數據管理中的文件檔案與內容管理白皮書(2023年)

1 2 2 2 3 4 4 6 6 6 7 7 7 7 8 8 8 8 9 10 10 10 11 11 11 12 12 13 13 14 15 16 16 17 17 17 18 20 20 20 20 21 21 21 21 22 22 22 22 22 23 23 23 23 24 24 25 25 26 28 28 28 29 30 31 321國際數據管理協會在其標志性出版物《數據管理知識體系指南（DAMA-2模型》、《數據管理知識體系指南（DAMA-DMBOK22.1文件、檔案與文檔2.2內容、數據與知識332.3文檔管理與內容管理42.4文檔生命周期與數據生命周期3數據管理框架下的文件檔案與內容管理文件檔案與內容管理被認為是數據生命周期管理中數據“使用與增強”階段的組5圖1DAMA數據管理功能框架過程與其生命周期相對應，包括文件檔案與內容數6圖2文件檔案與內容管理的價值4.1安全合規(guī)4.2提效降本文件檔案與內容管理有利于幫助機構優(yōu)化業(yè)務流程，促進機構高效透明運74.3業(yè)務連續(xù)4.4決策支持4.5洞察創(chuàng)新文件檔案與內容管理有利于提升機構知識發(fā)現和創(chuàng)新能力，幫助機構洞察4.6權益保障8文件檔案與內容管理有利于幫助機構系統(tǒng)性留存合法憑證，保管客戶法律4.7資產增值文件檔案與內容管理有利于強化機構信息管控能力，實現機構的信息資產4.8記憶（歷史）留存5.1應用架構視角下的內容管理軟件應用9圖3內容管理應用全景圖ECM的核心能力包括：各種形態(tài)內容的CMS則是組織進行面向公眾網站的內容創(chuàng)作、發(fā)布及管理的系統(tǒng)。隨著兩個應件的新增、發(fā)布、簽收、培訓、復審修訂、廢止等系審核和質量體系認證的主要依據。主要管理四類5.2不同行業(yè)領域中的內容管理應用類型圖4內容管理行業(yè)全景圖5.2.1制造行業(yè)內容管理應用通、全球供應鏈的文檔數據統(tǒng)一存儲及一致性要求圖5制造行業(yè)內容管理應用5.2.2制藥行業(yè)內容管理應用圖6制藥行業(yè)內容管理應用圖7軍工行業(yè)內容管理應用要對自身業(yè)務辦理及活動中形成的各種電子文件和檔案記錄進行統(tǒng)一規(guī)范的管通過挖掘企業(yè)存量數據資產和分析外部市場環(huán)境促進金融體制或金融工具的創(chuàng)圖8金融行業(yè)內容管理應用5.2.5新能源行業(yè)內容管理應用新能源行業(yè)聚焦于剛開始開發(fā)利用或正在積極類，能夠大致分為五大主要領域，風電、充電樁、核電全是關系到國家經濟社會發(fā)展的全局性、戰(zhàn)略性問題，復雜、業(yè)務數據等級不同、信息交互要求各異、安全防的內容管理體系構建面對著巨大的挑戰(zhàn)。針對新能源行過構建文檔統(tǒng)一管理平臺，輔以一體化的應用中心，結通機構內的數據孤島，通過構建內外交互的統(tǒng)一平臺，系統(tǒng)的非結構化數據，實現內容一站式管理，同時滿足5.2.6核電行業(yè)內容管理應用作為新能源行業(yè)下的細分行業(yè)，與其他新能源級項目為主，具有周期更長、內外部合作方諸多的過程中，將產生種類繁多、數據巨大的工程項目文紙、設備規(guī)格書、調試程序、外發(fā)函件、重要會議穿于整個項目的立項、采購、建設、調試等全過程程文檔管理系統(tǒng)勢在必行。在核電項目中，普遍存在著索、易丟失；多方異地協作，加大統(tǒng)一管控的難度。