公文管理辦法

公文管理方法1.目的為了使公司公文管理工作規(guī)范化,制度化,確保公司公文管理工作規(guī)范,精確,及時(shí),安全,特制訂本方法.2.合用范疇本方法中公文是指公司正式印發(fā)的各類請(qǐng)示,報(bào)告,告知,通報(bào),決定,函,會(huì)議紀(jì)要等文獻(xiàn),以及公司收到的由政府及其它機(jī)構(gòu)正式印發(fā)的各類文獻(xiàn).公司公文實(shí)施統(tǒng)一管理,本方法合用于我司上述各類公文的解決活動(dòng).傳真文獻(xiàn)與公函的解決根據(jù)《公司傳真,公函管理方法》.3.職責(zé)總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司公文的管理工作,負(fù)責(zé)公司發(fā)文的起草,初審,登記,繕印,校對(duì),用印,流轉(zhuǎn),督辦和歸檔工作,負(fù)責(zé)來(lái)文登記,傳閱,督辦,歸檔工作.根據(jù)工作職責(zé)權(quán)限和業(yè)務(wù)歸口,有關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人作為公司發(fā)文的審核人和簽發(fā)人,負(fù)責(zé)公文的審核和同意.接受公文的部門(mén)負(fù)責(zé)保管公文,并貫徹文獻(xiàn)規(guī)定事項(xiàng).4.發(fā)文管理4.1公司印發(fā)公文的種類4.1.1請(qǐng)示請(qǐng)政府機(jī)構(gòu)或公司董事會(huì)等公司治理機(jī)構(gòu)批示和同意,用"請(qǐng)示".4.1.2報(bào)告向政府機(jī)構(gòu)或公司董事會(huì)等公司治理機(jī)構(gòu)報(bào)告工作,反映狀況,用"報(bào)告".4.1.3批示對(duì)公司各部門(mén),人員布置工作,闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則,用"批示".4.1.4公示向國(guó)內(nèi)外宣布重大事件,"用公示".4.1.5告知傳達(dá)批示,規(guī)定公司各部門(mén),人員辦理或者需要懂得的事項(xiàng),批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)公文公文,用"告知".4.1.6通報(bào)表彰,批評(píng),傳達(dá)重要狀況以及需要所屬各單位懂得的事項(xiàng),用"通報(bào)".4.1.7決定,決策對(duì)某些問(wèn)題或者重大行動(dòng)作出安排,用"決定".通過(guò)會(huì)議討論通過(guò),規(guī)定貫徹執(zhí)行的事項(xiàng),用"決策".4.1.8函與其它企事業(yè)單位之間互相商洽工作,向有關(guān)政府部門(mén)詢問(wèn)和回復(fù)問(wèn)題,用"函".4.1.9會(huì)議紀(jì)要傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和重要精神,規(guī)定有關(guān)單位共同恪守執(zhí)行的,用"會(huì)議紀(jì)要".4.2發(fā)文程序發(fā)文涉及擬稿,審稿,簽發(fā),繕印,校對(duì),用印,分發(fā)等程序.4.2.1草擬4.2.1.1公司發(fā)文由總經(jīng)理辦公室文秘專人草擬,重要公文由總經(jīng)理辦公室主任草擬.4.2.1.2草擬公文應(yīng)注意下列規(guī)定:要符合國(guó)家的方針,政策,法律,法令和有關(guān)規(guī)定.如提出新的政策規(guī)定,應(yīng)盡量與原來(lái)的有關(guān)政策相銜接,并加以闡明.狀況要確實(shí),觀點(diǎn)要明確,文字要精練,條理要清晰,層次要分明,標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要對(duì)的,篇幅要力求簡(jiǎn)短.引用的公文要寫(xiě)明發(fā)文機(jī)關(guān),公文編號(hào),標(biāo)題和發(fā)文時(shí)間.草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的的公文稿紙,文獻(xiàn)筆跡要清晰,文面應(yīng)保持整潔,但凡文面凌亂不清的,要重新清稿.數(shù)字的寫(xiě)法.