會計(jì)電算化 第8章

會計(jì)信息化實(shí)用教程第8章購銷存系統(tǒng)初始設(shè)置目錄8.1購銷存系統(tǒng)概述8.2購銷存系統(tǒng)初始化8.1購銷存系統(tǒng)概述8.1.1購銷存系統(tǒng)應(yīng)用方案8.1.2購銷存系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程8.1.1購銷存系統(tǒng)應(yīng)用方案購銷存系統(tǒng)包括采購、銷售、庫存、核算4個模塊。采購模塊主要功能包括輸入采購發(fā)票與其相對應(yīng)的采購入庫單，實(shí)現(xiàn)采購報賬（結(jié)算）工作、輸入付款單、實(shí)現(xiàn)采購付款業(yè)務(wù)。采購模塊相關(guān)操作人員為采購核算員和庫房管理員。銷售模塊主要功能包括輸入銷貨發(fā)票和發(fā)貨單、實(shí)現(xiàn)庫存商品的對外銷售業(yè)務(wù)；輸入收款單，實(shí)現(xiàn)銷售收款業(yè)務(wù)。相關(guān)操作人員為銷售核算員和庫房管理員。庫存模塊功能包括根據(jù)采購和銷售的情況、進(jìn)行出入庫業(yè)務(wù)的管理工作以及其他出入庫業(yè)務(wù)的管理工作。相關(guān)操作人員為庫房管理員。核算模塊功能包括對各種出入庫業(yè)務(wù)進(jìn)行入庫成本及出庫成本的核算、對各種收付款業(yè)務(wù)生成一系列的相關(guān)憑證并傳遞到總賬中。相關(guān)操作人員為財務(wù)人員和材料會計(jì)。8.1.2購銷存系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程采購入庫單發(fā)貨單材料出庫單銷售出庫單其他出庫單產(chǎn)成品入庫單采購入庫單其他入庫單收款單采購發(fā)票采購管理庫存管理（審核）銷售管理核算（記賬及生成憑證）總賬系統(tǒng)憑證付款單銷售發(fā)票8.2購銷存系統(tǒng)初始化8.2.1購銷存系統(tǒng)業(yè)務(wù)參數(shù)設(shè)置8.2.2設(shè)置基礎(chǔ)檔案8.2.3客戶往來和供應(yīng)商往來期初數(shù)據(jù)8.2.4購銷存系統(tǒng)期初數(shù)據(jù)8.2.1購銷存系統(tǒng)業(yè)務(wù)參數(shù)設(shè)置1．采購模塊采購業(yè)務(wù)主要控制參數(shù)：（1）入庫單是否自動編號選擇此項(xiàng)，則在生成入庫單時系統(tǒng)自動編號，否則需人工輸入編號。（2）存貨使用輔計(jì)量單位對同一種存貨，如果財務(wù)核算所用的計(jì)量單位與業(yè)務(wù)活動所用的統(tǒng)計(jì)單位不相同時，就要設(shè)置輔計(jì)量單位。這樣，存貨成本就可以按主計(jì)量單位核算，按輔計(jì)量單位統(tǒng)計(jì)。例如,襯衣可按“件”計(jì)量，也可以按“箱”計(jì)量；那么可以把“件”作為襯衣的主計(jì)量單位，把“箱”作為襯衣的輔計(jì)量單位。應(yīng)付業(yè)務(wù)控制參數(shù)：（1）應(yīng)付款核銷方式系統(tǒng)提供兩種應(yīng)付款的核銷方式，即按單據(jù)核銷應(yīng)付款和按產(chǎn)品核銷應(yīng)付款。選擇不同的核銷方式，將影響到付款分析的精確性。（2）匯兌損益結(jié)算方式系統(tǒng)提供兩種計(jì)算匯兌損益的方式，即外幣余額結(jié)清時計(jì)算和月末計(jì)算兩種方式。