開(kāi)會(huì)就要學(xué)三星

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最近，我們發(fā)現(xiàn)了一則有趣的信息：三星集團(tuán)成為世界一流企業(yè)的第一步，始于10年前李健熙總裁的“會(huì)議文化”改革。由此我們思考開(kāi)會(huì)是個(gè)有講究的事情。再有，三星案例啟示我們，一個(gè)企業(yè)的變革轉(zhuǎn)型，雖然千頭萬(wàn)緒，但戰(zhàn)略明確之后，就要抓突破口，由點(diǎn)及面。這些思考促使我們對(duì)三星的“會(huì)議文化”改革發(fā)生了濃厚的興趣，在此向大家推介，以求共識(shí)。

◆三星的會(huì)議觀

開(kāi)會(huì)是重要的

首先，三星認(rèn)為企業(yè)召開(kāi)必要的會(huì)議是重要的，會(huì)議是了解問(wèn)題的手段之一，也是解決問(wèn)題的工具之一。沒(méi)有不開(kāi)會(huì)的企業(yè)，不管是經(jīng)營(yíng)良好的公司還是經(jīng)營(yíng)不善的公司都在開(kāi)會(huì)，但是會(huì)議文化的差異造就了公司的優(yōu)劣。如果召開(kāi)無(wú)效率的令人抵觸的會(huì)議，則該企業(yè)不僅僅是在交流上產(chǎn)生了問(wèn)題，更反映出其整個(gè)體制和管理上存在問(wèn)題，會(huì)不斷喪失活力；如果以肯定的態(tài)度對(duì)待會(huì)議，將其作為相互理解和做出新決定的熔爐去解決問(wèn)題，產(chǎn)生變化，進(jìn)行變革，該企業(yè)就擁有了未來(lái)。

如果想以最快的速度了解一個(gè)公司，最有效的方法就是參加這個(gè)公司的幾次職員會(huì)議，因?yàn)?，在召開(kāi)會(huì)議的方式和水平中，融入了該公司一切外顯和內(nèi)涵的東西。

實(shí)際上，走向衰落的企業(yè)的特征之一，就是干脆不開(kāi)會(huì)或是將開(kāi)會(huì)作為每天的主要工作。所謂會(huì)議，就是許多部門的人聚集在一起，運(yùn)用“時(shí)間”資源交流信息并做出決定的形式，因此它的根本要求是“高效率”：盡可能地節(jié)約時(shí)間資源，充分地交流信息，議而有決。在三星人眼里，降低工作效率的最大原因是冗長(zhǎng)的、反復(fù)的、沒(méi)有結(jié)果的會(huì)議，這樣的會(huì)議，越開(kāi)越讓人懷疑和泄氣。會(huì)議如果不能真正反映到工作中，會(huì)議不僅失去了意義，更會(huì)阻礙公司的發(fā)展。

會(huì)議與公司經(jīng)營(yíng)管理的關(guān)聯(lián)是無(wú)可置疑的。所以，三星將變革之劍首先揮向會(huì)議，也就不足為奇了。

會(huì)議存在的問(wèn)題

為了解決開(kāi)會(huì)存在的問(wèn)題，三星曾經(jīng)在職員中進(jìn)行了調(diào)查，大家指出會(huì)議存在的問(wèn)題大致概括為三種：

第一，習(xí)慣性會(huì)議過(guò)多地出現(xiàn)，過(guò)于依賴會(huì)議。對(duì)通過(guò)文字進(jìn)行傳遞感到有些不妥，還是應(yīng)當(dāng)在聚在一起的地方面對(duì)面地交談。所以，與重要的決定會(huì)議相比，信息傳達(dá)或報(bào)告性會(huì)議大幅增加，延長(zhǎng)了額外的會(huì)議時(shí)間。

