公文的基礎(chǔ)知識(shí)

公文的基礎(chǔ)知識(shí)(一)公文的定義。黨的機(jī)關(guān)公文，是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、解決公務(wù)的含有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和回復(fù)問題，報(bào)告和交流狀況的工具。行政機(jī)關(guān)公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的含有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。(二)公文的類別。1.根據(jù)公文制發(fā)機(jī)關(guān)的不同性質(zhì)，可分為：黨務(wù)公文、行政公文、法規(guī)公文、外交公文、司法公文、計(jì)劃公文、軍用公文等。2.根據(jù)不同的行文關(guān)系，可分為：上行文、下行文、平行文。上行文指下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)主管機(jī)關(guān)的行文，如請(qǐng)示、報(bào)告、意見等;下行文指上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)下屬單位的行文，屬自上而下的行文，具體文種有批示、意見、決定、決策、告知、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、批復(fù)等;平行文指不含有附屬關(guān)系的機(jī)關(guān)(即無領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)和單位)之間的往來行文，如函、意見等。需要闡明的是，三種行文關(guān)系都有“意見”這個(gè)文種，作為上行文，應(yīng)按請(qǐng)示性公文的程序和規(guī)定辦理;作為下行文，下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)遵照?qǐng)?zhí)行;作為平行文，僅供主送機(jī)關(guān)參考。3.根據(jù)公文內(nèi)容的重要程度，可分為：絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文。絕密公文指涉及黨和國家最核心機(jī)密內(nèi)容的文獻(xiàn)，一旦泄露會(huì)使國家的安全和利益遭受最為嚴(yán)重的損害;機(jī)密公文指涉及黨和國家比較重要機(jī)密內(nèi)容的文獻(xiàn)，一旦泄露會(huì)使國家的安全和利益遭受比較嚴(yán)重的損害;秘密公文指涉及黨和國家重要機(jī)密內(nèi)容的文獻(xiàn)，一旦泄露會(huì)使國家的安全和利益遭受損害;4.根據(jù)公文送達(dá)和辦理的時(shí)間規(guī)定，可分為：特急公文、緊急公文、普通公文。特急公文，辦理時(shí)限普通不得超出24個(gè)小時(shí);緊急公文，辦理時(shí)限普通不得超出3日;普通公文，辦理時(shí)限普通不適宜超出15日。緊急程度，黨的機(jī)關(guān)公文分為“加急”、“特急”，行政機(jī)關(guān)公文分為“急件”、“特急”，緊急電報(bào)分為“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。(三)公文的特點(diǎn)。一是有鮮明的政治內(nèi)容。運(yùn)行于我國各機(jī)關(guān)的公文，必須貫徹黨和國家的路線、方針、政策。二是有法定的權(quán)威性和約束功效。公文的法定作者是正當(dāng)?shù)闹瓢l(fā)機(jī)關(guān)，機(jī)關(guān)的制發(fā)權(quán)力是經(jīng)法定承認(rèn)擬定的，各級(jí)機(jī)關(guān)所發(fā)公文在有效的時(shí)限、范疇內(nèi)，含有國家法律所賦予的權(quán)威性和約束力。公文一經(jīng)制發(fā)，有關(guān)的受文機(jī)關(guān)和人員必須嚴(yán)肅認(rèn)真地看待，違反或不執(zhí)行公文規(guī)定，要承當(dāng)對(duì)應(yīng)責(zé)任，這就確保了公文的執(zhí)行效能。三是有一定范疇和使用時(shí)間。一份公文對(duì)應(yīng)某首先的工作、發(fā)給一定的受文對(duì)象，這就限定了公文的空間范疇，超出該范疇，公文便失去其效能。公文的效能還受一定時(shí)間的限制，普通規(guī)定限期傳達(dá)執(zhí)行，一旦工作完畢了、問題解決了，或新的公文制發(fā)出來了，原公文的效用也結(jié)束了。四是有規(guī)范性的文體形式。公文是一種高度程式化的應(yīng)用文體，在長久實(shí)踐中形成了獨(dú)特的寫作格式和一套制發(fā)規(guī)范，并用國標(biāo)予以規(guī)定，任何機(jī)關(guān)不得另搞一套、各行其是。五是有精確莊重的文風(fēng)。公文要維護(hù)其政治性和權(quán)威性，就必須保持精確、嚴(yán)格、莊重的文體特點(diǎn)，規(guī)定反映事物客觀實(shí)際，體現(xiàn)意見態(tài)度明朗，選詞用語嚴(yán)謹(jǐn)精確，從而形成理正辭嚴(yán)、簡(jiǎn)潔明達(dá)、莊重有力的公文風(fēng)格。(四)公文的作用。一是公布政令，傳達(dá)決策。黨的各項(xiàng)方針、政策，國家的各項(xiàng)政令、法規(guī)、決定，各級(jí)各類機(jī)關(guān)的決策意圖，需要公布開來、推行下去，報(bào)告上來、傳遞出去，從公布最高一級(jí)機(jī)關(guān)制訂的大政方針，到傳遞最低一級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告，無不依靠公文這個(gè)工具。