（3）應(yīng)付確認(rèn)日期依據(jù)系統(tǒng)提供了兩種應(yīng)付確認(rèn)日期的依據(jù)，即以業(yè)務(wù)日期或以單據(jù)日期確認(rèn)。（4）現(xiàn)金折扣是否顯示為了鼓勵客戶在信用期間內(nèi)提前付款，企業(yè)經(jīng)常會采用現(xiàn)金折扣政策。選擇顯示現(xiàn)金折扣，系統(tǒng)會在“單據(jù)結(jié)算”中顯示“可享受折扣”和“本次折扣”，并計(jì)算可享受的折扣。若選擇了“不顯示現(xiàn)金折扣”，則系統(tǒng)既不計(jì)算也不顯示現(xiàn)金折扣。8.2.1購銷存系統(tǒng)業(yè)務(wù)參數(shù)設(shè)置2.銷售模塊

銷售業(yè)務(wù)控制參數(shù)（1）有無外幣業(yè)務(wù)若有外幣業(yè)務(wù)，可以將幣種項(xiàng)選入可處理外幣業(yè)務(wù)單據(jù)的格式，相關(guān)賬表查詢的參照條件中包含幣種，輸出內(nèi)容中包含外幣業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)信息；否則，系統(tǒng)不能處理外幣業(yè)務(wù)。（2）是否固定換算率此選項(xiàng)在存貨有輔計(jì)量單位時才有效。若是固定換算率，在錄入或修改單據(jù)時，對于有輔計(jì)量單位的存貨，如果數(shù)量改變，系統(tǒng)自動重新計(jì)算件數(shù)，換算率不變（但換算率本身在錄入或修改單據(jù)時是可以修改的）；否則，如果數(shù)量改變，系統(tǒng)自動重新計(jì)算換算率，件數(shù)不變。（3）是否由銷售系統(tǒng)生成銷售出庫單如果由銷售系統(tǒng)生成銷售出庫單，銷售系統(tǒng)的發(fā)貨單、銷售發(fā)票在復(fù)核時，自動生成銷售出庫單，并傳遞到庫存系統(tǒng)和存貨核算系統(tǒng)；否則，銷售出庫單由庫存系統(tǒng)參照上述單據(jù)生成。（4）銷售是否必填批號如果選擇是，則批次管理的存貨在銷售系統(tǒng)開據(jù)發(fā)貨單、銷售發(fā)票時，批號為必填項(xiàng)；如果選擇否，則批號在銷售系統(tǒng)可指定可不指定，銷售系統(tǒng)指定后庫存不能修改，未指定的由庫存系統(tǒng)指定。8.2.1購銷存系統(tǒng)業(yè)務(wù)參數(shù)設(shè)置（5）銷售報價是否含稅銷售報價指填制銷售單據(jù)時貨物的本位幣的參考售價。若選擇是，則報價作為單據(jù)的含稅單價欄的默認(rèn)值；若選擇否，則報價作為單據(jù)的無稅單價欄的默認(rèn)值。（6）是否有信用額度控制若選擇是，那么在增加、修改和審核銷售訂單、發(fā)貨單、銷售發(fā)票時，如果前客戶的應(yīng)收賬款余額超過了該客戶的檔案中設(shè)定的信用額度值，或者當(dāng)前客戶的信用期間超過了該客戶的檔案中設(shè)定的信用期間值，需要輸入口令方可確認(rèn)相應(yīng)操作；否則，在做以上操作時系統(tǒng)不做客戶信用檢查。當(dāng)發(fā)貨單、發(fā)票都被選中時，表示對二者都控制；當(dāng)發(fā)貨單被選中而發(fā)票未被選中時，表示對所有發(fā)貨單控制，并且對先開票的發(fā)票控制；當(dāng)發(fā)貨單未被選中而發(fā)票被選中時，表示只對發(fā)票控制（包括參照發(fā)貨單生成的發(fā)票和先開票的發(fā)票）。