識決策共識決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項(xiàng)提議，每一團(tuán)隊(duì)成員均有否決權(quán)。共識決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實(shí)施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風(fēng)。注意：如果決策時間有限，或團(tuán)隊(duì)成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成。無異議決策無異議決策產(chǎn)生于所有成員對某項(xiàng)決策完全贊同時。當(dāng)提案非常重要，要求所有成員達(dá)成完全一致時，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)作出無異議決策。注意：無論團(tuán)隊(duì)具備什么樣的經(jīng)驗(yàn)，無異議決策都很難達(dá)成。只有當(dāng)一項(xiàng)決策的結(jié)果對每個成員都至關(guān)重要時才有可能作出無異議決策。如何圓滿結(jié)束會議1、預(yù)留一定時間總結(jié)2、確保工作分配妥當(dāng)3、準(zhǔn)時結(jié)束會議會議中的溝通與反饋技巧會議中的溝通會議中的反饋技巧溝通的定義為了設(shè)定的目標(biāo)把信息、思想、情感在個體或者群體之間傳遞并且達(dá)成協(xié)議的過程溝通的漏斗別人行動的20%別人聽懂的40%別人聽到的60%你嘴上說的80%你心里想的100%溝通漏斗溝通金三角自己對方設(shè)身處地溝通的冰山模式

環(huán)境話題5%~20%工作層面80%~95%關(guān)系層面有效溝通原則有明確的溝通目標(biāo)有明確的時間約束重視每一個細(xì)節(jié)積極傾聽努力達(dá)成目標(biāo)造成溝通困難的因素缺乏自信，主要因?yàn)橹R和信息掌握不夠重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)不足或條理不清不能積極聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯誤按自己的思路思考，忽略他人的需求失去耐心，造成爭執(zhí)準(zhǔn)備不充分，沒有慎重思考就發(fā)表意見時間不充分情緒不好語言不通大腦過濾記憶力差如何建立信任找共同點(diǎn)適當(dāng)展示自己的能力和水平適當(dāng)暴露自己脆弱的地方不必說出所有的真相會議中的反饋技巧反饋的兩種類型正面指導(dǎo)反饋建設(shè)性反饋批評三部曲1.首先表揚(yáng)特定的成就2.指出做的不好的地方3.以肯定和支持結(jié)束給予尊重、支持、表揚(yáng)，讓與會者融進(jìn)會議

主持人與會者尊重：1.不要有偏見2.有禮貌地仔細(xì)地傾聽支持：1.不要中途打斷或催促2.對發(fā)言者的講話內(nèi)容表示支持與興趣表揚(yáng)：1.及時肯定，如引導(dǎo)大家鼓掌2.對某人批評前，先對他作一番鼓勵和夸獎主持人的會議管理技巧傾聽的技巧實(shí)際的說話技巧傾聽

是暫時忘掉自我的思想、期待、成見和愿望。全神貫注的理解談話者的內(nèi)容，與他一起去體驗(yàn)，感受整個過程。這是一種管理技巧，可以通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。傾聽的禮節(jié)聽聽別人的故事聽聽別人完整的故事先聽聽別人完整的故事傾聽的技巧點(diǎn)頭且微笑眼神的接觸發(fā)出傾聽的聲音身體向前傾重復(fù)和總結(jié)必要時做記錄傾聽的誤區(qū)別人說話時你在想你自己的事邊聽邊與自己的不同觀點(diǎn)比較經(jīng)常打斷別人的談話為演講者結(jié)束他的演講忽略過程只要結(jié)果僅聽自己想聽或愿聽的東西精力不集中，易被其他東西干擾表達(dá)感受的兩句話我也有過相同的經(jīng)歷如果我是你，我跟你感覺一樣說話技巧展示探詢評論建立測試?yán)斫馇闆r總結(jié)排除引進(jìn)就程序提出建議企業(yè)會議溝通的現(xiàn)狀1、為什么開會時員工不說話？2、為什么會議讓員工困乏了？3、為什么會議總是重申無效？會議溝通職場會議四類不能說派不敢說派不愿說派不屑說派四大門派有你嗎？不能說派?；旧鲜悄切┵Y歷尚淺、能力稍顯不足的員工，肚里有東西但沒有能力言簡意賅的表達(dá)出來，由于會議議程很緊迫，本來就感到自己無足輕重，不說也罷，別弄的話說不囫圇，搞得上司皺眉頭、老板直瞪眼。只要有一次，這部分人的發(fā)言被中途打斷，其自尊心與自信心就會被徹底擊垮，打死他都不會有第二次踴躍發(fā)言，他們就變成為名副其實(shí)的附和派、跟屁蟲。