二是指導(dǎo)工作，推動(dòng)貫徹。由于公文是一種含有權(quán)威性的特殊公文，各級(jí)機(jī)關(guān)運(yùn)用公文手段來推行決策意圖，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)用它來組織和指導(dǎo)各系統(tǒng)、部門、地區(qū)的具體工作;下級(jí)機(jī)關(guān)用它來報(bào)告狀況或求得同意支持，以開展工作。三是工作根據(jù)，檢查憑證。根據(jù)和憑證作用是公文的基本作用。上級(jí)根據(jù)上報(bào)的公文審批、回復(fù)、決定;下級(jí)根據(jù)下發(fā)的公文開展工作。上級(jí)的決策與否對(duì)的，下級(jí)狀況反映與否屬實(shí)，公文是最佳的憑證;工作開展后，評(píng)價(jià)其效績，也是以公文為檢查憑據(jù)。四是溝通信息，聯(lián)系公務(wù)。各機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中，用公文與上下左右的機(jī)關(guān)進(jìn)行聯(lián)系，互相告知狀況、交流思想、商洽工作。隨著公文在其間的往復(fù)運(yùn)行，整個(gè)機(jī)關(guān)系統(tǒng)由此聯(lián)成一體，使各項(xiàng)工作高效、有序運(yùn)轉(zhuǎn)。五是宣傳教育，統(tǒng)一思想。公文不僅要傳達(dá)決策意圖、布置任務(wù)，還要解釋因素、闡明狀況，讓人們懂得為什么要這樣做，統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)。(五)公文的種類(即文種)?！吨袊伯a(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文解決條例》規(guī)定，黨的機(jī)關(guān)公文種類分為14種，即：決策、決定、批示、意見、告知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文解決方法》規(guī)定，國家行政機(jī)關(guān)公文種類分為13種，即：命令(令)、決定、公示、通告、告知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。不同的是，黨的機(jī)關(guān)公文有決策、批示、公報(bào)、條例、規(guī)定;行政機(jī)關(guān)公文有命令(令)、公示、通告、議案。這里僅對(duì)行政機(jī)關(guān)各文種的合用范疇作簡(jiǎn)樸介紹：1.命令(令)。合用于根據(jù)有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布施行重大強(qiáng)制性行政方法;嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。需要闡明的是，根據(jù)《憲法》規(guī)定，只有國家主席、全國人大常委會(huì)委員長、國務(wù)院總理、各部部長、各委員會(huì)主任和地方各級(jí)人民政府能夠使用“命令”文種，省下列機(jī)關(guān)的職能部門不能使用?！逗笔倚姓C(jī)關(guān)公文解決實(shí)施細(xì)則》第十條規(guī)定，使用“令”公布規(guī)章的，只限于省人民政府及武漢市人民政府和經(jīng)國務(wù)院同意的較大市的人民政府;縣級(jí)以上人民政府根據(jù)法律的規(guī)定，宣布重大強(qiáng)制性行政方法，嘉獎(jiǎng)有卓越奉獻(xiàn)的單位(集體)和人員，可使用“令”。2.決定。合用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適宜的決定事項(xiàng)。3.公示。合用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。需要注意的是，“公示”的使用者是黨和國家的高級(jí)管理機(jī)關(guān)，內(nèi)容必須是“重要事項(xiàng)”或者“法定事項(xiàng)”。基層機(jī)關(guān)、地方各級(jí)行政主管部門和企事業(yè)單位不得使用“公示”來公布恪守或周知事項(xiàng)，公民個(gè)人更不能使用“公示”。4.通告。合用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)恪守或者周知的事項(xiàng)。5.告知。合用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相附屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)規(guī)定下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。6.通報(bào)。合用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者狀況。在獎(jiǎng)勵(lì)事項(xiàng)的文種選擇上，《湖北省國家行政機(jī)關(guān)公文解決實(shí)施細(xì)則》規(guī)定，獎(jiǎng)勵(lì)有重大奉獻(xiàn)的單位(集體)和人員，可使用“決定”;表彰有較大奉獻(xiàn)或有較好業(yè)績的先進(jìn)單位(集體)和個(gè)人，使用“通報(bào)”。7.議案。合用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。8.報(bào)告。合用于向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告工作，反映狀況