（7）是否有最低售價控制若選擇是，那么在增加、修改和審核銷售訂單、發(fā)貨單、銷售發(fā)票時，若貨物的實(shí)際銷售價格超過了存貨檔案中設(shè)定的最低售價（實(shí)際銷售價格是含稅單價還是無稅單價由“報價是否含稅”參數(shù)決定），需要輸入口令方可確認(rèn)相應(yīng)操作；否則，在進(jìn)行以上操作時系統(tǒng)不做存貨最低售價的檢查。8.2.1購銷存系統(tǒng)業(yè)務(wù)參數(shù)設(shè)置應(yīng)收業(yè)務(wù)控制參數(shù)：（1）應(yīng)收款核銷方式系統(tǒng)提供兩種應(yīng)收款的核銷方式，即按單據(jù)核銷應(yīng)收款和按產(chǎn)品核銷應(yīng)收款。選擇不同的核銷方式，將影響到收款分析的精確性。（2）匯兌損益結(jié)算方式系統(tǒng)提供兩種計(jì)算匯兌損益的方式，即外幣余額結(jié)清時計(jì)算和月末計(jì)算兩種方式。（3）應(yīng)收確認(rèn)日期依據(jù)系統(tǒng)提供了兩種應(yīng)收確認(rèn)日期的依據(jù)，即以業(yè)務(wù)日期或以單據(jù)日期確認(rèn)。（4）現(xiàn)金折扣是否顯示參見采購模塊“現(xiàn)金折扣是否顯示”的參數(shù)說明。8.2.1購銷存系統(tǒng)業(yè)務(wù)參數(shù)設(shè)置3．庫存模塊（1）有無組裝拆卸業(yè)務(wù)某些企業(yè)的某些存貨既可單獨(dú)出售，又可與其他存貨組裝在一起銷售。例如，計(jì)算機(jī)銷售公司既可將顯示器、主機(jī)、鍵盤等單獨(dú)出售，又可按客戶的要求將顯示器、主機(jī)、鍵盤等組裝成計(jì)算機(jī)銷售，這時就需要對計(jì)算機(jī)進(jìn)行組裝。（2）有無批次管理批次管理指對存貨的收發(fā)存進(jìn)行批次跟蹤，可統(tǒng)計(jì)某一批次所有存貨的收發(fā)存情況或某一存貨所有批次的收發(fā)存情況。（3）有無保質(zhì)期管理保質(zhì)期管理指對存貨的失效日期進(jìn)行監(jiān)控，對過期、到期的存貨進(jìn)行報警，并對即將過期的存貨進(jìn)行預(yù)警。（4）有無成套件管理有些存貨既是單獨(dú)的商品可單獨(dú)銷售，又是其他商品的組成件，可隨同其他商品一起銷售。8.2.1購銷存系統(tǒng)業(yè)務(wù)參數(shù)設(shè)置（5）存貨有無輔助計(jì)量單位參見采購模塊“存貨使用輔計(jì)量單位”的參數(shù)說明。存貨成本按計(jì)量單位核算，輔助計(jì)量單位只參與統(tǒng)計(jì)，不參與核算。（6）是否允許零出庫零出庫指出庫數(shù)量大于存貨的結(jié)存數(shù)量時仍然出庫，即超現(xiàn)存量出庫。（7）是否需要最高最低庫存報警最高層低庫存報警指單據(jù)錄入時，如果存貨當(dāng)前現(xiàn)存量小于最低庫存量或大于最高庫存量，是否需要系統(tǒng)報警。（8）是否允許超限額領(lǐng)料超限額領(lǐng)料指限額領(lǐng)料單的累計(jì)出庫數(shù)是否可以超過出庫計(jì)劃數(shù)。如果允許，則分單出庫對超過計(jì)劃的材料不進(jìn)行報警；如果不允許，報警則系統(tǒng)提示超過計(jì)劃領(lǐng)料數(shù)，應(yīng)修改出庫數(shù)量。8.2.1購銷存系統(tǒng)業(yè)務(wù)參數(shù)設(shè)置（9）是否庫存系統(tǒng)生成銷售出庫單該選項(xiàng)主要影響庫存系統(tǒng)與銷售系統(tǒng)集成使用的情況。