不敢說派。槍打出頭鳥、露頭的椽子容易爛是這些鴕鳥型員工的座右銘，他們深知言多必失，多一事不如少一事的道理，況且有些真話也不適宜在大會上講，他們往往會私下通過別的渠道把自己的意見聰明表達(dá)上去，既顯示了自己的忠誠，又表明自己會來事兒。這幫人大多是老板的寵兒，他們八面玲瓏、左右逢源、深諳職場政治之精髓。不愿說派。與不敢說派想比，不愿說派有水平，但不聰明，他們被認(rèn)為：認(rèn)不清形式，就是認(rèn)清了形式，也在堅(jiān)持自我做事原則。有點(diǎn)像社會上堅(jiān)持良知的知識分子。他們往往是群眾中的精神領(lǐng)袖，老板對這部分人又恨又愛。愛其是人才；恨其不是奴才。天長日久經(jīng)過漫長的企業(yè)文化的洗禮，習(xí)慣為了大會氣氛的和諧，在大會上他們選擇了沉默。這種沉默，不是對抗，也不是智慧，而是為了生存。不屑說派。這類員工就好比歷史上狂狷之士，或者今日的憤怒青年，憤世嫉俗、指點(diǎn)江山、激揚(yáng)文字，無所不知，無所不能。但這類人往往很會發(fā)現(xiàn)問題，卻不能很好解決問題。私下里是大炮，狂轟濫炸，把公司政策與新動向批得體無完膚、慘不忍睹。在大會上，他們從來都不缺乏奇思妙想，但是懶得表達(dá)、不屑于說。這部分人很容易被老板打入另冊，罪名就是有才無德，嚴(yán)重缺乏團(tuán)隊(duì)精神與主人翁精神。企業(yè)一旦需要駭猴時，爾等就作為雞被殺了，話又說了回來，公平講，其實(shí)是替“不能說派”跟屁蟲擋了刀。主持人與參會者的守則與責(zé)任主持人的守則與責(zé)任參會者的守則與責(zé)任如何處理會議中的沖突主持人的守則與責(zé)任營造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確討論總結(jié)內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言幫助參會者理清不假思索的想法尊重別人，避免會中意見一邊倒的情況減少與議題無關(guān)的爭辯和討論保證中立態(tài)度主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)聽完陳述后，就沒詞了向雙方之一表示贊同阻止對方宣泄，建議雙方冷靜下來后再談?wù)J為雙方都有錯誤，指出兩者各自存在的問題建議舉行一個你可能不是主持人的求借方法會議引導(dǎo)雙方攻擊你縮小問題的嚴(yán)重性換話題當(dāng)雙方爭執(zhí)時，表達(dá)不愉快的情緒參會者的守則和責(zé)任會前充分準(zhǔn)備會中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見以解決問題為己任開放的心態(tài)，摒除部門之見盡可能多的獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不隱善揚(yáng)惡，不人身攻擊避免不當(dāng)?shù)闹w語言會后總結(jié)參會者的責(zé)任時間參會者的責(zé)任開會前根據(jù)個人的觀點(diǎn)研究問題依據(jù)提供的資料準(zhǔn)備論證的材料記下開會的日期、時間、地點(diǎn)做好在會議中盡量表達(dá)的心理準(zhǔn)備開會中傾聽他人的意見積極發(fā)表自己的見解關(guān)注正在討論的事項(xiàng)與主持人密切配合以達(dá)到會議目的開會后會議達(dá)成了什么結(jié)果還有哪些事情未完成分配給自己的任務(wù)如何完成如何處理會議中的沖突決斷：滿足自己的要求回避遷就（適應(yīng)）不合作合作妥協(xié)競爭（暴力）協(xié)作決斷不決斷根據(jù)這個坐標(biāo)，介紹5種處理沖突的方法。從而了解主持人和參會者如何用不同的沖突類型來共同解決矛盾，處理沖突，達(dá)成會議的最終結(jié)果。