第二，不遵守開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間，時(shí)間“資源”觀念淡薄。因認(rèn)為“工作很忙，早早到場(chǎng)的人是閑人”等錯(cuò)誤的會(huì)議文化，會(huì)議時(shí)間推遲5—10分鐘以上成為慣例；因?qū)?huì)議價(jià)值認(rèn)識(shí)不足和會(huì)議運(yùn)作經(jīng)驗(yàn)不足，結(jié)束時(shí)間也常常比預(yù)計(jì)的要推遲。會(huì)議計(jì)劃者、主持者、與會(huì)者都沒(méi)有意識(shí)到時(shí)間就是資源和金錢，沒(méi)有意識(shí)到許多重要的人聚集在一起開(kāi)會(huì)，這一事實(shí)本身就是成本。

第三，以自我設(shè)防為主的會(huì)議風(fēng)氣蔓延。一旦召開(kāi)會(huì)議，有人誤以為所有參加者要共同承擔(dān)責(zé)任，多多少少會(huì)有些牽連，使會(huì)議淪為使人盲目參加的“以回避責(zé)任為主的會(huì)議”，“為會(huì)議而召開(kāi)的會(huì)議?！痹跁?huì)議中得不出任何結(jié)論，即使得出結(jié)論會(huì)后不實(shí)施的情形很多。這樣一些會(huì)議實(shí)際上就是一種分責(zé)會(huì)或推責(zé)會(huì)。

許多人對(duì)會(huì)議懷疑態(tài)度正是基于這種原因。

◆三星是這樣開(kāi)會(huì)的

一．3.3.7原則

三星將召開(kāi)會(huì)議時(shí)最為基本的思想和行動(dòng)整理成3.3.7原則，讓所有公司職員熟記并付諸實(shí)施。

3種思考。其一：為了提高會(huì)議效率，盡可能不召開(kāi)即興會(huì)議。所以，在召開(kāi)會(huì)議之前我們首先思考一下會(huì)議的必要性：是一定要召開(kāi)的會(huì)議嗎？不能由自己決定嗎？沒(méi)有更好的方式嗎？其二，如果一定要召開(kāi)會(huì)議，則最大限度地減少會(huì)議。此時(shí)也同樣要從多個(gè)角度進(jìn)行檢查：不能減少參加者嗎？不能減少會(huì)議頻率、時(shí)間和資料嗎？不能進(jìn)行更為妥帖的運(yùn)作嗎？其三，一旦決定召開(kāi)會(huì)議，就試著摸索一下是否有能夠與其他會(huì)議合并或委托的方法：不能與其他會(huì)議一起召開(kāi)嗎？不能通過(guò)權(quán)限委托來(lái)解決嗎？加入其他會(huì)議中就不是好的內(nèi)容嗎？

3個(gè)原則。第一個(gè)原則是確定不召開(kāi)會(huì)議的工作日；第二個(gè)原則是將會(huì)議時(shí)間定為1小時(shí)，最多不超過(guò)1個(gè)半小時(shí)；第三個(gè)原則是將會(huì)議錄整理成一張紙。

7條規(guī)定。第一條規(guī)定，就召開(kāi)會(huì)議而言，最重要的是嚴(yán)格遵守時(shí)間。第二條規(guī)定，在會(huì)議材料中寫明投入會(huì)議的經(jīng)費(fèi)。第三條規(guī)定，將會(huì)議參加者限制為必要的合適人選和負(fù)責(zé)人，使會(huì)議規(guī)模盡可能小。第四條規(guī)定，明確會(huì)議目的，不要轉(zhuǎn)移到其他主題上或者成為閑談或討論。第五條規(guī)定，事先分發(fā)會(huì)議資料，在參加會(huì)議之前進(jìn)行討論，以順利召開(kāi)會(huì)議。第六條規(guī)定，就召開(kāi)會(huì)議而言，為了防止以某個(gè)特定的人為主進(jìn)行，要讓所有參加者發(fā)言，并且相互尊重所發(fā)表的意見(jiàn)。第七條規(guī)定，為了盡可能地減少會(huì)議錄，僅記錄決定了的事項(xiàng)并進(jìn)行保存；與其他記錄方式相比，使用電子黑板時(shí)，則復(fù)制電子黑板上的內(nèi)容用做會(huì)議錄。

二．三個(gè)要求

要求一、會(huì)議內(nèi)容必須聯(lián)系工作(3W流程)

