項目管理流程

6/6項目管理流程目錄一．網(wǎng)絡(luò)拓建 2二．秘書處初審 2三．項目評審 2四．簽訂協(xié)議 3五．撥付款項 4六．項目跟進 4七．匯報制度 5八．項目運作期間的調(diào)整 5九．項目結(jié)束 5十．項目延期 6十一．項目續(xù)期 6十二．項目存檔 6本流程以項目資助為基礎(chǔ)，按照實際操作流程排列，主要包括以下幾個部分：網(wǎng)絡(luò)拓建、秘書處初審、項目評審、簽訂協(xié)議、撥付款項、項目跟進、匯報制度、項目運作期間調(diào)整、項目結(jié)束、項目續(xù)期、項目存檔。此流程適用于廣東省千禾社區(qū)公益基金會（以下簡稱“千禾”）執(zhí)行的所有項目。一、網(wǎng)絡(luò)拓建1.每天閱讀本地報紙的社區(qū)版新聞，隨時了解政策走向、社區(qū)環(huán)境及民間公益組織的動向。2.督促實習生每月更新“珠三角民間公益組織數(shù)據(jù)庫”。3.每月參加其他機構(gòu)活動不少于三次，并在團隊內(nèi)反饋活動思考與收獲。二、秘書處初審收到項目申請意向書即視為申請成立。所有項目申請均由秘書處進行初審。項目申請意向書初篩收到項目申請意向書后，項目官員將對申請進行核實和初篩，是否符合千禾資助方向。由項目官員對申請意向書撰寫反饋，秘書長審批。初審機制，負責項目的所有成員與秘書長共識。如有需要，可向申請機構(gòu)的推薦人打電話了解情況。意向書反饋在收到意向書后5個工作日內(nèi)郵件或者電話確認，確認收到后10個工作日內(nèi)與申請機構(gòu)接觸并給予反饋。如不通過，需要用公郵發(fā)出正式的書面通知。相關(guān)文件須秘書長簽字確認，并存檔。填寫項目申請書如確定基本資助意向，協(xié)助合作伙伴填寫項目申請材料，并與合作伙伴進一步確認項目細節(jié)。此過程需要反復溝通，并盡可能到其社區(qū)走訪考察，做現(xiàn)場交流（或可為合作伙伴提供資金做前期需求調(diào)查和評估），取得進一步的了解。三、項目評審按照不同的申請金額，項目評審包括秘書處審批、項目評審會和理事會審批三部分。秘書處審批秘書處有權(quán)審批項目資金在5萬元及以下的申請。項目評審會審批項目評審會對項目資金在5萬元以上的申請進行評審。項目評審小組有權(quán)審批項目資金在5萬元至15萬以下的申請。項目評審小組成員組成項目評審工作小組建議由理事、顧問、秘書長組成。最少5名評委出席，評審會議方才具有效力。每次項目評審會議接受評委自由報名，入選的每個評委均享有投票權(quán)。項目評審工作小組組長必須出席，并有權(quán)調(diào)整小組成員。前期準備1.秘書處至少提前兩周提請評審會。2.所有參評項目的審批一覽表須提前一周提交給項目評審工作小組組長過目。3.準備評審材料項目審批一覽表申請材料（申報書\預算\進度\推薦表）機構(gòu)注冊文件上一年度參評機構(gòu)的財務(wù)報表\審計報告（如有）機構(gòu)自行提交的參考附件，可以是年報、宣傳冊等4.協(xié)助參評機構(gòu)準備評審現(xiàn)場的陳述PPT（如有），需要關(guān)注以下幾點：立項原因、項目需要解決問題或期望目標項目團隊及服務(wù)對象項目實施時間、地點項目主要活動內(nèi)容活動預算會議流程按照議事規(guī)則進行1．項目負責人進行項目陳述，或可選擇通過遠程網(wǎng)絡(luò)連接或采用電話會議等形式進行。2．評委現(xiàn)場提問及答疑，進行現(xiàn)場評分。3．根據(jù)得分情況，評委集中討論并舉手表決，匯總意見至“項目評審意見”一欄，由項目評審工作小組組長簽字確認。4．如評審會未通過全額預算，需確認通過哪些部分的預算。5．會議現(xiàn)場需進行筆錄。結(jié)果公布項目評審會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)以公郵向各個參評機構(gòu)通知評審結(jié)果。如果通過評審，秘書處以郵件方式向受資助機構(gòu)發(fā)出資助確認信及協(xié)議書。沒有通過評審的項目，如需根據(jù)評審意見進一步完善材料，則再次以電子郵件方式進行表決。15萬元及以上資助金額的項目需要遞交理事會表決，并需及時告知合作伙伴進一步的安排。理事會審批理事會對15萬元及以上資助金額的項目進行討論和表決，實行多數(shù)票通過制度。沒有通過表決的項目，如需根據(jù)理事會意見進一步完善材料，秘書處需持續(xù)跟進，并在指定時間內(nèi)再次以電子郵件方式發(fā)起表決。項目評審周期需要進入下一審批流程的項目申請輪候不得超過3個月。5萬元以下項目，原則上應在3個月內(nèi)完成資助流程。5萬元以上項目，原則上整個資助審批應在4個月內(nèi)得到項目評審會的審批結(jié)果。四、簽訂協(xié)議1．千禾需與合作伙伴商榷協(xié)議書細節(jié)以示尊重，通知電郵發(fā)出5個工作日未收到任何電郵回復則視作同意協(xié)議條款。