暴力型。暴力型屬于特別決斷的那一類，面對沖突的時候，處理人往往以個人意志為主，馬上獨(dú)立做出決定。暴力類型的人一味的滿足自己的要求，類似暴君。但是在一些特別緊急的情況下，暴力型的處理者也是必不可少。

遷就型。遷就型就是一味地放棄自己的要求，一味地滿足對方的要求，遷就型又稱為適應(yīng)型。

回避型。回避型既不決斷，又不合作，而是回避矛盾。

協(xié)作型。協(xié)作型是最理想的類型，可以做到既滿足自己的需求，又滿足對方的需求。發(fā)生了沖突，促使大家合作，共同解決沖突。

妥協(xié)型。妥協(xié)型處于坐標(biāo)的中間，屬于“和事佬”。

大家可以提問，一起發(fā)現(xiàn)問題主要原因預(yù)防措施補(bǔ)救措施與會者拒絕參與怯場感覺氣氛不對不喜歡主持人的態(tài)度認(rèn)為會議不具實(shí)效努力創(chuàng)造和諧的氣氛避免表現(xiàn)個人的偏好設(shè)法排除與會者的心理障礙鼓動與會者的興趣無人回應(yīng)與會者準(zhǔn)備不足該話題為重復(fù)討論有更權(quán)威核心人物在場提前讓與會者了解會議議題避免影響大家發(fā)言的人物到場點(diǎn)名發(fā)言通過眼神來鼓勵與會者發(fā)言開好會議的頭主要原因預(yù)防措施補(bǔ)救措施少數(shù)人壟斷會議多數(shù)人并不積極參與少數(shù)人思考快速少數(shù)人好于表現(xiàn)會議之前做好動員工作事先與可能壟斷會議的溝通要求輪流發(fā)言巧妙地阻止指派工作給喜歡壟斷會議的人去做將視線避開壟斷者出現(xiàn)小范圍討論個別問題牽住領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人的注意力管理者對某些問題置之不理討論開始離題充分考慮議題在與會人員中的共性考慮出席者的均衡建議其他員工也就此發(fā)表意見重復(fù)議題，將討論引導(dǎo)到正題請其他人確認(rèn)此問題有無共性自由發(fā)言、一問一答、共同分析問題頭腦風(fēng)暴法不予批評自由鳴放歡迎大量方案遵守三個準(zhǔn)則有四條原則提出自己的案會議之前準(zhǔn)備會議中自由聯(lián)想想法說完再評論確認(rèn)要討論的問題準(zhǔn)備會場組織人員宣布主題頭腦風(fēng)暴