因平臺的建設重點應該放在對公司乃至項目管理過程中的及實現業(yè)務系統(tǒng)數據的統(tǒng)一管理上，通過建立標準統(tǒng)一圍涵蓋業(yè)務文件、設計圖紙、往來信函與項目管理性文5.2.7工程設計行業(yè)內容管理應用6.1內容管理系統(tǒng)的發(fā)展過程用標準關系型數據庫技術以及面向對象方法提供企業(yè)級文檔管理解決方案的公2008年，上海鴻翼軟件技術股份有限公司發(fā)布國內首款完整ECM產品“鴻翼6.2內容管理系統(tǒng)的發(fā)展階段圖11內容管理系統(tǒng)四階段進階模型（3）數字業(yè)務階段。此階段，行業(yè)數據經過不同維度的整理、提煉，圍繞一階二階三階數據形態(tài)用戶電腦上過程性、離散文件業(yè)務系統(tǒng)文件（比如SAP里發(fā)票影像體系文件（比如SOP作業(yè)標準）經過整理、提煉后的行業(yè)領域性數據，從不同維度視角歸納后的數據據數據顆粒度文件級知識級語義級數據間關系離散的，不關聯通過內容元數據進行網狀式廣泛關聯圍繞業(yè)務的垂直領域性、體系性關聯，是一種能立體式關聯與聚合圖譜和實體知識業(yè)務融合滿足文件協作，無業(yè)務融合數據來源于業(yè)務，又輸出服務于業(yè)務深度融合業(yè)務，甚至形成業(yè)務應用立足于業(yè)務場景上內容智能數據安全協作過程中的數據流動，需要存儲、訪問、流轉等安全保護能力，屬于企業(yè)安全全形態(tài)數據防護覆全措施更精準；基于統(tǒng)一存儲的全生命周期全方位安全防護體業(yè)務場景化滲透性安全保駕護航多層面圖譜結合用戶畫像和操作預測安全風險防護初級階段數字化能力文件協作層面的數字化內容中臺數字化，數式開放業(yè)務數字化，基于低代碼平臺形成垂直領域的業(yè)務體系速應對市場變化和進行業(yè)務創(chuàng)新探索NLP、AI、圖譜與大數據技術為企業(yè)降本增效、輔助決策6.3文件檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展7文件檔案與內容管理的應用問題7.1IT視角下的應用問題7.1.1業(yè)務系統(tǒng)核心文件“煙囪割裂”梁，機構數據體系在這種架構下，呈現出割裂的“煙囪群”情形?！盁焽韪盍选?.1.3海量數據帶來存儲擴展和安全問題加上勒索蠕蟲病毒的越發(fā)猖狂等，都給文檔管理帶來了嚴峻的存儲和安全挑戰(zhàn)。7.2業(yè)務視角下的應用問題7.2.1用戶很難發(fā)現想要的文件檔案7.2.2業(yè)務文件不能及時、完整歸檔管理系統(tǒng)對接的過程中，往往由于檔案策略沒7.2.3文件檔案未形成體系化知識的不足導致業(yè)務無法從文件檔案數據中汲取知識資源以進行快速響應和業(yè)務決7.2.5管理人員綜合能力依然欠缺7.3數據視角下的文檔檔案應用問題7.3.1文件檔案核心數字資產地位未被認可7.3.2非結構化數據管理戰(zhàn)略規(guī)劃缺失7.3.4文件檔案數據價值釋放不夠圖12數據管理中的文件檔案管理框架8.1價值實現層8.2文檔治理層監(jiān)督與評估是指組織機構應當根據相關規(guī)范性文件構建符合業(yè)務需求的文8.3管理活動層收的方式得以積累，主要包括協作、創(chuàng)建、接收、是指將業(yè)務活動中生成或接收到的數據對象作為文檔及其元數據一起保存到文8.4技術實現層9數據管理中文件檔案與內容管理的發(fā)展趨勢9.1結構化數據和非結構化數據融合發(fā)展圖13非結構化數據