采購與付款管理制度

采購付款管理制度第一部分總則第一條為了引導(dǎo)公司加強對采購付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范采購與付款行為，防備采購與付款過程中的差錯和舞弊，結(jié)合公司的實際狀況并根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，制訂本規(guī)范。第二條本規(guī)范所稱采購付款，重要是指公司外購商品并支付價款的行為。公司外購勞務(wù)并支付價款的控制，能夠參考本規(guī)范的規(guī)定執(zhí)行。第二部分采購審核與同意第三條采購計劃范疇內(nèi)金額在×萬元以內(nèi)的采購項目合同，由財務(wù)部審核后交采購部訂立購貨合同即可。采購計劃范疇內(nèi)金額在×萬元—××萬元的采購項目合同，須交財務(wù)部審核、財務(wù)總監(jiān)審批后交采購部訂立購貨合同。采購計劃范疇內(nèi)金額在××萬元以上的采購項目合同，經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核、總經(jīng)理審批后交采購部訂立合同。第三部分付款結(jié)算控制第四條付款審核財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算方法》和公司內(nèi)控規(guī)定中的貨幣資金有關(guān)管理規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)，并按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定進行核算和報告。第五條應(yīng)付賬款在×萬元以內(nèi)的，由財務(wù)總監(jiān)審批；應(yīng)付賬款在××-—-××萬元的，由總經(jīng)理審批。預(yù)付款與定金在×萬元以內(nèi)的，財務(wù)部負(fù)責(zé)人審批即可，應(yīng)付賬款在××-—-××萬元的，報財務(wù)總監(jiān)審批，在××萬元以上的，由總裁審批。審核無誤后交財務(wù)部應(yīng)收賬款會計開具付款憑證，交出納辦理貨款支付，并告知采購員聯(lián)系供應(yīng)商。第六條財會部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)對采購合同商定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢查報告、計量報告和驗收證明等有關(guān)憑證的真實性、完整性、正當(dāng)性及合規(guī)性進行嚴(yán)格審核。⒈真實性審核應(yīng)付賬款會計應(yīng)擬定原始憑證與否虛假，與否存在偽造或者涂改等狀況。審核算原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)與否發(fā)生過，與否反映了經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的本質(zhì)等。⒉完整性審核。根據(jù)原始憑證所反映的基本內(nèi)容的規(guī)定，審核原始憑證的內(nèi)容與否完整，手續(xù)與否齊備，應(yīng)填寫的項目與否齊全，填寫方式、填寫形式與否對的，有關(guān)簽章與否含有等。⒊正當(dāng)性審核。審核原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項與否符合國家有關(guān)法律、法規(guī)、政策和國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定等。⒋合規(guī)性審核審核原始憑證與否符合有關(guān)規(guī)定，如與否符合預(yù)算，與否符合有關(guān)合同，與否符合有關(guān)審批權(quán)限和手續(xù)，以及與否符合單位的有關(guān)規(guī)章制度，有無違章亂紀(jì)、弄虛作假現(xiàn)象等。⒌除對上述⒈⒉⒊⒋條審核外，還應(yīng)對原始憑證的對的性進行審核，即審核原始憑證的摘要和數(shù)字與否填寫清晰、對的，數(shù)量、單價、金額的計算有無錯誤，大小寫金額與否相符；審核物資采購與否按照經(jīng)同意的物資采購計劃，合同或合同進行；審核入庫物資收料憑證，檢查與否有采購員、交料人、驗收人、收料人的簽章，內(nèi)容填制與否完整，并與采購計劃、合同或合同及原始憑證相核對；審核付款與否符合審批權(quán)限會計人員對不符合規(guī)定的物資采購業(yè)務(wù)、不得辦理采購結(jié)算，并報告財會總監(jiān)。