整理問題，找出重點(diǎn)問題會后評價流程圍繞核心問題，針對同一問題預(yù)先告知會議主持人終止辯論簡明歸納總結(jié)討論內(nèi)容，一起研究方法注意：相關(guān)決策人必須在會議現(xiàn)場問題已經(jīng)充分討論過2所提出的方法應(yīng)當(dāng)具有可執(zhí)行性4重申此次會議的目標(biāo)31所提的方法與此前的討論相聯(lián)系33總結(jié)討論內(nèi)容時，主持人緊密聯(lián)系以下四項(xiàng)要點(diǎn)：目的問題一問題二問題三問題四問題五問題六一級工作二級工作三級工作一級工作會議總結(jié)的工具：魚骨圖歸納、總結(jié)、點(diǎn)評，考慮每一個團(tuán)隊(duì)成員的意見“術(shù)業(yè)有專攻”，每個人都有自己擅長的領(lǐng)域，如果僅僅依靠一個人的智慧，考慮問題時難免有所疏漏。通過開會集思廣益，形成對某一問題的多側(cè)面、多角度的全面看法，這樣可以讓組織決策更科學(xué)。百花齊放、百家爭鳴，積極參與討論不要做自始自終都沒有發(fā)言的那個人！積極參與討論是會議對每一位與會人員的要求。無論你是主持人、主講者還是與會者，有技巧、有號召力的講話都能使會議取得成功。如何控制會議時間呢？及時提醒發(fā)言者控制每一個議題時間盡量避免討論與會議議題無關(guān)的內(nèi)容準(zhǔn)時召開會議確保會議準(zhǔn)時開始和按時結(jié)束糾正離題的討論提醒或中止過長的發(fā)言控制每一個議題時間選擇合適的日期盡量提前通知會議記錄會議記錄者的功能誰能勝任會議記錄者對會議記錄的10大建議會議記錄者的功能僅次于主持人記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的順序協(xié)助主持人總結(jié)與歸納會議記錄者的才能反應(yīng)快寫字快（電腦打字快）知識面廣記憶力特別強(qiáng)組織能力強(qiáng)傾聽能力強(qiáng)總結(jié)能力強(qiáng)會議記錄的10大建議重要的會議應(yīng)該進(jìn)行錄音定期召開的會議不用錄音多數(shù)會議指定記錄者記錄者的筆記流暢不失真會議記錄者的責(zé)任更全面會議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確會議結(jié)束后整理會議內(nèi)容會議記錄應(yīng)有組織的整理與主席共同修正錯誤部分將會議記錄發(fā)送給與會者高效會議記錄要發(fā)揮5種功能依據(jù)功能：會議記錄者與寫作者的區(qū)別就是只有記錄權(quán)沒有改造權(quán)。只能記錄，不能隨意加工，增添內(nèi)容。素材功能：會議記錄未經(jīng)整理、為經(jīng)綜合，是會議內(nèi)容和情況原始記錄，也是后期形成會議簡報和會議紀(jì)要的重要素材和基礎(chǔ)。備忘功能：會議記錄記錄了會議時間、地點(diǎn)、出席人員、主持人、議程等基本情況，對與會者發(fā)言、領(lǐng)導(dǎo)講話、討論和爭議、形成決議等有詳細(xì)記錄，是會議情況和會議內(nèi)容的原始憑證。觀察預(yù)防功能：觀察到會議中一些主持人留意不到的地方，比如哪些人發(fā)言過長？哪些人沒有發(fā)言？可以做到記錄，提醒主持人！記錄并維持程序功能：會后跟蹤。團(tuán)隊(duì)會議的誤區(qū)社會性懈怠

團(tuán)體思維

團(tuán)體極化會后跟進(jìn)作參為者的會后跟進(jìn)作為主持人的會后跟進(jìn)自我評定怎樣提高下次會議的質(zhì)量關(guān)于習(xí)慣參會者會后跟進(jìn)的內(nèi)容拿到會議記錄以后要細(xì)讀分析不同參會者的眾生相考慮自己任務(wù)的完成方法會議是一項(xiàng)新任務(wù)的開始主持人的會后跟進(jìn)請大家填寫會議評估表針對意見做出改進(jìn)措施詢問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事制定跟進(jìn)計(jì)劃，負(fù)責(zé)跟進(jìn)如有需要找高層協(xié)助如計(jì)劃進(jìn)行順利，取消下次會議會議之后檢討得失跟進(jìn)和落實(shí)高效會議的三項(xiàng)措施會議決策內(nèi)容的資料整理會議文件資料的要求和內(nèi)容收集范圍：會前、會中、會后。及時性：確保在與會人員離開前全部收齊。會議文件資料收集整理的工作程序

登記、甄別、篩選、