如果選擇庫存系統(tǒng)生成銷售出庫單，則銷售發(fā)貨單或銷售發(fā)票在銷售系統(tǒng)審核時不自動生成銷售出庫單到庫存系統(tǒng)，而是在庫存系統(tǒng)根據(jù)銷售發(fā)貨單或銷售發(fā)票生成銷售出庫單；如果不選擇該選項(xiàng)，則銷售發(fā)貨單或銷售發(fā)票在銷售系統(tǒng)審核時自動生成銷售出庫單傳到庫存系統(tǒng)。（10）銷售出庫業(yè)務(wù)是否由銷售系統(tǒng)指定批號該選項(xiàng)主要影響庫存系統(tǒng)與銷售系統(tǒng)集成使用的情況。如果選擇由銷售系統(tǒng)指定批號，則銷售系統(tǒng)開據(jù)發(fā)貨單或發(fā)票時就必須指定批號，而且?guī)齑嫦到y(tǒng)根據(jù)發(fā)貨單或發(fā)票生成銷售出庫單時，不能修改此批號；如果用戶選擇否，則銷售系統(tǒng)開據(jù)發(fā)貨單或發(fā)票時批號可輸可不輸，如果不輸批號則在庫存系統(tǒng)根據(jù)發(fā)貨單或發(fā)票生成銷售出庫單時指定批號。8.2.1購銷存系統(tǒng)業(yè)務(wù)參數(shù)設(shè)置4.核算模塊（1）零出庫成本選擇零出庫成本選擇指在先進(jìn)先出或后進(jìn)先出方式下核算的出庫單據(jù)登記明細(xì)賬時，如果出現(xiàn)賬中為零成本或負(fù)成本，會造成出庫成本不可計(jì)算，為避免出現(xiàn)此情況，需要從系統(tǒng)提供的選項(xiàng)中進(jìn)行選擇。（2）暫估處理方式對存貨的暫估處理，系統(tǒng)提供三種方式。月初回沖是指月初時系統(tǒng)自動生成紅字回沖單；單到回沖是指發(fā)票報銷處理時系統(tǒng)生成紅字回沖單，并生成藍(lán)字報銷單；單到補(bǔ)差是指報銷處理時系統(tǒng)自動生成一張調(diào)整單，調(diào)整金額為實(shí)際金額與暫估金額的差額。8.2.1購銷存系統(tǒng)業(yè)務(wù)參數(shù)設(shè)置（3）最大/最小單價控制為了解決移動平均、全月平均計(jì)價法下由于零出庫或暫估成本與結(jié)算成本不一致，造成的出庫單價極大或極小甚至出現(xiàn)負(fù)單價等情況的問題，系統(tǒng)提供了最高/最低單價控制功能，用戶只有在系統(tǒng)選項(xiàng)中選擇“移動平均、全月平均單價最高最低控制”時系統(tǒng)才予以控制。當(dāng)設(shè)置每一存貨的最高/最低單價或由系統(tǒng)根據(jù)各存貨的入庫記錄自動獲取最高/最低單價后，記賬或期末處理時，如果系統(tǒng)計(jì)算的單價超過最高/最低單價，系統(tǒng)則按“最大、最小單價”選擇的方法取單價，例如取上次出庫成本、參考成本、上次入庫成本、或手工輸入、結(jié)存成本、最大/最小單價、出庫單價等。為了解決計(jì)劃價或售價計(jì)價法下，由于零出庫或暫估成本與結(jié)算成本不一致造成的差異率（或差價率）極大或極小等情況的問題，系統(tǒng)提供差異/差價率最高最低控制功能。只有在最高最低控制選項(xiàng)中選擇差價/差異最高最低控制，系統(tǒng)才予以控制。當(dāng)設(shè)置了一個標(biāo)準(zhǔn)的差價率（或差異率）允許的上下幅度后，如果系統(tǒng)計(jì)算出的差異率（或差價率）超過此范圍，系統(tǒng)則按“最大、最小差價率”選擇按標(biāo)準(zhǔn)差異率（或差價率）、當(dāng)月入庫差異率（或差價率）、上月出庫差異率（或差價率）等方法計(jì)算。