財會總監(jiān)對嚴(yán)重違反規(guī)定采購物資計劃的應(yīng)當(dāng)及時向總經(jīng)理報告第七條付款控制在付款時，應(yīng)得到采購部經(jīng)理、驗收儲存、財務(wù)部門等部門負(fù)責(zé)人的對應(yīng)確認(rèn)或同意。⒉一切購貨業(yè)務(wù)應(yīng)編制購貨訂單，購貨訂單應(yīng)通過有關(guān)部門（如采購部、生產(chǎn)部、銷售部、總經(jīng)理等）簽單同意。訂單副本應(yīng)及時提交財務(wù)部門。⒊收到貨品并驗收后，驗收員應(yīng)編制驗收報告，驗收報告必須按次序編號，驗收報告副本應(yīng)及時送交采購部和財務(wù)部。⒋收到供應(yīng)商發(fā)票后，采購員將供應(yīng)商發(fā)票與購貨訂單及驗收報告進行比較，確認(rèn)貨品種類、數(shù)量、價格、折扣條件、付款金額及方式等與否相符，核對無誤后交財務(wù)部。⒌財務(wù)部將收到購貨發(fā)票、驗收證明、結(jié)算憑證與購貨訂單、購貨合同等進行復(fù)核，檢查其真實性、正當(dāng)性、合規(guī)性和對的性。⒍采購付款實施付款憑單制。有關(guān)現(xiàn)金支付須經(jīng)采購部門填制應(yīng)付憑單，并經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核，財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理按權(quán)限審批。⒎已確認(rèn)的負(fù)債應(yīng)及時支付，方便按規(guī)定獲得現(xiàn)金折扣，加強與供應(yīng)商的良好關(guān)系，并維持公司信用。⒏財務(wù)部應(yīng)當(dāng)按照應(yīng)付賬款總分類賬和明細(xì)分類賬按月結(jié)賬，并且互相核對，出現(xiàn)差別時應(yīng)編制調(diào)節(jié)表進行調(diào)節(jié)。⒐財務(wù)部按月從供應(yīng)商處獲得對賬單，將其與應(yīng)付賬款明細(xì)賬或未付憑單明細(xì)表互相核對，并查明發(fā)生差別的因素。第四部分賬務(wù)解決第八條財務(wù)部在采購單據(jù)齊全的狀況下，按照《會計核算規(guī)定》及時、精確地編制記賬憑證。將請購單、訂購單、驗收單、外購物資入庫單、專用發(fā)票以及其它多個財務(wù)所需要的單據(jù)等支持性憑證附在記賬憑證的背面，如憑證資料較多，也可另外裝訂成冊，注明索引號后存檔。每月應(yīng)根據(jù)記賬憑證精確、及時地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應(yīng)付賬款”分類明細(xì)賬中。第九條對賬財務(wù)部門應(yīng)于每月末與供應(yīng)商進行貨款結(jié)算的核對。獲得供應(yīng)商對賬單，審核其它額與公司“應(yīng)付賬款”余額與否一致，在考慮買賣雙方在收發(fā)貨品上可能存在時間差等因素之后，公司與供應(yīng)商的月末余額應(yīng)保持一致。第五部分付賬控制中的現(xiàn)金使用第十條現(xiàn)金使用范疇。1．向個人收購農(nóng)副產(chǎn)品和其它物資的價款。2．結(jié)算起點下列的零星采購支出價款。第十一條現(xiàn)金使用辦法。1．采購付款中零星的采購需要支付現(xiàn)金的，采購員向財務(wù)部提出申請。2．財務(wù)部根據(jù)公司現(xiàn)金使用規(guī)定從庫存現(xiàn)金限額中支付或者從開戶銀行提取后支付。3．財務(wù)人員不得坐支現(xiàn)金，需要坐支現(xiàn)金的需報經(jīng)開戶銀行同意。4．因采購地點不擬定、交通不便等特殊狀況，辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算不便，必須使用現(xiàn)金支付時，應(yīng)向開戶銀行提出書面申請，由公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章，開戶銀行審批后，予以支付現(xiàn)金。