2．完成簽約雙方在完成上述細節(jié)后，千禾在3個工作日內(nèi)以快遞形式郵寄千禾單方已簽署的協(xié)議書文本一式兩份。受資助機構(gòu)收到后簽署蓋章，并寄還一份至千禾。3．賬戶信息確認賬戶信息包括：銀行賬號、開戶行、賬戶名。合作伙伴需要以郵件的形式將申請機構(gòu)\受資助機構(gòu)的賬戶信息發(fā)到千禾公共郵箱，因受資助方所提供的原始信息有誤而造成再次匯款的手續(xù)費及其他風險由受資助方承擔，千禾不負任何責任。收到郵件后，需以郵件形式告知對方已收到回郵文本。4．協(xié)議存檔須于雙方完成簽署（即：雙方都已簽署的版本）當日將協(xié)議掃描并存檔。撥付款項確認撥款所需資料項目審批書一覽表（含最終審批負責人簽字，5萬元以下秘書長簽字，5-15萬元評審小組組長簽字，15萬元以上須有理事長簽字）項目資助協(xié)議【必須】請款單兩聯(lián)：一聯(lián)存于項目檔案；一聯(lián)存于千禾財務(wù)。賬戶信息核對：整理受資助項目賬戶信息，更新資助項目通訊錄。確認撥款時間、額度及周期：撥款時間以資助協(xié)議上為準；撥款額度依據(jù)項目所申報的周期而定，可分為一次撥款、分期撥款（通常情況下第一期占總額60%，具體需和受資助方商榷）；項目周期以項目審批書上為準。撥款由財務(wù)處開出匯款單（項目官員需準備本流程所需的資料和信息以交財務(wù)人員過目檢閱，該步驟須在千禾收到回寄協(xié)議文本后2個工作日內(nèi)完成）。財務(wù)人員帶備匯款單到銀行匯款（匯款盡量在協(xié)議日期前一個工作日完成）。項目官員以電郵及短信通知受資助方撥款已發(fā)出，作撥款追蹤。5.對方確認撥款1）受資助方在確認查收接受賬戶及金額無誤后，須以電郵形式給千禾回復。2）受資助方在確認收到撥款的5個工作日內(nèi)須完成以下事項：依照協(xié)議內(nèi)容及以“廣東省千禾社區(qū)公益基金會”為抬頭開具發(fā)票開具收款回執(zhí)并簽字【適用于個人資助項目，千禾提供模板】以快遞形式將發(fā)票/收款回執(zhí)寄予千禾6.項目官員負責回收發(fā)票/回執(zhí)，掃描后存入電子檔，原件交回財務(wù)部。7．更新項目資助一覽表，完成資助程序。六、項目跟進項目協(xié)議書規(guī)定合作伙伴需定期分享活動及媒體報道。每季度至少與項目負責人做一次交流，收集季度報告，并形成文件存檔。至少提前一周時間通知相關(guān)負責人做好正式評估的準備。項目官員至少以一年一次的頻率參加各個受資助方的活動，項目現(xiàn)場考察至少每年一次，并形成訪點報告與所有同事分享。其中包括參與活動、了解當?shù)赝獠凯h(huán)境和機構(gòu)運行狀況、抽查財務(wù)票據(jù)及真實性，訪談受益人等等。嚴格按照項目申請書、項目進度表及項目預算表跟進項目運作。如實際情況有變動，須及時跟進匯報。七、匯報制度如遇重大公關(guān)事件，必須及時向理事會/資助人通報。項目官員每周在秘書處通報項目進度，可通過郵件分享。每兩個月與中山大學公民與社會發(fā)展研究中心（ICS）互通合作伙伴信息每季度協(xié)助編制千禾工作簡報，向理事會發(fā)郵件匯報。對于委托人指定捐贈項目，需要隨時向捐贈人匯報八、項目運作期間的調(diào)整如遇以下情況，合作伙伴需要向千禾提出書面申請：預算總額不變，細則變動額度超過正負15%（項目官員審批）延遲交報告的日期（項目官員審批）項目活動內(nèi)容變動（項目官員審批）動用不可預見開支（項目官員審批）原則不超過3%，根據(jù)具體金額擬定提前獲得資金（秘書長審批）項目延期（秘書長審批）追加預算（按照原項目審批級別）不超過5%九、項目結(jié)束以下工作完成后，項目便正式結(jié)束：所有計劃的活動已經(jīng)完成（或經(jīng)雙方協(xié)商決定不再實施）所有項目撥款或退款都已經(jīng)處理完畢千禾收到并接受所有工作報告和財務(wù)報告審計報告已經(jīng)完成所有跟進行動已經(jīng)完成每逢項目結(jié)束，項目官員需以項目報告形式向項目資助人/理事會匯報。以下結(jié)項文本應妥善歸檔：總結(jié)報告（合作伙伴提交）財務(wù)報告（合作伙伴提交）評估報告（項目部或第三方）審計報告（財務(wù)部或第三方，由項目部推動）活動照片或視頻十、項目延期項目延長期限不得超過原先項目期限的一半。十一、項目續(xù)期項目續(xù)期是指，項目在結(jié)束前提出申請下一年度的資助，原則上不超過3年。合作伙伴需在項目正式結(jié)束前兩個月提交下一年度資助申請。項目官員必須到項目現(xiàn)場進行考察和評估，并形成報告。必須在上期項目為秘書處認可的情況下才可申請續(xù)期。審批流程同上。在申請續(xù)期的情況下，不需要交還上期項目的余款，但余款必須作為下一年度預算結(jié)轉(zhuǎn)的一部分。不申請續(xù)期的項目余款根據(jù)實際情況酌情處理，相關(guān)提案須向理事會通報。十二、項目存檔項目存檔