最高/最低單價由系統(tǒng)根據(jù)入庫單的單價進(jìn)行維護(hù)，也可手工輸入最高/最低單價。8.2.2設(shè)置基礎(chǔ)檔案1．基礎(chǔ)檔案信息（1）存貨分類伴隨采購業(yè)務(wù)經(jīng)常有采購費(fèi)用發(fā)生。如果需要將該費(fèi)用計(jì)入采購成本，則在系統(tǒng)中需要將勞務(wù)費(fèi)用也視為一種存貨，為了與企業(yè)正常存貨分開管理、統(tǒng)計(jì)，通常將其單獨(dú)列為一類，例如“應(yīng)稅勞務(wù)”。操作演示8.2.2設(shè)置基礎(chǔ)檔案1．基礎(chǔ)檔案信息（2）存貨檔案在“存貨檔案”窗口中包括四個選項(xiàng)卡：基本、成本、控制和其他。在“基本”選項(xiàng)卡中，有6個復(fù)選框，用于設(shè)置存貨屬性。操作演示8.2.2設(shè)置基礎(chǔ)檔案1．基礎(chǔ)檔案信息（3）倉庫檔案存貨一般是存放在倉庫保管的。對存貨進(jìn)行核算管理，就必須建立倉庫檔案。操作演示8.2.2設(shè)置基礎(chǔ)檔案1．基礎(chǔ)檔案信息（4）采購類型和銷售類型收發(fā)類別用來表示存貨的出入庫類型，便于對存貨的出入庫情況進(jìn)行分類匯總統(tǒng)計(jì)。操作演示操作演示8.2.2設(shè)置基礎(chǔ)檔案1．基礎(chǔ)檔案信息（5）收發(fā)類別定義采購類型和銷售類型，能夠按采購、銷售類型對采購、銷售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。采購類型和銷售類型均不分級次，根據(jù)實(shí)際需要設(shè)立。（6）產(chǎn)品結(jié)構(gòu)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)用來定義產(chǎn)品的組成，包括組成成分和數(shù)量關(guān)系，以便用于配比出庫、組裝拆卸、消耗定額、產(chǎn)品材料成本等引用。產(chǎn)品結(jié)構(gòu)中引用的物料必須首先在存貨檔案中定義。（7）費(fèi)用項(xiàng)目銷售過程中有很多不同的費(fèi)用發(fā)生，如代墊費(fèi)用、銷售支出等，在系統(tǒng)中將其設(shè)為費(fèi)用項(xiàng)目，以方便記錄和統(tǒng)計(jì)。操作演示8.2.2設(shè)置基礎(chǔ)檔案2．設(shè)置客戶往來/供應(yīng)商往來業(yè)務(wù)科目如果企業(yè)應(yīng)收/應(yīng)付業(yè)務(wù)類型較固定，生成的憑證類型也較固定，為了簡化憑證生成操作，可在此處將各業(yè)務(wù)類型憑證中的常用科目預(yù)先設(shè)置好，包括基本科目設(shè)置、控制科目設(shè)置、產(chǎn)品科目設(shè)置、結(jié)算方式科目設(shè)置等。操作演示-設(shè)置客戶往來科目操作演示-設(shè)置供應(yīng)商往來科目8.2.2設(shè)置基礎(chǔ)檔案3．設(shè)置存貨業(yè)務(wù)科目（1）設(shè)置存貨科目存貨科目是設(shè)置生成憑證所需要的各種存貨科目和差異科目。存貨科目既可以按倉庫也可以按存貨分類分別進(jìn)行設(shè)置。操作演示8.2.2設(shè)置基礎(chǔ)檔案3．設(shè)置存貨業(yè)務(wù)科目（2）設(shè)置對方科目對方科目是設(shè)置生成憑證所需要的存貨對方科目，可以按收發(fā)類別設(shè)置。