第六部分預(yù)付賬款的管理第十二條原則上不允許采用預(yù)付賬款的方式采購物資，但對于某些緊俏商品以及公司急需的材料必須采用預(yù)付賬款的形式采購的，需要由含有審批權(quán)限的主管領(lǐng)導(dǎo)審批。財務(wù)人員對預(yù)付款項要嚴(yán)格把關(guān)。并及時能做賬、入賬，將預(yù)付款項控制在安全合理的范疇內(nèi)。第十三條公司應(yīng)當(dāng)建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)同意制度，加強預(yù)付賬款和定金的管理。公司應(yīng)當(dāng)加強對大額預(yù)付賬款的監(jiān)控，定時對其進行追蹤核查。對預(yù)付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風(fēng)險等進行綜合判斷；對有疑問的預(yù)付賬款及時采用方法，盡量減少預(yù)付賬款資金風(fēng)險和形成損失的可能性。財務(wù)部對采購計劃的預(yù)付款項，除總經(jīng)理特批外，控制在×%以內(nèi)。第十四條公司應(yīng)當(dāng)加強應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人按照商定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項。第七部分應(yīng)付賬款管理制度第十五條應(yīng)付賬款是公司因購置原材料、商品、物資或接受勞務(wù)等而應(yīng)付給供應(yīng)商的款項。第十六條應(yīng)付賬款的管理和統(tǒng)計必須由獨立于請購、采購、驗收付款職能以外的財務(wù)部會計專門負(fù)責(zé)。第十七條付款日期、折扣條件等項規(guī)定管理應(yīng)付賬款，以確保采購付款內(nèi)部控制的有效實施。第十八條應(yīng)付賬款確實認(rèn)和計量應(yīng)真實和可靠應(yīng)付賬款確實認(rèn)和計量必須根據(jù)審核無誤的多個必要的原始憑證。這些憑證重要是供應(yīng)商開具的發(fā)票、質(zhì)量管理部門的驗收證明、銀行轉(zhuǎn)來的結(jié)算憑證等。應(yīng)付賬款會計須審核這些原始憑證的真實性、正當(dāng)性、完整性、合規(guī)性及對的性。第十九條應(yīng)付賬款必須及時登記到應(yīng)付賬款賬簿應(yīng)付賬款會計應(yīng)當(dāng)根據(jù)審核無誤的原始憑證及時登記應(yīng)付賬款明細(xì)賬。應(yīng)付賬款明細(xì)賬應(yīng)當(dāng)分別按照供應(yīng)商進行明細(xì)核算，在此基礎(chǔ)上還能夠進一步按購貨合同進行明細(xì)核算。第二十條及時抵沖預(yù)付賬款財務(wù)部收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后來，應(yīng)當(dāng)及時抵沖預(yù)付賬款。第二十一條確認(rèn)、計量和統(tǒng)計折扣財務(wù)部將可享有的折扣按規(guī)定條件加以確認(rèn)、計量和統(tǒng)計，以擬定實際支付的款項。第二十二條應(yīng)付賬款的授權(quán)支付財務(wù)部接到已到期的應(yīng)付賬款應(yīng)及時支付，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)審核、總經(jīng)理按權(quán)限審批后才干辦理結(jié)算與支付。第二十三條應(yīng)付賬款的結(jié)轉(zhuǎn)財務(wù)部應(yīng)當(dāng)按照應(yīng)付賬款總分類賬和明細(xì)分類賬按月結(jié)賬，并互相核對，出現(xiàn)差別時，應(yīng)編制調(diào)節(jié)表進行調(diào)節(jié)。第二十四條應(yīng)付賬款的檢查財物部按月從供應(yīng)方獲得對賬單、與應(yīng)付賬款明細(xì)賬或未付憑單明細(xì)表互相核對，若有差別應(yīng)查明差別產(chǎn)生的因素。如果追查成果表明有會計統(tǒng)計錯誤，則應(yīng)及時與債權(quán)人獲得聯(lián)系，方便調(diào)節(jié)差別。第二十五條財務(wù)部有關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)定時從供應(yīng)商處獲得對賬單，并進行核對、調(diào)節(jié)工作。