三星認(rèn)為，一些公司還在召開(kāi)每周會(huì)議、月度會(huì)議、例行會(huì)議等許多會(huì)議。但是，如果如此多的會(huì)議不能真正反映到工作中，會(huì)議也就失去了意義。三星將會(huì)議內(nèi)容和議論整理成單詞（Word），這些議論不是僅僅停留在會(huì)場(chǎng)中，而是穿過(guò)窗口(Window)傳達(dá)給會(huì)場(chǎng)外的相關(guān)者，并努力反映在其工作（Work）上，使會(huì)議成為推動(dòng)工作不可或缺的要素。才算獲得了會(huì)議真正的效果。

在召開(kāi)會(huì)議時(shí)遵循3.3.7原則,會(huì)議中所討論的內(nèi)容則通過(guò)W.W.W（WordWindowWork）反映到工作中。這一基本原則在三星的所有子公司中實(shí)施了將近20年。現(xiàn)在這些凝聚成了三星的會(huì)議文化。從最初進(jìn)入公司起，三星就對(duì)新職員進(jìn)行工作所必需的基本知識(shí)與技能教育，而且不斷進(jìn)行充電提高。因而，三星的工作會(huì)議十分簡(jiǎn)潔，努力貼近問(wèn)題的核心去尋找解決方案。由于事先對(duì)會(huì)議主題進(jìn)行研究并準(zhǔn)備材料以面對(duì)會(huì)議，所以進(jìn)行的是有準(zhǔn)備的對(duì)話，而且容易得出結(jié)論。

要求二、不開(kāi)無(wú)準(zhǔn)備之會(huì)

即使說(shuō)會(huì)議的成功有80%在于準(zhǔn)備也不為過(guò)，會(huì)議準(zhǔn)備在三星就是如此重要。三星公司即便是細(xì)小的事情也毫無(wú)遺漏地進(jìn)行準(zhǔn)備，這不僅給召集并主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)者帶來(lái)召開(kāi)會(huì)議的自信感，而且提高了會(huì)議參加者的滿足感和滿意度，從而輕而易舉地達(dá)成團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)。

會(huì)議組織者的準(zhǔn)備(5W1H)

Why:尋求為什么必須召開(kāi)這個(gè)會(huì)議，是否有除會(huì)議之外的也能解決問(wèn)題的其它途徑。

What:對(duì)議題是否符合會(huì)議目的進(jìn)行檢查。

Where:對(duì)是否有能夠容納所有人的場(chǎng)所進(jìn)行確認(rèn)。

When:會(huì)議定在什么時(shí)間？對(duì)是否很好地遵循時(shí)間進(jìn)行確認(rèn)。

Who:讓適合議題的人出席會(huì)議。

How:對(duì)得出符合議題的結(jié)論如何進(jìn)行推廣。

會(huì)議主持者十項(xiàng)確定

一、確定好會(huì)議的目的和類型了嗎？

二、確定好會(huì)議的議題、日期、時(shí)間了嗎？

三、確定好會(huì)議參加者了嗎？

四、準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)和各種備置用品了嗎？

五、準(zhǔn)備好要分發(fā)的資料了嗎？

六、充分修飾會(huì)議前半部分了嗎

七、會(huì)議順利地進(jìn)行了嗎？

八、充分概括出結(jié)論了嗎？

九、得出令人滿意的結(jié)論了嗎？

十、分發(fā)會(huì)議錄并在會(huì)議錄中公布下次會(huì)議的主題了嗎？

與會(huì)者六項(xiàng)會(huì)議準(zhǔn)備

一、充分確認(rèn)會(huì)議目的和議題。

二、以自身的經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)或信息等為基礎(chǔ)，就議題進(jìn)行協(xié)商。

三、對(duì)議題進(jìn)行分析，討論其中的問(wèn)題是什么。

四、試著尋求問(wèn)題的解決對(duì)策。

五、試著在自己的立場(chǎng)上思考與主持者和其他發(fā)言者的互動(dòng)。

六、自己的資料準(zhǔn)備和草稿，如有必要，也復(fù)印一下其他人的資料。

要求三、必須得出結(jié)論

如果長(zhǎng)時(shí)間地召開(kāi)會(huì)議，參加者就會(huì)產(chǎn)生“工作什么時(shí)候做呢”的想法。這是因?yàn)椋m然誰(shuí)都知道會(huì)議是在將人們的意見(jiàn)收集在一起并做出決定上發(fā)揮重要作用，但是真正能在會(huì)議中決定的事項(xiàng)是極少的。

