外來文件管理要求(分類管理)

外來文件管理要求外來文件定義取自公司外部的法律法規(guī)、規(guī)范、標準、或客戶提供的圖紙、規(guī)定等，被本公司用作質(zhì)量管理體系流程中引用的標準，尤其是與產(chǎn)品要求有關的法律法規(guī)、國家國際標準，以及客戶、供應商提供的標準、規(guī)范等文件，外來文件不屬于本公司編寫，但需要執(zhí)行的文件。外來文件的分類與管理項目舉例管理部門外來文件管理要求法律法規(guī)、政府發(fā)文2.政府公文通知、相關批復行政部人力資源部財務部一、接收和登記：外來文件收到后，按文件名稱、接收日期、發(fā)文日期或版本信息進行登記，記錄在《外來文件清單》中。當文件有更新時，應及時更新清單。二、外來文件的保存：紙質(zhì)檔用檔案袋保存于文件柜中，電子文檔在電腦中建立文件夾分類保存。三、信息發(fā)布：管理部門評估法律法規(guī)、政府發(fā)文通知的重要指示，特別對有變動的要求進行摘錄，發(fā)布在OA上，適當時，可組織相關部門進行培訓學習。產(chǎn)品標準（非本公司編制）有關產(chǎn)品的國家/國際/行業(yè)標準和規(guī)范品質(zhì)部一、獲取與登記：品質(zhì)部標準管理員在產(chǎn)品標準網(wǎng)站、行業(yè)網(wǎng)站上搜集與產(chǎn)品相關的標準，或在標準發(fā)行機構(gòu)購買標準，并將標準文件按文件名、編號、發(fā)布日期、版本等信息進行登記，記錄在《外來文件清單》中。二、標準的保存：紙質(zhì)標準用檔案袋保存于文件柜中，電子檔標準在電腦中建立文件夾分類保存?？砂串a(chǎn)品類型進行分類保存。三、標準的內(nèi)部傳遞與評審：1.標準管理員對產(chǎn)品相關標準按產(chǎn)品的屬性進行分類，并將分類后的標準按責任部門進行分發(fā)。產(chǎn)品標準的分發(fā)對象為研發(fā)部各相關的開發(fā)部門。2.研發(fā)部各開發(fā)部收到產(chǎn)品標準后，先熟悉和理解標準的要求，根據(jù)標準的重要程度、重要變化點以及是否有跨部門協(xié)作等方面，決定是否召開針對產(chǎn)品標準的應對（評審）會議，并形成會議紀要。四、產(chǎn)品標準與清單的更新產(chǎn)品標準管理員應定期對產(chǎn)品的相關標準的版本進行核查，保持產(chǎn)品標準的最新狀態(tài)，及時更新最新版本的標準及清單。量具校準與產(chǎn)品測試類標準1.量具校準國家標準2.產(chǎn)品測試國家/國際標準3.量具說明書/使用說明書等品質(zhì)部一、獲取與登記：品質(zhì)部量具管理員在相關標準網(wǎng)站上搜集與量具校準、產(chǎn)品測試有關的標準，或在標準發(fā)行機構(gòu)購買紙質(zhì)標準，并將標準文件的文件名、編號、發(fā)布日期、版本等信息進行登記，記錄在《外來文件清單》中。二、標準的保存：紙質(zhì)標準用檔案袋保存于文件柜中，電子文檔在電腦中建立文件夾分類保存。可按量具種類、測試標準類型進行分類保存。三、標準與清單的更新量具校準員應定期對產(chǎn)品的相關標準的版本進行核查，保持產(chǎn)品標準的最新狀態(tài)，及時更新最新版本的標準及外來文件清單。顧客提供的文件1.顧客供應商手冊、技術協(xié)議2.顧客訂單與合同銷售部一、獲取與登記：銷售部助理負責接收顧客提供的供應商手冊、技術協(xié)議，并將文件按顧客名稱、文件名、編號、日期、版本等信息進行登記，記錄在《外來文件清單》中。二、文件的保存：紙質(zhì)標準用檔案袋保存于文件柜中，電子文檔在電腦中建立文件夾分類保存。可按客戶、產(chǎn)品、文件類型進行分類保存。三、文件的評審：顧客提供的文件按照《訂單處理流程》要求，并使用《顧客訂單、合同與要求評審表》進行文件評審和簽收。四、文件與清單的更新銷售部助理接收到顧客提供的文件資料后，應更新《外來文件清單》，同時還需確認是否已有該文件的舊版，如果已有舊版文件，還應替換成新版文件。技術類圖書、文獻等與產(chǎn)品設計、技術相關的圖書，雜志等研發(fā)部一、獲取與登記：研發(fā)部助理負責公司技術類圖書、文獻等資料的登記工作，當接收到該類文件后，將文件名、版本、購入日期等信息記錄在《外來文件清單》中。二、文件的保存：研發(fā)部助理將技術類圖書、文獻等資料，按資料分類陳列到研發(fā)部小圖書室的文件架上。三、文件的借閱登記：當文件被借閱時，借閱人需將借閱人姓名、借閱文件名、借閱時間、計劃歸還日期等信息登記到《文件借閱記錄表》中，研發(fā)部助理確認后發(fā)放需要的文件給借閱人，并跟進借出的文件歸還情況。管理體系標準1.IATF16949：2016標準2.ISO9001：2015標準品質(zhì)部由品質(zhì)部體系工程師負責搜集和管理最新版的體系標準。供方資質(zhì)證明文件供應商營業(yè)執(zhí)照、體系證書、代理商授權(quán)證書(如有)等采購部采購部負責接收和維護供應商檔案資料，包括供方資質(zhì)證明文件，并每年對這些資料的有效情況進行核查，確保文件未失效，如營業(yè)執(zhí)照、體系證書等。供方隨產(chǎn)品提供的文件供應商第三方檢測報告、出貨報告等品質(zhì)部由IQC對供應商提供的第三方檢測報告、出貨報告等進行保管。設備資料（設備供方提供）設備供方提供的設備說明書、操作說明書、維修操作規(guī)程等設備部設備工程師建立設備檔案，并將設備供方提供的相關