正式文獻(xiàn)中,除文獻(xiàn)編號(hào),統(tǒng)計(jì)表,計(jì)劃表,序號(hào),專用術(shù)語(yǔ)和比例必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě)外,其它用中文書(shū)寫(xiě).章節(jié)序數(shù)的寫(xiě)法.普通應(yīng)按下列次序排列:第一層為:"一",第二層為"(一)",第三層為"1",第四為"(1)".避免濫用簡(jiǎn)稱.年月日,人名,地名,文獻(xiàn)名稱,事物名稱等,普通不要簡(jiǎn)稱.4.2.2審核4.2.2.1文稿送簽以前,應(yīng)由總經(jīng)理辦公室主任核稿,重要文獻(xiàn)須經(jīng)業(yè)務(wù)分管副總經(jīng)理審核.4.2.2.2審核的重點(diǎn)涉及:與否需要行文;與否符合國(guó)家的方針,政策,法律,法令;與本單位發(fā)過(guò)的公文與否銜接;提出的規(guī)定和方法與否明確具體,切實(shí)可行;解決程序與否完備,行文關(guān)系,公文格式與否符合規(guī)定;文字?jǐn)⑹雠c否符合文法和邏輯,標(biāo)點(diǎn)符號(hào)與否對(duì)的等.4.2.2.3審核時(shí)如發(fā)現(xiàn)不當(dāng)之處,必須進(jìn)行修改,屬于重要的原則性的問(wèn)題,應(yīng)退回承接人修改,改動(dòng)過(guò)大的,要重新抄正.4.2.2.4發(fā)文審核使用《公司發(fā)文審批箋》,承接人與審核人應(yīng)在《公司發(fā)文審批箋》做好統(tǒng)計(jì).4.3簽發(fā)4.3.1文稿審核后,由承接人連同《公司發(fā)文審批箋》,送業(yè)務(wù)分管副總經(jīng)理簽發(fā),重要文獻(xiàn)由總經(jīng)理簽發(fā).4.3.2簽發(fā)后的公文不得再作任何修改.若確需修改,必須重新送簽.4.4繕印,校對(duì),用印和分發(fā)4.4.1公文簽發(fā)后,由文秘專人負(fù)責(zé)打印,蓋章,裝訂,登記,分發(fā).總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé)校對(duì).4.4.2打印文獻(xiàn)要美觀大方,符合公文格式,采用公司發(fā)文稿紙印刷.裝訂要整潔牢固,不漏頁(yè),錯(cuò)頁(yè),粘頁(yè).印章蓋在年,月,日的中上方,上沿不壓正文,下沿略壓年,月,日,如正文末頁(yè)無(wú)空檔,可另起一空白頁(yè)注上日期蓋章,并在該頁(yè)的左上方標(biāo)明"此頁(yè)無(wú)正文"字樣.4.4.3公文校對(duì)以原稿為準(zhǔn),不得私自改動(dòng)原文.4.4.4公文用印時(shí),應(yīng)做好文號(hào)登記.4.4.5分發(fā)公文應(yīng)按規(guī)定的分發(fā)范疇分發(fā)到負(fù)責(zé)人,并做好收發(fā)登記.4.5保管和保密4.5.1公文保密等級(jí)分為:絕密,機(jī)密,秘密三種,其它為普通文獻(xiàn).絕密,機(jī)密文獻(xiàn)打印一定要用專用磁盤(pán).絕密文獻(xiàn)只能印一份,由起草人送有閱文資格的人傳閱;機(jī)密文獻(xiàn)按審視人數(shù)打印,閱完后由起草人收回歸檔.秘密文獻(xiàn)由閱文人妥善保管.文獻(xiàn)機(jī)密級(jí)數(shù),由發(fā)文部門(mén)的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文獻(xiàn)內(nèi)容擬定.4.5.2有關(guān)人員,對(duì)公文中涉及國(guó)家,政府或我司應(yīng)保密的事項(xiàng),必須嚴(yán)守機(jī)密,不準(zhǔn)隨便向別人泄露.4.5.3公文辦理完畢后,要及時(shí)送交文秘專人整頓立卷,個(gè)人不得私自保存.5.收文管理5.1收文由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé),由文秘專人及時(shí)對(duì)收文歸類,登記,然后根據(jù)文獻(xiàn)的內(nèi)容,分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示.5.2文秘專人根據(jù)文獻(xiàn)規(guī)定的傳閱范疇或領(lǐng)導(dǎo)批示,安排傳閱或辦理.收文傳閱使用《文獻(xiàn)傳閱箋》.領(lǐng)導(dǎo)人之間不適宜直接橫向傳遞,以免積壓或傳失.5.3閱件人對(duì)送來(lái)的公文要及時(shí)閱示,閱完后要簽名并注明日期,不得涂改.急件的,當(dāng)天批復(fù);普通文獻(xiàn)