三星認(rèn)為，如果在會(huì)議結(jié)束之后還詢問(wèn)“會(huì)議召開(kāi)得怎么樣？結(jié)論是什么呀？”那么，這種消耗大量時(shí)間的會(huì)議就可以被稱做無(wú)用之物。也就是說(shuō)，在快結(jié)束會(huì)議時(shí)也得不出結(jié)論，只好將議題推遲到下一次會(huì)議，這樣的情況是很多的。這是因?yàn)?，在?huì)議里談?wù)撝黝}之外的話題，再將會(huì)議時(shí)間不足作為無(wú)法得出結(jié)論的理由。不管是怎樣熱烈地交換意見(jiàn)，如果連一個(gè)具體的意見(jiàn)也沒(méi)有采用就結(jié)束了會(huì)議，那么該會(huì)議就無(wú)異于失敗。未能得出結(jié)論的原因是，以為能夠得出結(jié)論就沒(méi)有做準(zhǔn)備。

會(huì)議中重要的是結(jié)論。因此，對(duì)于會(huì)議的目的就是得出結(jié)論這一點(diǎn)，所有參加者都應(yīng)當(dāng)切實(shí)產(chǎn)生認(rèn)同感。那么，應(yīng)當(dāng)怎樣改變什么決定也做不了的心理呢？此時(shí)，除了對(duì)會(huì)議目的產(chǎn)生認(rèn)同感之外別無(wú)其他法。切實(shí)認(rèn)識(shí)以下方面是很重要的：“是因?yàn)槭裁茨康亩徽偌?？如果不?duì)其做出決定，就沒(méi)有理由召開(kāi)會(huì)議?！比菚?huì)議檢查表

會(huì)議開(kāi)始前

會(huì)議提綱

會(huì)議結(jié)束時(shí)間

確定參加人員

開(kāi)始會(huì)議時(shí)

會(huì)議目的和主要內(nèi)容

會(huì)議議程和時(shí)間安排

會(huì)議中

給予參加者均等的發(fā)言機(jī)會(huì)

創(chuàng)造使所有參加者能夠自由發(fā)言的氣氛

在對(duì)等立場(chǎng)上進(jìn)行相互交流

對(duì)部分參加者的長(zhǎng)時(shí)間發(fā)言、爭(zhēng)論或者題外話采取措施

切實(shí)遵守討論順序并進(jìn)行時(shí)間控制

會(huì)議結(jié)尾

經(jīng)全體協(xié)商的結(jié)論

對(duì)會(huì)議結(jié)果進(jìn)行概括、說(shuō)明

對(duì)會(huì)議中決定的事項(xiàng)進(jìn)行明確分工

結(jié)尾時(shí)有參加者對(duì)會(huì)議結(jié)果進(jìn)行評(píng)價(jià)

會(huì)議結(jié)束后

為提高所決定事項(xiàng)的實(shí)行效率而不斷follow-up(跟進(jìn))經(jīng)營(yíng)良好的企業(yè)將會(huì)議用作以下工具

交流廣場(chǎng)

問(wèn)題解決之所

思想之源

調(diào)整方向之所

集體協(xié)作的實(shí)踐之所

變化的熔爐

商業(yè)藝術(shù)召開(kāi)會(huì)議時(shí)肯定有這樣的人

“大忙人”型。無(wú)視他人，在會(huì)議中始終專注于其它事情的人。

“114接線員”型。在會(huì)議時(shí)間里始終專注于接電話，總是因手機(jī)鈴聲而打斷重要講話的人。

“口含糍粑，難開(kāi)腔”型?！拔乙婚_(kāi)口就會(huì)傷害到許多人，別問(wèn)我”。這種任何意見(jiàn)也不發(fā)表，只是傾聽(tīng)的人。

“反對(duì)者”型。永遠(yuǎn)不提出自己的方案，只是一味反對(duì)