第二十六條同應(yīng)付賬款有關(guān)的應(yīng)付票據(jù)的簽發(fā)必須經(jīng)財務(wù)部審核，由財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理按權(quán)限同意。第二十七條財務(wù)部設(shè)立應(yīng)付票據(jù)賬簿，并認(rèn)真做好應(yīng)付票據(jù)的核算工作，票據(jù)的登記人員不得兼管票據(jù)的簽發(fā)。第二十八條財務(wù)部門應(yīng)付賬款會計管理空白、作廢的、已付訖退回的商業(yè)匯票。第二十九條財務(wù)部應(yīng)當(dāng)定時核對應(yīng)付票據(jù)，并復(fù)核票據(jù)的利息核算。第三十條應(yīng)付票據(jù)要定時與訂貨單、驗收單、發(fā)票進行核對。第三十一條應(yīng)付票據(jù)要按照號碼次序及時進行保存。第八部分采購預(yù)算的管理第三十二條為了避免盲目采購，從總體上統(tǒng)籌使用資金，提高資金的使用效率，確保公司資金合理的使用，需要編制采購預(yù)算第三十三條采購預(yù)算管理的含義采購預(yù)算是采購部門為配合公司年度銷售預(yù)測或生產(chǎn)數(shù)量，對所需求的原料、物料、零件、勞務(wù)等的數(shù)量及成本編制的用貨幣形式進行具體、系統(tǒng)反映的數(shù)量計劃，以利于公司整體目的的實現(xiàn)及其資源的合理配備。預(yù)算管理就是指公司內(nèi)部通過編制預(yù)算、執(zhí)行預(yù)算、預(yù)算差別分析和預(yù)算考核來管理公司的經(jīng)濟活動，反映公司管理的成績，確保管理政策的貫徹和目的的實現(xiàn)，促使公司不停提高效率和效益。采購預(yù)算管理是公司預(yù)算管理的一種分支，應(yīng)與預(yù)算系統(tǒng)的其它系統(tǒng)互相協(xié)調(diào)。第三十四條編制采購預(yù)算編制采購預(yù)算是指根據(jù)公司經(jīng)營目的擬定采購預(yù)算項目，建立預(yù)算原則，采用一定的編制辦法和程序，將公司在將來一定時期內(nèi)應(yīng)達(dá)成的具體采購目的以數(shù)量和貨幣的形式體現(xiàn)出來。根據(jù)公司年度銷售計劃，由有關(guān)使用部門（生產(chǎn)部門、管理部門等）填寫本部門的采購預(yù)算申請單，上交采購部，由采購部門匯總、整頓各部門采購預(yù)算后，編制采購總預(yù)算，交財務(wù)部編制總的預(yù)算，上交總經(jīng)理審批。第三十五條執(zhí)行采購預(yù)算1．將審批的各項采購預(yù)算指標(biāo)及時地下達(dá)給有關(guān)責(zé)任部門及人員。2對預(yù)算執(zhí)行過程進行監(jiān)控。第三十六條分析和調(diào)節(jié)采購預(yù)算差別1．在預(yù)算執(zhí)行過程中，采購部要根據(jù)業(yè)務(wù)統(tǒng)計和財務(wù)部門核算的實際數(shù)據(jù)，即預(yù)算的實際執(zhí)行成果與預(yù)算數(shù)進行比較，編制預(yù)決算分析報告。2．如果有差別，要分析差別產(chǎn)生的因素和責(zé)任歸屬，制訂控制差別或調(diào)節(jié)預(yù)算的具體方法。第三十七條采購預(yù)算資金控制1．在采購預(yù)算資金控制中，必須對采購預(yù)算資金實施限額審批制度，嚴(yán)格控制無預(yù)算的資金支出。⒉對于預(yù)算內(nèi)的采購項目，請購部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)。⒊對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，財務(wù)部對需求部門提出的申請進行審核，最后由財務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理審批后才干予以辦理。第九部分采購中的退貨管理第三十八條公司應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨品出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，及時收回退貨貨款。第三十九條退