文書檔案立卷歸檔制度

總則第一條根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》為加強本公司文書立卷工作，特制定本制度。第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機構在工作活動中形成的各種有保價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。 第三條公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。文件材料的收集管理第一條堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知檔案室。 被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。第三條一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。務部門才給予核報差旅費。續(xù)，檔案室簽字認可后財務部門才給予報會議費用。第四條各部門專(兼)職文書的職責：檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。登記手續(xù)。歸檔范圍簡報、會議記錄等。料。第三條本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。第四條本公司的請示與上級機關的批復。第五條本公司反映主要職能活動的報告、總結。第六條本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。第七條信訪工作材料。第八條本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。第九條本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。第十條本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。第十一條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。平時歸卷第一條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。第二條各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，并編上條款號。第三條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。第四條專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照"案卷類目"條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)"對號入座"，并在收發(fā)文登記薄上注明。立卷(案卷質(zhì)量要求)第一條為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。第二條案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。第三條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。第六條卷內(nèi)文件材料應按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。第七條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。第八條有關卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。第九條案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第十條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。第十一條